Quando lavoro in ufficio o in azienda spesso mi capita di capire che uno dei problemi è quello di avere un buon archivio, non solo come metodo, ma anche come luogo dedicato all’archiviazione di pratiche, documenti e tutto ciò che serve tenere per lavoro.
Identificare la posizione migliore non è sempre semplice e vorrei farti pensare ad alcuni punti chiave per definire dove creare un archivio.
Un aspetto molto importante ad esempio è che deve essere in un posto raggiungibile da tutte le persone che ne fanno uso e raggiungibile comodamente. Mi è capitato di trovare archivi nella stanza del capo perché era la meno usata, o archivi in una piccola stanza ad un piano diverso rispetto a quello di lavoro. L’archivio non è un magazzino ed è uno strumento di lavoro, quindi, nessuna di queste idee funziona.
Il ragionamento è analogo per gli archivi on line, spesso non si controlla che tutte le persone che lavorano su determinati file abbiano accesso alle cartelle. Questo fa sì che il lavoro sia automaticamente delegato e rischia di non essere fatto.
L’altro aspetto che va considerato è l’ordine delle cose. Sempre per problemi di spazio, capita che si inizi in uno scaffale e poi, non essendoci modo di continuare, si continua su un altro, non sequenzialmente. Gli archivi sono molto più vivi e dinamici di quello che si pensa. E anche gestire lo spazio dedicato è importante, quindi se serve… si spostano, non vale ricominciare e basta. Lo dico un po’ per gioco, ma è importante rispettare l’ordine e la sequenza, perché per essere usato bene, l’archivio deve facilitare il compito di ritrovare i documenti, non rendere le cose difficili e soprattutto, da ricordare a memoria: “dalla a alla d nello scaffale di destra” “dalla e alla h in quello a sinistra”. Mettiamo tutte le cose simili vicino e in sequenza.
Privacy, l’incubo di molti. Anche qui… attenzione alle etichette! Non è bello vedere i nomi dei clienti sulle cartelline a vista, dà molta più professionalità un archivio ordinato e magari un nome parziale, soprattutto quando l’archivio è in un posto di passaggio. Per definire l’archivio si possono usare tante cose: faldoni di tipologia diversa, etichette di colori diversi, luoghi diversi per cose diverse.
Tutto dipende dallo spazio a tua disposizione, dal materiale che archivi, sia dalla tipologia sia dalla quantità, e non ultimo da chi e come lo usa.
Ci avevi mai pensato? E se ancora non ti ritrovi, perché non ne parliamo insieme? Contattami!
Ti capita di leggere un articolo interessante in internet e poi volerlo ricordare? O non aver tempo di leggerlo al momento e volerlo tenere da parte per un momento di pausa?
Io lo faccio spessissimo, perché appunto dedico alla lettura degli articoli dei momenti specifici della giornata, magari mentre sono in treno o a fine giornata per rilassarmi un po’.
Quello che da PO ti sconsiglio di fare è segnarti il sito o il link tra i preferiti del browser e men che meno mandartelo via mail.
La mia idea è che fatta la fatica di tenerlo da parte, tanto vale farla bene e metterlo già al suo posto.
Ma perché non vanno bene i segnalibri e le mail?
I segnalibri non vanno bene perché rischi di avere tantissimi link confusi e di non ritrovare né gli articoli che cerchi e tanto meno i siti che ti interessano tra i preferiti. Come dice il nome “preferiti” quella dev’essere la raccolta di siti che ti servono (o che ti interessano) per navigare e non gli articoli da ricordare.
Se poi ti spedisci una mail con l’articolo ti crei lavoro in più quando apri l’in-box e soprattutto rischi di aprire la mail e lasciarla lì perché comunque non hai tempo di leggere l’articolo o ancora peggio di aprire la posta per leggere l’articolo, scoprire un’ultima mail di lavoro, e rimetterti a lavorare, dimenticando l’articolo.
Quindi… troviamo una soluzione ad hoc, e sfruttiamo le App!
Io scelgo App che vadano bene sia per i pc che per gli smartphone, così da non avere problemi di sincronizzazione. Eccone due: Pocket e Instapaper. Uno più colorato ed uno più essenziale, si tratta solo di gusti.
