“Sì, mi aveva detto che mi avrebbe mandato la versione finale, e poi… Sai com’è deve essersene dimenticato, dovrò proprio chiamarlo e ricordarglielo. “
Ti è mai capitato di pensarlo o di essere la persona alla quale viene chiesto qualcosa di questo tipo?
Innanzitutto, permettimi di rincuorarti, ogni tanto è normale. Ma ogni tanto, non deve essere la regola!
Ma come mai tante cose finiscono nel famoso “dimenticatoio”, quella pila che l’Orlando Furioso tanto cerca sulla luna?
Io credo che molto dipenda dal fatto che spesso non si definisca una scadenza chiara e precisa. Il problema è che questo tipo di dimenticanze spesso genera malintesi, attriti, e, a volte, brutte figure.
Ma come può una deadline aiutare l’educazione? Ora ti spiego il nocciolo della questione.
Se ti prendi in carico di vedere qualcuno, di spedire un documento e via dicendo, senza darti una scadenza temporale, beh…diciamocelo: non succederà mai.
Quindi, come sempre, fai venire l’organizzazione dalla tua parte e aggiungi il pezzetto che manca.
“Manderò il file per la prossima settimana” “Perché non ci vediamo prima dell’estate?” “Lunedì ti chiamo” Certo, più definita è la deadline più semplice sarà procedere, ma anche delle scadenze un po’ più generiche aiutano.
Provaci e vedrai che diventerai una persona affidabile, alla quale non occorre rompere le scatole chiedendo tante volte le stesse cose.
Attenzione non vuol dire che tutto deve essere fatto qui e ora, ma al contrario va data una linea temporale realistica e possibile: definisci una scadenza che tenga conto delle tue urgenze e di ciò che ti sta succedendo in tutti gli aspetti della tua vita.
Eh, sì… le scadenze vanno considerate a tutto tondo, solo così non arriverai ad esaurire del tutto la tua energia.
Come sempre il gioco vale anche al contrario e cioè quando sei tu a chiedere le cose. Le scadenze possono essere di grande aiuto.
Una volta correttamente concordate, ti sentirai legittimato a reclamare ciò che chiedi dopo tale data, senza essere maleducato.
Un esempio? Concordi un lavoro con qualcuno e decidi che entrambi farete la propria parte in due settimane. Ottimo, per due settimane nessuno disturberà l’altro, ognuno potrà organizzarsi il lavoro e procedere come crede, ma allo scadere del tempo sarà lecito chiedere, perché così era stato deciso, non sarà maleducato o invadente chiedere di rifare il punto della situazione.
Come vedi, l’organizzazione è spesso sinonimo di piccole attenzioni che però mettono in ordine il tuo tempo e il tuo lavoro.
E tu, da quando vuoi cominciare?
Da bambina anch’io per un certo periodo ho fatto collezione di francobolli.
Mi piaceva moltissimo guardare i disegni, le righe dei timbri, mi pareva che quel bollo raccontasse una storia: dove era partito, che strada aveva fatto, e finalmente aveva portato a me i suoi colori e le sue scritte, magari in una lingua diversa dalla mia, magari a ricordare qualcosa di tipico del suo paese come dei bellissimi fiori sgargianti, o un evento importante per quelle terre lontane.
Ebbene, tutto questo nelle mail non c’è più, ma non è detto che anche le mail non abbiano una storia. Anche una mail è stata pensata, scritta, riletta, inviata. Anche se non abbiamo più i passaggi fisici di scrivere un foglio, piegarlo, imbustarlo e compilare con attenzione mittente e destinatario, comunque è stato necessario del tempo. E di questo dobbiamo avere rispetto.
Un tempo di pensiero, del testo della mail, di quando quella mail è stata scritta.
Un tempo di correzione, in cui qualcuno ha curato parole, spazi e formattazione.
E poi l’invio… in un click.
Anche se l’arrivo è pressoché istantaneo non vuol dire che non sia necessario del tempo, quello che una volta era quello del postino, che raccoglieva, ridistribuiva e consegnava.
Sì, perché in questo sta proprio la differenza di una mail rispetto, ad esempio, ad un messaggio chat: non è istantanea.
Permette di dare il tempo di pensare e anche di digerire.
Quindi, ad esempio, se una mail ci infastidisce, possiamo aspettare prima di rispondere. Se una mail richiedere del lavoro, possiamo darci il tempo di farlo.
Non trovi che questo sia un gran vantaggio?
Permette di fare le cose come si deve, basta uscire dal loop “tutto e subito”. Sì perché ormai siamo abituati all’istantaneità dei messaggi e alla costante lettura. Ma ha veramente senso iniziare una mail dicendo “scusa se ti rispondo solo ora”? Dobbiamo scusarci per non essere sempre on line?
