Capita a tutti di non avere voglia di fare qualcosa, ti rimandare un compito, o di bighellonare un po’. Ma un conto è se capita ogni tanto, un conto se è un metodo di lavoro.
Detto ciò, come possiamo fare in modo che non diventi uno stile di vita?
Come sempre prima bisogna capire se è una cosa che non ci piace fare e che comunque dobbiamo fare, o se è una cosa che rimandiamo perché in fin dei conti non ci interessa o non la riteniamo importante.
Se ricade nel secondo caso, forse vale la pena eliminarlo e basta, ma se sei nel primo caso ecco qualche suggerimento che ti può tornare utile.
Ricordarti perché lo stai facendo e che vantaggi avrai ad
averlo fatto.
A me ad esempio non piace fare le fatture, ma proprio perché sono necessarie, dedico dei momenti specifici in agenda per questo compito e quando sento che non ho voglia mi ricordo perché lo sto facendo.
Avere chiaro il focus è molto importante per indirizzare al meglio le nostre energie: pensa a quando vai in palestra o quando dedichi tempo a studiare una cosa nuova.
Inizia con un piccolo passo, ma inizia.
L’idea di affrontare un compio che non piace fa sempre venire voglia di rimandare perché la questione si ingigantisce, quindi è meglio minimizzare: pensa ad una piccola azione concreta che ti faccia iniziare il compito e metti quella in agenda. Questo ti aiuterà a ridimensionare la cosa.
E dopo? In questo caso lascia in agenda dei tempi più lunghi de necessario, perché sarà facile trovare una scusa e infilare qualcos’altro da fare, ma così facendo ti rimarrà comunque tempo a sufficienza per iniziare il primo passo per portare a termine il tuo compito.
Pensa a che succede se non lo fai.
E se prendere un appuntamento con te stesso non funziona e nemmeno ricordarti perché lo fai, ricordati cosa succede se non lo fai. Questa è una tecnica decisamente poco efficace dal punto di vista energetico e che ricorda un po’ la maestra, ma a volte torna comunque utile.
Il punto è che lavorare procrastinando i compiti rendere poi impossibile il recupero di un imprevisto o, cosa che è ancor più un peccato, di migliorare noi stessi.
Mi spiego un po’ meglio. Lavorare sotto data richiede un lavoro veloce e possibilmente consolidato, perché aggiungere dei passaggi nuovi, sperimentare nuove tecniche, fare delle revisioni importanti sono tutti elementi molto rischiosi, perché portano ad una possibile perdita di tempo e questo può vuol dire non concludere i compiti, e quindi automaticamente non si fa.
Non avere il tempo e l’atteggiamento mentale rilassato non permette di valutare se ci sia qualcosa da migliorare, un passaggio da rivedere per risparmiare tempo, in sintesi, non c’è tempo ed energia per sperimentare e migliorare il nostro lavoro.
Infine, ultimo passo, una volta fatto il lavoro, veloce e sul filo della scadenza, non c’è più la voglia di riprendere in mano la cosa e questo vuol dire che spesso salta anche la fase di archiviazione e revisione lavoro.
Ti ho dato abbastanza motivi per rivedere il tuo punto di vista?
Scegli uno di questi tre approcci e fallo tuo e ricorda che quando ci si da un ordine ci si da anche un premio. Sì, perché dopo un momento che richiede uno sforzo, mentale o fisico, vale la pena mettere qualcosa che lo dà: cioè un premio. Cosa significa? Un momento di pausa e di gratificazione. E anche pensare che questo arriverà dopo… aiuta!
E tu hai qualche altra tecnica da suggerire per passare dal
dire al fare?
Ordine e organizzazione non sono la stessa cosa, te lo
racconto spesso.
Ma proprio per questo i nostri spazi di lavoro non devono essere necessariamente ordinati, ma sicuramente devono essere organizzati. Cioè deve esserci tutto ciò che ci serve per il tuo lavoro.
Non usi quasi mai la stampante nel tuo lavoro? Quindi non è indispensabile averla proprio sulla scrivania.
Scrivi le note sul pc? Allora avere cinque blocchi alla tua destra non è molto funzionale.
Ogni volta che hai bisogno di una busta trasparente ti alzi e la prendi nella stanza affianco? Perché non metterle nel primo cassetto della scrivania?
Bene… al di là di questi veloci spunti, non ti nego che un pizzico di ordine, anche sulla scrivania, aiuta. Ed ecco tre ragioni per farlo:
Serenità
Trovare il proprio posto di lavoro pulito e in ordine ti fa affrontare la giornata in modo più sereno e costruttivo, è proprio come avere tutta la giornata davanti. Unica eccezione che ti concedo è lasciare sulla scrivania la to do list, o l’agenda per il giorno successivo, così da non dimenticare la tua pianificazione lavorativa.
Velocità
Se nel tuo spazio di lavoro ci sono solo le cose che usi e ognuna ha il suo posto, trovarle è più semplice e veloce, così facendo sarai più efficiente al lavoro. Stai pensando alle buste di plastica, eh?
