Ti capita mai di lavorare tutto il giorno e alla fine, guardando la tua lista di cose da fare, ti rendo conto che non sei arrivato nemmeno alla metà? Pensi: “ma com’è possibile, eppure ho lavorato senza sosta tutto il giorno!” E qui… ti abbatti.
Beh, capita spesso… soprattutto quando fai cose nuove o quando non ti accorgi che capitano molte interruzioni.
Il punto è che spesso quando lavoriamo diamo per scontato il
tempo necessario a fare qualcosa, e invece, spesso il tempo reale non
corrisponde a quello che abbiamo pensato.
Questa errata percezione è una questione da considerare già in fase di pianificazione del lavoro e diventa un problema se non è fatta al meglio perché rende la pianificazione stessa inutile.
Sì perché allocare male il tempo è proprio il primo passo per creare stress e frustrazione.
Se sottostimi il tempo poi non finirai le cose da fare e tutto il resto della pianificazione andrà a monte.
Allo stesso modo se pianifichi tempi esageratamente lunghi poi dovrai posticipare troppo i lavori e non sarai in grado di essere correttamente produttivo.
Come vedi, si tratta ancora una volta di consapevolezza. Consapevolezza del tempo necessario a compiere un compito. Che però non è sempre lo stesso.
Dipende infatti:
- Dalla nostra energia. Dopo periodi intensi tutto diventerà più lento, proprio perché l’energia a disposizione non è al top. Pensa a quello che stai facendo ora e quello che fai di inverno.
- Dalla nostra esperienza. Più conosci qualcosa più lo fai velocemente, senza errore. Se fai qualcosa di nuovo, sarà necessario più tempo per il controllo e per capire il lavoro.
Ma come si può stimare al meglio il tempo?
Prendendo nota del tempo necessario le prime volte che si fa qualcosa e basandosi sul quel tempo per la pianificazione.
E qui arriva il trucco, aggiungi un terzo del tempo. Quindi se ci metti 45 minuti a fare un’attività, in agenda, metti 1 ora.
Se sarai lento, non salterà la pianificazione, se sarai
veloce recuperai un po’ di tempo che potrai dedicare ad un’urgenza veloce
dell’ultimo momento!
Oggi non sono riuscito a fare nulla, mi hanno interrotto in continuazione!
Ti capita mai di dirlo o di pensarlo? Ma le cose stanno proprio così?
Mi spiego meglio. Prova a pensare ad un ricordo di tanto tempo fa, ad esempio una cosa che ti è successa da bambino. Cosa ricordi?
Di solito ci rimane in mente un particolare ben definito, chiaro. Magari il colore di un vestito, un particolare di una stanza, magari una frase che qualcuno ci ha detto. Ma se poi pensi meglio al contorno della situazione non riesci a descriverlo. Non ricordi bene dove ti trovavi, con chi eri o quanti anni avevi.
In effetti ci ricordiamo solo le cose che hanno lasciato un segno, ciò che per noi è importante e che possiede un significato in positivo, il profumo di casa, o in negativo, il rimprovero dell’insegnante, ma molto spesso le sfumature nel tempo si perdono.
E così succede anche nella nostra vita quotidiana: se ti chiedessi cosa hai mangiato la settimana scorsa, probabilmente non te lo ricorderesti, riusciresti a ricavare l’informazione pensando a cosa hai fatto, dove sei stato, ma non necessariamente sapresti elencarmi tutti i pasti. Se invece la settimana scorsa c’è stato un pranzo importante, una festa, una ricorrenza, tutto sarebbe più facile.
Dove voglio arrivare?
Al fatto che, anche nella quotidianità, la percezione del tempo dipende da quanto una cosa ci emoziona, in positivo o in negativo.
Così, se ti chiedessi quante volte sei stato interrotto al lavoro, potresti dirmi “tante”, se questo ti ha molto infastidito, perché magari stavi cercando di lavorare in modo continuativo, o potresti dirmi “poche” se magari il lavoro era noioso e quelle interruzioni hanno dato un po’ di colore alla giornata.
Quindi… quello che ti suggerisco oggi è: annotale.
Per un giorno crea la tua lista #distratting!
Tutte le volte che qualcosa ti interrompe, segnalo
nell’elenco e se puoi aggiungi anche il tempo delle interruzioni.
