Ma posso permettermelo? Una cosa sulla quale non si può sbagliare è la gestione dei soldi. Non è facile tenere a mente le spese e prevedere quelle dell’ultimo minuto, ma ci sono delle accortezze che possono tornarti utili.
Per prima cosa ci vuole la consapevolezza. Sai davvero quanto spendi? E se hai un ordine di idea.. sai quali sono le voci che incidono maggiormente? Lo sai pensando a te o alla tua famiglia?
Per una corretta gestione delle nostre entrate non si può prescindere dalla conoscenza delle uscite.
Ti consiglio quindi di prendere carta e penna, o un foglio Excel e segnare in primis tutte le spese.
Prendi in considerazione le spese della casa, sono quelle più semplici da reperire. Segna le spese mensili: tutte le bollette della casa (acqua, gas, luce, immondizie, etc.) segna le spese di assicurazioni, abbonamenti e simili.
Segna poi le spese personali. Io tengo traccia delle spese con un app e ce ne sono tantissime per questo scopo, la mia è “Toshl“, l’ho scelta perché il mostriciattolo mi rendere le cose più allegre, il che non guasta! Se ti è più comodo puoi segnarle anche nel foglio Excel o sulla carta.
Fallo quotidianamente, sarà più semplice. Dividi le spese per categoria, non crearne tante, ma fai in modo che siano significative, ad esempio: cibo, salute, automobile, scuola.. considera tu le tue spese maggiori per creare adeguatamente le idee.
Impegnati per un mese così da avere un idea delle tue spese, divise per fisse e variabili. Se lo farai per un po’ puoi capire quale può essere la spesa prevista nel tempo e soprattutto puoi vedere quali sono le voci che realmente incidono sul tuo budget. Non ci crederai, ma a volte spendiamo molto in cose che non pensiamo e viceversa!
Se hai la pazienza di farlo su base annuale, lo sembra noioso e basta, ma se ti impegni sarà utile per poi suddividere e “spalmare” le spese importanti su un periodo più lungo e quindi saranno meno impattanti, come possono essere le assicurazioni e o le vacanze :). Perché fare tutto questo? Perché per capire se puoi permetterti qualcosa o se vuoi tenere da parte un gruzzoletto, devi pianificarlo al meglio: se hai un idea di quando spendi e sai quanto guadagni, sarà più semplice mettere da parte un po’ per volta la quota da dedicare ad una spesa specifica.
Quindi il primo passo è la consapevolezza: impariamo a capire dove e quanto spediamo. Poi sapendo quanto spendiamo ogni mese, sappiamo quanto mettiamo da parte ogni mese.
Se poi non vuoi farti sorprendere dalle spese importanti (bolli assicurazioni) ricorda che ogni mese dovrai aggiungere una quota, quota basata sui conti fatti all’inizio dell’anno delle spese fisse. E perché no.. Anche con un piccolo gruzzoletto per qualche imprevisto.
Solo ciò che rimane dopo aver tolto anche queste sarà il tuo gruzzoletto per le spese extra!
Qui un esempio per tenere tracia delle tue spese con un foglio Excel. Se ti piace e vuoi capirci qualcosa di più, lo vuoi più personalizzato, o vuoi fare qualche ragionamento sulle spese di un anno.. sono qui per te!
Una delle cose piu’ difficili è lavorare in gruppo sugli stessi file, soprattutto a distanza. Come ricordare quale e’ l’ultima versione? Come segnare dei commenti? Come essere sicuri di non perdere nessuna delle modifiche fatte? Ma soprattutto: come avere tutto a portata di mano?
Per poter avere sempre a disposizione i dati, ovunque ci troviamo, non c’è soluzione migliore dei cloud. Soprattutto oggi che è possibile lavorare direttamente sui file in rete, senza doverli scaricare e ricaricare. Quindi sfruttiamo al meglio le potenzialità di questi sistemi senza dimenticare alcune accortezze.
Una cosa da tenere a mente, ad esempio, è che le modifiche che facciamo nei file saranno automaticamente salvate. Se utilizziamo quindi Dropobox, Google Drive o OneDrive, ricordiamo che in caso volessimo tenere traccia delle versioni precedenti è più semplice fare una copia, rinominarla, e lavorare su questa. E’ comunque possibile risalire alle versioni precedenti, ma semplifichiamo l lavoro e troviamo un metodo semplice e veloce che ci consenta di avere un file unico ed aggiornato.
Come non fare poi confusione tra le varie versioni dei file? Io trovo molto utile mettere le date nel nome del file: xxx.24 marzo17 oppure xxx.v1. Perché funzionino i nomi dei file devono essere significativi, brevi e con la data.
