E il pensiero arriva limpido nella mente “ma perché ricevo
questa mail?” “cosa centro?” E poi il nervoso sale allo scorrere della mail,
già perché fatichi a seguire il filo nel lungo botta e risposta che leggi al
contrario (le mail più recenti sono sopra e le più vecchie sotto).
E alla fine… rimane la domanda: “ma io, cosa devo fare con
questa mail se non sono nemmeno parte di questa conversazione?”
Ti è mai capitato di sentirti frustrato da una situazione di
questo tipo?
Si tratta del gioco della patata bollente
Ci hai mai giocato? Tutti i bambini stanno in cerchio a
passarsi la palla quanto più velocemente possibile, la patata bollente appunto,
finché chi è al centro apre gli occhi e fa perdere il malcapitato che non è
riuscito a sbarazzarsi della palla in tempo.
Le mail a volte funzionano nello stesso modo: si vuole
scaricare la responsabilità della risposta o si vuole condividere la
responsabilità del contenuto, ma il problema che farlo così è un po’ come
lanciare una patata bollente.
Ancora una volta quante mail ricevi ogni giorno? Tante.
Quindi cerca di facilitare la vita a chi le riceve, se
proprio devi inoltrare una mail i cui contenuti sono una novità per il
destinatario o vuoi condividere una conversazione tra due persone diverse da
chi riceve la mail… aggiungi all’inizio di tutto una riga per spiegare perché
lo stai facendo e che cosa ti aspetti dalla persona che riceve la mail.
Sintetizza con il FYI il nocciolo della questione e l’obiettivo della mail
Così non dovrà impazzire a cercare il bandolo della matassa
e a leggere tutta la conversazione prima di capirci qualcosa.
Sì, perché l’inoltro è diverso dal “cc”, in questo caso si dà
per implicito che chi riceve debba solo leggere, ma l’inoltro invece può essere
fatto per tante ragioni.
Vedrai che così facendo la tua comunicazione sarà più
efficace ed eviterai di generare un botta e risposta di spiegazioni o ancora
peggio il silenzio stampa per disinteresse.
Un pizzico di organizzazione nelle mail ne riduce la
quantità e ti fa lavorare meglio. Perché non provi anche tu?
Una ricerca di MagNews – E mail Marketing Experience Report – sostiene che “ogni giorno in Italia vengono spedite circa 940 milioni di email. Secondo una stima della ricerca ogni italiano riceve, in media, più di 30 e-mail al giorno.”
Dalla mia esperienza c’è chi ne riceve molte di più e molte
persone controllano diversi account e-mail.
Questo ci fa capire che spesso l’attenzione che mettiamo nella lettura delle mail non è alta, o meglio, cerchiamo di svicolare l’obbligo della lettura, provando a capire subito di cosa si tratta, così da risolvere, e possibilmente eliminare alla svelta, questo nuovo e fastidioso input nella casella di posta.
Per questa ragione vorrei che per un attimo riflettessi sull’importanza
dell’oggetto della mail.
Esistono diverse soluzioni:
C’è chi usa una vecchia mail e fa un semplice rispondi, così in caso di ricerca… la mail diventerà inutile e comunque si genereranno delle catene senza mai fine di botta e risposta.
C’è non si cura minimamente dell’oggetto e finisce per spedire una lunga lista di lettere F e W.
C’è chi è particolarmente sintetico… e nell’oggetto scrive il testo della mail, così lo sfortunato destinatario dovrà essere costretto a trovare il bandolo della matassa di una mail apparentemente vuota.
Infine, c’è chi è ancor più semplicista… e non mette proprio l’oggetto della mail, così incorrerà nel dubbio: “che sia spam?”
Dunque, come forse avrai sospettato, questo post vuole essere un piccolo appello. A cosa?
Alla semplicità!
Semplifica la vita, o meglio la lettura di chi legge: usa l’oggetto!
Scrivi, in sintesi, la ragione della mail. Non sprecare l’occasione di far comprendere e leggere il tuo messaggio. Così come tu ricevi tante, forse troppe, mail al giorno, così chi la riceve ne riceve tante… quindi semplificagli la vista… usa l’oggetto!
E se puoi, dai un po’ di dignità a quest’oggetto, non è un testo di una mail, é un campo inutile.
Semmai dovrai fare uno sforzo in più e giocare a trovare la parola chiave, spremi le meningi e sintetizza il concetto, l’oggetto per l’appunto… e se non riesci a farlo, beh… forse la tua mail non ha un messaggio chiave e non necessita di essere spedita.
Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e
scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa
cinque anni fa?
E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione
sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella
versione?
Beh, non ti preoccupare, succede!
Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.
Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!
valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.
organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!
Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.
Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di
cose! Ecco qualche idea:
Archivio in casa
Bollette
Esami medici
Contatti per le riparazioni di casa e i servizi
(pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
Fotografie
Documenti dell’auto
Documenti fiscali
Iscrizioni, tessere, abbonamenti
Archivio in ufficio
Fatture
Preventivi
Lavori chiusi
Rassegna stampa
Dati clienti
Dati partner
Dati fornitori
Cataloghi
Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti
di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti,
idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per
questo sempre aggiornate e quindi… utili!
E se… pianificare vuol dire anche pensare cosa succede se
non va tutto come deve andare.