Poi a fine giornata scorri la lista e somma il tempo: quanto tempo hai realmente impiegato in queste distrazioni? In queste perdite di tempo?
Potresti scoprire che sono meno di quelle che pensi! Potresti anche scoprire che alcune cose che ti distraggono sono cose che ti fanno piacere e che devi solo pianificare meglio nella tua giornata: il collega che ti chiede aiuto non è per te un peso, ti fa piacere poter condividere la tua esperienza, ma non ti piace che ti venga chiesto in momenti casuali della giornata.
Ricordati anche che alcune interruzioni non sono eliminabili: il postino che arriva quando deve.
Quindi, ricapitolando, di che natura sono le interruzioni?
Se sono “tempo perso”, ora sai quante sono e quanto tempo ti
rubano. Questo è il primo passo per eliminarle. Usi i social per lavoro e poi
perdi un’ora a guardare gli ultimi post? Datti un tempo per navigare 😉
Se non sono tempo perso, sono gestibili. E qui, intervengo io, aiutandoti ad organizzare meglio il tuo tempo. Se imparerai a gestire bene le mail, non interromperanno il tuo lavoro. Così si può evitare che il tuo ufficio sia un continuo andirivieni di colleghi impostando una buona comunicazione di informazione nel gruppo di lavoro.
Ma, ricorda, il primo passo è sempre la consapevolezza.
Quindi crea la tua lista #distratting e inizia a vedere se veramente la tua percezione corrisponde alla realtà e verifica di quanto tempo si tratta.
Poi… impariamo a gestire meglio il tuo tempo insieme!
Mi è sempre piaciuto il concetto di sospeso: il caffè sospeso, il libro sospeso… e recentemente a Venezia ho visto anche l’ombra sospesa.
Sai di cosa di tratta? Ha una storia lunga e un suo perché.
“Il caffè sospeso (in napoletano ‘O cafè suspiso) è un’abitudine filantropica e solidale, un tempo viva nella tradizione sociale napoletana. Viene posto in essere dagli avventori dei bar di Napoli mediante il dono della consumazione di una tazzina di caffè espresso a beneficio di uno sconosciuto.” (cit. Wilkipedia)
Trovo sia bello lasciare un regalo, e soprattutto di qualcosa che può arricchire la tua giornata, come il piacere di un caffè o di una buona lettura.
Quello che invece mi trova meno d’accordo è il lavoro
sospeso.
Di cosa si tratta? Si tratta di tutti quegli impegni lavorativi che se non sono portati a termine interrompono il lavoro altrui.
Spesso, nel lavorare con altre persone, mi è capitato di concordare metodi e suddivisioni di lavoro e altrettanto spesso, anche se è stata decisa una comune strategia, le scadenze slittano oltre… senza possibilità di chiudere la questione.
Il punto è che il più delle volte non si pensa che così facendo si sta rallentando, se non bloccando, il lavoro altrui. Ancora una volta una cattiva gestione del tempo, una mancanza di responsabilità, fa sì che il risultato sia un cattivo lavoro o un’espressione di maleducazione.
Quindi, la questione è molto semplice: quando comunichi la tua disponibilità a collaborare, pensa anche se lo puoi fare in termini di tempo ed energie, se non è così, beh… allora sai già che non farai un buon lavoro, sarai comunque professionista, svolgendo il tuo lavoro, ma maleducato.
Imparare a dire di no non è facile, ma ci fa lavorare meglio e in maniera più produttiva ed efficace e anche questo è un aspetto della gestione del proprio tempo e del proprio lavoro.
Dunque, quando prendi l’impegno di partecipare ad un convegno, a un incontro, quando metti in atto una collaborazione e sai che dovrai preparare dei materiali, considera anche come organizzare il tuo lavoro per non sospendere quello altrui.
Perché insisto tanto? Perché si pensa sempre in un verso, ma vedila al contrario: tu lavori bene se non puoi fare il tuo lavoro? Se sei in urgenza e in affanno per il lavoro dell’ultimo minuto altrui? Fai più o meno errori? Conosco già la risposta, giusto?
Quindi fai in modo di non essere questa causa di stress e sii un professionista educato che sospende il lavoro… solo per una bella vacanza!
Questo post nasce dall’esperienza… del tutto personale.
