Come promesso ce la sto mettendo tutta per farti vedere le liste da un altro punto di vista e oggi, in pieno carnevale, chiudiamo con un po’ di botti. Vediamo subito qualche modo alternativo per fare delle liste senza ricorrere a elenchi, puntini e trattini.
Uno e’ quello che ti ho scritto il primo venerdì’ del mese: usa la lista per eliminare qualcosa che vuoi che non sia più’ parte di te, fai un aereoplanino.. e fallo volare via!
Un’altra idea può’ essere quella di una lista per i nostri bambini. Dai loro dei piccoli compiti giornalieri e per rendere tutto più chiaro e divertente, disegnali con loro: fare il letto, portare il piatto in cucina e via dicendo. Crea poi una tabella divisa in due parti: compiti da fare e compiti fatti. Quindi, attacca, magari con il pongo i disegni da un lato. Poi sara’ compito del bimbo spostare tutti i suoi segalini una volta compiuto il proprio dovere. Lo aiuterà a sentirsi responsabile e si sentirà’ di aiuto in casa.
E per i più’ grandi? Chi ha detto che non possiamo disegnare anche noi? Proprio nessuno, quindi se vuoi prendere appunti di cio’ che devi comprare con dei disegni ben venga. Anche i tuoi desideri possono essere annotati con disegni e collage, non porre limite alla tua fantasia.
Allo stesso modo la tua lista della spessa può’ essere un insieme di fotografie, perché’ no? Fotografare le cose può essere davvero utile. Puoi farlo per ricordare i contenuti delle scatole ad esempio, o per prendere nota di qualcosa per strada, o dei libri che vogliamo acquistare. Ci sono un sacco di app che permettono di fare delle note con le fotografie e creare poi delle liste, quindi semplifichiamoci la vita e registriamo lì i nostri scatti.. e non nel rullino, dove nel tempo si perderanno. Se non ti vengono in mente le app alle quali mi riferisco eccone alcune: “Evernote”, “Wunderlist”, “Keep”, “Trello” e chi piu’ ne ha ne metta!
Io poi amo ricordare i cibi e i vini che ho mangiato, e visto che non ho grande memoria per i nomi mi annoto tutto e faccio delle belle liste con i nomi, i contatti e con qualche nota per ricordare qualche particolare interessante. Puoi raccogliere le etichette, i sottobicchieri, i biglietti da visita o ancora una volta, raccogliere tutte le informazioni con degli scatti ad hoc! Se poi, come me, preferisci avere le informazioni a portata di dito, ecco che ci sono un sacco di app utili anche per questo. Giusto per darti qualche spunto, prova “Vivino” e “Evernote Food”.
Come vedi le liste non sono solo punti e trattini, ma sono insiemi di cose e di concetti che possono proprio essere utili. Utili a ricordare le cose, a dividere il lavoro nel tempo, a gestire le nostre energie. Le liste pero’ sono anche utili a chiarire le nostre idee, a supportarci nei momenti difficili. Te la ricordi la lista dei nostri lati positivi? Perché’ non metterla da parte per le giornate no?
E se sei davvero ispirato ed il tuo quaderno degli appunti e’ sufficientemente bianco.. Voglio concludere condividendo con te un progetto che mi ha suggerito una cara amica. Raccontandolo a te, lo comincerò’ anch’io. Hai mai pensato a ciò che vuoi fare nella vita? Cosa desideri? Ora libera la mente e scrivi i tuoi desideri: io voglio, io faro’.. Sii positivo e attivo, devi arrivare a 101 e poi.. Segui le regole.
Come sai il tema del mese sono le liste e oggi voglio unirle a quello del lavoro. Come non riconoscerne l’importanza? Sì, proprio cosi’, perché’, se ogni giorni ci definiamo una lista delle cose da fare, la famigerata “to do list” sarà tutto più’ semplice. Questo, a patto che nel farla tu abbia tenuto conto anche del tempo che hai a disposizione, della tua energia, e del luogo dove ti trovi a lavorare. Inutile fare una “to do list” di telefonate se stiamo prendendo l’aereo o segnare attività di una giornata intera, quando a pranzo dobbiamo smettere di lavorare. C’e’ poco da fare, le liste funzionano se sono fatte consapevolmente e se poi ne esegui tutti i punti, uno per uno, fino in fondo. Ma oggi non voglio parlarti di questo, ma di una lista particolare e cioè’ della lista delle deleghe.
