Una riflessione sulle riunioni e le note.. possono esserci davvero d’aiuto? Non è forse sufficiente ascoltare? Ecco un po’ di buone ragioni per prendere appunti con metodo.
Pensando ad una riunione e alle relative note, vengono subito in mente i verbali. Il verbale però è la trascrizione di ciò che avviene durante l’incontro e ci serve piuttosto in un secondo memento per ricordare ciò che è stato detto, fatto e deciso. Sono altre gli appunti che ci possono tornare molto utili in riunione, vediamoli dunque insieme.
Ancora una volta prendiamo carta e penna e iniziamo con il dividere il foglio in due aree.
Mentre ascolti prendi nota delle parole chiave del tuo interlocutore, nell’area di sinistra del foglio. Non scrivere tutto ciò che si dice, annota solo i concetti più significativi.
Questo ti aiuterà ad ascoltare con attenzione. Spesso, infatti, mentre ascoltiamo ci vengono in mente idee, vorremmo dire la nostra, e finiamo per concentrarci su questi pensieri e non ascoltare con tutta la nostra attenzione, che invece è la cosa più importante.
Se poi ti vengono in mente concetti che vuoi condividere legati a queste parole, annotali a destra. Annota anche le domande.
Questa seconda sezione è importante perché ti aiuterà nel momento in cui dovrai intervenire: potrai riprendere la parola chiave detta dal tuo interlocutore e poi esprimere le tue idee secondo la scaletta delle tue parole chiave, quelle sulla destra, senza perderti nel discorso o dimenticare qualche concetto.
E lo stesso vale per le domande., così facendo saranno puntuali e strutturate.
Se poi le idee e le domande non sono adatte alle circostanze della riunione, avrai comunque una nota pronta da aggiungere alla tua “to do list”.
In particolare, se fossi proprio tu la persona incaricata per la moderazione di una riunione, questo tipo di note possono tornarti molto utili per guidare strategicamente la discussione: non perderai concetti e riferimenti e così sarà più semplice dare a tutti il proprio spazio ed il giusto tempo.
Ad esempio puoi:
- valutare se da più persone emerge una questione chiave comune che non avevi valutato;
- posporre domande o argomenti se discuterli al momento non risulta efficace;
- tenere a mente delle assunzioni che vengono dette all’inizio del meeting;
- riportare l’attenzione su cose solo accentate perché qualcuno aveva poi portato la discussione altrove.
Se fossi interessato a conoscere al meglio la questione ti segnalo l’articolo che mi ha suggerito queste riflessioni.
Ricorda: una riunione è un investimento di tempo ed energie per te e per gli altri, quindi usala al meglio.
Dai ascolto e sii presente, questo è sicuramente il modo per rendere gli incontri efficienti, così come delle buone note!
Prendere appunti è un’arte. C’è chi fa liste, chi scrive tutto, chi usa solo carta e penna, chi usa il pc.
Se a scuola potevamo permetterci di perdere un po’ di informazioni, quando si tratta di lavoro o di un evento o di una conferenza che ci interessa.. siamo decisamente motivati a prendere dei buoni appunti. Vediamo quindi come fare.
Io ho sempre preso appunti sulla carta e devo dire che ha i suoi vantaggi. Intanto non ti permette di scrivere tutto quello che il relatore dice e quindi ti obbliga a fare una rielaborazione dei concetti e soprattutto una sintesi. Questo è molto utile per aumentare l’efficacia delle nostre note.
Poi io credo sia davvero utile creare un proprio “vocabolario di simboli” che ci aiutino a sintetizzare concetti. Io ne uso molti che ho preso a prestito dalla matematica: uguale, diverso, proporzionale.. e via dicendo. Allo stesso modo possono essere utile elenchi puntati, asterischi, etc. L’importante è che ognuno di noi trovi il metodo più adatto a sé. Io ad esempio ho scoperto che i simboli funzionano, ma le abbreviazioni no.. nel tempo non ricordavo mai la parola completa!
