Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti. Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.
Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…
A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.
Come mail le mail?
Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.
Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe,
che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?
Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.
Usa lo spazio
E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.
Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere
Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.
Fai tua la formattazione
NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.
Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.
Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.
Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte. Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.
Quindi…. niente mail con
il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una
mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!
E il pensiero arriva limpido nella mente “ma perché ricevo
questa mail?” “cosa centro?” E poi il nervoso sale allo scorrere della mail,
già perché fatichi a seguire il filo nel lungo botta e risposta che leggi al
contrario (le mail più recenti sono sopra e le più vecchie sotto).
E alla fine… rimane la domanda: “ma io, cosa devo fare con
questa mail se non sono nemmeno parte di questa conversazione?”
Ti è mai capitato di sentirti frustrato da una situazione di
questo tipo?
Si tratta del gioco della patata bollente
Ci hai mai giocato? Tutti i bambini stanno in cerchio a
passarsi la palla quanto più velocemente possibile, la patata bollente appunto,
finché chi è al centro apre gli occhi e fa perdere il malcapitato che non è
riuscito a sbarazzarsi della palla in tempo.
Le mail a volte funzionano nello stesso modo: si vuole
scaricare la responsabilità della risposta o si vuole condividere la
responsabilità del contenuto, ma il problema che farlo così è un po’ come
lanciare una patata bollente.
Ancora una volta quante mail ricevi ogni giorno? Tante.
Quindi cerca di facilitare la vita a chi le riceve, se
proprio devi inoltrare una mail i cui contenuti sono una novità per il
destinatario o vuoi condividere una conversazione tra due persone diverse da
chi riceve la mail… aggiungi all’inizio di tutto una riga per spiegare perché
lo stai facendo e che cosa ti aspetti dalla persona che riceve la mail.
Sintetizza con il FYI il nocciolo della questione e l’obiettivo della mail
Così non dovrà impazzire a cercare il bandolo della matassa
e a leggere tutta la conversazione prima di capirci qualcosa.
Sì, perché l’inoltro è diverso dal “cc”, in questo caso si dà
per implicito che chi riceve debba solo leggere, ma l’inoltro invece può essere
fatto per tante ragioni.
Vedrai che così facendo la tua comunicazione sarà più
efficace ed eviterai di generare un botta e risposta di spiegazioni o ancora
peggio il silenzio stampa per disinteresse.
Un pizzico di organizzazione nelle mail ne riduce la
quantità e ti fa lavorare meglio. Perché non provi anche tu?
Una ricerca di MagNews – E mail Marketing Experience Report – sostiene che “ogni giorno in Italia vengono spedite circa 940 milioni di email. Secondo una stima della ricerca ogni italiano riceve, in media, più di 30 e-mail al giorno.”
Dalla mia esperienza c’è chi ne riceve molte di più e molte
persone controllano diversi account e-mail.
Questo ci fa capire che spesso l’attenzione che mettiamo nella lettura delle mail non è alta, o meglio, cerchiamo di svicolare l’obbligo della lettura, provando a capire subito di cosa si tratta, così da risolvere, e possibilmente eliminare alla svelta, questo nuovo e fastidioso input nella casella di posta.
Per questa ragione vorrei che per un attimo riflettessi sull’importanza
dell’oggetto della mail.
Esistono diverse soluzioni:
C’è chi usa una vecchia mail e fa un semplice rispondi, così in caso di ricerca… la mail diventerà inutile e comunque si genereranno delle catene senza mai fine di botta e risposta.
C’è non si cura minimamente dell’oggetto e finisce per spedire una lunga lista di lettere F e W.
C’è chi è particolarmente sintetico… e nell’oggetto scrive il testo della mail, così lo sfortunato destinatario dovrà essere costretto a trovare il bandolo della matassa di una mail apparentemente vuota.
Infine, c’è chi è ancor più semplicista… e non mette proprio l’oggetto della mail, così incorrerà nel dubbio: “che sia spam?”
Dunque, come forse avrai sospettato, questo post vuole essere un piccolo appello. A cosa?
Alla semplicità!
Semplifica la vita, o meglio la lettura di chi legge: usa l’oggetto!
Scrivi, in sintesi, la ragione della mail. Non sprecare l’occasione di far comprendere e leggere il tuo messaggio. Così come tu ricevi tante, forse troppe, mail al giorno, così chi la riceve ne riceve tante… quindi semplificagli la vista… usa l’oggetto!
E se puoi, dai un po’ di dignità a quest’oggetto, non è un testo di una mail, é un campo inutile.