Cosa sarebbe? Beh, non tutto il lavoro che facciamo è realmente nelle nostre mani, molti dei nostri compiti ad esempio, si interrompono perché’ non dipendono da noi, ma da altri, siano questi nostri superiori, colleghi o persone esterne.
Quante volte capita di mandare una mail e di attendere una risposta? Spesso aspettiamo input per concludere una relazione, un rapporto o anche solo una conferma che pero’ ci blocca e ci lascia in sospeso un compito. Quindi per non scordarlo ecco che lasciamo la mail che ne parla nell’in box, facciamo una nota nella nostra lista delle cose da fare, ci facciamo un appunto su foglietto volante.. Tutti sistemi poco efficienti e soprattutto che ci obbligano a riconsiderare il cerchio aperto ogni qual volta ci capita sott’occhio la mail, la nota o l’appunto.
La soluzione e’ più semplice ed efficace è raccogliere tutte queste informazioni in una lista a se stante, cioè’ nella lista delle deleghe. Qui un esempio che puoi scaricare ed utilizzare.
Ora ti spiego come funziona. Innanzitutto segna la cosa che stai delegando, poi per ricordarti il perché’, segna il progetto di riferimento ed eventuali altre informazioni utili. Quindi segna la data in cui hai delegato il compito ed il modo (telefonando, via mail, a voce..). Segna poi la scadenza che hai dato per ricevere la riposta o il compito delegato. E’ infatti molto importante ricordare che quando si delega un compito e’ bene essere chiari nel farlo e anche nel definire una scadenza, cosi’ poi potrai avere un riferimento preciso per organizzare il tuo lavoro e ahime’ un giorno per fare un sollecito nel caso si tardi.
E ora.. Buon lavoro!
Oggi parliamo di liste per la casa e sappi da subito che nelle mura domestiche sono davvero utili. Come mai? Perché spesso il tempo che trascorriamo a casa non solo è poco, ma spesso è piuttosto frazionato, quindi è molto facile scordare ciò che c’è da fare. Per questa ragione io utilizzo molto le liste ed in tanti modi differenti, vediamone un po’.
La lista della spesa. Io mi ritrovo ad andare al supermercato di rientro dal lavoro, quindi avere un blocchetto appeso in cucina, per quanto mi piaccia moltissimo.. non mi è molto utile. Preferisco la sua versione elettronica. In più non sono sempre io a fare la spesa, quindi ho trovato molto utile fare una lista condivisa su una app. Ce ne sono tante che possono andar bene, a seconda se la vuoi condividere o meno con qualcuno, e a seconda del sistema operativo che utilizzi.
Se volessi optare per una app dedicata, non c’è che l’imbarazzo della scelta : “Remember The Milk”, “Out of Milk Shopping List”, “Bring!” che sono molto carine e dove si possono associare disegni, quantità e via dicendo.
Io preferisco delle app che mi consentono di condividere liste semplici, create da me, come “Wunderlis” e “Google Keep” perché oltre alla lista della spesa faccio anche una lista delle commissioni da fare… e magari metto anche un allarme per ricordarmene!
Sempre perché ho poco tempo, pianifico anche le pulizie in casa, quindi mi serve una lista nella quale mi scrivo tutto ciò che voglio fare. Poi lo suddivido nei tempi che ho a disposizione quel giorno o quella settimana e una volta fatto.. che soddisfazione poter cancellare tutto! Se vuoi un vero vademecum delle liste delle pulizie, ti consiglio vivamente di seguire i consigli della super PO Linda Rossi. I suoi stampabili inoltre sono davvero utilissimi.
In casa poi è molto importante avere una lista aggiornata e ordinata di tutti i contatti di operai, artigiani e delle varie assistenze. Puoi scriverli in un agenda ad hoc, oppure raccogliere i biglietti da vista in un raccoglitore dedicato. Se invece ti piace personalizzarli, ho creato per te questi biglietti che puoi stampare, ritagliare ed infilare nei raccoglitori. Li puoi anche bucare o pinzare e fare una piccola rubrica.
Ma visto che in casa non si lavora soltanto.. voglio lasciarti anche una lista per te e per il tuo tempo di riposo. Quante volte capita di essere a casa, voler guardare un film.. e chiedersi “cosa posso guardare”? Ecco quindi che mentre nella mente rotolano ciuffi di fieno, questa lista può essere utile. Segna i film che vuoi vedere, i libri che vuoi leggere, gli autori dei quali vuoi approfondire la discografia.. e al primo momento libero.. questa lista sarà utilissima! Compila anche l’ultima parte, scrivi le mostre ed i concerti ai quali vuoi andare. Annota titolo, luogo e date.. e poi, ultimo sforzo segnale anche in calendario 🙂
Ciao! Oggi voglio condividere con te una piccola tecnica di organizzazione.
