“C’è poco da fare, faccio prima a fare da solo”
Ti è mai capitato di dire queste parole? Beh, in effetti la tentazione è forte e spesso occuparsi di qualcosa in prima persona pare un ottimo risparmio di tempo piuttosto che far fare a qualcun altro.
Ma qual è la verità?
Se vuoi crescere come persona devi delegare ciò che sai fare
meglio, così quel tempo potrai dedicarlo a qualcosa che ancora non sai fare.
Fa paura? Sì, sempre. Di fatto vuol dire uscire dalla comfort zone e rimettersi in gioco.
La ragione per la quale te ne parlo oggi non è tanto per spingerti a delegare, ma piuttosto per porre l’accento su come farlo e cioè sulla buona delega.
Se per te qualcosa è davvero facile e la sai fare bene,
allora è probabile che non sarà semplice delegarlo.
Perché dico questo? Perché spesso il passaggio di consegne è rapido e veloce, ma non altrettanto efficace e completo. Non si pensa, infatti, che deve esserci una corretta e completa “formazione” della persona alla quale viene data la delega.
Quando vuoi dare ad altri un compito ricordati di spiegare:
Cosa vuoi che venga fatto.
Spiega perché questo compito è importante per te e quali sono i suoi obiettivi. Questo è un passaggio importante per dare valore al compito e allo stesso tempo responsabilità al delegato.
Quali sono i passi.
E qui sta il difficile, non dare nulla per scontato, cerca di ricordare quando l’hai fatto tu per la prima volta, ricordati di spiegare la questione in modo lineare, semplice, proprio come se stessi parlando ad una persona che hai appena incontrato e che non ha idea di cosa tu stia parlando.
Questo è il tempo della formazione della delega. Più impieghi bene questo momento, maglio funzionerà la delega e soprattutto, anche se ti pare tempo sprecato ora, sarà tempo guadagnato poi! Perché non dovrai rivedere il compito (“lo facevo meglio da me”), non sprecherai tempo (“facevo prima a farmelo da solo”) e potrai contare su un aiuto in più in futuro senza dover rispiegare tutto (non è sempre vero che “chi fa da sé fa per tre”).
Chiarisci i tempi della delega.
In modo realistico e puntuale, così entrambi potrete organizzare il vostro tempo di lavoro.
E tu quando deleghi, dedichi il giusto tempo per tramettere tutte le informazioni? Da oggi no hai più scuse, delega con la testa, guadagnerai tempo e migliorerai il tuo lavoro!
Quando ero bambina e vedevo che nei fruttivendoli iniziava a comparire l’uva ero triste, non certo perché non mi piacessero i dolci grappoli bianchi e neri, anzi! Ma perché per me significava che da lì a poco sarebbe iniziata la scuola.
E, in effetti, settembre è un po’ un mese di nuovi inizi; i
bimbi rientrano nelle classi e noi (adulti?) nel nostro lavoro a pieno regime.
Ma una cosa ci accomuna: si riprende a studiare!
Sì, perché come dice il proverbio: “non si finisce mai di
imparare” e credo che questo sia un gran vantaggio, perché ci permette di
evolverci, di tenere aperta la mente e di non annoiarci.
Perché ti racconto tutto questo? Perché è facile dire formazione, ma nella pratica, come si inserisce nel lavoro di tutti i giorni?
Ecco tre regole utili:
Le idee sono mille, ma il tempo non è infinito.
Quante volte dici: “ah sì questo vorrei proprio approfondirlo”, “sì voglio leggere questo libro”, “devo proprio diventare capace di fare anche quest’altro”, le idee, insomma, sono tante e può capitare, nell’enfasi del momento, di comprare libri, di buttarsi a capofitto in nuovi studi e poi abbandonare il tutto a favore di qualcos’altro più urgente.
Per quanto sia utile sfruttare l’energia dell’entusiasmo, è bene tenere a mente che anche la formazione va ragionata. Quindi il primo passo è definire una scaletta di priorità.
Scrivi tutte le cose che vorresti approfondire, studiare, imparare e dai un punteggio in termini di importanza, piacere personale e urgenza, così potrai definire un elenco che ti dirà anche con cosa cominciare.
Non mettere tutto al primo posto e non iniziare con mille argomenti, piuttosto, in base al ragionamento fatto prima, decidi il tuo prossimo argomento di formazione. Inizia con poco e vedrai che in breve diventerà realtà!
Non una tantum, piuttosto poco, ma sempre.
