Quando mi occupavo di organizzazione di corsi, lavoro che ho svolto per più di dieci anni, mi occupavo principalmente della parte scientifica: creazione dell’agenda, ricerca dei relatori, scelta dei casi studio da presentare, role play con i partecipanti. Questo in prima battuta, poi, quando i giorni dei corsi si avvicinavano, diventavo una tutto fare, una piccola ape operosa che si occupava dei materiali: badge, quaderni, stampe e chi più ne ha più ne metta.
Queste attività operative erano un momento molto pratico, manuale, nel quale la mente poteva andare temporaneamente in “off”.
Del resto, se i badge sono progettati bene, per tagliarli basta seguire le linee, no?
E così per creare il quaderno con i materiali (si lo so… ma un tempo si stampava tutto), una volta capita la sequenza di movimenti per sovrapporre correttamente copertina, frontespizio e stampe… poi diventa una cosa piuttosto automatica, anche un po’ noiosa, potrei dire.
Eppure, arrivata a fine corsa, non era una cosa che mi pesava perché, di fatto, ne avevo bisogno.
Cosa vuol dire? Vuol dire che se lavori tanto di concetto, sui contenuti, ogni tanto ci vogliono anche i momenti di scarico. Ed ecco che tornano utili tutte quelle attività manuali, apparentemente perditempo.
Per me era un momento per rilassare la mente, far lavorare le mani mandava la mente in stand-by e, dopo un po’, le idee si riordinavano e tornava alla mente anche quello che apparentemente era passato in secondo piano.
Quindi, se sei in un periodo molto stressante o molto concettuale, ecco che far lavorare le mani può essere davvero la soluzione.
Riordina la scrivania
Questo ti serve ogni giorno proprio per fare il punto, per mettere la parola fine alle attività in corso e per chiudere i cerchi aperti.
Prepara le copertine, le etichette e tutto ciò che serve per il tuo archivio
Avere un archivio ordinato e magari anche un po’ piacevole aiuta il lavoro quotidiano più di quanto pensi. Quindi non sottovalutare un’ora apparentemente persa per creare le etichette come le vuoi tu o una copertina del fascicolo di lavoro con tutte le informazioni che servono. Crea il tuo format una volta per tutte, poi basterà stamparne una copia.
Riordina gli spazi di lavoro
Ogni tanto bisogna spostare e sistemare fascicoli per archiviare il vecchio e far posto al nuovo. Chi ha voglia di mettersi a spostare gli scatoloni? Nessuno! Eppure, il benessere che avrai quando ci sarà spazio per i nuovi progetti… sarà come una ventata di energia!
Sistema i tuoi strumenti di lavoro
Tutte le penne funzionano? E le matite sono appuntite? Come va con il resto della cancelleria? C’è tutto o manca qualcosa, fai un check e fatti trovare pronto per i nuovi lavori!
Questi sono solo alcuni esempi, semplici che ho voluto condividere con te, ma lavorare con le mani, staccare la mente ha davvero mille vantaggi per farla funzionare meglio e per migliorare il tuo ambiente di lavoro. E se queste non ti hanno soddisfatto, ti consiglio un di impastare una torta o una pizza, funziona allo stesso modo.
Provaci, e raccontami come va!
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Ban – Unsplash
Hai presente quando senti un cigolio e non ci fai caso e poi… passato un po’ di tempo, la porta si apre a fatica?
Ecco, proprio di questo volevo parlarti e non tanto per la tua casa, ma per quello che riguarda il tuo lavoro.
Faccio però una piccola premessa, a tutti capita di non ascoltare i nostri cigolii, ma tutti poi fanno i conti con le porte rotte, quindi tanto vale cercare di evitarli il meno possibile.
Ora cosa vuol dire ascoltare i cigolii?
Ascoltare i segnali che per primi sono avvisaglia di
qualcosa di più grande.
Quante volte noti un’imperfezione in un lavoro fatto e pensi che la prossima volta la correggerai e poi, passa un po’ di tempo, e il tuo occhio ritrova il tuo stesso errore? Ti capita di valutare che è tempo di cambiare un fornitore per un prodotto e poi, ci ripensi all’ultimo momento, e non hai più i tempi tecnici per questa modifica e lasci stare. O ancora, dici di sì per una riunione e poi fai i conti con il fatto che la tua energia è arrivata a zero?
Questo è ciò che capita quando senti il segnale, ma non lo ascolti.
I segnali servono proprio a farti lavorare un po’ di più nel presente ed evitarti di lavorare molto dopo. Evitano quindi che quella gocciolina d’acqua continui a battere e a scavare un vero e proprio cratere.
Impara dunque ad ascoltare i segnali e ad agire appena li
senti, non a caso sono seganali!
Come?