Ultima cosa, non sperare di avere sempre degli appunti belli dal punto di vista estetico. Capita di scrivere male, cancellare e fare frecce e rimandi su punti diversi della pagina. Pazienza, meglio siano funzionali. Per questa ragione cerca di scrivere lasciando spazio tra le righe, così sarà più semplice correggere o fare delle aggiunte.
Nello specifico in tema di appunti mi piace molto il metodo Cornel e qui ti ho preparato un foglio ad hoc!
Il metodo consiste nel dividere il foglio in tre +1 parti.
Il +1 è l’intestazione. Scrivi sempre data, titolo della lezione e docente. Queste informazioni ti saranno utili quando riordinerai i fogli. Allo stesso modo prevedi un posto nella pagina dove metterai il numero consecutivo del foglio, non scordarlo!
Veniamo alle tre parti cuore. La prima, la più grande è sulla destra e occupa la maggior parte della pagina. Qui prendi i tuoi appunti liberamente e come abbiamo detto sopra: sintetici, chiari e ben distanziati.
Poi a fine lezione, o almeno entro le prime 24 ore, occupati delle altre due parti del foglio. Rileggi i tuoi appunti e segna le parole chiave sulla sinistra. Le parole chiave ci possono essere utili anche per ripetere la lezione: coprendo il lato destro degli appunti, vediamo se riusciamo a ricordare tutto ciò che è stato detto.
Nella parte in basso, infine, fai un breve riassunto di ciò che è stato detto e quindi delle tue note.
Segna anche le cose poco chiare, annotando le domande nel settore di sinistra, magari a matita, e una volta ottenute le risposte aggiorna le parole chiave ed il riassunto.
Paiono due cose noiose, ma è importante farlo, e farlo prima possibile fresca perché obbligandoci a trovare le parole chiave e a riassumere, rielaboriamo i concetti e li fissiamo nella mente. E’ importante farlo a mente fresca perché così saremo più veloci e soprattutto più efficaci.
E tu come prendi gli appunti?
Quanto ci aiuta la tecnologia e quanto la carta? Credo che ci siano alcune cose per le quali questa preziosa risorsa (la carta) è ancora più utile che mai. E per questo.. maggio sarà dedicato alla carta e al lavoro!
Questa settimana ho deciso di condividere con te un piccolo trucco organizzativo, e cioè il mio foglio di lavoro analogico 😉 . Ti parrà una cosa banale, ma voglio spiegarti fino in fondo perché per me è tanto utile. Ma partiamo dall’inizio e cioè di cosa si tratta, si tratta di un banalissimo foglio di carta.
Come vedi è una delle poche cose presenti sul mio tavolo. Nasce dalla mia necessità di appuntare le cose per non scordarle. Ho una gran memoria per ciò che sento, guardo.. ma in quanto a nomi e numeri.. mamma mia! Quindi ho capito che devo scriverli e scriverli subito.. spesso e volentieri però andavo alla disperata ricerca di un angolino di carta o scrivevo direttamente con la matita sul tavolo 😉 La soluzione quindi è stata avere sempre un foglio a portata di.. penna.
Ecco perché si tratta proprio di un singolo foglio e non di un quaderno. Questo è il foglio che mi serve per la giornata di oggi, quando si concluderà la giornata di lavoro lo eliminerò. Per questa ragione può essere benissimo un foglio di seconda scelta, cioè usato sul retro. Uno dei tanti che si accumulano con le stampe sbagliate o con le varie bozze.
Per cosa mi serve? Per tutto 😉
- Per scrivere la mia to do list di oggi, e solo le cose che voglio fare oggi, perché così saranno una selezione delle cose da fare e mi potrò concentrare solo su queste.
- Per appuntarmi un numero di telefono se devo fare una chiamata, così se trovo occupato, non dovrò cercarlo di nuovo in rubrica.
- Se mi capita di fare dei lavori nei quali devo ricordare numeri, valori o parole precise, ho un posto dove scriverli al volo per facilitarmi il compito.
- Per prendere una nota veloce mentre sono al telefono.
