Uno dei problemi quando non si è in ufficio è quello di non perdere i contatti con i colleghi. Spesso dobbiamo essere informati o informare gli altri di ciò che ci succede in modo che la squadra di lavoro sia sempre aggiornata e possa lavorare al meglio. Come fare?
Innanzitutto una buona soluzione è quella di definire un metodo di lavoro prima di iniziare la trasferta. Cioè a tavolino, con i tuoi colleghi, scegli come operare e condividi il metodo. Decidi quindi quali mezzi di comunicazione usare e come. Così facendo poi sarà più semplice perché sarà già tutto condiviso nel team.
Ecco tre idee da tenere a mente.
La prima è il calendario condiviso che è davvero una cosa tanto semplice, quanto utile perché annotando gli impegni e le trasferte si fa in odo che tutti siano al corrente di quando le persone non sono in ufficio e magari non raggiungibili al cellulare, perché ad esempio sono in riunione o in aereo.
Una seconda cosa molto utile è quella di programmare delle brevi riunioni di aggiornamento. Quindi, definire data e ora per una chiamata telefonica, una chiamata skype o hanghouts.
Perché questi incontri siano funzionali è bene che:
- le persone coinvolte siano quelle che effettivamente che lavorano nel progetto. Inutile chiamare qualcuno in più solo per farlo ascoltare, sarà più semplice stilare delle minute e salvarle in una cartella in rete e condivisa da tutti.
- Quando si avvisano le persone dell’incontro, definisci anche la durata. Puntualità e brevità sono fondamentali, il tempo è importante per tutti, sia chi è in ufficio, sia chi è in trasferta.
- Una volta terminata la chiamata è importante fare in modo che ci siano delle brevi, ma puntuali minute.
Ti suggerisco delle brevi riunioni di aggiornamento, piuttosto che delle singole chiamate perché così non dovrai ripetere le stesse cose a più persone. E meglio poter comunicare a tutti in una volta sola, a patto però che la chiamata sia puntuale ed efficace, così da non bloccare il lavoro altrui.
I messaggi via chat possono essere molto utili, ma fai in modo che siano a loro volta sintetici e soprattutto chiari. Spesso se si è fuori ufficio si è anche in movimento, quindi i messaggi chat non saranno utili come potrebbero essere altre occasioni, potrebbe infatti essere più semplice un messaggio vocale.
Terzo e ultimo consiglio, ma certo non meno importante, è quello di usare un app per condividere i progetti. Magari un app che consenta di definire per ogni singolo progetto l’insieme di cose da fare, assegnando alle singole persone le cose fa fare. Di opzioni ce ne sono tantissime, io ti consiglio “Trello”.
Con questa app puoi assegnare ad ogni progetto una bacheca e al suo interno organizzare le cose da fare con i relativi referenti. Inoltre è possibile monitorare lo stato del progetto spostando i singoli task nel lato “da fare”, “in corso”, “fatto”. Ogni nota poi può essere arricchita di immagini e commenti.
Inutile dire che le app sono utilissime anche per fare la famosa lista dei to do e delle deleghe, così ancora una volta sarà tutto sotto controllo e aggiornato! Proprio come si diceva nell’ultimo post.
Ho voluto darti qualche idea, ma se ti capita di fronteggiare altri aspetti difficili del lavoro a distanza, condividili! Sarà un piacere trovare una soluzione insieme.
Una delle cose piu’ difficili è lavorare in gruppo sugli stessi file, soprattutto a distanza. Come ricordare quale e’ l’ultima versione? Come segnare dei commenti? Come essere sicuri di non perdere nessuna delle modifiche fatte? Ma soprattutto: come avere tutto a portata di mano?
Per poter avere sempre a disposizione i dati, ovunque ci troviamo, non c’è soluzione migliore dei cloud. Soprattutto oggi che è possibile lavorare direttamente sui file in rete, senza doverli scaricare e ricaricare. Quindi sfruttiamo al meglio le potenzialità di questi sistemi senza dimenticare alcune accortezze.
Una cosa da tenere a mente, ad esempio, è che le modifiche che facciamo nei file saranno automaticamente salvate. Se utilizziamo quindi Dropobox, Google Drive o OneDrive, ricordiamo che in caso volessimo tenere traccia delle versioni precedenti è più semplice fare una copia, rinominarla, e lavorare su questa. E’ comunque possibile risalire alle versioni precedenti, ma semplifichiamo l lavoro e troviamo un metodo semplice e veloce che ci consenta di avere un file unico ed aggiornato.
