L’ultima volta abbiamo parlato di decluttering digitale e di contatti, quella però era solo la prima parte di ciò che volevo dirti : non sono meno importanti infatti i nostri dati. Infatti spesso abbiamo file di ogni genere con mille versioni e.. poco ordine. Come già si diceva corre una grande differenza tra archivio e insieme di dati.
Ho pensato quindi di condividere un po’ di idee che possono tornarti e utili. Piccole cose che però possono semplificare il nostro modo di lavorare.
- Mentre sto lavorando a qualche progetto mi piace tenere traccia delle varie versioni dei file, soprattutto se il lavoro è condiviso con altre persone, nel caso si perda qualcosa o si voglia riprendere una vecchia idea. Per questo il file sul quale lavoro e che rappresenta le ultima versione lo evidenzio con la data di lavorazione “titolo_data”. Puoi anche scegliere di mettere la versione e ed relativo numero, quindi “titolo_v1”. Ti sconsiglio di mettere parole come definitivo “_def”, finale “_fin” o rivisto “_rev” durante le lavorazioni.. creano molta confusione. Idem il nome dell’ultima persona che ci ha lavorato. Il trucco è lasciare un solo file, il più recente, e raggruppare tutti gli altri in una cartella “vecchi” o “versioni precedenti”, così sai subito su quale lavorare ed in caso ce ne fosse bisogno.. vai a recuperare gli altri.
- Una volta finito il progetto, elimina i file vecchi e fai ordine su quelli che rimangono. Sarà facile al momento e quasi impossibile quando tonerai ad usare quella cartella fra qualche mese. Ricordati che il segreto di un buon archivio è che sia ordinato e chiaro. Quindi perdi un po’ di tempo a scegliere quale può essere il metodo migliore per te, e cioè quante e quali cartelle creare. Tieni a mente che la soluzione migliore è la più semplice: ricorda quindi di mettere nomi chiari e date per esteso che ti aiuteranno in futuro, non scordare l’anno che il tempo passa per tutti!
- Se hai dei file che usi spesso, tipo la carta intestata o “lettere tipo”, crea un file “modello”. Poi ogni volta che lo devi usare, non lavorare sul modello, piuttosto fai una copia, cambia il titolo e lavora sulla nuova versione, così avrai sempre il formato base a disposizione e non rischi di creare confusione.
- Per quanto riguarda le fotografie, ti consiglio di scaricarle regolarmente e archiviarle per data, sempre a mente fresca perché sarà più semplice. Fai anche uno sforzo eliminando quelle che non sono venute bene o che non ti piacciono e sistema le rimanenti. Evita di tenere cartelle di foto alla rifusa e piene anche di immagini che… non riguarderai mai! Tieni quelle significative e belle, il resto via! Ti consiglio anche di eliminarle dalla carta SD e fare invece un backup dei dati, altrimenti ogni volta dovrai scaricare le ultime immagini le dovrai scegliere o scaricare molti dati.. quindi tieni leggera anche la tua memory card.
- Ricordati anche che l’archivio è uno e non tanti, quindi se usi molti dispositivi, chiavette o cartelle condivise nei cloud, è fondamentale che uno solo sia il punto di riferimento. Io di solito uso i cloud per i file di lavoro, così da averli sempre a portata di mano, ma una volta finito il progetto.. si sistema e si archivia, liberando anche il cloud. Idem le varie memorie: sono utili per copiare e spostare i file, ma non possono essere un pezzetto dell’archivio, sono mezzi di lavoro.
- Come per i contatti della rubrica, una volta l’anno riguardo un po’ il mio archivio e vedo se ci sono cose da eliminare. Un po’ su tutto: raccolte di fotografie, libri, film.. e dati, faccio insomma il mio decluttering digitale anche sui dati. Ti consiglio di provare anche tu, tieni aggiornato e chiaro il tuo archivio, rendilo funzionale alle tue esigenze e di questa versione finale, fai un bel back up. Non ne occorrono svariate versioni, ma almeno una è necessaria.