- Per prendere un appunto su una cosa che mi sta dicendo il mio collega.
- Per annotare tutti i miei pensieri extra, che non hanno a che fare con il lavoro. Li scrivo subito, così da liberare la mente e non scordarli.
- Per fare uno sghiribizzo ogni tanto, perché anche questo è utile per concentrarsi.
Il foglio di lavoro funziona se a fine giornata trascriviamo le note dove di dovere, e mi riferisco all’appunto che mi sono scritta perché devo ricordarmi di comprare il latte, e se la nostra “to do list” è fatta come si deve e possiamo via via depennare tutto ciò che abbiamo scritto, compreso il numero di telefono che ci serviva solo per velocizzare il compito di fare quella telefonata.
Quindi, a fine giornata, trascrivi i punti della “to list” che non hai finito nel caso ce ne siano, controlla che non ci siano note perse e via… butta il foglio nella carta. Anche questo è un modo per mettere la parola fine alla giornata di lavoro 😉 .
In breve il foglio di lavoro è uno “scaricatesta” e non devi avere remore a scrivere, cancellare, colorare o pasticciare.. usalo come ti viene per alleggerire la tua mente. Se riesci a scaricare i tuoi pensieri sarai libero di usare tutta la tua energia mentale per il tuo lavoro e potrai dare sfogo a creatività, idee e pensieri!
Dopo tanto lavoro.. questo mese torniamo a parlare di noi, dell’organizzazione della persona, e voglio condividere con te qualche strumento per semplificarti la vita.
Questo mese è un dei miei preferiti, a dire il vero li amo tutti per ragioni diverse, ma aprile è il mio preferito perché ormai la primavera si fa sentire forte e chiara con tutti i suoi colori e profumi, ci sono le fragole.. e il mio compleanno!
Ed ecco il tema del post, ti piace fare gli auguri e riceverli? A me sì, credo sia bello pensare ad una persona nel giorno della sua festa. Come si dice, quel che conta è il pensiero.. e per me è proprio vero!
Ma come fare a ricordare compleanni, date e anniversari? Io sono tremenda.. soprattutto con gli anniversari. Quindi ho deciso di scrivermeli!
Ti propongo due soluzioni.. una tradizionale e l’altra più tecnologica.
La prima è il calendario perpetuo. In cucina, nella mia piccola bacheca c’è proprio un calendario senza anno, solo con i numeri dei giorni dove puoi scrivere ciò che vuoi ricordare. Mi piace perché la mattina, bevendo il caffè, do un occhiata al mese e vedo se c’è qualcuno che compie gli anni, e mi annoto mentalmente di chiamarlo. Fa parte della mia routine mattutina, e mi piace perché mi fa pensare ai miei amici e ai miei cari.
Visto che come ti dicevo fra un po’ è il mio compleanno.. e soprattutto festeggio un anno di blog – Wow un articolo a settimana per 4 settimane ogni mese, per 12 mesi.. incredibile, bisogna proprio festeggiare!! – ho deciso di farne uno a te: scaricalo qui! Per usarlo basterà stamparlo, foralo in alto e metterci un bel fiocchetto.
Se invece sei più tecnologico ti consiglio non ti consiglio di affidarti agli avvisi dei social, perché a volte c’è chi scegliere di nascondere la data di nascita e comunque, meglio essere avvisati fin dalla mattina. Quindi ti suggerisco di fare un calendario on line dedicato per l’appunto ai compleanni, ad esempio un calendario di google dal nome “compleanni e ricorrenze”. E’ utile perché puoi impostare un reminder o un allarme e soprattutto, se come me hai una famiglia numerosa, lo puoi condividere, così non ci saranno più scuse per nessuno 🙂
Tu come ricordi i compleanni? Ti piace l’idea di fare un augurio speciale?
Ormai le mail si leggono ovunque siamo e anche un po’ troppo di frequente. Regola fondamentale per una corretta gestione della posta elettronica è invece di quella essersene padroni, cioè di scegliere il momento nel quale ci colleghiamo al nostro account e non essere schiavi di un trillo o di una brutta abitudine, come ad esempio quella di controllare senza sosta il nostro telefono, “sai mai ci sia qualche novità”.