Come non fare poi confusione tra le varie versioni dei file? Io trovo molto utile mettere le date nel nome del file: xxx.24 marzo17 oppure xxx.v1. Perché funzionino i nomi dei file devono essere significativi, brevi e con la data.
Ancora una volta e’ meglio condividere il metodo che si intende utilizzare con il gruppo di lavoro prima di iniziare il progetto e possibilmente definirlo insieme. Definisci quindi come nominare i file, le cartelle e anche chi fa che cosa, così sarà più semplice per tutti seguire un unico sistema di archiviazione e sapere a chi si dovrà fare riferimento per le diverse attivita’.
E’ importante ricordare anche che ci sono tre fasi del lavoro:
- La prima nella quale si decide come procedere, si preparano le cartelle condivise e si imposta la struttura delle cartelle interne.
- La seconda nella quale si lavora e si producono i diversi file. In questa fase io suggerisco anche di creare una cartella “old” o “versioni precedenti” e spostare lì tutte le versioni non più in uso e lasciare fuori dalle cartelle un unico file, il più aggiornato.
- La terza, a lavoro concluso, nella quale di eliminano le vecchie versioni (le cartelle “old” o “vecchie versioni”), si tiene solo la versione definitiva e si archivia quest’ultimo file. Non considerare questa parte meno importante, perché a distanza di mesi, non ricorderai più il significato dei vari nomi dei file e sarà difficile ritrovarsi nel marasma di cartelle.
Una cosa importante da valutare per i lavori condivisi è di tenere le cartelle dei cloud sempre aggiornate e leggere. Evita di farle diventare degli archivi. Sono dei mezzi di lavoro e devono essere facilmente e velocemente consultabili. Quindi non salvare le cose dicendo “poi le sistemo”, mantieni sempre i file in ordine e con metodo.
- Dividi i file per progetti e tipologie.
- All’interno delle cartelle raccogli quelli non in uso in una cartella “old” o “vecchie versioni”.
- Crea una cartella di “utili” e porta sempre con te tutte quelle cose che potrebbero sempre servire, diciamo le cose un po’ più di rappresentanza: la brochure aziendale, il pdf del calendario degli eventi e così via. Quando poi torni in ufficio ricordati di aggiornare anche questa cartella con le ultime novità.
- Se utilizzi i cloud per le cose di lavoro e anche quelle personali, separa i file a monte, cioè con due cartelle “lavoro” e “personale”. Non è bello aprire il pc per prendere il file del budget davanti a clienti importanti e vedere le foto dell’ultima vacanza al mare.
Se questi consigli ti sono piaciuti puoi fare uno step in più e utilizzare l’account Team su Dropbox, così condividi solo i file di lavoro con chi vuoi tu e vedi a che punto è il lavoro.
Spero che questi consigli possano esserti di aiuto e se hai qualche esigenza particolare, come sempre, io sono qui a tua disposizione!
Come fare per ricordare tutto ciò che c’è da fare anche quando non siamo in ufficio? Gli strumenti sono tanti e ne parleremo nei post di questo mese. Iniziamo da una cosa che non può mancare: il calendario. Siccome parliamo di lavoro condiviso e a distanza non può che trattarsi di un calendario elettronico.
Ne puoi utilizzare moltissimi, spesso sono già presenti nei client di posta, altri sono scaricabili gratuitamente come app ed ne esistono di specifici anche a pagamento. Oggi vorrei però focalizzarmi su uno dei più noti per capirne le potenzialità e per capire come il calendario condiviso sia davvero uno strumento utile, direi indispensabile. Prenderò quindi ad esempio Google Calendar.
Ad ogni utente google puoi associare diversi calendari e per ognuno puoi decidere con chi condividerlo. Puoi inoltre scegliere se questo calendario può essere solo visualizzabile o anche modificabile dalle altre persone.
Per ogni impegno che aggiungi, puoi scegliere da subito il calendario di appartenenza, definire una ripetibilità (ad esempio un corso che si svolge tutti i mercoledì) e soprattutto mettere un reminder (con allarme pop up o via mail). Ogni calendario ha gli appuntamenti di un colore differente, così sarà più semplice riconoscerli visivamente. Inoltre di volta in volta, potrai scegliere se visualizzare o meno gli impegni di quel calendario.