Inserisci un momento di pianificazione nella tua agenda settimanale, non dedicare alla formazione i ritagli di tempo o uno spazio quando non hai nulla di urgente (leggi di meglio) da fare. Nell’agenda metti per primi i tuoi impegni personali (di salute, ricorrenze, anniversari, vacanze) e poi i tuoi momenti di crescita personale, di gratificazione.
Il tempo non sarà sempre lo stesso, certi mesi dovrai
limitare la formazione a poche ore, ma in altri potrai dedicarle giornate
intere. L’importante, insomma, è che ci sia sempre un certo tempo.
Perché insisto tanto sul tempo della formazione? Perché se vuoi continuare a lavorare la formazione è ciò che fa crescere, maturare ed evolvere il tuo lavoro. Per questo non è tempo perso o un tempo secondario, al contrario è un tempo di lavoro importante tanto quanto gli appuntamenti e la ricerca di nuovi clienti.
Per iniziare, prova a dedicare un pomeriggio a settimana e mettilo nei momenti per te meno produttivi, così, facendo una cosa che ti piace, non sarà stancante. Non metterlo come prima cosa della giornata, perché un’urgenza o un imprevisto faranno saltare irrimediabilmente il tempo formazione.
Sii onesto.
Il tempo di formazione non è tempo del far nulla a leggere post a caso o ad approfondire un hobby. Dedicale il tempo giusto e non barare sui contenuti: sono cose che fanno bene a te e quindi non sprecare quest’opportunità.
E tu, quali libri metti sul banco questo quadrimestre?
D’estate mi capita spesso di fare dei lunghi periodi fuori
casa, un po’ per le vacanze, un po’ perché mi sposto e non lavoro a Venezia, un
po’ perché cambio un po’ la mia routine per via del caldo… fatto sta che le
giornate sono sempre un po’ diverse dal solito, quindi le mie abitudini devo un
po’ cambiare.
Sì, tutto ciò che fai normalmente non trova più il suo
momento ideale e la sua sequenza. Magari solo il rito del caffè o la lettura
dei quotidiani, sia al lavoro sia a casa.
Credo però che questa sia una grande chance.
Ad esempio, questo è un ottimo momento per provare a fare
qualcosa di nuovo che di solito non fai e valutare se è davvero una buona
abitudine da prendere: cambiare la colazione o l’ordine delle cose che fai
lavorando.
I cambiamenti vanno sempre un po’ provati e quale momento
migliore se non quando già le cose sono diverse dalla normalità?
Quindi… ultimo compito a casa per le vacanze:
prova a fare qualcosa di nuovo e di diverso!
Una colazione migliore, un vestito diverso dal solito, un nuovo prodotto per la cura della casa, un nuovo programma per gestire un lavoro, un nuovo format per le tue riunioni, un nuovo modo per affrontare un vecchio progetto… scegli ciò che vuoi e che ti ronza in testa da un po’ e che non hai mai avuto il coraggio di provare!
Provalo intanto per un po’ di tempo, e se ti fa sentire meglio, allora… considera l’opportunità di cambiare la tua abitudine e aggiungere questa novità.
E tu cosa hai scelto di provare?
Ti capita mai di lavorare tutto il giorno e alla fine, guardando la tua lista di cose da fare, ti rendo conto che non sei arrivato nemmeno alla metà? Pensi: “ma com’è possibile, eppure ho lavorato senza sosta tutto il giorno!” E qui… ti abbatti.
Beh, capita spesso… soprattutto quando fai cose nuove o quando non ti accorgi che capitano molte interruzioni.
Il punto è che spesso quando lavoriamo diamo per scontato il
tempo necessario a fare qualcosa, e invece, spesso il tempo reale non
corrisponde a quello che abbiamo pensato.
Questa errata percezione è una questione da considerare già in fase di pianificazione del lavoro e diventa un problema se non è fatta al meglio perché rende la pianificazione stessa inutile.
Sì perché allocare male il tempo è proprio il primo passo per creare stress e frustrazione.
Se sottostimi il tempo poi non finirai le cose da fare e tutto il resto della pianificazione andrà a monte.
Allo stesso modo se pianifichi tempi esageratamente lunghi poi dovrai posticipare troppo i lavori e non sarai in grado di essere correttamente produttivo.
Come vedi, si tratta ancora una volta di consapevolezza. Consapevolezza del tempo necessario a compiere un compito. Che però non è sempre lo stesso.
