Una delle cose che mi piaceva tanto quando andavo a scuola era scegliere tutti i quaderni nuovi, le penne e magari, se era l’anno giusto, anche l’astuccio o la cartella.
Quello che non mi piaceva invece era che la maestra sceglieva per noi le copertine: rosso per matematica e blu per italiano. Ebbene, per me le cose che hanno a che fare con la matematica vanno ancora nella cartellina rossa, e cioè la contabilità.
La cosa che però ho cambiato è la struttura e la tipologia della cartellina. E questo te lo racconto perché spesso quando mi occupo di riordinare gli spazi di lavoro e gli archivi, vedo che tendenzialmente si utilizzano le cose più per abitudine che per scelta.
Mi spiego: le cartelline grandi vanno benissimo, ma non esistono solo quelle, ci sono misure e formati diversi, con gli anelli o senza. Esistono scatole, portadocumenti, raccoglitori, quaderni… insomma, c’è l’imbarazzo della scelta, ma quando si sceglie di usarne uno, va scelto in base al suo contenuto e non perché è il più semplice da prendere.
Quindi quando hai poche cose non prevedere subito una cartellina enorme, magari però pensa che, quando quella che hai scelto sarà piena, dovrai avere posto per una seconda.
Così quando hai tante cose non pensare di stipare tutto spingendo un po’ di più, è ora di prendere un contenitore più grande o di affiancarne uno nuovo.
Quello che voglio farti capire è che gli strumenti che usiamo per archiviare e trasportare le nostre informazioni, soprattutto i documenti cartacei, non sono di un tipo solo e non è necessario adattarsi. Scegli il contenitore in base al contenuto e mantieni un po’ di elasticità nella gestione degli spazi, così sarà tutto più funzionale! Già un archivio che funziona è un archivio utile, altrimenti.. è come non averlo!
Questo vale per l’archivio, ma anche per le tue note personali. Il formato dei quaderni delle note, dell’agenda e del calendario dipende solo da ciò che vuoi far stare dentro e da come lo scrivi tu.
Quindi non prendere il quaderno A4 solo perché è più semplice, se preferisci qualcosa di più piccolo, va bene lo stesso. Idem, non occorre avere sempre quaderni, se preferisci spostare i fogli, prendi i blocchi o gli anelli. Questo piccolo sforzo in più nella scelta renderà poi le tue note molto più ordinate e funzionali. Anche lo strumento ha la sua importanza!
Pensaci, il tuo formato qual è?
p.s. oggi ti racconto una cosa in più sul titolo del post. Mi è venuto spontaneo, un po’ per gioco e poi ho capito che è successo perché è uno dei miei hashtag (#adognunoilsuospazio) su Instagram. Già perché mi piace vedere come la natura trova il suo spazio e di come ogni forma di vita abbia il suo spazio! Se ti va, vieni a curiosare.
Ultimo post dell’anno! E anche di questo mese sì vs no.. quindi vediamo un po’ tre cose che devi aggiungere nel calendario, e tre cose che non devi proprio mettere…
Tre sì per il calendario:
Scadenze e appuntamenti
Metti tutte le scadenze: pagamenti pianificati (assicurazioni, rate, etc.), rinnovi (abbonamenti e simili) visite mediche (ebbene sì, non scordarti di metterle!). Se hai già degli appuntamenti fissati, segnali fin da ora, l’importante è che abbiano una scadenza ben definita.
Ricorrenze
Segna i compleanni e le date che vuoi ricordare. Io amo avere un calendario a parte proprio per tutti i compleanni, anniversari e via dicendo. Se ti va eccone uno apposta per te!
Vacanze
Segna nell’arco dell’anno anche i tuoi momenti leggeri. Non occorre pianificare tutti i giorni di ferie da gennaio, ma già prevederne qualcuno aiuta!
Ma allora ti chiederai.. cosa non devo segnare?
Il progetto del prossimo anno
Se hai deciso che il 2019 è l’anno del famoso corso di chitarra… non scriverlo in calendario, così non funzionerà, scrivi piuttosto… “lunedì 14 gennaio, ore 10.00 ricerca corso chitarra”. Così lunedì 14 non resterà che passare all’azione. Metti in calendario solo azioni concrete e precise, che possano essere messe in atto e che ti porteranno alla realizzazione dei tuoi obiettivi.
I mille impegni di gennaio
Dopo il Natale si vuole sempre ripartire a mille! Quindi ecco che i giorni si riempiono di impegni, commissioni, cose da fare… quindi ne approfitto per ricordarti di prevedere sì una ripresa concentrata ed energia, ma anche soft. Rispetta i tuoi tempi, ma anche le pause. Anche se hai appena fatto qualche giorno di relax, tenere a mente il nostro bilancio energetico è fondamentale, proprio per non perdere il beneficio delle giornate di vacanza appena fatte!
I sassolini del 2018
Le cose che del 2018 non vuoi proprio sentir parlare. Ci sono cose che vuoi lasciar andare, bene, approfitta di questa grande opportunità di quest’anno e lasciale andare, fai in modo che non trovino posto nel calendario del nuovo anno.
E tu cosa hai segnato in calendario? Raccontamelo nei commenti!
