Oggi vediamo come archiviare i dati nel tuo sistema elettronico senza incorrere nel famoso problema: ritrovare un ago nel pagliaio e quindi essere nella confusione più grande.
Due sono le regole base di un archivio.
Non farlo subito troppo complesso
Non iniziare a creare cartelle e sottocartelle come se non ci fosse un domani. Inizia solo con quelle indispensabili, e poi, a seconda delle necessità, crea una struttura più complessa. Se fai il viceversa ti perderai nella tua stessa struttura.
N.B. Quando dico che poi lo adatterai alle tue esigenze vuol dire che l’archivio non è statico e fisso, ma al contrario si evolve, è vivo, e quindi bisogna lasciarlo cresce nella direzione corretta e mantenerlo quanto più funzionale e ordinato possibile.
Non lasciare troppi elementi fuori dalle categorie
È inutile creare una cartella “varie” con l’universomondo, sforzati di capire quali sono le caratteristiche comuni dei dati e suddividili da subito con logica, la tua. Va bene se fuori dalle cartelle ci sono tre o quattro file, ma già una decina sono già troppi.
Ottimo, ora che sono chiare queste due indicazioni di base vediamo alcune tipologie di archiviazione.
PER ANNO
Questo significa creare delle cartelle semplici per l’anno e poi all’interno mettere tutte le cose relative a quell’arco temporale. Puoi lasciare fuori quelle dell’anno corrente per rendere più veloce la consultazione.
Per cosa posso essere utili:
- documenti della banca
- bollette
- fatture
- ricevute
- assicurazioni
Cosa hanno in comune queste categorie? Che se hai bisogno di questi dati, molto probabilmente li cercherai secondo un criterio temporale. Vorrai sapere le spese di casa per l’anno in corso, il bollo dell’auto di due anni fa… quindi per tutti questi elementi, una volta creata la macrocategoria, e cioè una delle voci dell’elenco di esempio, procedi usando l’anno per le tue sotto categorie e cioè le cartelle secondarie.
PER PAROLA CHIAVE
Usa questa soluzione per tutto ciò che non ha valenza temporale, l’archivio ad esempio di informazioni di interesse. Se vuoi tenere copia dei tuoi e-book, di certo non li cercherai poi per anno nel quale li hai scaricati, ma piuttosto per tema o per autore, ecco che uno di questi due elementi è una buona chiave per creare le cartelle.
MISTI
E cioè NOME_DATA o DATA_NOME.
Questi sono molto utili per i file per i quali hai bisogno di riconoscere per due informazioni importanti, in tal caso il primo dato deve essere il più importante.
Quindi se stai riordinando una rassegna stampa e vuoi sapere il nome del giornate e la data, nominerai i tuoi file nomegiornale_data o viceversa se ti interessa solo sapere gli articoli di maggio la cartella sarà data_nomegiornale.
Un piccolo trucco. Se il criterio principale è la data, scrivi anno, mese, giorno, così saranno più facili da ordinare.
E se arriva il dubbio e ti chiedi… ma questo dove lo metto? La tentazione di lasciarlo fuori è forte, lo so. Ma ormai la risposta la sai già 😉
Chiediti, quando lo andrai a cercare, come lo cercherai? Quali sono i criteri? Ecco che avrai trovato il bandolo della matassa!
Ora hai tutti gli strumenti per iniziare a mettere mano ai tuoi dati, fammi sapere come va! I commenti sono aperti per tutti i dubbi del caso!
Photo by the matter of food – Unsplash
Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.
Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!
Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?
Facciamo subito una prima riflessione.
Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.
In che senso?
Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉
Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.
Questo è il punto chiave:
che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.
Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.
Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.
Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.
ARCHIVIO CARTACEO
- Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
- Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
- Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
- Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
- Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
- Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.
ARCHIVIO DIGITALE
Tutto il resto!
- Bollette
- Scansioni dei documenti
- Documenti della banca
- Referti medici
- Contratti
- Fotografie
- Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
- Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale
COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?
- Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
- Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
- Dati fuori posto
Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.
Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?
Photo by Sigmund Quusek – Unsplash
Un po’ di tempo fa stavo leggendo quest’articolo sul Sole 24 ore e riflettevo sull’accesso a internet nelle varie parti del mondo.
Ormai è perfettamente normale pensare di a un ristorante e cercare il numero di Google e poi chiamare direttamente. Così come non avere idea di come svolgere una riparazione e cercare un tutorial su Youtube.
Non sono una nativa digitale, sono cresciuta senza cellulari, con la tv in bianco e nero senza telecomando e con i video in superotto. Aggiungo che non sono poi così vecchia e di tante cose ho solo sentito parlare, ma il concetto è che la tecnologia cambia e lo fa in fretta.
Sembra un po’ un luogo comune, ma in effetti questi cambiamenti li viviamo sulla nostra pelle ma non necessariamente li accettiamo tutti allo stesso modo e negli stessi tempi: c’è chi ha un forte spirito innovatore e si lancia sull’ultimo prodotto lanciato nel mercato e chi resiste fino ad andare oltre all’obsolescenza programmata in modo stoico e indiscriminato.
