In ecologia la buffer zone è una zona cuscinetto, tra un’area protetta e un’area di sviluppo, una zona di passaggio nella quale le due realtà si mischiano. E così la mia mente ha pensato al parallelismo tra la il momento in cui lavoriamo e il momento nel quale siamo nella nostra vita privata. Tra le due c’è la nostra buffer zone.
Questo è uno spazio virtuale e fisico spesso non utilizzato consapevolmente che invece può tornare molto utile. Ma prima di capire come usarlo, cerchiamo di capire meglio cos’è.
E’ il tragitto che fai per andare a casa da lavoro e viceversa, è il momento in cui sistemi le cose del tuo ufficio in casa e ti dedichi alle tue cose personali, è il momento nel quale pianifichi un aperitivo con gli amici prima di tornare a casa.
Non è però il momento nel quale prendi i tuoi bimbi da scuola, o il momento nel quale sei in palestra, perché queste attività fanno già parte delle occupazioni del tuo tempo non lavorativo.
Vorrei farti capire bene cosa intendo perché, come ti dicevo, spesso è un tempo non sfruttato e non vissuto con consapevolezza.
E’, di fatto, lo spazio fisico e virtuale che separa il momento lavorato da quello personale e viceversa.
Perché è tanto importante?
Perché puoi usarlo per tante cose che ti sono utili sia nel tuo lavoro, sia nella tua vita personale:
- E’ un ottimo momento per fare mente locale. È il momento nel quale, chiusa la lista delle cose da fare in un ambito, si prende in mano quella dell’altro. Hai appena chiuso l’agenda con la programmazione per domani e riprendi in mano la lista delle commissioni di casa. Esci di casa e ricapitoli gli appuntamenti del giorno. È un momento quindi nel quale fai staccare la tua testa da un ambito e la metti nell’altro. Se lo fai con questa consapevolezza puoi chiudere molto meglio il tempo lavorato e dedicarti a quello personale e viceversa.
- Può essere un momento per svagarsi. Perché nel viaggio casa lavoro non ascolti un audio libro, non leggi o non senti un podcast? Può essere un buon momento per alleggerire la tua mente, fare una cosa che ti piace e caricarti un po’.
- Può essere un momento di riposo, nel quale non fai nulla, ma ancora una volta basta che tu sia consapevole di questo e cioè che stai usando la tua buffer zone per il tuo relax mentale.
- Può anche essere un momento organizzato, nel quale pianifichi le commissioni da fare e ciò che farai nel tempo successivo pensando al percorso migliore per compierne il maggior numero.
Qualunque attività tu scelga nella tua buffer zone, fallo consapevolmente, sfrutta al meglio questo momento, avrai una marcia in più nell’attività che segue, al lavoro o nel tuo tempo personale, perché avrai avuto modo di fare mente locale, di riposarti, di ricaricarti o di alleggerirti di quale commissione.
E tu come usi la tua buffer zone?
Molto spesso le persone con le quali lavoro mi chiedono consigli su come organizzare il proprio archivio. Oggi voglio parlarti proprio di questo, perché prima delle vacanze è molto importante sistemare le ultime cose e archiviare il necessario.
Vorrei però essere un po’ più specifica e parlarti del tuo archivio fisico, cioè dove metti via le cose perché spesso mi capita di vedere due situazioni opposte:
- faldoni enormi contenenti solo poche pagine
- cartelline straripanti di mille informazioni
Le prime occupano molto posto, inutilmente, le seconde diventano difficili da gestire: non si chiudono bene, scappa qualche foglio, non è facile utilizzare il materiale all’interno perché non si riesce a sfogliare comodamente.
La risposta al perché si generano queste situazioni di solito è che si pensa l’archivio in modo statico e non dinamico.
L’archivio di lavoro è un’entità viva che deve crescere e cambiare secondo le nostre esigenze. Quindi se inizialmente si pensa a una soluzione, bisogna essere anche elastici, se necessario, a cambiarla.
Perché ti dico questo proprio ora?
Perché se non presti attenzione a quest’aspetto, ora che stai sistemando le cose prima delle vacanze, potresti incorrere in due errori frequenti: archiviare alla bene e meglio le cose nella prima cartellina che ti capita sotto mano, magari scoprire di non avere più posto sullo scaffale e decidere di metterla altrove; poi, al rientro delle vacanze, non ricordare più dove avevi deciso di archiviare i tuoi documenti.
La seconda cosa che capita spesso è cercare di far entrare qualcosa in una categoria già presente nell’archivio per la pigrizia di non aggiornare faldoni ed etichette e, ancora una volta, non ritrovarlo più dopo il sano black out delle vacanze.
E poiché un elemento archiviato male, è un elemento perso, fai in modo di alleggerire la tua mente.
Ecco tre semplici e utili idee:
- fai in modo che il tuo archivio sia flessibile: usa delle cartelline inizialmente piccole, ma a seconda delle esigenze, fai in modo di poterle sostituire con dei faldoni più grandi;
- crea delle etichette che possano essere modificate, aggiornate, in maniera chiara e ordinata;
- lascia dello spazio nei ripiani dove crei l’archivio, così sarà più semplice implementarlo in modo ordinato.
Se sei in chiusura estiva, approfitta, fai un passo in più e chiudi bene i tuoi lavori, archiviando il necessario in modo flessibile, logico e ordinato, poi avrai un pensiero in meno al rientro delle vacanze!
E se non sai da dove cominciare… perché non chiamarmi? Sono pronta ad aiutarti a trovare il tuo metodo!