La comodità è che puoi vedere titolo e anteprima di ogni articolo, così riconoscerli più facilmente, li potrai etichettare e leggere con calma in un secondo momento. E soprattutto, mentre leggerai quelli, non farai altro, e non appesantirai mail e segnalibri.
Ad ogni cosa il suo posto!
Anche per i nostri articoli dedichiamo uno spazio preciso ed un tempo preciso! E se vuoi condividere App o esperienze simili, scrivilo nei commenti!
Ti è mai capitato di essere preoccupato al solo pensiero di affrontare una giornata pensante? Di temere di non riuscire a fare tutto e di arrivare all’ultimo con l’acqua alla gola?
Oggi voglio parlarti proprio di questo, di come gestire meglio una giornata pensate al lavoro. Ecco dei consigli pratici che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo e la tua energia… e per farlo, si parte dai giorni prima.
Fai in modo di preparare tutto ciò che ti serve, tutto il materiale di lavoro utile, il giorno prima, non pensare lo farò all’ultimo domani, perché domani avrai sicuramente un’altra cosa dell’ultimo minuto da fare.
Se pensi che ci siano dei punti particolarmente critici, cerca di pensare già da ora come potresti risolvere un possibile imprevisto. Non fasciarti la testa a pensare tutti i mille possibili imprevisti che potrebbero succedere, ma prevedi comunque qualche scappatoia. Ad esempio, se stai per presentare un progetto, pensa alle possibili domande che potrebbero farti e prepara un po’ di materiale in più. Se devi discutere un progetto, pensa a come valutare le possibili obiezioni. Se devi fare un viaggio, prenditi in anticipo, così anche un imprevisto nel traffico non sarà un problema. In breve, pianifica i tempi e i contenuti valutando anche gli imprevisti.
Se hai delle cose personali in sospeso che devi finire in quel giorno di lavoro cerca di anticiparle e se non possibile, scrivile. Così la tua mente non dovrà pensarci durante la giornata di lavoro impegnativa e non appena sarà finita, le avrai di nuovo tutte sottomano.
Prevedi anche nella giornata pesante e impegnativa dei momenti di pausa, non saltare la pausa pranzo e non farcirla di cose che puoi pianificare in altri momenti. Meglio meno cose, ma fatte bene, che tante e fatte male.
Dedica un po’ di tempo a te stesso la sera prima, questo ti aiuterà a ritrovare un po’ di energia e di concentrazione.
Vai a letto presto, la mente riposata e fresca aiuta a vedere tutto con la giusta luce e il giusto peso!
In breve, gioca d’anticipo e fai un carico di energie!
E se non sai da che parte prendere… chiamami, gestione del tempo e dell’energia, sono pane per i miei denti!
Quando parlo di lavoro e di gestione del tempo con i miei clienti uno dei problemi che emerge spesso sono le mail. In particolare, i problemi sono relativi alle troppe mail e al fatto che spesso i messaggi si perdono, uno sotto l’altro in un mare di comunicazioni utili e non utili e, volenti o nolenti, cadono nel dimenticatoio.
Per il problema delle tante mail, ti faccio curiosare qui in un post recente nel quale ne parlavo. Oggi vorrei infatti soffermarmi sull’altro aspetto del problema e cioè quello di perdersi un messaggio di una mail, dimenticarne cioè il contenuto.
Come mai, che succede?
Spesso e volentieri capita di leggere una mail e pensare “la leggo e me ne occupo dopo”. Spesso però a quella mail ne seguono altre cinque o sei e quindi va in fondo alla lista e.. “occhio non vede, cuore non duole“, non ci si pensa più e ci si dimentica anche del contenuto.
Altro problema è quello di leggere le mail dal cellulare, non cancellarle o archiviarle e poi ritrovare il caos quando si leggono le mail del pc o ancora peggio dover ricominciare daccapo in un mare di messaggi non letti.
Ultimo caso che mi capita spesso di sentire è quello di leggere le mail in un momento di pausa, magari da un device fuori dall’ufficio e poi, tornati in ufficio, o al lavoro, essere presi da un’emergenza e dimenticare la mail.
Ti è mai capitato?