Non ha importanza che tu sia del primo o del secondo tipo, il punto è che tanto… il tempo va avanti e bisogna considerare alcuni aspetti.
Per gli amanti dei retrò, ci vuole un po’ di flessibilità
I supporti, ad esempio, non dureranno per sempre, quindi di tanto in tanto è meglio pensare di fare un back up con una nuova tecnologia. Così non ti capiterà di comprare un nuovo pc che non ha più il lettore cd e tutte le tue foto di famiglia sono nel tuo archivio… in cd.
Un pizzico di organizzazione ti consente quel minimo di resilienza che, come ti raccontavo qui, prevede un’archiviazione su supporti differenti.
Ma non dipende sempre tutto da te, capita ad esempio che determinati software e gestori di App non aggiornino più il proprio prodotto. È successo ad esempio lo scorso anno con Wunderlist, che ha chiuso i battenti. Anche in questo caso, la parola d’ordine è flessibilità: si cambia sistema, possibilmente per tempo.
Ci vuole anche un po’ di spazio per la modernità
Non è detto che tutto venga per nuocere e si può anche prendere le novità un po’ alla volta, con ciò che ti serve di più. L’importante è farlo con consapevolezza, senza affidarsi in tutto alla tecnologia. Hai comprato il cellulare nuovo? Vuole sincronizzare tutto in uno spazio sconosciuto? Un attimo di pazienza, cerca di capire prima di agire, altrimenti sarà facile che tu ti ritrovi con i dati doppi, tripli e tu non sappia più a quale strumento affidarti.
Ma, d’altro canto, se ben fatta, una sincronizzazione con il web salva.
Quindi scegli e prendi ciò che per te è utile e vantaggioso.
Per gli amanti dell’innovazione, ricordati che finché funziona è un successo, ma devi saper fare senza.
Saper trovare un posto senza Google Maps, consultare un orario dei mezzi pubblici, avere un archivio cartaceo dei propri dati più importante è fondamentale. Per molte persone queste cose sembrano ovvie, ma per tante altre sono delle vere abilità.
Quando si pianifica un progetto, saper fare il piano B dei punti cruciali è importante e a volte il piano B è proprio non poter fare affidamento sulla batteria del cellulare o su una buona connessione.
Non ci pensiamo, la tecnologia cambia con noi, non è un mutamento improvviso, è un cambiamento lento, ma anche su questo un po’ di organizzazione non guasta, soprattutto per non farti perdere ricordi o dati importanti o non farti vivere appieno un’esperienza come un viaggio, eppure non ci si pensa.
Di tanto in tanto… fai un check della tua tecnologia: ti supporta?
È ancora la scelta giusta per te? C’è qualcosa di meglio? E se all’improvviso mancasse, sapresti farne a meno?
Pianifica il tuo piano di resilienza contro l’obsolescenza!
Photo by Fredy Jacob – Unsplash
E se tu cambi di lavoro, a chi resta il tuo?
Dirai: non è un problema mio, beh, fino ad un certo punto, se ad esempio hai la bella opportunità di crescere e lasciare il tuo posto a qualcuno che poi collaborerà con te… è anche un tuo problema.
Ecco, quindi, come fare in modo di aiutare chi verrà dopo di te, ma anche te stesso.
Ciò che ti sto per dire, infatti, è parte di una delega ben fatta, quella che non ti torna indietro, che stimola chi lavora con te.
Del resto, ricorda: si delega ciò che si sa fare meglio così da poter crescere.
Torniamo al cuore della questione, ti consiglio veramente di fare in modo che le tue mansioni siano lasciate in modo chiaro e ordinato per chi verrà dopo di te.
Questo significa che prima di andare via dovrai dedicare un po’ di tempo a:
- chiudere i cerchi aperti, non lasciare cose in sospeso;
- eliminare i file che sono stati solo utili a te e che per le altre persone non hanno significato;
- eliminare i doppioni, le versioni di passaggio: lascia solo le versioni più importanti dei file e, in particolare, metti in evidenza la versione finale;
- aggiorna contatti, database e scadenze;
- ma soprattutto lascia le “istruzioni” del tuo lavoro.
Cosa sono le istruzioni?
Di fatto sono le procedure, cioè quei file, testo o video, che spiegano passo passo come fare ciò che hai sempre fatto.
Perché sono importanti? Perché, come detto, tu lasci qualcosa che sai fare benissimo i cui passi sono chiari, ovvi e veloci, ma per chi lo farà per la prima volta sarà tutto nuovo, probabilmente complesso e avrà dubbi che tu non ti sei mai posto.
Ti consiglio di procedere così come segue:
- Scrivi schematicamente la procedura, anche con un disegno fatto di box e frecce.
- rivedi i passi e pensa se hai dato qualche step per scontato. Per capirlo pensa a te stesso in versione sciocca e fatti tutte le domande per caso. Usa parole semplici, spendi piuttosto una parola in più, che una in meno.
- Per ogni passo aggiungi le informazioni in merito a dove si trovano le risorse, chi possono essere eventuali contatti utili o materiali di riferimento.