Eccoci, è tempo di fare un elogio al decluttering:
fai un bel respiro ed.. elimina!
- Elimina le perdite di tempo
- Elimina le cose che ti fanno stare male
- Elimina il tempo trascorso con persone che non apprezzi
- Elimina ciò che non ti rappresenta, che non è parte di te
- Elimina l’abitudine che ti pesa
- Elimina il pensiero negativo
Non avere paura di osservarti da fuori, di sentire ciò che sei e di fare in modo che ciò che ti circonda sia ciò che ti serve e che ti piace.
Con questo non ti sto dicendo di buttar via tutto e di fare piazza pulita, quanto piuttosto di ascoltarti, di sentire il famoso click, quando capirai che ciò che hai è ciò che ti serve. Non si tratta di definire tanto o poco, si tratta di capire ciò che per te è significativo e cosa no. Quello che è utile e quello che è lì per noia, per abitudine o perché non hai voglia di decidere cosa farne.
Se riuscirai a circondarti di cose, di attività e di persone che ti suscitano emozioni positive, allora sarai libero di apprezzare ciò che succede, ciò che il futuro ha in serbo per te.
Non avere paura: tu non sei quello che hai, tu sei te stesso indipendentemente. Questo sarà il vero valore aggiunto di essere riuscito a circondarti solo di ciò e di chi per te ha valore.
E tu, cosa vuoi eliminare?
La mente non è fatta per trattenere le idee, è fatta per crearle
Sintetica, chiara, forse un po’ fastidiosa, ma questa frase che ho sentito venerdì scorso ad una conferenza di David Allen, guru della produttività, mi ha ricordato quanto sia vera e importante.
Quante volte ci vengono in mente le cose nel momento meno opportuno? Quante volte mentre sei in riunione ti viene in mente che il caffè è finito? E allo stesso tempo a volte sei lì di fronte al foglio vuoto, senza sapere nemmeno la prima parola da scrivere?
Questo è il problema della nostra mente: quando ci affidiamo troppo solamente a lei, quando pretendiamo che ricordi tutto al momento giusto e nell’ordine giusto. La mente è un mondo fantastico, che può continuare a sorprenderti, ma devi fare in modo che lo possa fare. Come?
Scaricandola da tutti i pensieri
Quindi armati ti carta e penna, di Keep, di un taccuino Moleskine, di Trello, di Evernote o anche di un foglio da riciclo… non ha nessuna importanza, è sufficiente che tu possa annotare i tuoi pensieri.
Quindi fai tutte le liste che ti possono tornare utili:
- la lista delle cose da fare al lavoro
- la lisa delle telefonate
- la lista delle deleghe
- la lista della spesa
- la lista delle commissioni di casa
- la lista della dispensa della casa in montagna
- la lista delle ricette che vuoi sperimentare
- la lista delle cose che devi comprare a tuo figlio
- la lista dei viaggi che vuoi fare
- la lista delle cose che non vuoi più fare
- la lista delle persone che non senti da un po’ e che vuoi rivedere
- la lista dei tuoi traguardi raggiunti
- la lista dei libri che vuoi leggere
- la lista delle cose che non hai mai fatto e che forse un giorno
Potrei continuare per almeno altre quaranta righe, ma il punto è:
svuota la mente, alleggeriscila
Fai in modo che queste cose siano annotate e che così facendo, siano utili al momento giusto. Utilizza un mezzo, non importa se è cartaceo o elettronico, del quale tu ti possa fidare e al quale affidarti, fino in fondo.
Così facendo la tua mente sarà rilassata, libera di recepire nuovi stimoli, di ascoltare ciò che accade e di far nascere nuove idee!
E tu lo fai? Raccontami come nei commenti!
Perché è così importante iniziare e finire qualcosa?
Perché concludere un’azione ci porta ad avere più energia per fare qualcosa di nuovo. Dà soddisfazione e ci fa stare bene. Quindi impara a concludere ciò che fai e vedrai che la tua energia te ne sarà grata.
Inizia dalle piccole cose: quando ti svesti la sera, non lasciare le cose ammucchiate, decidi già se sono da lavare o da rimettere nell’armadio.
Evita la procrastinazione, ti aiuterà a dimenticare meno cose. Se hai pensato che devi fare una determinata cosa per un lavoro, metti subito l’appunto per farlo, non dire “poi lo farò”.
Inizia la giornata facendo qualcosa dall’inizio alla fine: fai il letto. È un piccolo gesto, ma ti permette di iniziare la giornata dicendo “questo è fatto, ho già concluso qualcosa oggi!”
Ok ora ci siamo, ma perché non possiamo farne un pezzetto ciascuna?
Perché è meglio fare una cosa alla volta?
Perché abbiamo due braccia, due gambe, ma una testa sola. E a quella dobbiamo dare la priorità. La nostra mente non è programmata per fare tante cose insieme, ne può fare tante, ma una dopo ‘altra.
Il fatto di pensare di farne tante cose insieme è un’illusione, il multitasking purtroppo… non esiste, è solo un momento nel quale ci si concentra di più per fare tante cose insieme. Ma equivale a consumare più energie in poco tempo perché si divide la concentrazione in diverse attività e questo costa di più che fare le stesse cose una dopo l’altra. In breve si tratta di uno spreco di energia e soprattutto un modo per… sbagliare di più!
Quindi semplificati la vita e fai una cosa alla volta e falla fino in fondo! Guadagnerai serenità ed energia. Tutta l’energia che guadagni è un regalo per te per fare ciò che ti piace!
E tu per cosa userai il tuo piccolo grande guadagno? Raccontamelo nei commenti!