Mi rendo conto che il tema può non sembrare accattivante, ma siccome ce ne dobbiamo occupare tutti, tanto vale trovare un modo per allegerirci e, come sempre, rendere le cose più semplici ed intuitive possibili.
Veniamo al dunque, il tema sono le visite mediche ed il relativo materiale. Spesso quando facciamo i controlli ci chiedono i referti delle visite prima o le date delle varie visite ed in effetti può essere un problema ricordarsi tutto. E poi è sempre utile tenere traccia della nostra “storia clinica” anche in caso di ottima salute!
Ecco dunque come faccio io.
Innanzitutto ho una cartellina dedicata solo alle questioni mediche. Una di quelle grandi un po’ spesse. A me piace approfittare per averla colorate e un po’ carina, giusto per alleggerire la questione, ma.. questo è a gusto personale.
All’interno raccolgo le diverse cartelline di cartone, ognuna dedicata ad un tipo di medico diverso o di analisi specifica: una per il dentista, una per le analisi del sangue, una per le radiografie.. etc, a seconda delle nostre esigenze.
Nella parte davanti della cartellina metto un foglio di carta, attaccato solo nella parte alta, a mo’ di block notes. In alto ci sono due dati importanti: il titolo che indica l’uso della cartellina, quindi l’indicazione del tipo del medico o di analisi, ed i dati di contatto del medico, del laboratorio o del centro di medicina.
Sotto segue una tabella con 3 colonne. Nella prima riporto la data della visita, nella seconda una breve descrizione sintetica della visita (es. controllo, tipologia di visita o analisi) e nella terza la data presunta della prossima visita, ad esempio mese e anno se non è ancora fissata, oppure la data precisa se è già prenotata. Se può esserti utile ecco un format di questo foglio che puoi scaricare ed usare!
Quando il foglio finisce ne aggiungo uno nuovo sopra, così appena prendo in mano la cartellina ho davanti il riassunto di tutte le visite fatte, da quella più recente (più utile) alla più vecchia (utile solo per memoria storica), con le informazioni principali.
Ovviamente all’interno della cartellina raccolgo tutti i materiali relativi a quell’aspetto medico. Anche sta volta sono ordinati con i più recenti in alto e quelli più vecchi in fondo. Non sempre i referti sono datati, quindi ricorda di aggiungere la data in tutti i fogli se non c’è già e magari tieni uniti (pinza, graffetta.. come preferisci) i fogli relativi alla stessa visita o analisi.
Bene… ultimo passo, ricorda di aggiungere anche nel calendario le date dei prossimi controlli!
Ebbene sì.. alcune cose vanno fatte e basta, c’è poco fa fare. Ma come convincerci a farle anche se non abbiamo nessuna voglia? Intanto voglio tranquillizzarti, capita a tutti di non avere voglia, succede a tutti di doversi proprio imporre una certa cosa.
Come fare dunque? Cambiare approccio può semplificarci molto il problema. Per questo oggi voglio condividere con te qualche idea che mi aiuta tutte le volte che devo portare a termine cose che non ho voglia di fare o che ritengo difficili, impegnative.
Prima di tutto cerco di capire perché devo fare una cosa, ricordandomi quindi il motivo per il quale lo faccio. Già, perché spesso non si da la giusta importanza alla motivazione: c’è sempre una ragione per la quale ci troviamo a fare qualcosa.. che sia imposta come quando ci troviamo a preparare i documenti per le tasse o che provenga da un nostro desiderio come allenarci per raggiungere un nostro traguardo sportivo o di salute. Non ha importanza.. l’importante è essere sinceri con noi stessi e capirne la ragione e l’importanza.