Ancora una volta e’ meglio condividere il metodo che si intende utilizzare con il gruppo di lavoro prima di iniziare il progetto e possibilmente definirlo insieme. Definisci quindi come nominare i file, le cartelle e anche chi fa che cosa, così sarà più semplice per tutti seguire un unico sistema di archiviazione e sapere a chi si dovrà fare riferimento per le diverse attivita’.
E’ importante ricordare anche che ci sono tre fasi del lavoro:
- La prima nella quale si decide come procedere, si preparano le cartelle condivise e si imposta la struttura delle cartelle interne.
- La seconda nella quale si lavora e si producono i diversi file. In questa fase io suggerisco anche di creare una cartella “old” o “versioni precedenti” e spostare lì tutte le versioni non più in uso e lasciare fuori dalle cartelle un unico file, il più aggiornato.
- La terza, a lavoro concluso, nella quale di eliminano le vecchie versioni (le cartelle “old” o “vecchie versioni”), si tiene solo la versione definitiva e si archivia quest’ultimo file. Non considerare questa parte meno importante, perché a distanza di mesi, non ricorderai più il significato dei vari nomi dei file e sarà difficile ritrovarsi nel marasma di cartelle.
Una cosa importante da valutare per i lavori condivisi è di tenere le cartelle dei cloud sempre aggiornate e leggere. Evita di farle diventare degli archivi. Sono dei mezzi di lavoro e devono essere facilmente e velocemente consultabili. Quindi non salvare le cose dicendo “poi le sistemo”, mantieni sempre i file in ordine e con metodo.
- Dividi i file per progetti e tipologie.
- All’interno delle cartelle raccogli quelli non in uso in una cartella “old” o “vecchie versioni”.
- Crea una cartella di “utili” e porta sempre con te tutte quelle cose che potrebbero sempre servire, diciamo le cose un po’ più di rappresentanza: la brochure aziendale, il pdf del calendario degli eventi e così via. Quando poi torni in ufficio ricordati di aggiornare anche questa cartella con le ultime novità.
- Se utilizzi i cloud per le cose di lavoro e anche quelle personali, separa i file a monte, cioè con due cartelle “lavoro” e “personale”. Non è bello aprire il pc per prendere il file del budget davanti a clienti importanti e vedere le foto dell’ultima vacanza al mare.
Se questi consigli ti sono piaciuti puoi fare uno step in più e utilizzare l’account Team su Dropbox, così condividi solo i file di lavoro con chi vuoi tu e vedi a che punto è il lavoro.
Spero che questi consigli possano esserti di aiuto e se hai qualche esigenza particolare, come sempre, io sono qui a tua disposizione!
Come promesso ce la sto mettendo tutta per farti vedere le liste da un altro punto di vista e oggi, in pieno carnevale, chiudiamo con un po’ di botti. Vediamo subito qualche modo alternativo per fare delle liste senza ricorrere a elenchi, puntini e trattini.
Uno e’ quello che ti ho scritto il primo venerdì’ del mese: usa la lista per eliminare qualcosa che vuoi che non sia più’ parte di te, fai un aereoplanino.. e fallo volare via!
Un’altra idea può’ essere quella di una lista per i nostri bambini. Dai loro dei piccoli compiti giornalieri e per rendere tutto più chiaro e divertente, disegnali con loro: fare il letto, portare il piatto in cucina e via dicendo. Crea poi una tabella divisa in due parti: compiti da fare e compiti fatti. Quindi, attacca, magari con il pongo i disegni da un lato. Poi sara’ compito del bimbo spostare tutti i suoi segalini una volta compiuto il proprio dovere. Lo aiuterà a sentirsi responsabile e si sentirà’ di aiuto in casa.
E per i più’ grandi? Chi ha detto che non possiamo disegnare anche noi? Proprio nessuno, quindi se vuoi prendere appunti di cio’ che devi comprare con dei disegni ben venga. Anche i tuoi desideri possono essere annotati con disegni e collage, non porre limite alla tua fantasia.
Allo stesso modo la tua lista della spessa può’ essere un insieme di fotografie, perché’ no? Fotografare le cose può essere davvero utile. Puoi farlo per ricordare i contenuti delle scatole ad esempio, o per prendere nota di qualcosa per strada, o dei libri che vogliamo acquistare. Ci sono un sacco di app che permettono di fare delle note con le fotografie e creare poi delle liste, quindi semplifichiamoci la vita e registriamo lì i nostri scatti.. e non nel rullino, dove nel tempo si perderanno. Se non ti vengono in mente le app alle quali mi riferisco eccone alcune: “Evernote”, “Wunderlist”, “Keep”, “Trello” e chi piu’ ne ha ne metta!