A meno che tu non lavori in un servizio di pronto intervento, puoi permetterti di controllare la mail ogni mezz’ora e non ogni cinque minuti. Se poi stai andando ad un colloquio o una riunione, ricorda di abbassare la suoneria, non è bello per nessuno essere interrotti da un trillo.. e soprattutto dare tutta la tua attenzione a chi ti ascolta ti ripagherà sicuramente.
Come semplificarci dunque la vita e tenere sotto controllo le mail mentre siamo fuori dal nostro ufficio? Una cosa utile, sia in ufficio, sia fuori, è quella di avere un unico punto di raccolta per tutte le mail, così da non fare confusione e controllarle tutte insieme.
Se scegli questa soluzione, presta attenzione all’account dal quale invii i messaggi, cioè il nome che poi il destinatario vedrà come riferimento. Sono piccole cose, ma se sulla stesso inbox hai sincronizzato iltuonome.cognome@dominio.it e raggiodisole@dominio.it non è il caso che il cliente con il quale inizi a lavorare veda il tuo indirizzo privato.
Altra cosa che aiuta molto la tua immagine e che è davvero un piccolo trucco organizzativo, è quello di impostare la firma della propria mail in tutti i sistemi che utilizziamo per mandare mail. Cioè non solo dal programma di posta del pc, ma anche nel cellulare, nel tablet e anche nel sistema di posta on line, nella webmail per intendersi. E’ infatti molto utile, oltre che professionale, che ogni mail contenga i conttatti di riferimento, così se qualcuno dovrà chiamarci non avrà più scuse per trovare il nostro numero!
Io ti consiglio anche di utilizzare sistemi che sincronizzino le informazioni di mail lette, cartelle e via dicendo tra pc, tablet e cellulare. Ormai lo fanno tutte le app, ma evita di avere programmi che si limitino a farti leggere le mail senza poi poterle archiviare nelle tue cartelle o che poi ripropongano le mail come non lette quando apri il pc. Che tu le legga dal cellulare, o dal pc, deve essere un unico inbox con le stesse caratteristiche. Così facendo limiti la confusione ed il doppio lavoro.
Attenzione poi anche agli allegati, fai in modo di poterli leggere anche dal cellulare. Lo so, non è una lettura efficiente e scaricarli significa usare traffico dati, ma se si tratta di una pagina pdf, non dovrebbero esserci problemi. Se è un file più pesante, diamo per scontato che ti serva un tempo maggiore per leggerlo e quindi non è una cosa che richiede solo cinque minuti e che potrai fare al telefono.
Già perché il punto al quale volevo arrivare è proprio questo: quando guardi le mail cerca di eseguire la prima analisi di screening: scarta ciò che non serve: pubblicità, spam e mail che non ti interessano. Se ne hai nel tuo inbox, eliminali al momento. Magari, in un momento di calma potresti programmare un decluttering informatico e cancellarti da tutte le newsletter e simili che non ti interessano, così da risolvere il problema a monte. 🙂
Tornando alla lettura di screening, procedi poi con le cose che richiedono meno di due minuti. Rispondi alle mail che hanno domande puntuali e rapide, magari spendendo un po’ di attenzione in più anche se rispondi dal cellulare. Non piace a nessuno ricevere una riga sgrammaticata con sotto “inviato da..”, quindi spendi il tempo giusto con un po’ di netiquette.
Per tutto ciò che è più lungo e richiede tempo, utilizza l’etichetta “da fare” e archivia nella cartella tutti questi messaggi. Così facendo il tuo inbox sarà leggero ed efficace. Poi quando avrai una mezzora per lavorare o sarai tornato in ufficio, basterà riprendere l’etichetta “da fare” e avrai la tua “to do list”.
Basta un po’ di abitudine e sarai tu a decidere quando e come leggere le mail, non saranno più loro a fare da padrone al tuo tempo. Che ne dici, non ne vale la pena?