- Se c’è qualche passaggio critico aggiungi immagini o screenshot che possono semplificarne la comprensione.
- Se la tua procedura è un video, è ora il momento di girarlo.
- Lascia sedimentare e la prima volta che fai rifai quel compito prova a seguire la procedura e vedi se hai dato per scontato qualcosa.
- Se hai modo, falla provare a qualcuno che non l’ha mai fatta, con te al tuo fianco per controllare, questo è sicuramente un aspetto time consuming, ma che ti assicura l’esattezza del procedimento.
- In caso accogli i dubbi e le domande e integra la tua procedura.
- Aggiungi come riassunto lo schema inziale che hai fatto e aggiungi il tuo contatto per emergenze o domande, anche se avendola fatta così bene, sarà superfluo 😉.
- Archivia procedura, video, schema e materiali utili in modo chiaro, in un luogo che accessibile a tutti, e con un percorso semplice e logico per essere raggiunto.
- Il gioco è fatto!
Sì, le prime volte sarà complesso e ci perderai del tempo, ma credimi non è tempo sprecato: tutti i dubbi e le domande che previeni sono tempo risparmiato quando delegherai il compito e soprattutto il tuo lavoro sarà ricompensato da un’ottima stima.
Che tu cambi lavoro o cresci nella tua posizione, lascia le cose in ordine, sarà solo un vantaggio per le tue relazioni di lavoro, non credi?
E le tue procedure funzionano?
Photo by Inlytics-linkedin-analytics-tool – Unsplash
Cambiare lavoro, cambiare mansioni e crescere di ruolo sono interessanti sfide lavorative, ma sono anche cambiamenti importanti da non sottovalutare, sia a livello personale che organizzativo. Per quanto iniziare un nuovo lavoro sia un’esperienza generalmente positiva può portare con sé un buon carico di stress. Potresti sentirti inadeguato, poco capace o semplicemente spaesato. Potresti pensare di perdere un sacco di tempo ed essere inefficace.
Ecco che puoi mettere in campo alcune strategie organizzative, tanto semplici quanto utili.
Annota
Sembra banale e soprattutto fa molto “studente”, ma all’inizio è così. Annota e scrivi tutto. Non perché potresti dimenticare qualcosa, ma perché non hai ancora la visione complessiva di tutto il lavoro, delle piccole grandi dinamiche e cose che ora sembrano secondarie potrebbero essere invece importanti.
Certo, sei in “modalità spugna” e cerchi di apprendere tutto, ma il punto è che non hai ancora i criteri corretti per dare priorità a quel tutto, questo arriverà man mano. Quindi fatti trovare pronto, intanto annota, poi rileggerai e pian piano sarà tutto naturale. Alcune cose diventeranno banali, di altre ne riscoprirai l’importanza e con il tempo non avrai più bisogno di quegli appunti, li potrai addirittura eliminare.
Usa le checklist
Quando fai qualcosa di nuovo, impari una procedura, è bene pensare a te stesso come a un te stesso smemorato, un po’ sciocco, quindi cerca tutto l’aiuto possibile. In questo le checklist saranno le tue alleate più preziose. Servono proprio a suddividere i compiti in piccoli passi, a impararne la sequenza e nel caso poi tu non sia preparato a fermarti e poi riprendere senza perdere il filo, c’è la checklist a ricordarti dove sei arrivato.
Diciamo che è un po’ un’ancora di salvezza, una bussola, ma anche uno strumento per aiutarti a memorizzare le corrette sequenze, quindi fanne tesoro.
E se vuoi uno spunto in più per usarle proprio in queste circostanze, ecco l’articolo che fa per te.
Datti tempo
Purtroppo, quel senso di inefficienza è normale e probabilmente è anche corretto. Stai imparando cose nuove e devi darti il tempo di farle tue. Rispetta il tuo bilancio di energia e questo vuol anche dire anche stimare del tempo in più per alcuni compiti, proprio quelli nuovi e che conosci meno: meno cose ma fatte bene.
Inoltre, per la stessa ragione, sarai molto più stanco a fine giornata, i primi tempi non aggiungere attività stressanti dopo lavoro.
Tieni d’occhio l’equilibrio della tua giornata e la pianificazione delle attività, non strafare e sii morbido con i tempi.
E comunque ricorda: è un momento di cambiamento, una piccola grande mutazione, ma ogni persona si sente inesperta al suo livello limite. Quindi il disagio, l’incertezza misti a entusiasmo e voglia di fare sono tutte emozioni normali, che meritano di essere vissute. Tu di fatto stai andando oltre il tuo limite.
Su tutto ciò che lasci sei certamente molto abile e efficiente, si tratta solo di darsi il tempo, l’energia e gli strumenti giusti per crescere, poi tornerai a sentirti efficiente e capace. Ma per aiutare questa transizione non essere troppo severo e aiutati, queste tre semplici strategie organizzative renderanno il cambio più veloce e meno stressante.
Pronto? E’ ora di mutare, di fare il salto e crescere!
Photo by Ian Dooley – Unsplash
