Credo che ormai ti sia ben chiaro quanto importante sia per me pianificare, quanto penso possa esserti utile affinché tu possa gestire al meglio il tuo tempo e le tue risorse.
Ma, come sempre c’è un ma…
Non tutto può essere pianificato. Non so se a questo punto stai dicendo “lo sapevo, ci siamo” con un piccolo ghigno nascosto, oppure stai semplicemente tirando un sospiro di sollievo.
E qui pensi a tutte le volte che è successo un imprevisto e le cose sono andate gambe all’aria e ti sei trovato a seguire l’estro del momento. Mi spiace deluderti, ma una buona pianificazione in verità considera l’imprevisto con i suoi tempi morbidi e la sua flessibilità, così come tutte le volte che hai pensato di fare una cosa e non ne hai proprio voglia, hai la libertà di giocare con i tuoi impegni e risistemarli per ottenere comunque un buon risultato.
No, ci sono proprio delle cose che per loro natura non devono essere pianificate e su questo vorrei mettere l’accento.
LA CREATIVITA’
La creatività non viene a comando, magari! Non posso sedermi e stare lì aspettando un’idea. Quindi, per quanto io possa programmare delle sessioni di braistorming o di ispirazione, non è detto che l’idea arrivi proprio in quel momento.
Con questo non sto dicendo di metterle in programma, anzi! Quanto piuttosto di lavorare sul contorno.
Cosa vuol dire?
Vuol dire che quanto hai dei momenti creativi ti consiglio di fare in modo che il tuo ambiente di lavoro stimoli la tua creatività!
Ecco alcune idee:
- metti la tua musica preferita;
- accendi una candela;
- contornati da cose che ti piacciono;
- usa strumenti di lavoro che ti piacciono: le penne colorate, un quaderno particolare, delle forbici simpatiche…
- cambia posto di lavoro completamente (ad esempio per scrivere dei post, un libro… buttare giù un progetto);
- guarda fuori dalla finestra di un’altra città e lasciati ispirare;
- leggi una citazione che ti fa stare bene e che favorisce il tuo flusso di idee…
Insomma, hai capito cosa intendo, fai in modo che sia l’ambiente a farti lavorare nel modo migliore possibile, non chiedere alla tua mente di essere creativa a comando.
E come sempre… tieni gli strumenti giusti a portata di mano, quando un’idea arriva, e non è detto sia nel momento predisposto considerato “giusto”, non lasciarla scappare e annotala!
IL TUO TEMPO DI VALORE
Che sia il tempo di relax, che sia quello che dedichi per te leggendo un libro, facendo una passeggiata, facendo shopping, che sia un momento con la tua famiglia o con i tuoi amici, che sia la tua sessione di sport… non importa. Quanto ti immergi nel tuo tempo di valore di ricarica, non pianificare, organizza la logistica del tuo tempo e goditi il resto.
Che siano cinque minuti o una giornata intera sbarra il tuo tempo in agenda e vivilo così come viene, sii presente e consapevole e goditi semplicemente ciò che succede.
Sembra un consiglio banale, un po’ scontato, eppure spesso siamo talmente presi dalla frenesia di avere tutto sotto controllo che non ci rendiamo conto che in alcuni momenti dobbiamo solo esserci e che non occorre dettagliare tutto, questa sì che è una gabbia e un’anti-pianificazione!
Quindi dimentica organizzazione e pianificazione, limitatati alla stretta logistica e dai valore al tuo tempo con la presenza della tua mente, oltre che del tuo corpo.
L’ECCEZIONE
Sì lo so, ci tenevi che aggiungessi questo punto, e in effetti è così.
Tutti gli strumenti organizzativi funzionano e sono validi se li applichiamo con criterio e questo vuol dire che ci sarà sempre un caso in cui le cose non tornano, o un’occasione in cui non le vuoi far tornare. Come ti dicevo all’inizio, non si tratta dell’imprevisto, quanto piuttosto delle cose che non vogliamo semplicemente pianificare.
Saper organizzare il proprio tempo e gestire il flusso di lavoro vuol dire anche permettersi, di tanto in tanto, di fare l’esatto contrario, nella consapevolezza che funziona proprio perché è un’eccezione e vale come tale.