E la verità è molto semplice… a volte capita a tutti di dimenticare qualcosa, di arrivare in ritardo o di essere proprio in una brutta giornata nella quale le cose non vanno come devono andare.
Il punto è che questa deve essere l’eccezione, non la regola.
La pianificazione serve a ridurre al minimo le volte nelle quali dici “e se…” Serve a farti dedicare ai dettagli che rendono speciali e completi gli eventi, serve a farti stare più sereno nell’affrontare le cose.
Ma per quanto cerchiamo di tenere tutto sotto controllo, capita che le cose sfuggano tra le mani. Le ragioni sono tante… e su due voglio farti riflettere.
Capita che abbiamo pianificato tutto troppo e quindi un minimo intoppo manda a monte l’intero programma e non siamo in grado di reagire e di rimettere mano al piano generale.
Succede anche che non sia destino che le cose vadano come le abbiamo pensate. Hai presente quando pensi che stiano succedendo tutte a te e credi di non arrivare a fine giornata? Ecco, quel caso intendo.
Ebbene, in entrambi i casi… stay flex!
Punto numero uno: capita a tutti.
Punto numero due: a volta bisogna ascoltare il destino.
E se sei nel primo caso, hai pianificato troppo, impara dai tuoi errori, e cerca di fare meglio la prossima volta e pianifica solo i 3/4 del tempo non tutto.
Se sei nel secondo caso, beh, qui la regola d’oro è.. punta ad arrivare a fine giornata e soprattutto mantieni un approccio più positivo possibile. Se sta succedendo forse vuol dire che è era proprio ora di cambiare.
Non è detto che sia sempre tutto negativo, come si suol dire “non tutto il male viene per nuocere”! Non è sempre un disastro, a volte è proprio destino e le cose più inaspettate sono anche fortune, sta a noi coglierne il lato bello!
Una montagna si scala in piccoli passi. Quante volte l’hai
sentito dire? Forse troppe, però questa massima nasconde degli spunti
interessanti e fastidiosamente veri.
La prima cosa sono i passi. E sottolineo passi, non balzi. Questo vuol cose tangibili concrete, che tengano stabili al suolo, che non ti facciano perdere l’equilibrio. E questo è un grande segreto della pianificazione.
Molto in sintesi… Pianifica azioni, non idee.
Passi, non balzi.
Il segreto dunque è definire delle azioni concrete, semplici, tangibili, realizzabili. Solo così i tuoi passi ti terranno saldo al tuo progetto e ti porteranno alla tua meta. Solo così non perderai di vista l’obiettivo e passo dopo passo lo raggiungerai.
Pare una cosa piccola e banale, ma spesso i progetti che
falliscono dipendono proprio dal non tradurre i passi in singole azioni
concrete.
Ad esempio, se penso a prendere in mano un progetto di un viaggio, sì, posso pensare a tutti i posti che desidero vedere e le cose che amo fare, ma la prima azione da fare sarà concretamente prendere le ferie e decidere dove voglio andare. Questa dovrà essere messa nella to do list e non un generico “vacanze”.
Se hai deciso che il tuo prossimo progetto è studiare chitarra
il primo step sarà concretamente “cercare i corsi di chitarra in città”, e
questo dovrai mettere in agenda, non “imparare a suonare la chitarra” perché questo
secondo modo di scrivere le cose non è concreto, tangibile, non ti porta a
mettere in atto l’azione vera e propria di cosa c’è realmente da fare.
È come se uno sportivo mettesse in agenda “vincere le olimpiadi”. La vittoria è la cima della montagna, ma ogni giorno ci sarà in agenda allenamento e, nel dettaglio, tutti gli esercizi dell’allenamento, con tutte le serie e i recuperi.
Il secondo aspetto che voglio sottolineare è l’aggettivo “piccoli”.
Cosa intendo? Che è molto bello e costruttivo pensare in grande ma la verità è che:
se vogliamo far diventare un piano concreto e realizzabile dobbiamo dividerlo in parti più piccole.
Solo così sarà affrontabile e solo così potremmo poi dedicarci a realizzarne tutte le parti.
Quindi se devo riordinare casa, è meglio iniziare da una singola stanza, se penso al mio ufficio, meglio partire dalla scrivania. Questo vale anche per i grandi progetti: se penso di voler imparare una nuova lingua, prima imparerò le costruzioni verbali semplici. Sarebbe inutile iniziare a leggere un libro di un autore madrelingua cercando tutti i vocaboli, non credi?
Spezzettare i progetti in piccole azioni è molto utile per
suddividere il carico di energia: ogni singolo passo sarà ben più affrontabile
dell’intero progetto. E una volta concluso questo la motivazione rimarrà alta, perché
comunque qualcosa è stato portato a termine dall’inizio alla fine.
Suddividere un grande progetto in piccoli passi è molto utile anche perché ci permette di gratificarci ad ogni passo fatto. Certo, non dovranno essere gratificazioni immense, quelle arriveranno una volta raggiunta la cima della montagna, ma di certo un piccolo riconoscimento ci sta.
Quindi ricorda, la cima si raggiunge, ma un passo alla
volta, piccolo e concreto.
E il tuo progetto qual è? Se non sai come rendere la tua idea realtà tangibile, chiamami, sono la persona giusta per aiutarti a pianificarlo!