Io poi amo ricordare i cibi e i vini che ho mangiato, e visto che non ho grande memoria per i nomi mi annoto tutto e faccio delle belle liste con i nomi, i contatti e con qualche nota per ricordare qualche particolare interessante. Puoi raccogliere le etichette, i sottobicchieri, i biglietti da visita o ancora una volta, raccogliere tutte le informazioni con degli scatti ad hoc! Se poi, come me, preferisci avere le informazioni a portata di dito, ecco che ci sono un sacco di app utili anche per questo. Giusto per darti qualche spunto, prova “Vivino” e “Evernote Food”.
Come vedi le liste non sono solo punti e trattini, ma sono insiemi di cose e di concetti che possono proprio essere utili. Utili a ricordare le cose, a dividere il lavoro nel tempo, a gestire le nostre energie. Le liste pero’ sono anche utili a chiarire le nostre idee, a supportarci nei momenti difficili. Te la ricordi la lista dei nostri lati positivi? Perché’ non metterla da parte per le giornate no?
E se sei davvero ispirato ed il tuo quaderno degli appunti e’ sufficientemente bianco.. Voglio concludere condividendo con te un progetto che mi ha suggerito una cara amica. Raccontandolo a te, lo comincerò’ anch’io. Hai mai pensato a ciò che vuoi fare nella vita? Cosa desideri? Ora libera la mente e scrivi i tuoi desideri: io voglio, io faro’.. Sii positivo e attivo, devi arrivare a 101 e poi.. Segui le regole.
Per me la sostenibilità in ufficio significa trovare un giusto equilibrio tra lavoro e pausa. Queste due parti hanno entrambe molta importanza e devono essere il più efficaci possibili, solo così il tuo lavoro sarà produttivo e di valore.
Per rendere la pausa degna di tale nome è necessario che i nostri momenti di lavoro siano alternati a momenti in cui il nostro cervello smette di funzionare e si rilassa. Questo momento è importante tanto quanto il lavoro, perché è il momento in cui le idee si sedimentano, si riordinano, senza che noi ci prestiamo attenzione. E’ quindi fondamentale tanto quando lavorarci su. Fare una pausa non significa guardare le mail, non significa fare una telefonata, significa piuttosto alzarsi dalla scrivania, bere un caffè, prendere una boccata d’aria. Culturalmente la pausa viene identificata come uno spreco e non le viene dato il corretto valore in termini di efficacia del lavoro che poi ne dipende. Quindi, io ti invito invece a dare importanza e valore anche alla tua pausa, ad imparare a guardare fuori dalla finestra, ad aprirla di tanto in tanto per cambiare aria e perché no.. a fare due passi.
La pausa ha valore però se ha valore anche il nostro lavoro. Quindi c’è poco da fare per rendere efficace il nostro lavoro, non c’è che mettersi all’opera e darci dentro. Dunque bando alle ciance.. quando si lavora, si lavora, non c’è molto altro da dire. Datti un tempo e rendi quell’intervallo di tempo il più fruttuoso possibile. Alternando pause e lavoro, vedrai che anche lo spazio di lavoro sarà migliore. Se poi ti distrai a causa delle mail e delle telefonate, prevedi nell’arco della giornata delle sessioni specifiche per questi compiti. Quindi scegli tu quando controllare la mail, non farlo in continuazione, ma fallo ogni tot tempo e con coscienza. Idem le telefonate, così facendo lascerai anche del tempo al tuo lavoro di puro intelletto, senza interruzioni. E se non l’avessi già intuito.. togli tutte le notifiche, quando si lavora, si lavora.. inutile sapere che è in arrivo una nuova mail, la mail sarà il compito della successiva sessione di lavoro e non di quella che stai svolgendo, altrimenti la tua mente non sarà libera di lavorare veramente e impiegherai molto più tempo a fare la stessa cosa o, ancora peggio, perderai concentrazione e lavorerai male.
Ancora una volta la sostenibilità è anche sociale.. quindi un saluto ai colleghi alla mattina, una chicchera ogni tanto ed una frase di saluto nella mail ci fanno ricordare che siamo tutte persone con un mondo al di fuori del lavoro. Ritaglia quindi un po’ di tempo per coltivare i tuoi rapporti anche al lavoro.
