Quello su cui ho insistito tanto la scorsa settimana è che la mail è uno strumento di comunicazione, non la “to do list”, il calendario, il luogo per gli appunti. L’in box è la cassetta della posta, è il luogo nel quale arrivano le mail.
Seconda cosa, per poter lavorare bene e concentrati c’è una regola: evita le distrazioni. E le distrazioni sono anche il nostro in box, con il continuo arrivo di mail e di notifiche.
Come fare dunque? Utilizzare l’in box come raccoglitore di informazioni e non come dashboard.
Ti consiglio, per questa ragione, tre etichette molto utili. Non sono certo esaustive, magari tu avrai piacere di identificarne altre, ma voglio farti capire cosa significa utilizzare la mail come strumento di lavoro.
@to do & to remeber
Questa etichetta raccoglie tutte le mail che racchiudono un’azione che sia più lunga di due minuti e che non hai ancora avuto modo di portare a termine.
È buona prassi infatti, se una mail richiede poco tempo ed impegno per essere conclusa, che venga fatta e archiviata (o eliminata).
Se invece richiede un lavoro che implica un tempo maggiore, ecco che torna utile la categoria @to do. Quest’etichetta non sostituisce la lista delle cose da fare, dove tra le varie azioni ci sarà “rispondi alle mail”, ma fa in modo che poi tu possa lavorare su questa categoria di mail senza essere interrotto dall’arrivo di nuove mail, cosa che invece succederebbe se le avessi lasciate nell’in box.
@deleghe
Tutte le cose delle quali non ti occupi direttamente e che attendono una risposta o che implicano un’azione da altri andranno temporaneamente raccolte qui. Anche in questo caso l’etichetta non sarà sostitutiva della lista deleghe, perché ci saranno questioni che si sono delegate a voce, ma se devo riprendere una mail al volo, così sarà più veloce.
@cc
Tutte le cose sulle quali devi essere informato, ma delle quali non ti devi preoccupare in prima persona vanno qui, applica un filtro e raccoglierle. Sarà più semplice leggere tutte insieme, senza ogni volta pensare se è compito nostro o meno fare qualcosa.
Le tre etichette sono finite, ma te ne aggiungo una che non è utile per il lavoro, ma che può essere utile copiare.
@acquisti e buoni
Io ho creato quest’etichetta per archiviare temporaneamente tutte le mail riguardo agli acquisti che faccio on line. Finché non li ricevo e non è tutto in ordine, so che posso trovare rapidamente tutte le informazioni qui. Poi, di volta in volta, cancellerò quelle che non mi servono più. Tengo anche i buoni sconti o le promozioni che mi arrivano. Così facendo alleggerisco il mio in box e il mio occhio non cade ogni volta su un’informazione che non è così determinante, ma che mi è ancora utile.
Ricorda che una volta concluso qualcosa, la mail va archiviata, quindi oltre alle etichette sarà bene prevedere una buona struttura di archivio, agile e funzionale alle tue esigenze.
Prova anche tu e vedrai che utilizzando bene l’archivio e anche solo le prime tre etichette, lavorerai efficacemente e il tuo in box sarà un vero raccoglitore di… nuove informazioni!
E tu, hai qualche altra etichetta che ritieni utile?
Carnevale, la festa dei colori è passato da poco, ma anche con Pasqua e le sue uova i colori tornano preziosi.
Amo i colori, le loro sfumature, la loro intensità. I colori sono pieni di messaggi e parlano per noi.
Credo anche che siano molto utili. E ho deciso di parlartene per farti pensare a come potresti usarli in tante circostanze.
Per il nostro lavoro
Senza esagerare i colori sono molto utili per creare delle categorie che possono aiutarci negli archivi, nella divisione dei compiti e nella definizione delle cose da fare e fatte. Quindi scegli i colori che più fanno per te (o le sfumature del “tuo colore”) e utilizzali!
- Negli archivi ad esempio puoi scegliere un colore per ogni tema, o un colore per ogni anno.