Il secondo passo è quello di capire cosa devo fare concretamente per raggiungere il mio obiettivo. Bisogna cioè tradurre un’idea, un desiderio nei suoi aspetti pratici.. e questa a mio avviso è proprio la chiave del successo. Non si scala una montagna con un balzo, sono necessari tanti piccoli passi, uno dopo l’altro. Quindi, tornando ai nostri esempi, per quanto riguarda le tasse, dovrò capire: che documenti preparare, dove posso reperire tutte le informazioni di cui ho bisogno, come le devo sistemare, quali sono le scadenze.. Allo stesso modo per il mio impegno sportivo o di salute devo vedere come posso arrivare a quel traguardo, quali azioni mi aiuteranno a concretizzarlo, e quindi: quali esercizi, quale frequenza.. e via dicendo. Per aiutarmi in questa fase prendo spesso carta e penna e scrivo, disegno, scarabocchio.. butto giù a mente libera tutto ciò che mi viene in mete.. in questa fase è importante non porsi limiti, ma lasciarci liberi di far emergere tutte le idee che ci vengono in mente così come vengono.
Una volta raccolte tutte queste informazioni.. le devo selezionare e ordinare. Quindi riprenderò il foglio pieno di idee e cercherò di vedere quali mi sono davvero utili per il mio obiettivo, come e cercherò di dare loro una logica e di sistemarle in una scaletta. Per ordinarle dovrò rispettare: le scadenze temporali (quando devo consegnare i documenti per le tasse, quando voglio raggiungere il mio obiettivo sportivo), le priorità (certe tasse si pagano prima, certi esercizi vanno fatti prima di altri), e la durata di ogni attività (telefonare al commercialista, 5 minuti, passare all’ufficio del comune, 2 ore, riscaldamento sportivo, mezzora..) siamo più realistici possibile, non imbrogliamoci, altrimenti falliremo.
Dopo aver capito il perché lo facciamo, aver delineato i singoli passi per concretizzarlo e averne capito durata, priorità e scadenza è il momento di pianificare il nostro progetto, dobbiamo cioè di metterlo nero su bianco nel nostro calendario.. Per farlo dovrò considerare correttamente il contorno: è inutile che mi metta in testa di fare tutto in un giorno quando so che quel giorno sarò al lavoro 8 ore e sarà impossibile portare a temine il tutto, idem inutile fissare la palestra il giorno del compleanno della mamma, serata nella quale non potrò mancare da casa. Non fissiamo tutto nella lista delle cose da fare per l’indomani, nell’impeto della nuova energia e motivazione.. pianifichiamo tutti i singoli passi che dobbiamo fare giorno per giorno. La quarta fase, quindi, consiste nel fare un programma ragionato e realistico.
E’ molto utile scrivere tutti i passi del programma, sia su carta, su computer, a parole, a disegni, non importa, l’importante è visualizzare il programma. Scegli il metodo che più ti piace: scrivilo in un foglio bianco, usa degli adesivi, post-it… secondo il tuo gusto. L’importante è che il risultato ti piaccia e che tu sia invogliato a guardare e riguardare il tuo programma senza perderlo di vista.
Penultimo punto… mettere in pratica. Già ora bisogna fare, e lo dobbiamo proprio fare. E’ importantissimo non imbrogliarci con scuse inutili, non procrastinare. Se il nostro programma è fatto bene, ogni punto sarà una cosa realistica.. e fattibile. Io mi aiuto mettendo il primo giorno cose molto veloci e leggere, così sono sicura che riuscirò a portarle a termine, imponendomi anche di fare sempre lo stesso tot al giorno e così inizio a fare qualcosa di previsto per il giorno dopo. Rispettare la scadenza o addirittura essere in anticipo è molto utile, te lo assicuro, aumenta la nostra motivazione. Ogni volta che abbiamo portato a temine il compito della giornata, aggiorniamo il programma e cancelliamo ciò che è stato fatto, giorno per giorno, senza mai interrompere il processo.
Credimi, suddividere un obiettivo importante nelle sue azioni, rispettare un programma ben fatto e ben distribuito nel tempo.. ci porta a realizzare di tutto. Ed ecco che crocetta dopo crocetta, l’obiettivo sara tuo!
E ora? Beh, ora manca l’ultimo punto, che è sì molto importante, ma che è giusto arrivi solo alla fine: la ricompensa. Sì perché è altrettanto fondamentale dopo la fatica e l’impegno, riconoscersi lo sforzo fatto per raggiungere l’obiettivo. Magari poniti fin dall’inizio la meta della tua ricompensa, ti aiuterò nei momenti in cui vorrai non fare o procrastinare. Ma ricorda, il premio è alla fine 😉 Regalati qualcosa che desideri, vuoi bene a te stesso.. e goditi l’obiettivo raggiunto e la sua ricompensa.
