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Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.

Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!

Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?

Facciamo subito una prima riflessione.

Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.

In che senso?

Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉


Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.

Questo è il punto chiave:

che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.

Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.

Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.

Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.

ARCHIVIO CARTACEO

  • Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
  • Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
  • Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
  • Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
  • Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
  • Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.

ARCHIVIO DIGITALE

Tutto il resto!

  • Bollette
  • Scansioni dei documenti
  • Documenti della banca
  • Referti medici
  • Contratti
  • Fotografie
  • Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
  • Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale

COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?

  • Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
  • Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
  • Dati fuori posto

Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.

Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?

Photo by Sigmund Quusek – Unsplash