- In merito alla divisione dei compiti, crea organigrammi o dei kamba con i colori divisi per team di lavoro o per compito o per persona.
- E non scordare le cartelline colorate e le etichette: un colore diverso per ogni progetto o un colore per tipologie di cose da fare: telefonate, posta in entrata/posta in uscita, todolist e via dicendo.
Nella nostra vita
I colori hanno una loro storia e dobbiamo usarli al meglio. Quindi se un giorno abbiamo bisogno di energia usa un tocco di giallo, di arancio o di rosso. Allo stesso modo ognuno di noi ha un suo colore preferito, quindi, se ci sono giornate difficili, facciamo in modo di usare al meglio tutte le nostre armi, quindi… facciamoci forza anche con il nostro colore!
Ed infine, per la nostra casa
Se dobbiamo rilassarci, quindi nella nostra camera da letto, usiamo delle tinte che ci rilassino, come il blu e il verde. Così nella stanza dei bambini facciamo in modo che ci siano tanti colori, stimolano la vivacità e l’apprendimento.
Impara a guardare la tua casa con occhi diversi e cerca di capire come anche un tocco di colore possa farti sentire la casa ancora più tua e come ogni stanza possa rivelare la sua natura proprio con il giusto equilibrio di colori.
E tu, hai qualche altra idea? Scrivila nei commenti!
La scorsa settimana ti ho parlato di resilienza versus adattamento passivo. Oggi voglio farti capire cosa significa ad esempio sul lavoro. In quest’ambito infatti è molto facile adattarsi alle situazioni senza ricordarci che con poco impegno in più si può lavorare meglio, sprecando meno tempo ed energie.
Sei pronto per il tuo check up? Ecco 3 idee che potranno rivoluzionare il tuo lavoro:
Prova a cambiare punto di vista: quando entri nel tuo ufficio, non sederti al tuo posto, prova a far finta di essere l’ospite, la persona che nel tuo ufficio. Da cosa viene accolta? Come si trova? cosa vede?
Ora cerca di migliorare gli spazi dell’ufficio rendendolo più accogliente, fresco e funzionale.
Prova ad aprire un progetto chiuso e archiviato. Trovi i documenti? Sono di facile consultazione? C’è troppo o troppo poco materiale?
Alla tua analisi fai seguire delle nuove idee per gestire meglio i tuoi documenti.
Terzo ed ultimo punto. Tutti noi facciamo dei lavori ripetitivi che spesso portano via molto tempo. Ma sono davvero indispensabili? E soprattutto, siamo certi che li facciamo nel modo più efficiente e veloce? Analizziamoli da un punto di vista esterno, magari chiediamo aiuto ad un collega che non l’ha mai fatto e vediamo quali sono i miglioramenti possibili.
Queste sono tre idee che possono aiutarti a valutare se nel lavoro ci siamo adattati a comportamenti, abitudini e situazioni per comodità e non perché sia un vero adattamento, quindi… analizza e poi, via al cambiamento!
E se non trovi delle idee soddisfacenti, chiedi l’aiuto di un Professional Organizer, ti aiuterò a trovare le soluzioni ad hoc per te!
Stai facendo una cena piacevole con una coppia di amici. È tutta l’estate che non vi vedete e c’è tanto da raccontare. Siete ormai al dolce e… avete reciprocamente raccontato della vostra vacanza in Islanda e della loro traversata degli States. In verità ti è sempre piaciuta l’idea di vedere la “Route 66” e così fai molte domande… ed ecco che scatta l’idea: “vuoi vedere le fotografie della vacanza?
In effetti le vorresti anche vedere, ma in breve ti viene propinata una sequenza di immagini storte – “eh, sì in effetti perdona, ma le devo girare” “beh, basta fare click qui… ehm, scusa il pc è un po’ lento” – doppie – “sì in effetti volevo essere sicuro che almeno una venisse”, alcune di indirizzi “ah scusa questa l’ho fatta solo per ricordare il posto dove tornare a cena…” Insomma è passata la mezzanotte e tu onestamente non vedi l’ora di tornare a casa.