Che dici? Da quale punto vuoi iniziare?
E’ tempo di tornare al lavoro .. e questa settimana voglio condividere qualche idea per rendere questa ripresa un po’ più soft!
- Il primo giorno dedica qualche minuto in più a salutare i tuoi colleghi. Senza esagerare con i racconti delle vacanze, ma non è certo tempo perso condividere un po’ di bei ricordi!
- Rendi un po’ più tua la tua scrivania, il tuo ufficio. Se non l’hai fatto prima di andar via fai un po’ di ordine. Sistema la cartolina che hai portato con te o quel piccolo souvenir, la prossima pausa sarà più allega. Un po’ d’aria fresca dalle finestre poi farà entrare nuova energia. Ora sei pronto per partire 🙂
- Il primo giorno non prendere appuntamenti, riunioni. Dedicalo a ri-ambientarti, a riprendere le fila di ciò che hai lasciato e a programmare le prossime attività! Da dove cominciare? Dalle note fatte gli ultimi giorni di lavoro.
- Ultima cosa.. leggi le mail. Non farlo come prima attività del giorno, prima riprendi il tuo tempo, il tuo spazio e poi.. il tuo lavoro. Leggile una a una, senza saltarne nessuna. Elimina quelle inutili, archivia quelle che non richiedono attività e pian piano.. inizia il lavoro.
All’inizio non sarà facile, quindi almeno i primi giorni non pretendere il ritmo efficiente di sempre, prendi le tue pause. Poi l’efficienza tornerà quella di sempre.
E dopo la prima giornata un po’ più soft.. ricorda di dedicare un po’ di tempo a te, al tuo tempo libero.. ricarica le energie e domani il lavoro sarà più semplice!
Ebbene sì.. alcune cose vanno fatte e basta, c’è poco fa fare. Ma come convincerci a farle anche se non abbiamo nessuna voglia? Intanto voglio tranquillizzarti, capita a tutti di non avere voglia, succede a tutti di doversi proprio imporre una certa cosa.
Come fare dunque? Cambiare approccio può semplificarci molto il problema. Per questo oggi voglio condividere con te qualche idea che mi aiuta tutte le volte che devo portare a termine cose che non ho voglia di fare o che ritengo difficili, impegnative.
Prima di tutto cerco di capire perché devo fare una cosa, ricordandomi quindi il motivo per il quale lo faccio. Già, perché spesso non si da la giusta importanza alla motivazione: c’è sempre una ragione per la quale ci troviamo a fare qualcosa.. che sia imposta come quando ci troviamo a preparare i documenti per le tasse o che provenga da un nostro desiderio come allenarci per raggiungere un nostro traguardo sportivo o di salute. Non ha importanza.. l’importante è essere sinceri con noi stessi e capirne la ragione e l’importanza.
Il secondo passo è quello di capire cosa devo fare concretamente per raggiungere il mio obiettivo. Bisogna cioè tradurre un’idea, un desiderio nei suoi aspetti pratici.. e questa a mio avviso è proprio la chiave del successo. Non si scala una montagna con un balzo, sono necessari tanti piccoli passi, uno dopo l’altro. Quindi, tornando ai nostri esempi, per quanto riguarda le tasse, dovrò capire: che documenti preparare, dove posso reperire tutte le informazioni di cui ho bisogno, come le devo sistemare, quali sono le scadenze.. Allo stesso modo per il mio impegno sportivo o di salute devo vedere come posso arrivare a quel traguardo, quali azioni mi aiuteranno a concretizzarlo, e quindi: quali esercizi, quale frequenza.. e via dicendo. Per aiutarmi in questa fase prendo spesso carta e penna e scrivo, disegno, scarabocchio.. butto giù a mente libera tutto ciò che mi viene in mete.. in questa fase è importante non porsi limiti, ma lasciarci liberi di far emergere tutte le idee che ci vengono in mente così come vengono.
