Nella newsletter del mese scorso raccontavo di quanto sia importante iniziare a pensare che in noi convivono tante cose: lavoro, aspetti personali, aspetti famigliari e di come tutte le parti debbano stare in equilibrio per gestire al meglio tempo ed energia, con qualche consiglio pratico e concreto.

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Appena dopo aver mandato la newsletter ho pensato che ciò che raccontavo meritasse un po’ di più spazio e ho deciso di cambiare la mia programmazione del blog per parlarti di un errore frequente, ma facilmente rimediabile che per molti diventa un pesante cruccio.

Quanti calendari o agende possiedi?

Mi capita spesso di lavorare con clienti che hanno molti telefoni, molti calendari e molte agende.

Ora sui “molti telefoni” non aggiungo nulla, non è di mia competenza, ma su agende e calendari vorrei farti fare una riflessione.

Questi sono strumenti di pianificazione del tempo. Come sai non occorre usali entrambi necessariamente, ma il punto è: pensi davvero sia necessario avere più agende? O più calendari?

La risposta che mi viene data più spesso è che è una copia è per gli impegni di lavoro e un’altra per quelli personali.

Ora, la cosa funziona se sei molto diligente con le tue aziende, lavoro e personale, e rispetti gli orari. Così quando chiudi una apri l’altra. Ma, mi permetto di aggiungere, questo è piuttosto raro, accade molto più frequentemente che l’una sconfini nell’altra in termini di impegni fuori orario: il dentista, l’aperitivo di lavoro, il colloquio a scuola.

In questi casi che succede? Che bisogna cambiare agenda, o, come capita molto più spesso, ed è una cosa davvero impegnativa per la tua mente, ricordare che tra i tuoi appuntamenti di lavoro non puoi prendere impegni giovedì prossimo alle 11, perché appunto c’è il dentista.

Finché l’impegno è uno puoi anche farcela, ma ti ricordo che venerdì, giorno in cui di solito ti trovi con gli amici, non puoi andare, perché un collega ti ha chiesto di vedersi una mezz’ora per un aperitivo.

E infine, lunedì prossimo, alle 8 devi essere a scuola per parlare con l’insegnante di matematica di tuo figlio.

Non ti pare che alla fine del tuo calendario e della tua agenda tu te ne faccia proprio poco?

Se tutto poi deve stare nella tua mente, che senso ha usare altro?

Il senso di questi strumenti di pianificazione (agenda) e di gestione (calendario) del tempo sono proprio quello di sgravare la tua mente dal compito di ricordare tutto.

La chiave di tutto è che tu, di fatto, sei una persona unica!
Sì, hai più ruoli, ma il tempo è uno per la tua persona.

È quindi molto più semplice, e soprattutto, più efficace usare un unico strumento: un’agenda per la pianificazione delle tue attività e un calendario per tenere traccia dei tuoi appuntamenti.

Poi puoi usare degli accorgimenti per tenere divise le cose tra personale e lavoro:

• colori diversi nell’agenda cartacea per i diversi appuntamenti;
• calendari diversi, ma sovrapposti, con colori diversi nella versione digitale.

Ecco risolto il grande problema di tenere unito il tempo e i tuoi tanti ruoli, basta ricordare che sì sei tante cose, ma che il tempo è sempre uno e come tale va gestito, quindi con un unico strumento.

Piccole eccezioni sono i calendari tematici: quello dei compleanni, ad esempio, che può essere a sé stante.

Oppure un calendario particolare per vedere un lancio di un prodotto, o le scadenze di un progetto. Ma attenzione che se poi non integri le informazioni… rischi di dover tenere tutto a mente. Quindi, in caso, fai una copia che ti servirà solo per un brevissimo periodo, quando sei focalizzato sul lancio o sul valutare le scadenze.

L’eccezione per l’agenda? Beh, sai che l’agenda non è un obbligo, io la consiglio per pianificare il tempo, ma non è un “must” per tutti, quindi nessuna eccezione!

Ecco… ora che ti sei ripreso il tuo tempo, non mollarlo, organizzalo!

Photo by Syh – Unsplash