Quindi ogni tanto ci sta cambiare idea, sovvertire il tutto o andare a braccio, perché siamo tutti umani e ne abbiamo bisogno. Solo fai in modo che non sia una nuova normalità, ma una cosa che ti concedi una tantum per una ragione specifica che conosci solo tu e della quale ne sei consapevole.
Come vedi, decidendolo e sapendo che è così, anche l’eccezione ha il suo perché!
Ecco svelate tre occasioni in cui è giusto non pianificare, ma sempre con la testa, con la consapevolezza di cosa si sta facendo e di quali devono essere i limiti di questi tre momenti e anche qualche attenzione che te li faccia assaporare al meglio. Questo, ancora una volta, per ricordarti che la pianificazione non è una rigida struttura, una gabbia, ma uno strumento a supporto della gestione del tuo tempo e perché, solo se lo conosci e lo usi a tuo vantaggio, dà veramente spazio alla tua creatività, alla tua produttività e al tuo tempo di valore!
Così per concludere… la mia eccezione alla pianificazione sono i viaggi, si pianifica la logistica e alcuni punti principali e poi… basta.
E la tua, qual è? Raccontamela nei commenti!
Photo by Roman Kraft – Unsplash
Molti anni fa ho visto una mostra di Picasso a Palazzo Grassi. È stata un’esperienza davvero bella, perché per una volta non c’erano mille quadri alla rinfusa, ma al contrario dei semplici percorsi tematici, guidati e logici, che mi hanno insegnato molto riguardo a questo complesso artista.
In particolare, ricordo lo studio del cavallo. Quadro dopo quadro, il disegno diventava sempre più semplice, lineare, pulito. Picasso, infatti, ha raggiunto, grazie al suo studio, il cuore del concetto andando per sottrazione e arrivando all’essenziale. Un percorso apparentemente semplice, ma che nasconde molto studio e molta attenzione.
Lo collego molto al percorso che faccio con i miei clienti parlando di pianificazione.
Quando parlo di pianificare un anno di obiettivi o un progetto, molto spesso le persone iniziano a raccontare idee, propositi, riflessioni colorando dettagli e dimenticando l’essenza del proprio dipinto, il punto più importante del progetto.
Spesso pianificare vuol dire proprio semplificare, alleggerire l’idea centrale da tutto ciò che è superfluo per lavorare al cuore del problema. Una volta fatto questo si può tornare a mettere mano a forme, colori e dettagli.
Pongo tanta attenzione a questo aspetto perché spesso la pianificazione è vista come gabbia, e di fatto lo può diventare nel momento in cui si sceglie di prestare massima attenzione al quadro in tutta la sua complessità: forme, colori, sfondo, cornice e via dicendo.
Dover tenere insieme tutti questi aspetti e sentirli come fissi, sono certamente una gabbia, ma questa, per l’appunto, non è pianificazione.
Se al contrario spendi un po’ di tempo a pensare realmente al cuore dei tuoi obiettivi e dei tuoi progetti ecco allora che la tua pianificazione diventerà una linea guida, una bussola delle tue azioni, che per sua natura non è rigida, ma al contrario mantiene visibile il traguardo, fissa l’essenza delle tue azioni.
Poi sarai tu a scegliere a quale livello arrivare, se al semplice tratto che definisce il cavallo, o all’insieme di forme, colori e ombre che compongono l’intera opera.
Come si traduce in pratica tutto questo?
- Fissa i tuoi obiettivi, ma non esagerare, sii realistico: non metterne troppi. A livello di pianificazione annuale, ad esempio, già avere un obiettivo grande, importante, e due a corollario è più che sufficiente.
- Definisci i tuoi obiettivi in modo chiaro e univoco, più sarai preciso più saranno realizzabili. “Imparare una lingua” non funziona, “imparare il francese a livello C2”, è molto meglio.
- Chiediti se questi obiettivi sono davvero importanti per te, se non lo sono, ricomincia da capo. Chiediti cioè se è una cosa che interessa a te e se rientra in ciò che vuoi far diventare la tua vita. Se il tuo obiettivo è perdere 5 kg, ma la verità è che lo vuoi solo perché vedi le occhiatine strane del tuo partner, beh, forse è meglio cambiare obiettivo.
E poi?
E poi l’importante è che i tuoi obiettivi si concretizzino in un piano reale, fatto di tanti piccoli step che ti portino a raggiungerlo. La fase successiva è lavorare in modo pratico e concreto sulla creazione di un progetto: tutti gli step del processo dovranno avere una scadenza e diventare quindi singole azioni da mettere nella tua to do list giorno per giorno.
