FYI
Ecco che scatta il tic!
E il pensiero arriva limpido nella mente “ma perché ricevo questa mail?” “cosa centro?” E poi il nervoso sale allo scorrere della mail, già perché fatichi a seguire il filo nel lungo botta e risposta che leggi al contrario (le mail più recenti sono sopra e le più vecchie sotto).
E alla fine… rimane la domanda: “ma io, cosa devo fare con questa mail se non sono nemmeno parte di questa conversazione?”
Ti è mai capitato di sentirti frustrato da una situazione di questo tipo?
Si tratta del gioco della patata bollente
Ci hai mai giocato? Tutti i bambini stanno in cerchio a passarsi la palla quanto più velocemente possibile, la patata bollente appunto, finché chi è al centro apre gli occhi e fa perdere il malcapitato che non è riuscito a sbarazzarsi della palla in tempo.
Le mail a volte funzionano nello stesso modo: si vuole scaricare la responsabilità della risposta o si vuole condividere la responsabilità del contenuto, ma il problema che farlo così è un po’ come lanciare una patata bollente.
Ancora una volta quante mail ricevi ogni giorno? Tante.
Quindi cerca di facilitare la vita a chi le riceve, se proprio devi inoltrare una mail i cui contenuti sono una novità per il destinatario o vuoi condividere una conversazione tra due persone diverse da chi riceve la mail… aggiungi all’inizio di tutto una riga per spiegare perché lo stai facendo e che cosa ti aspetti dalla persona che riceve la mail.
Sintetizza con il FYI il nocciolo della questione e l’obiettivo della mail
Così non dovrà impazzire a cercare il bandolo della matassa e a leggere tutta la conversazione prima di capirci qualcosa.
Sì, perché l’inoltro è diverso dal “cc”, in questo caso si dà per implicito che chi riceve debba solo leggere, ma l’inoltro invece può essere fatto per tante ragioni.
Vedrai che così facendo la tua comunicazione sarà più efficace ed eviterai di generare un botta e risposta di spiegazioni o ancora peggio il silenzio stampa per disinteresse.
Un pizzico di organizzazione nelle mail ne riduce la quantità e ti fa lavorare meglio. Perché non provi anche tu?