E se è una cosa urgente? La mail forse non è il sistema di comunicazione adatto… Ti piace il concetto? Allora leggi anche quest’interessante articolo del Post.
Ricorda che la mail è uno dei tanti mezzi di comunicazione e proprio perché permette di mandare messaggi complessi, costruiti, non può essere istantaneo.
Usiamolo per i suoi vantaggi e non per gli svantaggi, anche per il tempo in cui… non leggiamo le mail.
Come possiamo dunque sfruttare il tempo di viaggio delle mail?
- La funzione leggi dopo, se non possiamo leggerle ora e vogliamo che torni dopo un tot di ore.
- La funzione posticipa, se vogliamo che arrivino in un momento determinato del giorno.
- La funzione off line, per lavorare con le mail senza essere disturbato da nuovi arrivi.
Ma ricordati che una volta che hai fatto click, poi la mail è in viaggio e, come tu hai avuto i tuoi tempi per scriverla, chi la legge avrà i suoi per rispondere, quindi…. rispetta il viaggio delle mail!
Questo è un mese speciale per me: è il mese del mio compleanno e la prossima settimana scatta una cifra tonda tonda – ups – e per questo ho voluto dedicare il mese al concetto di evoluzione.
Sì, perché noi non siamo gli stessi in tutta la vita, cambiamo noi e cambiano le nostre esigenze.
E di questo dobbiamo esserne consapevoli, perché non tutte le cose ci accompagneranno per sempre, anche le cose alle quali siamo molto affezionati prima o poi si romperanno, saranno troppo lise per essere portate, non andranno più bene. Tutte queste cose prenderanno un’altra strada e noi dovremmo essere capaci di lasciarle andare.
Dobbiamo anche essere capaci di vedere questi cambiamenti come una parte positiva di crescita.
Ciò che ci accompagna: gli oggetti, le persone che frequentiamo, le attività con le quali occupiamo il nostro tempo, sono ciò che fa noi quello che siamo, quindi ogni tempo ha le sue necessità, i suoi ritmi, i suoi compagni di viaggio. E non si passa da una fase all’altra senza aver chiuso la precedente.
Una sola cosa a mio avviso non va persa ed è la passione
della scoperta di essere bambini: la voglia di provare, di giocare e di
sperimentare. Perché questo è il motore della nostra evoluzione.
Quindi sii partecipe della tua evoluzione e lascia andare ciò che non è più parte di te: oggetti che non ti rappresentano, persone che non ti ascoltano, attività che ti frenano.
Datti sempre la possibilità di essere il meglio di ciò che sei!
E se… pianificare vuol dire anche pensare cosa succede se
non va tutto come deve andare.
E la verità è molto semplice… a volte capita a tutti di dimenticare qualcosa, di arrivare in ritardo o di essere proprio in una brutta giornata nella quale le cose non vanno come devono andare.
Il punto è che questa deve essere l’eccezione, non la regola.
La pianificazione serve a ridurre al minimo le volte nelle quali dici “e se…” Serve a farti dedicare ai dettagli che rendono speciali e completi gli eventi, serve a farti stare più sereno nell’affrontare le cose.
Ma per quanto cerchiamo di tenere tutto sotto controllo, capita che le cose sfuggano tra le mani. Le ragioni sono tante… e su due voglio farti riflettere.
Capita che abbiamo pianificato tutto troppo e quindi un minimo intoppo manda a monte l’intero programma e non siamo in grado di reagire e di rimettere mano al piano generale.
Succede anche che non sia destino che le cose vadano come le abbiamo pensate. Hai presente quando pensi che stiano succedendo tutte a te e credi di non arrivare a fine giornata? Ecco, quel caso intendo.
Ebbene, in entrambi i casi… stay flex!
Punto numero uno: capita a tutti.
Punto numero due: a volta bisogna ascoltare il destino.
E se sei nel primo caso, hai pianificato troppo, impara dai tuoi errori, e cerca di fare meglio la prossima volta e pianifica solo i 3/4 del tempo non tutto.
Se sei nel secondo caso, beh, qui la regola d’oro è.. punta ad arrivare a fine giornata e soprattutto mantieni un approccio più positivo possibile. Se sta succedendo forse vuol dire che è era proprio ora di cambiare.
Non è detto che sia sempre tutto negativo, come si suol dire “non tutto il male viene per nuocere”! Non è sempre un disastro, a volte è proprio destino e le cose più inaspettate sono anche fortune, sta a noi coglierne il lato bello!
Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.
Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno
male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui
pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.
Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano
la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel
tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che
purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.
Quali? Ora te lo racconto:
i tempi di cortesia
I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.
I tempi di sedimentazione
Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.
I tempi del lavoro
Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.
Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?
Raccontamelo nei commenti!