Il processo richiede un po’ di tempo e di pianificazione e io sono qui per farlo con te, non te ne parlo ora per non mettere troppa carne al fuoco, ci sarà tempo per questo, per ora vorrei che tenessi a mente che
il primo passo è la linea guida che con un solo segno ti ricorda il tuo obiettivo
questo è quello su cui vorrei ti concentrassi.
Quella linea semplice ed essenziale che quando guardi ti fa rivedere in un attimo l’insieme, l’obiettivo, il perché lo fai e qual è il cuore della questione. In breve, rivedi il cavallo di Picasso.
Quindi pensa ai tuoi obiettivi, descrivili e poi semplificali, alleggeriscili, vai al cuore della questione. Crea la tua linea guida che sarà la tua pianificazione.
Ci sarà tutto il tempo poi per arricchirla dei dettagli, dei colori che desideri.
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Un po’ di tempo fa stavo leggendo quest’articolo sul Sole 24 ore e riflettevo sull’accesso a internet nelle varie parti del mondo.
Ormai è perfettamente normale pensare di a un ristorante e cercare il numero di Google e poi chiamare direttamente. Così come non avere idea di come svolgere una riparazione e cercare un tutorial su Youtube.
Non sono una nativa digitale, sono cresciuta senza cellulari, con la tv in bianco e nero senza telecomando e con i video in superotto. Aggiungo che non sono poi così vecchia e di tante cose ho solo sentito parlare, ma il concetto è che la tecnologia cambia e lo fa in fretta.
Sembra un po’ un luogo comune, ma in effetti questi cambiamenti li viviamo sulla nostra pelle ma non necessariamente li accettiamo tutti allo stesso modo e negli stessi tempi: c’è chi ha un forte spirito innovatore e si lancia sull’ultimo prodotto lanciato nel mercato e chi resiste fino ad andare oltre all’obsolescenza programmata in modo stoico e indiscriminato.
Non ha importanza che tu sia del primo o del secondo tipo, il punto è che tanto… il tempo va avanti e bisogna considerare alcuni aspetti.
Per gli amanti dei retrò, ci vuole un po’ di flessibilità
I supporti, ad esempio, non dureranno per sempre, quindi di tanto in tanto è meglio pensare di fare un back up con una nuova tecnologia. Così non ti capiterà di comprare un nuovo pc che non ha più il lettore cd e tutte le tue foto di famiglia sono nel tuo archivio… in cd.
Un pizzico di organizzazione ti consente quel minimo di resilienza che, come ti raccontavo qui, prevede un’archiviazione su supporti differenti.
Ma non dipende sempre tutto da te, capita ad esempio che determinati software e gestori di App non aggiornino più il proprio prodotto. È successo ad esempio lo scorso anno con Wunderlist, che ha chiuso i battenti. Anche in questo caso, la parola d’ordine è flessibilità: si cambia sistema, possibilmente per tempo.
Ci vuole anche un po’ di spazio per la modernità
Non è detto che tutto venga per nuocere e si può anche prendere le novità un po’ alla volta, con ciò che ti serve di più. L’importante è farlo con consapevolezza, senza affidarsi in tutto alla tecnologia. Hai comprato il cellulare nuovo? Vuole sincronizzare tutto in uno spazio sconosciuto? Un attimo di pazienza, cerca di capire prima di agire, altrimenti sarà facile che tu ti ritrovi con i dati doppi, tripli e tu non sappia più a quale strumento affidarti.
Ma, d’altro canto, se ben fatta, una sincronizzazione con il web salva.
Quindi scegli e prendi ciò che per te è utile e vantaggioso.
Per gli amanti dell’innovazione, ricordati che finché funziona è un successo, ma devi saper fare senza.
Saper trovare un posto senza Google Maps, consultare un orario dei mezzi pubblici, avere un archivio cartaceo dei propri dati più importante è fondamentale. Per molte persone queste cose sembrano ovvie, ma per tante altre sono delle vere abilità.
Quando si pianifica un progetto, saper fare il piano B dei punti cruciali è importante e a volte il piano B è proprio non poter fare affidamento sulla batteria del cellulare o su una buona connessione.