Allo stesso modo avere degli spazi sgombri da tutto ti aiuterà quando dovrai fare dei lavori manuali o semplicemente spostare pesanti fascicoli.
Creatività
Più non perderai tempo a cercare ciò che ti serve e più la tua scrivania sarà sgombra dal lavoro del passato, più sarai libero di pensare a nuove idee e nuovi progetti. Sembra un controsenso, ma è proprio così e, credimi, funziona.
Certo non vale spostare tutto nel cassetto o nel piano a fianco, ma dare regolarità e sistematicità al riordino e al lavoro permette anche di non preoccuparsi di scadenze e urgenze. Così facendo sarai più sereno e la tua mente sarà aperta alle novità.
Se stai ancora pensando che una scrivania ordinata sia un miraggio, beh, voglio rincuorarti, come ti raccontavo qui, non deve essere sempre ordinata, ma nemmeno sempre disordinata.
Quindi a fine progetto, a fine lavoro, a fine giornata, impiega cinque minuti del tuo tempo a mettere in ordine e vedrai che le tre ragioni che ti ho appena raccontato diventeranno realtà!
E se non sai da dove cominciare, perché non mi mandi una
foto della tua scrivania?
Quest’estate ho letto diversi libri sulla gestione del tempo
e un concetto veniva ripetuto in tanti modi diversi: chi ha tempo non aspetti
tempo.
In verità possiamo girarci intorno quante volte vogliamo, ma se qualcosa ci interessa e lo vogliamo fare, lo facciamo subito e diamo a quest’attività la priorità. Quindi quando si dice “sì, vorrei farlo, ma non ho tempo” la versione giusta sarebbe: “vorrei farlo, ma non è una mia priorità”.
Come puoi dunque iniziare a fare qualcosa che pensi veramente di fare, ma che non metti in cima alla lista delle cose da fare?
Non ti nego che il discorso è ben più lungo e complesso, perché richiede una visione più ad ampio spettro sulla gestione del tuo tempo, ma oggi voglio comunque darti alcuni consigli che potrebbero tornarti utili.
Prendi appuntamento con te stesso
Mi è capitato spesso di usare questa tecnica con i miei clienti. E’ un modo per obbligarti a dare un tempo preciso e uno spazio concreto nell’agenda a qualcosa che vuoi proprio fare.
Inizia con una piccola azione
Non sottovalutare il potere del primo passo. Il primo passo toglie l’inerzia del non fare e ti apre la porta al cammino che passo dopo passo ti porterà all’obiettivo.
Il segreto è quello di non puntare a scalare la montagna e darsi da subito enormi compiti onerosi, quanto veramente pensare a un piccolo e concreto passo, facile da affrontare, ma efficace.
Chiediti se per te è veramente importante
Questa è una domanda che non si fa. Ma se qualcosa non è ancora stato fatto, è anche molto probabile che tutto sommato non ti interessi così tanto.
Quindi è molto più onesto chiedersi “ma non lo faccio mai perché non mi interessa?” E se la risposta è sì, senza indugi eliminalo dalla lista di cose da fare.
Se invece ti interessa, ma comunque non lo hai ancora messo in lista, vuol dire che probabilmente riesci a fare ugualmente, e cioè a organizzare la tua giornata senza fare quella cosa. Vuol dire cioè che puoi trovare una soluzione differente, a volte più semplice e veloce per ottenere lo stesso risultato, proprio perché fino ad ora hai sempre e comunque fatto ugualmente.
Se invece ti interessa e non sei soddisfatto della giornata, beh, è giunto il momento di metterlo in cima alla lista delle priorità e farlo. Ciò che mancava era solo la consapevolezza di quest’aspetto.
E tu quale di queste idee applicherai e per fare che cosa?
Raccontami cosa sei riuscito a fare e come.
“C’è poco da fare, faccio prima a fare da solo”
Ti è mai capitato di dire queste parole? Beh, in effetti la tentazione è forte e spesso occuparsi di qualcosa in prima persona pare un ottimo risparmio di tempo piuttosto che far fare a qualcun altro.
Ma qual è la verità?
Se vuoi crescere come persona devi delegare ciò che sai fare
meglio, così quel tempo potrai dedicarlo a qualcosa che ancora non sai fare.
Fa paura? Sì, sempre. Di fatto vuol dire uscire dalla comfort zone e rimettersi in gioco.
La ragione per la quale te ne parlo oggi non è tanto per spingerti a delegare, ma piuttosto per porre l’accento su come farlo e cioè sulla buona delega.
Se per te qualcosa è davvero facile e la sai fare bene,
allora è probabile che non sarà semplice delegarlo.
Perché dico questo? Perché spesso il passaggio di consegne è rapido e veloce, ma non altrettanto efficace e completo. Non si pensa, infatti, che deve esserci una corretta e completa “formazione” della persona alla quale viene data la delega.