Una volta raccolte tutte queste informazioni.. le devo selezionare e ordinare. Quindi riprenderò il foglio pieno di idee e cercherò di vedere quali mi sono davvero utili per il mio obiettivo, come e cercherò di dare loro una logica e di sistemarle in una scaletta. Per ordinarle dovrò rispettare: le scadenze temporali (quando devo consegnare i documenti per le tasse, quando voglio raggiungere il mio obiettivo sportivo), le priorità (certe tasse si pagano prima, certi esercizi vanno fatti prima di altri), e la durata di ogni attività (telefonare al commercialista, 5 minuti, passare all’ufficio del comune, 2 ore, riscaldamento sportivo, mezzora..) siamo più realistici possibile, non imbrogliamoci, altrimenti falliremo.
Dopo aver capito il perché lo facciamo, aver delineato i singoli passi per concretizzarlo e averne capito durata, priorità e scadenza è il momento di pianificare il nostro progetto, dobbiamo cioè di metterlo nero su bianco nel nostro calendario.. Per farlo dovrò considerare correttamente il contorno: è inutile che mi metta in testa di fare tutto in un giorno quando so che quel giorno sarò al lavoro 8 ore e sarà impossibile portare a temine il tutto, idem inutile fissare la palestra il giorno del compleanno della mamma, serata nella quale non potrò mancare da casa. Non fissiamo tutto nella lista delle cose da fare per l’indomani, nell’impeto della nuova energia e motivazione.. pianifichiamo tutti i singoli passi che dobbiamo fare giorno per giorno. La quarta fase, quindi, consiste nel fare un programma ragionato e realistico.
E’ molto utile scrivere tutti i passi del programma, sia su carta, su computer, a parole, a disegni, non importa, l’importante è visualizzare il programma. Scegli il metodo che più ti piace: scrivilo in un foglio bianco, usa degli adesivi, post-it… secondo il tuo gusto. L’importante è che il risultato ti piaccia e che tu sia invogliato a guardare e riguardare il tuo programma senza perderlo di vista.
Penultimo punto… mettere in pratica. Già ora bisogna fare, e lo dobbiamo proprio fare. E’ importantissimo non imbrogliarci con scuse inutili, non procrastinare. Se il nostro programma è fatto bene, ogni punto sarà una cosa realistica.. e fattibile. Io mi aiuto mettendo il primo giorno cose molto veloci e leggere, così sono sicura che riuscirò a portarle a termine, imponendomi anche di fare sempre lo stesso tot al giorno e così inizio a fare qualcosa di previsto per il giorno dopo. Rispettare la scadenza o addirittura essere in anticipo è molto utile, te lo assicuro, aumenta la nostra motivazione. Ogni volta che abbiamo portato a temine il compito della giornata, aggiorniamo il programma e cancelliamo ciò che è stato fatto, giorno per giorno, senza mai interrompere il processo.
Credimi, suddividere un obiettivo importante nelle sue azioni, rispettare un programma ben fatto e ben distribuito nel tempo.. ci porta a realizzare di tutto. Ed ecco che crocetta dopo crocetta, l’obiettivo sara tuo!
E ora? Beh, ora manca l’ultimo punto, che è sì molto importante, ma che è giusto arrivi solo alla fine: la ricompensa. Sì perché è altrettanto fondamentale dopo la fatica e l’impegno, riconoscersi lo sforzo fatto per raggiungere l’obiettivo. Magari poniti fin dall’inizio la meta della tua ricompensa, ti aiuterò nei momenti in cui vorrai non fare o procrastinare. Ma ricorda, il premio è alla fine 😉 Regalati qualcosa che desideri, vuoi bene a te stesso.. e goditi l’obiettivo raggiunto e la sua ricompensa.