Non ci pensiamo, la tecnologia cambia con noi, non è un mutamento improvviso, è un cambiamento lento, ma anche su questo un po’ di organizzazione non guasta, soprattutto per non farti perdere ricordi o dati importanti o non farti vivere appieno un’esperienza come un viaggio, eppure non ci si pensa.
Di tanto in tanto… fai un check della tua tecnologia: ti supporta?
È ancora la scelta giusta per te? C’è qualcosa di meglio? E se all’improvviso mancasse, sapresti farne a meno?
Pianifica il tuo piano di resilienza contro l’obsolescenza!
Photo by Fredy Jacob – Unsplash
“Fare ordine attorno a sé sentire ordine dentro di sé”
Questa frase di Dominique Loreau mi ha da sempre ispirata.
Quando ho cominciato il mio percorso da Professional
Organizer ho iniziato a chiedermi quale fosse il mio ambito di lavoro e,
soprattutto, quale potesse essere il modo di applicare al meglio il mio talento
organizzativo per poter aiutare le persone che si rivolgono a me.
Non è stato un percorso facile e devo dire che è stato ad un certo punto c’è stato proprio un cambio, una vera mutazione.
E per spiegartelo parto proprio dalla frase che ha aperto
questo post e che mi ispira.
Credo che stare un ambiente funzionale, piacevole, dove ci sono solo cose che ci servono e ci piacciono ci faccia stare meglio e ci permetta di vivere come desideriamo. In questo senso non sottovaluto mai gli spazi di casa, a partire dall’armadio. Perché è da questi spazi che si comincia e sceglie come vogliamo essere nei confronti degli altri e di noi stessi. Non si tratta di dire “una cosa vale l’altra”, ma piuttosto di “come voglio sentirmi oggi”. E quale può essere la risposta migliore se non “la mia migliore versione”?
Così una buona organizzazione della cucina ci permette di aver voglia di cucinare e di prenderti cura di te, oltre a rendere alcuni compiti noiosi più efficienti e piacevoli, come preparare il pranzo se poi lo porti con te al lavoro o gestire bene una nuova dieta alimentare.
Ma come mai te lo racconto e poi io non mi occupo di tutte queste cose?
Non certo perché non siano importanti, e se avessi bisogno di un consiglio su chi appoggiarti per questi aspetti organizzativi, sarò felice di suggerti dei nominativi di colleghi e colleghe preparati ed efficaci.
Ma a un certo punto, ho capito che tutti questi aspetti non potevano essere parte dei miei servizi e la mutazione è scattata dalla consapevolezza che, per fare bene il tuo lavoro, devi concentrarti su ciò in cui sei più efficace e utile.
I principi organizzativi che sono alla base della gestione dello spazio, sono gli stessi per la gestione del tempo, dei progetti e quindi di tutto ciò che ha a che fare con il tuo lavoro. Ma il modo in cui li condivido con te, il modo in cui li rendo tuoi, beh… qui è tutta un’altra storia.
E qui è stata la vera mutazione. Lavorando con i clienti mi sono accorta di riuscire a entrare in sintonia con i meccanismi che regolano la gestione dei progetti e del lavoro, di trovare il modo di risolvere un’inefficace pianificazione, di riuscire a passare dal dire al fare nella produttività personale e nella gestione del tempo, ed ecco che… ho capito: perché disperdere le mie energie? Per non focalizzarmi e crescere su questi aspetti?
Mi dovevo però alleggerire da tutto il resto per concentrarmi sui servizi più utili ed efficaci, quelli nei quali il mio studio e la mia passione potevano realmente fare la differenza.
Possono sembrare dei piccoli cambiamenti, ma di fatto questo
genere di decluttering orientano il tuo lavoro e la tua produttività.
Quindi, di tanto in tanto… bisogna capire cosa lasciar andare.
Cosa significa in termini lavorativi? vuol dire fare a meno di ciò che non ti fa essere il meglio di te, di quei lavori che sai che sai fare, ma che non ti fanno sentire realizzato, utile e non ti fanno crescere.
Sì certo ci sono comunque mansioni di lavoro che non ci piacciono e che dobbiamo fare, ma non sono certo il tuo “core business”. Su quello devi lavorare per impiegare al meglio il tuo tempo e le tue energie.
E se non sai come iniziare, prova a riordinare la scrivania,
perché sembra strano, ma funziona proprio così, riordina il tuo spazio fisico,
vedrai che piano piano anche quello mentale ritroverà le sue priorità.
Alleggerisciti, e che mutazione sia!