E poi.. come non ricordare l’ambiente intorno a noi? Rendi la tua scrivania il più efficace possibile: liberala quindi da tutto ciò che non serve, da tutto ciò che può essere archiviato, da tutto ciò che non usi solo tu.. e lascia vicino a te solo le cose sulle quali stai lavorando, tutto il resto può trovare posto nei cassetti e negli scaffali vicino a te. Attorno alle tue mani.. solo la lista delle cose da fare; anche la pinzatrice, il telefono e le penne possono essere a distanza di quaranta centimetri. Allo stesso modo i faldoni e l’archivio possono essere ordinati un po’ più lontano e non sulla scrivania. Se poi la stampante è in comune, si può approfittare e fare due passi di tanto in tanto per sgranchirsi le gambe. La tua scrivania non deve essere la raccolta dei ninnoli.. ne basta uno, il resto.. fuori dall’ufficio.. qui stai lavorando!
Sempre in tema di ambiente, ricorda, l’ufficio richiede una buona illuminazione, pochi riflessi ed aria fresca. Regola poi la sedia all’altezza giusta per il tavolo e se puoi, aggiungi una pianta, aiuterà ad eliminare le radiazioni del computer.
E sempre in tema di sostenibilità ambientale: quando esci, spegni le luci, i led ed i riscaldamenti.
Questa è stata davvero una settimana intensa, piena di tanti piccoli grandi impegni ed ho passato tanto tempo a camminare da un posto all’altro, nelle sale d’aspetto e nei mezzi pubblici, incastrando un po’ tutte le cose da fare. Spesso quando devo aspettare un po’ mi annoio; mi sento di perdere tempo che invece potrei impiegare meglio facendo qualcos’altro.
Allo stesso tempo mentre guardo le notizie o sto facendo una pausa durante il lavoro mi capita di trovare delle cose interessanti che vorrei leggere, ma lì per lì non ho abbastanza tempo fer faro. Ecco dunque la soluzione pr combinare le due cose: mi creo delle liste per i ritagli di tempo. Quali? Vediamone un po’ a seconda del tempo a disposizione:
- la lista delle telefonate. Spesso mi capita di avere una serie di comunicazioni veloci da fare con delle telefonate. Allora mi è più semplice metterle tutte nella stessa lista e farle negli ultimi 10 minuti prima di uscire o mentre sto aspettando il tram. Ovviamente.. se non si tratta di cose personali che non ho piacere di condividere con i miei vicini, ma magari prenotare il ristorante.. non è poi così personale.
- La lista dei progetti che voglio fare, ma che non ho ancora analizzato per bene, per i quali cioè ho bisogno di pianificare i futuri passi da fare. Questa è una delle cose che mi piace fare mentre sono in viaggio. Mi piace guardare fuori dal finestrino, in treno, in vaporetto.. e veder scorrere i paesaggi ed insieme far scorrere i miei pensieri.. e via via annotare in forma libera quello che mi capita in testa e mettere nero su bianco la lista dei passi utili a completare il mio progetto, ora non più futuro.
- La lista delle notizie, degli articoli, dei post che mi sono sembrati interessanti e che non ho avuto il tempo di leggere. Questa è la mia vera lista “tappa buchi”. La uso per tutti quei momenti in cui sto aspettando: aspettando il tram, aspettando il medico, aspettando il mio amico in ritardo.. tutte le volte che mi avanzano 5 minuti. Come averle quindi sempre con sé? Io uso delle app che mi consentono, mentre navigo in internet e sui social, di salvare le pagine interessanti in una lista.. per l’appunto delle “cose da leggere”. Qualche esempio? Wunderlist ed Evernote. Ti sconsiglio di usare i segnalibri, perché potresti creare confusione mischiando delle letture temporanee con ciò che invece vuoi avere sempre con te, e cioè il vero segnalibro! Se poi leggi spesso dal cellulare e dal tablet, ricorda che ci sono delle app che aiutano a formattare la pagina in modo che sia più semplice da leggere. Se non hai più articoli o simili, può essere utile aver salvato un e-book per leggere qualche pagina qua e là.
- La lista delle cose per le quali devo cercare informazioni in internet. Questa invece sono le cose che faccio una volta tornata a casa.. sul divano, magari nella mezz’ora prima dell’ora di cena o aspettando di andare a dormire.
- Non dimentichiamo che se so di avere un lungo tempo di attesa: un viaggio, una visita medica per la quale so che non c’è appuntamento e via dicendo… c’è sempre la buona abitudine di portare con sè un buon libro!!
Nonostante tutte queste liste.. ti devo anche confessare che a volte l’attesa può coincidere con il tempo del libero pensiero e del riposo.. quindi se non hai voglia di far nulla.. lascia libera la tua mente e goditi ciò che ti circonda! Osserva il cielo mentre cammini, il mondo che è attorno a te e tutti i suoi particolari.. anche questo arricchisce la tua mente.