Ho un caro amico che arriva sempre con almeno mezzora di ritardo e non c’è possibilità di sorta… E’ sempre in ritardo… abbiamo persino iniziato a dargli gli orari sbagliati per farlo arrivare in tempo, ma senza successo.
Come mai? Perché probabilmente pensa di essere dotato di teletrasporto: esce di casa all’ora dell’appuntamento, senza considerare il tragitto.
Il punto è che se lo può permettere se esce con gli amici, ma se si tratta di prendere un treno o vedere uno spettacolo, sappiamo tutti che le cose vanno avanti indipendentemente da noi e anche da lui 😉
In verità, lo ammetto arrivo anch’io in ritardo, mi capita, infatti, di essere qualche minuto oltre l’ora pattuita con le persone con le quali mi sento tranquilla, ma non appena il mio ritardo può creare problemi ad altri, vedi un appuntamento di lavoro, o importanti per me, vedi un viaggio, allora la regola non vale. E soprattutto, mai più di 5 minuti.
La ragione del mio ritardo è che di solito faccio troppe cose prima di uscire e non perché non considero il tempo che ci metto o dei possibili imprevisti, solo vorrei anch’io di tanto in tanto avere cinque minuti in più per portarmi avanti con le cose fatte.
Il punto è che il mio tempo vale tanto quanto quello degli altri e per quanto cinque minuti non cambiano la vita… beh, non voglio mancare di rispetto a chi mi attende e arrivare in ritardo.
Sì, di fatto il ritardo è una cattiva abitudine, una mala educazione.
Una cattiva abitudine nel non considerare tutti gli aspetti della faccenda: il tempo del tragitto, il nostro per uscire, e cioè prepararsi per lasciare casa, e quello dell’imprevisto.
Impara a calcolare questi tre tempi e a dare rispetto non
solo al tuo tempo, ma a quello di tutti… il ritardo sarà solo un ricordo!
Oggi voglio parlarti di un dettaglio organizzativo che fa la differenza in fatto di lavoro, ma anche nelle questioni personali e si tratta della risposta.
No, non intendo il modo in cui rispondi, anche se onestà e
sincerità in generale portano lontano, quando piuttosto il non rispondere.
Hai presente quando stai per andare a letto e di colpo ti viene in mente che qualcuno ti aveva scritto un messaggio e hai detto “dopo rispondo” e poi… nulla, ti sei scordato completamente, tabula rasa, come se non fosse mai successo. Ecco… questo intendo.
Capita a tutti, ma con un pizzico di organizzazione si minimizza anche questo.
Tutti vengono bombardati da messaggi, informazioni e di solito gli input arrivano da tantissimi fronti: WhatsApp, Messenger, Skype, mail, messaggi SMS, sì ogni tanto ci sono anche quelli… e chi più ne ha più ne metta.
Quindi, come fare?
Primo consiglio: usa i diversi mezzi di comunicazione per ciò che servono.
Limiterai i messaggi non letti e i pezzi dimenticati. Mandare un documento via WhatsApp non è la morte sua… così una mail per fissare un aperitivo.
Secondo consiglio: sii presente a te stesso mentre li leggi.
Inutile leggerli così, an passant, mentre sali in bus, attraversi la strada… al di là del fatto che rischi una multa se non la vita, meglio farlo quando puoi rispondere e comunque è bene farlo quando puoi prestare attenzione a ciò che leggi e soprattutto rispondere con cognizione di causa.
Questo è il trucco, se leggi e lasci lì, molto facilmente dimenticherai… quindi piuttosto lascia come non lette le cose che non hai ancora considerato, ma non leggere e passare oltre.
Ricorda “la regola dei due minuti” è una delle tue migliori alleate: se puoi fare una cosa in meno di due minuti, tanto vale farla e non pensarci più. Così anche un messaggio o una mail o anche una chiamata.
E il terzo consiglio? Beh, concludi le tue azioni.
Spesso i messaggi si dimenticano perché richiedono un passo in più. “Ci troviamo domani per un aperitivo?” Risposta da meno di due minuti: “Sì, perfetto, alle 18.00 in Campo”. Manca però l’ultima azione… segnala in calendario!
Vuoi provarci anche tu?
Ricorda i tre punti: scegli il modo, sii presente a te stesso e concludi le tue azioni.
Provaci per un po’ e fammi sapere se anche tu hai smesso di farti venire in mente le cose dimenticate all’improvviso mentre vuoi solo andare a dormire!