- Un’ottima cosa è seguire la regola dei due minuti: se qualcosa ti richiede meno di due minuti per farlo, bene, agisci e chiudi la faccenda!
- Un’altra idea è avere dei momenti di revisione periodica delle tue procedure. Ad esempio, potresti una volta l’anno mettere mano ai tuoi format e valutare che siano a posto e che non ci sia nulla da modificare.
- Una terza soluzione che ti propongo è ammorbidire i tempi: spesso, il fatto di arrivare troppo sotto data o essere nell’urgenza non ti consente di avere la possibilità di fare diversamente. Come ti racconto qui, la pianificazione è utile proprio a questo.
Ecco dunque l’importanza di ascoltare i segnali e trovare il momento giusto per agire. Sul perché farlo… direi che lo hai capito: meglio mettere via due o tre documenti a settimana, che una pila di mille a fine anno, non credi?
Il fatto di agire all’ascolto di un segnale ti permette non solo di migliorare, ma anche di rendere il tutto più affrontabile.
E tu, quale segnale ascolterai da domani? Raccontamelo nei
commenti!
Se ti chiedo qual è il tuo colore preferito mi sai
rispondere subito?
E il tuo piatto preferito?
E se poi volessi anche sapere se ti piace di più il mare o
la montagna?
Ti sto infastidendo? Probabilmente sì. Ti sto infatti
costringendo a compiere delle scelte in sequenza, una dopo l’altra senza darti
tregua. Probabilmente sono tutte cose sulle quali hai già riflettuto e quindi,
un po’ per abitudine e un po’ per leggerezza, mi risponderesti correttamente
senza pensarci troppo.
Ma se queste fossero scelte impegnative e io te ne proponessi troppe, una dopo l’altra, a un certo punto andresti in confusione e mi risponderesti a caso, pur di farmi stare zitta.
Questo è un fatto scientificamente provato: la capacità
decisionale è una risorsa finita.
Non ce ne accorgiamo perché l’abitudine ci salva dal fare le cose a caso. Se vai a fare la spesa di solito non consideri tutte le marche presenti al supermercato, prendi quella che usi abitualmente e al massimo la compari con altre due o con un’offerta del momento. E questa semplice abitudine ti salva dallo sprecare energia e tempo.
Il punto è che se ti trovi in un momento di tante scelte, come un cambio di casa, un nuovo progetto, un nuovo arrivo in famiglia, una situazione nuova al lavoro è normale che le cose debbano essere un po’ più soppesate e che questo ti richieda un po’ di più energia del solito.
Poi, via via che ci prendi la mano, tutto sembra più semplice e le scelte sembrano non essere più così difficili, ancora una volta l’abitudine arriva in aiuto ed evita che tu venga sopraffatto dalla scelta continua.
Perché ti racconto tutto questo? Perché in questo periodo dell’anno spesso ci si ritrova a riprendere le misure con le giornate piene di lavoro, gli impegni quotidiani e si cambiano le abitudini passando dall’estate all’autunno, dalla vacanza al lavoro.
E proprio perché stai cambiando l’equilibrio nella gestione del tempo delle tue giornate è normale che il cervello si fermi un po’ più a pensare a quello che stai facendo e questo “ruba” tempo ed energia e potrebbe stancarti più del solito.
Sì perché le scelte stancano.
Ecco quindi due consigli al volo:
Cogli l’opportunità
Un momento di cambiamento è comunque un’opportunità per rivedere le abitudini, sia quelle buone, sia quelle che vorresti. Potresti infatti mantenere delle buone abitudini prese durante l’estate: nuovi interessi di lettura, una maggiore cura di sé, un diverso equilibrio lavoro-vacanza.
Oppure il fatto che sentire che ti manca qualcosa che hai sempre fatto e che in questo periodo estivo non potevi più fare, darà nuovo valore e motivazione per riprendere a farlo con più entusiasmo.
Datti tempo
Ricominciare e riprendere il tran tran richiede energia e tempo, quindi conceditelo. Ricordati che le scelte consumano energia, quindi inutile buttarsi a capofitto su mille nuove cose, non farai che consumare tutta la tua riserva in un batter d’occhio. Piuttosto sii consapevole che è meglio fare un passo alla volta, anche in fatto di scelte!
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Quante volta hai pensato… “e questo dove lo metto? Mah… intanto lo appoggio qui e poi ci penso”
E quel poi diventa mai. E così si generano gli accumuli di volantini, le superfici si ingombrano di regali che ti piacciono, ma solo la metà, l’inbox raccoglie un centinaio di mail.
È un dato di fatto, si pensa che la scelta più saggia sia sempre quella di aspettare, di valutare, di avere un momento per poter capire meglio cosa fare, ma molto più realisticamente ogni volta che non scegli stai procrastinando una decisione e procrastinare una decisione spesso significa creare caos e disordine, non solo fisico, ma anche mentale.