Se vedessi la mia scrivania in questo momento, forse penseresti che l’ordine è molto lontano da me, ebbene… non è una contraddizione in termini, anzi!
E come mai? Perché sto lavorando su un progetto del prossimo anno e ho bisogno di pensare, di creare, di liberare la mia fantasia, quindi… ho lasciato carta bianca al mio cervello e sto raccogliendo idee, spunti. Già, è un momento creativo che non può portare con sé ordine e razionalità, proprio come ti raccontavo la scorsa settimana per le liste.
Poi, quando avrò finito, sta sera, allora sì dovrò riordinare il tutto e dovrò trovare un posto per ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto 😊
Riordinare mi aiuterà a fare ordine anche nelle mie idee: ho finito tutto? Cosa devo tenere e cosa posso buttare? Dove vanno tutti i miei strumenti? Come posso archiviare al meglio ciò che ho creato oggi?
Come vedi ordine e organizzazione non sono sinonimi e essere produttivi non significa essere ordinati, o meglio… non sempre!
Ogni momento vuole il suo ordine!
Quando finisce un lavoro?
Un aspetto che spesso è sottovalutato è la chiusura del lavoro. A volte perché si è troppo stanchi, a volte perché si mette già la testa sul prossimo lavoro, a volte perché è semplicemente ora di andare a casa.
E invece è davvero importante.
Cosa? Il riordino! Un lavoro si compone di tre fasi: la creazione, la lavorazione e la chiusura. E tutte e tre sono importantissime! Non puoi lavorare bene su un progetto se non l’hai dettagliato nelle sue parti e non puoi considerarlo chiuso se non l’hai archiviato.
Cosa intendo per archiviato? Eliminate le versioni non utili, copiati i dati utili nei database archiviati, riordinati le carte e i documenti. Si tratta di fare pulizia, ordine e archiviazione.
La cosa più semplice e assolutamente importante è fare tutto questo appena si conclude un progetto per una ragione molto semplice. Hai ancora la mente fresca e ricordi tutto. Ti sfido a ricordare quale sia la versione definitiva di un file anche solo due mesi dopo la chiusura di un progetto. E invece, appena hai finito di lavorarci, è tutto ovvio. Quindi fai uno sforzo in più e riordina i file e archivia il necessario.
L’archiviazione di un lavoro comprende anche la registrazione delle informazioni utili nei relativi database. Cosa intendo? Hai presente quando cerchi tra le mail mandate l’indirizzo di quella persona che aveva fatto il tal progetto, ma del quale non ricordi il nome e nemmeno quando gli hai scritto… eppure mentre facevi la riunione finale era tutto chiarissimo…
Bene, raccogli e archivia tutte le informazioni utili sarà ben più semplice ritrovare tutto la prossima volta che ti servirà!
Idem: ci hai messo tanto a creare quel file che ora riutilizzerai per fare tutte le cose simili, perché non creare un form che la prossima volta di dimezzerà il lavoro?
Ecco dunque che un lavoro non è concluso finché non avrai:
- fatto pulizia: eliminando versioni vecchie, bozze e file di lavoro non più utili;
- riordinato: creando i form e dando i nomi giusti ai vari file;
- archiviato: sistemando i documenti nelle cartelle adatte (fisiche ed elettroniche) e i dati nei relativi database.
Provaci e raccontami come chiudi un lavoro!
Mentre lavoro creo spesso una cartella che chiamo “old”. Sai perché?
Mentre sto creando un nuovo file che nel tempo cambia, ad esempio un’agenda di un corso, una raccolta di dati, un’elaborazione di un progetto, capita di lavorarci per molto tempo e di fare svariate modifiche.
Capita anche che si tratti di un file condiviso in un gruppo di lavoro e che quindi segua dei “botta e risposta” via mail.
A volte si fanno modifiche minime, a volte, invece, ci sono delle modifiche importanti che segnano delle vere e proprie svolte nel progetto. In base al tipo di modiche cambia il metodo di lavoro.
Se le modifiche sono minime, non vale la pena creare una nuova versione, è sufficiente salvarle. Se, invece, i cambiamenti sono importanti, finché non si è arrivati alla versione finale del file, vale la pensa tenere traccia delle modifiche, così da poter ripercorrere l’evoluzione del documento.
Sarà quindi più efficace creare una nuova versione, magari salvandola con lo stesso nome e semplicemente aggiungendo a seguire la data della modifica. La versione aggiornata, quella sulla quale si continua a lavorare, è giusto che sia in evidenzia, cioè visibile nella cartella di raccolta dei documenti.
E, proprio per evitare di fare confusione con tutte le altre, è più semplice spostare quelle vecchie e superate nella cartella “old”. Se dovesse essere necessario ripescare una parte modificata, allora basterà riprendere la versione archiviata in “old”.
Questa cartella di fatto è un archivio temporaneo e, a progetto concluso, andrà cancellata, tenendo solo la versione finale del file in questione.
Perché lasciarne fuori solo una? Perché tutti lavoriamo velocemente e non averne tante a vista aiuta a limitare l’errore e a ritrovare ciò che serve in modo più veloce e produttivo.
Come vedi a volte basta anche un piccolo trucco e tutto diventa più semplice!