Quella che il bruco chiama fine del mondo, il resto del mondo chiama farfalla.
(Lao Tzu)
Photo by Sander Mathlener – Unsplash
Un post il primo giorno dell’anno e pure il primo post del
blog per il 2021! Che responsabilità!
Il primo giorno dell’anno è un giorno di festa, spesso ricco di aspettative e di cambiamento, come se nella notte tutte le cose che non ci sono piaciute dello scorso anno potessero svanire in un attimo e da oggi avessimo di fronte un intonso foglio bianco. Forse sarebbe bello, ma sarebbe davvero utile?
Facciamo un passo indietro. Forse lo hai scoperto, forse no, il primo post dell’anno è sempre dedicato ad un principio ecologico. E quest’anno vorrei parlarti di mutazione. Proprio quella che tante volte vorremmo nella notte di San Silvestro.
Se ne sente parlare in termini negativi in questi giorni per l’ennesima variante del virus, sempre più pericolosa e soprattutto sconosciuta. Diciamo che l’aspetto del poco noto fa sempre paura e in questo caso a giusta ragione.
Ma cos’è la mutazione per la natura? È un errore. Per un caso strano, totalmente imprevisto, nella riproduzione di una coppia di individui qualcosa va storto e nasce un nuovo organismo diverso, non uguale ai genitori.
Ora questo elemento di discontinuità può voler dire la fine
dell’individuo stesso. Pensa al primo animale albino: non più mimetico,
incapace di proteggersi dal sole e probabilmente non riconosciuto dai suoi
simili. Lui sì che deve aver avuto vita dura…
Pensa ora alla prima giraffa dal collo un po’ più lungo
della precedente, capace di arrivare un po’ più in alto, verso delle foglie più
tenere, che nessuno poteva rubare…
Come vedi c’è sempre un rovescio della medaglia. Un evento apparentemente negativo, un errore, in verità può portare ad una novità fruttuosa e positiva. Quando la mutazione porta a un migliore successo di vita e capiterà sempre più spesso allora ci sarà un evoluzione nella specie.
Così succede anche nella nostra vita. Quello che ti capita oggi, o che ti è successo nell’anno appena terminato o che accadrà nel prossimo può essere considerato come una mutazione.
E questo implica che l’inizio non sarà facile e probabilmente vedrai solo barriere e impedimenti, ma, come dire… sentiti un po’ giraffa!
Quello che vorrei dirti oggi è che quando si parla di organizzazione si pensa sempre che le cose poi debbano essere perfette e ordinate. Invece non è assolutamente così, l’organizzazione è tutt’altra cosa, è ciò che ti mantiene la mente aperta quando arriva l’errore, l’imprevisto, che ti fa rientrare nell’equilibrio anche quando arriva qualcosa che per un momento lo cambia… la mutazione per l’appunto.
L’anno passato mi ha riservato un sacco di mutazioni: cambio
di stile di lavoro e un po’ di stile di vita a causa della pandemia. Ma ci sono
stati anche piccoli cambi operativi che mi hanno fatto fare un passo in più.
Non pensare sempre ai “grandi concetti nella vita”, i cambi sono anche le piccole cose:
- un errore nell’archiviazione che ti fa capire che le tue categorie sono migliori se diverse;
- un modo diverso di utilizzare il programma che hai sempre usato che ti fa scoprire qualcosa di nuovo;
- un appuntamento segnato in modo diverso che ti aiuta a capirne il carico di lavoro;
- un modo diverso di organizzare la scrivania che ti permette di vedere più cose contemporaneamente.
Datti la libertà di sbagliare, di cambiare, di mutare.
E questo è ciò che vorrei condividere con te… perché la mutazione, nel lungo periodo porta all’evoluzione.
E tanto più hai organizzato il tuo lavoro e i tuoi spazi, tanto più potrai dare spazio a possibili cambiamenti, perché avrai la serenità di arrivare comunque dove ti sei prefissato, avrai dei buoni momenti di revisione e dei tempi adatti a valutare le novità. Questo è lo scopo dei miei percorsi di organizzazione, darti modo di vivere il tuo tempo e, se lo desideri, di cambiare, di mutare.
E quale migliore periodo dell’anno per mutare se non quando c’è aria di nuovo?
E’ il primo giorno dell’anno, che dici, non è forse il momento giusto per cominciare? Ti aspetto! Contattami!
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