Ti capita di leggere un articolo interessante in internet e poi volerlo ricordare? O non aver tempo di leggerlo al momento e volerlo tenere da parte per un momento di pausa?
Io lo faccio spessissimo, perché appunto dedico alla lettura degli articoli dei momenti specifici della giornata, magari mentre sono in treno o a fine giornata per rilassarmi un po’.
Quello che da PO ti sconsiglio di fare è segnarti il sito o il link tra i preferiti del browser e men che meno mandartelo via mail.
La mia idea è che fatta la fatica di tenerlo da parte, tanto vale farla bene e metterlo già al suo posto.
Ma perché non vanno bene i segnalibri e le mail?
I segnalibri non vanno bene perché rischi di avere tantissimi link confusi e di non ritrovare né gli articoli che cerchi e tanto meno i siti che ti interessano tra i preferiti. Come dice il nome “preferiti” quella dev’essere la raccolta di siti che ti servono (o che ti interessano) per navigare e non gli articoli da ricordare.
Se poi ti spedisci una mail con l’articolo ti crei lavoro in più quando apri l’in-box e soprattutto rischi di aprire la mail e lasciarla lì perché comunque non hai tempo di leggere l’articolo o ancora peggio di aprire la posta per leggere l’articolo, scoprire un’ultima mail di lavoro, e rimetterti a lavorare, dimenticando l’articolo.
Quindi… troviamo una soluzione ad hoc, e sfruttiamo le App!
Io scelgo App che vadano bene sia per i pc che per gli smartphone, così da non avere problemi di sincronizzazione. Eccone due: Pocket e Instapaper. Uno più colorato ed uno più essenziale, si tratta solo di gusti.
La comodità è che puoi vedere titolo e anteprima di ogni articolo, così riconoscerli più facilmente, li potrai etichettare e leggere con calma in un secondo momento. E soprattutto, mentre leggerai quelli, non farai altro, e non appesantirai mail e segnalibri.
Ad ogni cosa il suo posto!
Anche per i nostri articoli dedichiamo uno spazio preciso ed un tempo preciso! E se vuoi condividere App o esperienze simili, scrivilo nei commenti!
Siamo sul finire di questo mese dedicato al decluttering e vorrei darti uno spunto per qualcosa nel quale non vuole sempre la pena eliminare.
Ti ho parlato di come archiviare le foto delle vacanze… ma manca un ultimo pezzettino.
E cioè una volta fatta la selezione per quali mostrare agli amici e parenti… fai ancora un passo, fai una selezione per la stampa. Quando ne avrai abbastanza, stampale.
Credo che questa sia una bella abitudine che si sta un po’ perdendo. Lasciamo la nostra memoria ai dischi fissi e alle schede SD.. ma quanta emozione in più può darci una foto stampata?
Esatto!
Sfrutta la forza delle immagini e ricava energia, buon umore e positività per te! Stampale e mostrale, fai in modo di poterle vedere e riguardare.
Quindi… visto che siamo in tempo di vacanze… tieni con te le belle emozioni dell’estate e magari delle vacanze, uno scorcio, un sorriso, un paesaggio. Fai una buona selezione, senza esagerare, e stampa i tuoi ricordi.
Molto spesso le persone con le quali lavoro mi chiedono consigli su come organizzare il proprio archivio. Oggi voglio parlarti proprio di questo, perché prima delle vacanze è molto importante sistemare le ultime cose e archiviare il necessario.
Vorrei però essere un po’ più specifica e parlarti del tuo archivio fisico, cioè dove metti via le cose perché spesso mi capita di vedere due situazioni opposte:
- faldoni enormi contenenti solo poche pagine
- cartelline straripanti di mille informazioni
Le prime occupano molto posto, inutilmente, le seconde diventano difficili da gestire: non si chiudono bene, scappa qualche foglio, non è facile utilizzare il materiale all’interno perché non si riesce a sfogliare comodamente.
La risposta al perché si generano queste situazioni di solito è che si pensa l’archivio in modo statico e non dinamico.
L’archivio di lavoro è un’entità viva che deve crescere e cambiare secondo le nostre esigenze. Quindi se inizialmente si pensa a una soluzione, bisogna essere anche elastici, se necessario, a cambiarla.
Perché ti dico questo proprio ora?
Perché se non presti attenzione a quest’aspetto, ora che stai sistemando le cose prima delle vacanze, potresti incorrere in due errori frequenti: archiviare alla bene e meglio le cose nella prima cartellina che ti capita sotto mano, magari scoprire di non avere più posto sullo scaffale e decidere di metterla altrove; poi, al rientro delle vacanze, non ricordare più dove avevi deciso di archiviare i tuoi documenti.
La seconda cosa che capita spesso è cercare di far entrare qualcosa in una categoria già presente nell’archivio per la pigrizia di non aggiornare faldoni ed etichette e, ancora una volta, non ritrovarlo più dopo il sano black out delle vacanze.
E poiché un elemento archiviato male, è un elemento perso, fai in modo di alleggerire la tua mente.
Ecco tre semplici e utili idee:
- fai in modo che il tuo archivio sia flessibile: usa delle cartelline inizialmente piccole, ma a seconda delle esigenze, fai in modo di poterle sostituire con dei faldoni più grandi;
- crea delle etichette che possano essere modificate, aggiornate, in maniera chiara e ordinata;
- lascia dello spazio nei ripiani dove crei l’archivio, così sarà più semplice implementarlo in modo ordinato.
Se sei in chiusura estiva, approfitta, fai un passo in più e chiudi bene i tuoi lavori, archiviando il necessario in modo flessibile, logico e ordinato, poi avrai un pensiero in meno al rientro delle vacanze!