A seconda della lunghezza temporale dell’impegno, google calendar ti segnerà uno slot più o meno grande nella tua agenda giornaliera. Questo aiuta a visualizzare l’importanza, in termini di tempo, delle varie attività della giornata. Se poi alcune si sovrappongono potrai visualizzarlo immediatamente.
Infine, se imposti i tuoi impegni in google calendar e poi scegli di usare un’altra app per gestire il calendario nei tuoi devices, nessun problema, potrai sincronizzare tutto.
Se non sei ancora convinto e ti stai ancora chiedendo perchè utilizzare un calendario condiviso.. ecco un po’ di validi motivi.
- Perché se lo sincronizzi su tutti i dispositivi: cellulare, tablet e pc avrai tutti i dati aggiornati e disponibili.
- Perché se non lavori da solo, altri possono vedere i tuoi impegni e sapere quando cercarti e quando sei impegnato. E’ un’ottima soluzione per non sentirsi dire “sono in riunione”.
- Perché se il tuo lavoro è condiviso con altri, tutti saranno aggiornati sulle modifiche degli impegni e delle scadenze programmate dal resto del gruppo di lavoro.
- Perché se vuoi vedere solo i tuoi impegni (del calendario personale si intende), puoi non visualizzare i restanti calendari. Allo stesso modo se sei con un cliente, puoi visualizzare solo gli impegni del lavoro e non far vedere quando sei dal dentista.
- Infine.. essendo un cloud, nello sciagurato caso in cui tu perda il cellulare o se volessi cambiare tablet o volessi usare il pc non di tua proprietà.. i dati saranno sempre disponibili nella forma nella quale li hai inseriti e con la stessa visualizzazione di insieme. Sarà più semplice ed immediato ritrovarsi.
Se poi ci prendi gusto.. ti segalo anche che l’uso di questo tipo di calendari potrebbe essere molto utile anche al tuo marketing: è infatti possibile condividere eventi speciali con clienti o mostrare quando sei disponibile pubblicandolo nel calendario grazie a pochi semplici passaggi. Con le versioni avanzate sarà poi possibile verificare se le sale riunioni o le risorse condivise sono disponibili e prenotabili.
Come sempre non ci sono solo lati positivi.. quindi sappi che per quanto sia semplice potresti incorrere in alcuni errori, ad esempio segnare gli appuntamenti nei calendari sbagliati o affidarsi troppo alle impostazioni di defoult. Quindi separa gli impegni, ma senza esagerare nel numero di calendari, e presta un po’ di attenzione quando registri i nuovi impegni.
Vedrai con l’abitudine sarà tutto molto semplice e comodo.
Se poi gli impegni sono sempre tanti e organizzare i flussi di lavoro è un problema, sono a tua disposizione!
Come promesso ce la sto mettendo tutta per farti vedere le liste da un altro punto di vista e oggi, in pieno carnevale, chiudiamo con un po’ di botti. Vediamo subito qualche modo alternativo per fare delle liste senza ricorrere a elenchi, puntini e trattini.
Uno e’ quello che ti ho scritto il primo venerdì’ del mese: usa la lista per eliminare qualcosa che vuoi che non sia più’ parte di te, fai un aereoplanino.. e fallo volare via!
Un’altra idea può’ essere quella di una lista per i nostri bambini. Dai loro dei piccoli compiti giornalieri e per rendere tutto più chiaro e divertente, disegnali con loro: fare il letto, portare il piatto in cucina e via dicendo. Crea poi una tabella divisa in due parti: compiti da fare e compiti fatti. Quindi, attacca, magari con il pongo i disegni da un lato. Poi sara’ compito del bimbo spostare tutti i suoi segalini una volta compiuto il proprio dovere. Lo aiuterà a sentirsi responsabile e si sentirà’ di aiuto in casa.
E per i più’ grandi? Chi ha detto che non possiamo disegnare anche noi? Proprio nessuno, quindi se vuoi prendere appunti di cio’ che devi comprare con dei disegni ben venga. Anche i tuoi desideri possono essere annotati con disegni e collage, non porre limite alla tua fantasia.
Allo stesso modo la tua lista della spessa può’ essere un insieme di fotografie, perché’ no? Fotografare le cose può essere davvero utile. Puoi farlo per ricordare i contenuti delle scatole ad esempio, o per prendere nota di qualcosa per strada, o dei libri che vogliamo acquistare. Ci sono un sacco di app che permettono di fare delle note con le fotografie e creare poi delle liste, quindi semplifichiamoci la vita e registriamo lì i nostri scatti.. e non nel rullino, dove nel tempo si perderanno. Se non ti vengono in mente le app alle quali mi riferisco eccone alcune: “Evernote”, “Wunderlist”, “Keep”, “Trello” e chi piu’ ne ha ne metta!