Dipende infatti:
- Dalla nostra energia. Dopo periodi intensi tutto diventerà più lento, proprio perché l’energia a disposizione non è al top. Pensa a quello che stai facendo ora e quello che fai di inverno.
- Dalla nostra esperienza. Più conosci qualcosa più lo fai velocemente, senza errore. Se fai qualcosa di nuovo, sarà necessario più tempo per il controllo e per capire il lavoro.
Ma come si può stimare al meglio il tempo?
Prendendo nota del tempo necessario le prime volte che si fa qualcosa e basandosi sul quel tempo per la pianificazione.
E qui arriva il trucco, aggiungi un terzo del tempo. Quindi se ci metti 45 minuti a fare un’attività, in agenda, metti 1 ora.
Se sarai lento, non salterà la pianificazione, se sarai
veloce recuperai un po’ di tempo che potrai dedicare ad un’urgenza veloce
dell’ultimo momento!
Oggi non sono riuscito a fare nulla, mi hanno interrotto in continuazione!
Ti capita mai di dirlo o di pensarlo? Ma le cose stanno proprio così?
Mi spiego meglio. Prova a pensare ad un ricordo di tanto tempo fa, ad esempio una cosa che ti è successa da bambino. Cosa ricordi?
Di solito ci rimane in mente un particolare ben definito, chiaro. Magari il colore di un vestito, un particolare di una stanza, magari una frase che qualcuno ci ha detto. Ma se poi pensi meglio al contorno della situazione non riesci a descriverlo. Non ricordi bene dove ti trovavi, con chi eri o quanti anni avevi.
In effetti ci ricordiamo solo le cose che hanno lasciato un segno, ciò che per noi è importante e che possiede un significato in positivo, il profumo di casa, o in negativo, il rimprovero dell’insegnante, ma molto spesso le sfumature nel tempo si perdono.
E così succede anche nella nostra vita quotidiana: se ti chiedessi cosa hai mangiato la settimana scorsa, probabilmente non te lo ricorderesti, riusciresti a ricavare l’informazione pensando a cosa hai fatto, dove sei stato, ma non necessariamente sapresti elencarmi tutti i pasti. Se invece la settimana scorsa c’è stato un pranzo importante, una festa, una ricorrenza, tutto sarebbe più facile.
Dove voglio arrivare?
Al fatto che, anche nella quotidianità, la percezione del tempo dipende da quanto una cosa ci emoziona, in positivo o in negativo.
Così, se ti chiedessi quante volte sei stato interrotto al lavoro, potresti dirmi “tante”, se questo ti ha molto infastidito, perché magari stavi cercando di lavorare in modo continuativo, o potresti dirmi “poche” se magari il lavoro era noioso e quelle interruzioni hanno dato un po’ di colore alla giornata.
Quindi… quello che ti suggerisco oggi è: annotale.
Per un giorno crea la tua lista #distratting!
Tutte le volte che qualcosa ti interrompe, segnalo
nell’elenco e se puoi aggiungi anche il tempo delle interruzioni.
Poi a fine giornata scorri la lista e somma il tempo: quanto tempo hai realmente impiegato in queste distrazioni? In queste perdite di tempo?
Potresti scoprire che sono meno di quelle che pensi! Potresti anche scoprire che alcune cose che ti distraggono sono cose che ti fanno piacere e che devi solo pianificare meglio nella tua giornata: il collega che ti chiede aiuto non è per te un peso, ti fa piacere poter condividere la tua esperienza, ma non ti piace che ti venga chiesto in momenti casuali della giornata.
Ricordati anche che alcune interruzioni non sono eliminabili: il postino che arriva quando deve.
Quindi, ricapitolando, di che natura sono le interruzioni?
Se sono “tempo perso”, ora sai quante sono e quanto tempo ti
rubano. Questo è il primo passo per eliminarle. Usi i social per lavoro e poi
perdi un’ora a guardare gli ultimi post? Datti un tempo per navigare 😉
Se non sono tempo perso, sono gestibili. E qui, intervengo io, aiutandoti ad organizzare meglio il tuo tempo. Se imparerai a gestire bene le mail, non interromperanno il tuo lavoro. Così si può evitare che il tuo ufficio sia un continuo andirivieni di colleghi impostando una buona comunicazione di informazione nel gruppo di lavoro.
Ma, ricorda, il primo passo è sempre la consapevolezza.
Quindi crea la tua lista #distratting e inizia a vedere se veramente la tua percezione corrisponde alla realtà e verifica di quanto tempo si tratta.
Poi… impariamo a gestire meglio il tuo tempo insieme!