Non ti preoccupare, la soluzione c’è e non è poi così’ complessa.
Prima cosa: utilizza un programma per leggere la posta che sincronizzi tutti i device, così non dovrai di volta in volta rifare il lavoro.
Pare una soluzione semplice, ma a volte non ci si pensa. Molti hanno diverse mail, tanti account e tanti programmi per leggere le mail. Se vuoi alleggerirti un po’ la mente e semplificarti la vita, usa un unico inbox che sia sincronizzato ovunque.
Seconda cosa: impara a prendere una decisione.
Non limitarti a leggere una mail, leggila e decidi subito cosa fare: ti interessa? La tieni o la elimini? Se la tieni va solo archiviata o devi fare qualcosa? Se devi fare qualcosa, ci metti poco a farlo? Fallo subito. Ci metti tanto? Mettilo nella tua lista di cose da fare! Impara un metodo di lavoro con le mail, come ti racconto qui.
Terza cosa: ricorda che le mail sono uno strumento di lavoro e non sono loro a creare il tuo lavoro.
Quindi utilizzale come tali e dedica alla gestione delle mail un tempo di lavoro specifico, non necessariamente il primo del mattino, ma un momento di batching.
Prova anche tu a seguire questi tre consigli e poi dimmi come è andata!
Le interruzioni al lavoro sono una cosa molto fastidiosa e soprattutto possono essere molto frequenti e gestirle non è sempre semplice. Ma lavorare in modo spezzettato e discontinuo, può essere davvero un’impresa ardua e soprattutto può portare a non concludere nulla di buono.
Se questo è anche un tuo problema, ecco tre cose sulle quali puoi riflettere.
Le notifiche
Quante volte fai interrompere il tuo lavoro dal suono di WhatsApp o di una mail? La curiosità è sempre tanta e non è facile riuscire a non farsi distrarre. Il mio consiglio spassionato è quello che se stai facendo un lavoro, lavora su quello e togli le notifiche. Poi toccherà il momento delle mail e dei messaggi. Ma sai perché ti dico questo? Perché anche se non te ne rendi conto passare dal leggere un documento al leggere una mail e poi tornare di nuovo al documento ti porta a consumare molta energia e tempo perché devi rifare il punto, rimetterci la testa. Quindi… non sprecare tempo ed energia, fai una cosa alla volta.
Chiudi la porta
Aprire la porta del tuo ufficio quando puoi essere interrotto e chiuderla quando devi lavorare può essere un buon modo per dare un segnale a chi lavora con te di quando puoi o non puoi rispondere. Soprattutto se quest’idea è condivisa anche con gli altri, così da non sembrare maleducata. Del resto stare concentrati è l’unico modo per lavorare bene, quindi non si tratta di escludere qualcuno, quanto piuttosto di darsi una regola.
Aree per i messaggi
Se hai ascoltato i due punti precedenti avrai anche capito che può succedere che quando tu stai lavorando e hai la porta chiusa e hai silenziato le notifiche, non vuoi essere disturbato. Allo stesso modo, quando ne avrai bisogno tu, magari i tuoi colleghi non saranno disponibili e non dovrai creare a tua volta le stesse interruzioni, quindi… come fare?
È sufficiente trovare un modo per comunicare lasciando dei messaggi. Ci sono tanti programmi di messaggistica istantanea o delle applicazioni per i gestionali che permettono di lasciare dei messaggi. Così non appena una persona sarà disponibile potrà controllarli e rispondere, senza interrompere sé e nemmeno gli altri.
Un’ultima interruzione della quale ti vorrei parlare è il famoso pensiero “è finito il latte, devo metterlo sulla lista della spesa”. Ebbene, la nostra mente è fantastica e ricorda molte cose, non sempre però le ricorda nei momenti migliori… ed è per questo che ci crea delle interruzioni anche quando siamo concentrati e stiamo lavorando e si tratta pur sempre di un’interruzione. Come uscire dall’inghippo? E’ semplice: annotandolo.
Quindi, scarica la mente e fai in modo che sia libera di lavorare, senza interruzioni e senza pesi!
E se vuoi qualche altro consiglio… scrivimi, sono qui per te!