Io poi amo ricordare i cibi e i vini che ho mangiato, e visto che non ho grande memoria per i nomi mi annoto tutto e faccio delle belle liste con i nomi, i contatti e con qualche nota per ricordare qualche particolare interessante. Puoi raccogliere le etichette, i sottobicchieri, i biglietti da visita o ancora una volta, raccogliere tutte le informazioni con degli scatti ad hoc! Se poi, come me, preferisci avere le informazioni a portata di dito, ecco che ci sono un sacco di app utili anche per questo. Giusto per darti qualche spunto, prova “Vivino” e “Evernote Food”.
Come vedi le liste non sono solo punti e trattini, ma sono insiemi di cose e di concetti che possono proprio essere utili. Utili a ricordare le cose, a dividere il lavoro nel tempo, a gestire le nostre energie. Le liste pero’ sono anche utili a chiarire le nostre idee, a supportarci nei momenti difficili. Te la ricordi la lista dei nostri lati positivi? Perché’ non metterla da parte per le giornate no?
E se sei davvero ispirato ed il tuo quaderno degli appunti e’ sufficientemente bianco.. Voglio concludere condividendo con te un progetto che mi ha suggerito una cara amica. Raccontandolo a te, lo comincerò’ anch’io. Hai mai pensato a ciò che vuoi fare nella vita? Cosa desideri? Ora libera la mente e scrivi i tuoi desideri: io voglio, io faro’.. Sii positivo e attivo, devi arrivare a 101 e poi.. Segui le regole.
Come sai il tema del mese sono le liste e oggi voglio unirle a quello del lavoro. Come non riconoscerne l’importanza? Sì, proprio cosi’, perché’, se ogni giorni ci definiamo una lista delle cose da fare, la famigerata “to do list” sarà tutto più’ semplice. Questo, a patto che nel farla tu abbia tenuto conto anche del tempo che hai a disposizione, della tua energia, e del luogo dove ti trovi a lavorare. Inutile fare una “to do list” di telefonate se stiamo prendendo l’aereo o segnare attività di una giornata intera, quando a pranzo dobbiamo smettere di lavorare. C’e’ poco da fare, le liste funzionano se sono fatte consapevolmente e se poi ne esegui tutti i punti, uno per uno, fino in fondo. Ma oggi non voglio parlarti di questo, ma di una lista particolare e cioè’ della lista delle deleghe.
Cosa sarebbe? Beh, non tutto il lavoro che facciamo è realmente nelle nostre mani, molti dei nostri compiti ad esempio, si interrompono perché’ non dipendono da noi, ma da altri, siano questi nostri superiori, colleghi o persone esterne.
Quante volte capita di mandare una mail e di attendere una risposta? Spesso aspettiamo input per concludere una relazione, un rapporto o anche solo una conferma che pero’ ci blocca e ci lascia in sospeso un compito. Quindi per non scordarlo ecco che lasciamo la mail che ne parla nell’in box, facciamo una nota nella nostra lista delle cose da fare, ci facciamo un appunto su foglietto volante.. Tutti sistemi poco efficienti e soprattutto che ci obbligano a riconsiderare il cerchio aperto ogni qual volta ci capita sott’occhio la mail, la nota o l’appunto.
La soluzione e’ più semplice ed efficace è raccogliere tutte queste informazioni in una lista a se stante, cioè’ nella lista delle deleghe. Qui un esempio che puoi scaricare ed utilizzare.
Ora ti spiego come funziona. Innanzitutto segna la cosa che stai delegando, poi per ricordarti il perché’, segna il progetto di riferimento ed eventuali altre informazioni utili. Quindi segna la data in cui hai delegato il compito ed il modo (telefonando, via mail, a voce..). Segna poi la scadenza che hai dato per ricevere la riposta o il compito delegato. E’ infatti molto importante ricordare che quando si delega un compito e’ bene essere chiari nel farlo e anche nel definire una scadenza, cosi’ poi potrai avere un riferimento preciso per organizzare il tuo lavoro e ahime’ un giorno per fare un sollecito nel caso si tardi.
E ora.. Buon lavoro!