E se non sai da dove cominciare… perché non chiamarmi? Sono pronta ad aiutarti a trovare il tuo metodo!
Quante volte la mail diventa pesante non solo perché lo è termini di traffico web, ma per quello che porta con sé? Parlo del file “dasjdhur45687aguegaefa” che trovi con una simpatica clip proprio lì, in fondo alla mail. Già e se proprio chi te l’ha mandato è stato così cortese da dire nel testo della mail qualche riga a riguardo, almeno sai di cosa parla. E poi l’hai scaricato nella cartella “download”, ma ce ne sono talmente tanti che.. te lo perdi.
Quindi, come comportarsi?
Primo punto: la tua mail non è il tuo archivio temporaneo, quindi inutile tenere nel tuo in box la mail, solo perché sai che dovrai scaricare e leggere l’allegato. Meglio, rispondere che hai ricevuto la comunicazione e che farai avere tue notizie entro il … e mettere la mail nella cartella @to do
Ma come salvare l’allegato? Attenzione alle impostazioni di default! Non usare la cartella di download come un archivio, al massimo può essere solo un passaggio veloce, ma io ti consiglio di fare diversamente.
Le regole d’oro sono tanto semplici, quando poco utilizzate:
- Scarica il file sul desktop, così sarà più immediato trovarlo. Spostalo nella cartellina delle cose da leggere, se ce l’hai. O nel lato giusto del kanban se lo usi. Per salvarlo, usa un nome che abbia senso per te, nel caso non l’avesse già.
- Se invece è solo qualcosa che ti hanno spedito perché tu lo tenga: i file definitivi, una bolletta, una foto. Bene se è da tenere, archivialo subito.
- Se è una cosa da fare non scordare di mettere il task “leggere l’allegato” nella tua lista delle cose da fare.
Prova anche tu questa strategia e fammi sapere come va!
“Non posso non leggere le mail”
“E’ la prima cosa che faccio, già sulla via dell’ufficio, leggo le mail”
“Non posso non rispondere anche una volta finito il lavoro”
Quante volte ho sentito dire queste frasi. Per questo oggi ti voglio parlare di una tecnica che ti aiuterà a lavorare utilizzando le tue mail e non a farti utilizzare da loro. E’ tempo che le mail non abbiano loro il sopravvento sul tuo lavoro.
Il primo passo è proprio questo: capire che le mail sono uno strumento di lavoro, e che quindi va gestito, proprio come tutti gli altri strumenti.
Conosci la definizione fisica di inerzia?
In fisica, la tendenza di un corpo a conservare il suo stato di quiete, di moto rettilineo uniforme o di rotazione uniforme attorno a un asse, se la risultante delle forze agenti sul corpo e la risultante dei loro momenti sono nulle ( principio di i. ).
Bene è quella che abbiamo tutti noi quando dobbiamo iniziare qualcosa, sia fisico che mentale.
È un momento iniziale nel quale dobbiamo metterci a fare qualcosa, nel quale iniziamo a porre l’attenzione su qualcosa e ci concentriamo. Proprio per questa ragione serve un po’ di tempo e di energia, ci vuole un po’ a mettere la testa su qualcosa. Studi scientifici dimostrano che impieghiamo ben 6 secondi per porre concentrazione su qualcosa.
Cosa significa tutto questo? Che ora hai due ottime ragioni per fare le cose simili tutte insieme!
Ed ecco il batching: quando dedichi tempo alle mail, fallo per tutte le mail insieme, lavora sul tuo in box!
Ti elenco delle idee perché tu possa gestire al meglio il tempo dedicato a quest’attività:
- Se una mail non ti interessa o è spam, eliminala subito.
- Se una mail ti richiede un’azione che ti occupa meno di due minuti, falla subito e archivia (o elimina) la mail.
- Archiviare la mail è importante tanto quanto eliminare. Se puoi elimina, se non puoi, archivia, ma non lasciare una mail fatta nel tuo inbox, altrimenti ogni volta che lo aprirai, scorrerai le mail e farai tornare la tua mente lì, su una questione chiusa, inutile no?
- Sposta tutte le mail che richiedono più di 2 minuti nella cartella o sotto l’ettichetta @todo
- Se un compito richiede ben più di un’azione o se ti viene chiesto qualcosa del quale non sai già la risposta, rispondi facendo sapere che hai ricevuto la comunicazione e comunica che te ne occuperai e per quando. Non scordate poi di segnare in calendario la scadenza e il compito da fare nella tua “todolist”.
- Bene, ora hai smistato il tuo inbox, puoi fare la tua sessione di batching anche sull’ettichetta @todo. Inizia, mail per mail, a fare tutto ciò che devi fare, una volta esaurito il compito, archivia (o cancella) la mail.
Questa tecnica è utile perché ti mantiene concentrato, ti permette di lavorare efficacemente sulle mail in arrivo senza essere distratto da nuove mail in arrivo.
Per sfruttare al meglio la tecnica di batching mail ti do ancora qualche idea
- Non farlo come prima cosa al mattino, altrimenti non farai che scorrere le mail, cancellando qua e là le cose che non vuoi tenere e rispondendo alle mail, ma senza archiviarle e lasciandole quindi nell’in box.
- Decidi un tempo al lavoro che dedicherai alle mail, ad esempio 20 minuti ogni ora e mezza, o 15 minuti ogni ora, a seconda di quante ne ricevi. Ricorda che rispondere velocemente alle mail va bene, ma troppo velocemente può essere sinonimo di trascuratezza e poca analisi. Quindi, meglio una sessione di batching ben programmata che una mail ogni tre minuti “al volo”.
- Alleggerisci il tuo in box, come abbiamo visto qui!
Sei pronto per la prossima sessione? Dimmi quando la programmerai!