Così il fatto di avere bene a mente cosa ti interessa e cosa
no, cosa ti è utile e cosa no, ti aiuta anche ad alleggerire il processo
decisionale e quindi a risparmiare energia.
È un po’ come prevenire il problema alla radice, ma quando si tratta di procrastinare sembra sempre una cosa lontana e comunque che non ci appartiene. Al contrario se ci pensi si tratta di una somma di piccole scelte “lo tengo o lo butto” “lo metto via o lo lascio qui” “mi piace, non mi piace” che però sommate, mattoncino dopo mattoncino, creano un solido muro che diventa invalicabile.
Quindi la cosa sulla quale vorrei farti riflettere oggi è questa: pensala al contrario, per le cose semplici scegli subito e agisci!
Il momento migliore per fare qualcosa, di fatto, è sempre ora.
Quindi apri una mail, leggila e decidi subito se ti interessa o meno e fai seguire un’azione: rispondi se ti richiede due minuti, mettila nella lista delle cose da fare o nell’archivio se ti interessa e altrimenti… cestino!
Stai usando una forbice e hai finito di lavorare? Non pensare la lascio qui e poi ci penso. Mettila subito al posto giusto! Ecco che decidere di destinare un posto a ogni cosa e a ogni cosa un posto è un ulteriore aiuto a non procrastinare.
Hai quel regalo che ingombra il tavolo e proprio non ti dice nulla? Via! Portalo a una pesca di beneficenza, mettilo in vendita su un sito, regalalo a chi può piacere, ma non lasciare che il tuo spazio sia ingombro di decisioni procrastinate.
E se qualcuno ti cerca e ti dice vediamoci, perché non fissare già un appuntamento?
Ricorda: il 75% delle decisioni procrastinate dipendono dal fatto di non mettere subito la cosa al posto giusto.
Che si tratti di un oggetto, di un impegno o di una priorità è la stessa cosa.
E per te quale sarà la scelta non più procrastinata?
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Lo ammetto, anch’io fatico a eliminare delle cose e quelle cose sono il cibo e i vestiti. Gli spazi di casa non sono un mio ambito di lavoro e per fortuna i miei armadi sono piuttosto ordinati, ma a volte penso ci siano comunque troppe cose.
Nonostante sia diventata molto diligente e negli ultimi anni compri solo ciò che mi serve e mi piace davvero, penso sempre che potrei fare meglio, ma allo stesso tempo fatico a eliminare certi capi.
Capita anche a te?
Se non per gli abiti magari per qualche regalo ricevuto o per tutte quelle cose per le quali pensi “magari la potrei usare” “magari potrebbe servirmi forse un giorno”.
Come mai eliminare costa così tanta fatica?
Come mai sembra una cattiveria, come se ci stessimo facendo davvero del male? La ragione è molto semplice: eliminare le cose stimola, a livello cerebrale, le stesse aree del dolore fisico e quindi è come se un po’ ci facessimo proprio del male.
Ma questa non può essere una scusa, perché per fortuna come genere umano ci siamo evoluti a esseri pensanti, capaci di andare oltre al semplice istinto.
Ed ecco che dobbiamo imparare a capire che eliminare è possibile e che non è poi così una tragedia.
Perché?
- Perché non sei ciò che indossi, ciò che possiedi, sei semplicemente ciò che sei. E più ti circondi di ciò che ti piace, più sei davvero tu.
- Perché tutto ciò che ti àncora ai ricordi è in verità dentro di te, non fuori da te. Il tuo passato rimarrà con te anche senza ciò che fisicamente te lo può ricordare, e, se ci pensi, è una bella fortuna: ciò che di bello ti capita è comunque e sempre a portata di ricordo.
- Perché devi essere fiducioso che avrai comunque le abilità e i mezzi per affrontare il futuro anche senza quella cosa che ora ti pare indispensabile. Di fatto sono le conoscenze che ti portano a crescere e affrontare il futuro, non gli oggetti.
- Perché nel tempo ci evolviamo e dobbiamo rispettare il fatto che non siamo le stesse persone in tutta la nostra vita e quindi ciò che ti accompagna deve essere ciò che ti piace e che ti è utile in quel momento di vita.
- Perché viaggiare leggeri, anche nella vita, aiuta a balzare sul treno della nuova occasione che arriva.
Quindi la prossima volta che sei nel dubbio e ti chiedi “lo elimino?” Chiediti semplicemente se quella cosa (o quel ricordo, o quell’impegno) ti è utile, e quindi ti serve, ti piace, e quindi ti fa essere una persona migliore. Se la risposta è no, beh, credo che tu sappia cosa devi fare.
E ricordati che, anche se ti sembra di soffrire, è solo una risposta innata del tuo cervello, ma sei un essere pensante e puoi sempre essere la versione migliore di te stesso!
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