Quando vuoi dare ad altri un compito ricordati di spiegare:
Cosa vuoi che venga fatto.
Spiega perché questo compito è importante per te e quali sono i suoi obiettivi. Questo è un passaggio importante per dare valore al compito e allo stesso tempo responsabilità al delegato.
Quali sono i passi.
E qui sta il difficile, non dare nulla per scontato, cerca di ricordare quando l’hai fatto tu per la prima volta, ricordati di spiegare la questione in modo lineare, semplice, proprio come se stessi parlando ad una persona che hai appena incontrato e che non ha idea di cosa tu stia parlando.
Questo è il tempo della formazione della delega. Più impieghi bene questo momento, maglio funzionerà la delega e soprattutto, anche se ti pare tempo sprecato ora, sarà tempo guadagnato poi! Perché non dovrai rivedere il compito (“lo facevo meglio da me”), non sprecherai tempo (“facevo prima a farmelo da solo”) e potrai contare su un aiuto in più in futuro senza dover rispiegare tutto (non è sempre vero che “chi fa da sé fa per tre”).
Chiarisci i tempi della delega.
In modo realistico e puntuale, così entrambi potrete organizzare il vostro tempo di lavoro.
E tu quando deleghi, dedichi il giusto tempo per tramettere tutte le informazioni? Da oggi no hai più scuse, delega con la testa, guadagnerai tempo e migliorerai il tuo lavoro!
Quando ero bambina e vedevo che nei fruttivendoli iniziava a comparire l’uva ero triste, non certo perché non mi piacessero i dolci grappoli bianchi e neri, anzi! Ma perché per me significava che da lì a poco sarebbe iniziata la scuola.
E, in effetti, settembre è un po’ un mese di nuovi inizi; i
bimbi rientrano nelle classi e noi (adulti?) nel nostro lavoro a pieno regime.
Ma una cosa ci accomuna: si riprende a studiare!
Sì, perché come dice il proverbio: “non si finisce mai di
imparare” e credo che questo sia un gran vantaggio, perché ci permette di
evolverci, di tenere aperta la mente e di non annoiarci.
Perché ti racconto tutto questo? Perché è facile dire formazione, ma nella pratica, come si inserisce nel lavoro di tutti i giorni?
Ecco tre regole utili:
Le idee sono mille, ma il tempo non è infinito.
Quante volte dici: “ah sì questo vorrei proprio approfondirlo”, “sì voglio leggere questo libro”, “devo proprio diventare capace di fare anche quest’altro”, le idee, insomma, sono tante e può capitare, nell’enfasi del momento, di comprare libri, di buttarsi a capofitto in nuovi studi e poi abbandonare il tutto a favore di qualcos’altro più urgente.
Per quanto sia utile sfruttare l’energia dell’entusiasmo, è bene tenere a mente che anche la formazione va ragionata. Quindi il primo passo è definire una scaletta di priorità.
Scrivi tutte le cose che vorresti approfondire, studiare, imparare e dai un punteggio in termini di importanza, piacere personale e urgenza, così potrai definire un elenco che ti dirà anche con cosa cominciare.
Non mettere tutto al primo posto e non iniziare con mille argomenti, piuttosto, in base al ragionamento fatto prima, decidi il tuo prossimo argomento di formazione. Inizia con poco e vedrai che in breve diventerà realtà!
Non una tantum, piuttosto poco, ma sempre.
Inserisci un momento di pianificazione nella tua agenda settimanale, non dedicare alla formazione i ritagli di tempo o uno spazio quando non hai nulla di urgente (leggi di meglio) da fare. Nell’agenda metti per primi i tuoi impegni personali (di salute, ricorrenze, anniversari, vacanze) e poi i tuoi momenti di crescita personale, di gratificazione.
Il tempo non sarà sempre lo stesso, certi mesi dovrai
limitare la formazione a poche ore, ma in altri potrai dedicarle giornate
intere. L’importante, insomma, è che ci sia sempre un certo tempo.
Perché insisto tanto sul tempo della formazione? Perché se vuoi continuare a lavorare la formazione è ciò che fa crescere, maturare ed evolvere il tuo lavoro. Per questo non è tempo perso o un tempo secondario, al contrario è un tempo di lavoro importante tanto quanto gli appuntamenti e la ricerca di nuovi clienti.
Per iniziare, prova a dedicare un pomeriggio a settimana e mettilo nei momenti per te meno produttivi, così, facendo una cosa che ti piace, non sarà stancante. Non metterlo come prima cosa della giornata, perché un’urgenza o un imprevisto faranno saltare irrimediabilmente il tempo formazione.
Sii onesto.
Il tempo di formazione non è tempo del far nulla a leggere post a caso o ad approfondire un hobby. Dedicale il tempo giusto e non barare sui contenuti: sono cose che fanno bene a te e quindi non sprecare quest’opportunità.
E tu, quali libri metti sul banco questo quadrimestre?