Oggi è stata una giornata intensa, piena di cose da fare, alcune piccole e veloci ed altre più impegnative. A metà mattina, però, mi pareva di non aver concluso nulla, continuavano a venirmi in mente altre cose ed ecco che, per volerle fare tutte, alla fine non ne facevo nemmeno una. Allora mi sono fermata un attimo a riflettere su questo turbinio di cose da fare ed ho capito che la sensazione di inconcludenza dipendeva dal fatto che non mi stavo in effetti concentrando su ciò che stavo facendo: leggevo una mail, aprivo un link, poi ricordavo di dover fare una telefonata.. volevo fare tutto e subito, ma in effetti non portavo a termine nessuna delle cose.
C’è poco da fare.. è molto più semplice e produttivo pensare a ciò che dobbiamo fare, pianificarne l’esecuzione e svolgerla in tutto e per tutto, conclusione compresa. Già, perché lasciare le cose a metà, non chiudere correttamente il cerchio.. significa lasciarci nella confusione. La nostra mente dovrà continuare a ricordare tutte le cose da fare.. e anche la persona più organizzata.. potrebbe cedere!
Niente paura, nessun problema. Fermati un attimo e rifletti un secondo: prova a soffermarti sulle cose che devi fare:
- pensa a cosa devi fare e come;
- fallo;
- chiudi ciò che c’è da chiudere.
Certo, capire come pianificare e svolgere al meglio ciò che dobbiamo fare è un affare decisamente importante, ne parleremo in lungo e in largo – è un tema a me molto caro 😉 – ma oggi vorrei farti riflettere su ciò che spesso si dimentica.. e cioè concludere ciò che si fa. Concludere significa.. archiviare la mail dopo averla scritta, mettere a posto un faldone a progetto concluso.. e, pensando alla vita di tutti i giorni: riporre la forbice nel cassetto dopo averla usata, ricordarsi di annotare il dentifricio nella lista della spesa una volta che è si butto via il tubetto finito.
Ti sembra una cosa da poco? Beh.. in effetti lo è, però.. quando si lasciano in sospeso le attività.. ecco che non ci ricordiamo più se abbiamo risposto o meno alla mail, non ritroviamo il faldone perché sepolto dai nuovi progetti, ci chiediamo dove sia finita la forbice perché non è al suo posto.. e quando facciamo la lista della spesa in effetti ci ricordiamo che manca qualcosa in casa… ma che cosa?
Semplifichiamoci la vita e facciamo le cose fatte bene, singolarmente e fino in fondo! Soprattutto quanto abbiamo giornate intese, con tante cose da fare.. niente panico, una cosa per volta: pensa, fai e concludi.
Eccoci pronti per un nuovo weekend.. che purtroppo non si prospetta molto all’insegna dell’estate e del bel tempo.. magari è meglio programmare una gita ad una bella mostra o dedicare un po’ di tempo a noi stessi o con le persone a cui vogliamo bene. E’ proprio quello che ho scelto di fare io lo scorso week end.. e sono andata a fare delle belle giornate di sauna all’insegna del detox, fisico e mentale! Ricordate?
Mi piace prendermi del tempo per me e per non pensare a nulla..e per rilassarmi davvero, non voglio nemmeno essere preoccupata del fatto che il mio asciugamano possa essere confuso con quello di qualcun altro! Già ci sono molte situazioni in cui non è affatto piacevole, magari in piscina, in campeggio.. o anche a casa se ci sono tante persone che utilizzano degli stessi spazi, magari tutti studenti un po’ con la testa sulle nuvole.. ecco quindi un trucco veloce che voglio condividere con voi: a volte basta proprio poco, e un non ci si pensa più.
A casa mia ognuno sceglie un colore e tutte le mollettine di quel colore segnaleranno che quegli asciugamani sono i suoi. Non è per un segno di possesso, ma per rendere più semplice prendere quello giusto ed evitarsi un po’ di fastidio. E poi così sarà più semplice da usare e anche da cambiare 😉
A volte è così semplice che non ci si pensa, eppure.. anche un piccolo trucco aiuta!