Il punto è che tu ci tenevi proprio a condividere la vacanza e a vedere un po’ di foto, ma ci vuole anche un po’ di bon ton!
Ecco quindi il vademecum per le tue fotografie
- Scaricale velocemente dalla scheda SD al tuo PC.
- Fai subito la selezione ed elimina quelle sfuocate, quelle che non ti ricordi perché hai fatto, quelle che mai vorrai rivedere e far vedere. Sì, proprio quella in cui sei venuto malissimo e ti imbarazza anche solo l’idea che qualcuno la possa vedere.
- Elimina anche i doppioni inutili.
- Raddrizza quelle che hai fatto in verticale e che la macchina ha registrato in orizzontale.
- Ora archivia per bene la cartella di fotografie. Nel mio PC c’è una cartella chiamata “fotografie” dentro la quale ci sono diverse sotto cartelle che identificano i grandi temi: foto di viaggi, foto delle feste, foto di montagna e via dicendo. All’interno poi le fotografie sono archiviate per data (anno mese giorno) con l’aggiunta del luogo. Così facendo le posso ritrovare facilmente per tema e poi sono in ordine dalle più recenti alle più vecchie.
- Poi faccio una selezione “da mostrare”. Faccio cioè una copia della cartella dove però lascio solo quelle più significative e soprattutto elimino tutte le foto che ho fatto solo per me e che non ho interesse a far vedere. Con questo metodo, quando le voglio mostrare a qualcuno, ho già la versione ridotta e sistemata.
- Ultima cosa, visto che le foto sono dei ricordi che amo, faccio un back up.
E a te è mai capitata la serata di fotografie infinite? Come è andata? Raccontamelo nei commenti!
Quante volte siamo ad un incontro, un convegno, una fiera.. e facciamo incetta di biglietti da vista? Conosciamo un sacco di persone e poi.. come ricordarsi tutto a distanza anche solo di una settimana?
Per semplificarmi la vita, appena li prendo, annoto subito qualche parola chiave: in che circostanza mi è stato dato e qualche informazione in più sulla persona. Se posso scrivo direttamente sul biglietto, altrimenti un post-it va benissimo. E’ importante farlo a mente fresca perché in questo caso il “lo farò dopo” è molto controproducente. C’è chi addirittura fa una foto della persona 😉 valuta se è il caso, ma magari pensa a mettere la tua nel biglietto da visita.
Una volta rientrati in ufficio c’è il problema di come metterli via: archiviazione e catalogazione.
A mio avviso sono molto utili i raccoglitori trasparenti, in questo caso raggruppali per evento e metti delle note per ricordare il più possibile delle persone.
In alternativa ci sono dei fogli a buchi fatti apposta. Questo permette, ad esempio, di mettere dei singoli fogli nel raccoglitore del progetto dedicato.
Quello che proprio ti sconsiglio è di metterli nelle scatoline da biglietti da vista, perché così saranno difficilmente consultabili e catalogabili e quindi presto diventeranno inutili.
Anche per i biglietti da visita prevedi una cernita una tantum, non occorre tenere quelli che nel lungo termine non ci servono più, o che non sono aggiornati o dei quali non ricordiamo nulla.
E se poi ti servono e quando non sei in ufficio? Ecco un’idea: io ho scelto un’app dove raggrupparli. Ce ne sono tantissime, io ti consiglio di sceglierne una che abbia almeno queste caratteristiche:
- faccia il back up dei dati e sia consultabile on line oltre che da cellulare;
- scansioni i biglietti, così da non dover inserire tutti i dati a mano;
- abbia la possibilità di mettere delle categorie, così potrai dividere i biglietti da vista dei clienti, dei servizi e magari quelli del ristorante. Non è piacevole tornare in una città visitata e ritrovare quel localino che ci era piaciuto tanto? Ed ecco che la nostra raccolta ci torna utile per tante cose 😉
E mi raccomando, il tuo biglietto da vista.. ricorda che di averne sempre uno con te, quindi, magari lasciane un paio nel portafoglio se proprio non vuoi avere il porta biglietti con te!