Semmai dovrai fare uno sforzo in più e giocare a trovare la parola chiave, spremi le meningi e sintetizza il concetto, l’oggetto per l’appunto… e se non riesci a farlo, beh… forse la tua mail non ha un messaggio chiave e non necessita di essere spedita.
Quando parlo di lavoro e di gestione del tempo con i miei clienti uno dei problemi che emerge spesso sono le mail. In particolare, i problemi sono relativi alle troppe mail e al fatto che spesso i messaggi si perdono, uno sotto l’altro in un mare di comunicazioni utili e non utili e, volenti o nolenti, cadono nel dimenticatoio.
Per il problema delle tante mail, ti faccio curiosare qui in un post recente nel quale ne parlavo. Oggi vorrei infatti soffermarmi sull’altro aspetto del problema e cioè quello di perdersi un messaggio di una mail, dimenticarne cioè il contenuto.
Come mai, che succede?
Spesso e volentieri capita di leggere una mail e pensare “la leggo e me ne occupo dopo”. Spesso però a quella mail ne seguono altre cinque o sei e quindi va in fondo alla lista e.. “occhio non vede, cuore non duole“, non ci si pensa più e ci si dimentica anche del contenuto.
Altro problema è quello di leggere le mail dal cellulare, non cancellarle o archiviarle e poi ritrovare il caos quando si leggono le mail del pc o ancora peggio dover ricominciare daccapo in un mare di messaggi non letti.
Ultimo caso che mi capita spesso di sentire è quello di leggere le mail in un momento di pausa, magari da un device fuori dall’ufficio e poi, tornati in ufficio, o al lavoro, essere presi da un’emergenza e dimenticare la mail.
Ti è mai capitato?
Non ti preoccupare, la soluzione c’è e non è poi così’ complessa.
Prima cosa: utilizza un programma per leggere la posta che sincronizzi tutti i device, così non dovrai di volta in volta rifare il lavoro.
Pare una soluzione semplice, ma a volte non ci si pensa. Molti hanno diverse mail, tanti account e tanti programmi per leggere le mail. Se vuoi alleggerirti un po’ la mente e semplificarti la vita, usa un unico inbox che sia sincronizzato ovunque.
Seconda cosa: impara a prendere una decisione.
Non limitarti a leggere una mail, leggila e decidi subito cosa fare: ti interessa? La tieni o la elimini? Se la tieni va solo archiviata o devi fare qualcosa? Se devi fare qualcosa, ci metti poco a farlo? Fallo subito. Ci metti tanto? Mettilo nella tua lista di cose da fare! Impara un metodo di lavoro con le mail, come ti racconto qui.
Terza cosa: ricorda che le mail sono uno strumento di lavoro e non sono loro a creare il tuo lavoro.
Quindi utilizzale come tali e dedica alla gestione delle mail un tempo di lavoro specifico, non necessariamente il primo del mattino, ma un momento di batching.
Prova anche tu a seguire questi tre consigli e poi dimmi come è andata!
Quante volte la mail diventa pesante non solo perché lo è termini di traffico web, ma per quello che porta con sé? Parlo del file “dasjdhur45687aguegaefa” che trovi con una simpatica clip proprio lì, in fondo alla mail. Già e se proprio chi te l’ha mandato è stato così cortese da dire nel testo della mail qualche riga a riguardo, almeno sai di cosa parla. E poi l’hai scaricato nella cartella “download”, ma ce ne sono talmente tanti che.. te lo perdi.
Quindi, come comportarsi?
Primo punto: la tua mail non è il tuo archivio temporaneo, quindi inutile tenere nel tuo in box la mail, solo perché sai che dovrai scaricare e leggere l’allegato. Meglio, rispondere che hai ricevuto la comunicazione e che farai avere tue notizie entro il … e mettere la mail nella cartella @to do
Ma come salvare l’allegato? Attenzione alle impostazioni di default! Non usare la cartella di download come un archivio, al massimo può essere solo un passaggio veloce, ma io ti consiglio di fare diversamente.
Le regole d’oro sono tanto semplici, quando poco utilizzate:
Scarica il file sul desktop, così sarà più immediato trovarlo. Spostalo nella cartellina delle cose da leggere, se ce l’hai. O nel lato giusto del kanban se lo usi. Per salvarlo, usa un nome che abbia senso per te, nel caso non l’avesse già.
Se invece è solo qualcosa che ti hanno spedito perché tu lo tenga: i file definitivi, una bolletta, una foto. Bene se è da tenere, archivialo subito.
Se è una cosa da fare non scordare di mettere il task “leggere l’allegato” nella tua lista delle cose da fare.
Prova anche tu questa strategia e fammi sapere come va!
