Soldi, soldi, soldi

Soldi, soldi, soldi

Uno dei principi cardine dell’organizzazione è che il simile va con il simile.

E, devo dirti la verità, funziona per un sacco di cose: per organizzare oggetti, lavori, archivi e anche per aumentare la produttività personale.

Ma ci sono alcuni casi nei quali è necessario tenere separate determinate cose, e più le tieni separate, meglio funzionano.

Di cosa sto parlando? Delle tue aziende.

Ancora una volta mi piace ricordare come lavoro, casa e aspetti personali siano di fatto tre aziende delle quali ogni persona, te compreso, si devono occupare.

Sì, è proprio così, perché le tue risorse finite di tempo ed energia, si devono dividere tra gli impegni e i compiti di questi tre aspetti, che amo chiamare aziende per dare a tutte pari dignità.

Se per il lavoro può essere facile dire “azienda”, forse non lo è per gli aspetti di casa, e, visto che immagino la tua faccia, mi permetto di ricordarti una volta in più che non devi necessariamente avere una famiglia in senso tradizionale, tutti hanno delle faccende da svolgere tra le mura domestiche e delle persone care delle quali occuparsi.

In seconda battuta, i tuoi spazi personali, che ti danno energia e ti ricaricano, sono ugualmente importanti, quello che viene chiamato genericamente tempo libero va trattato anch’esso come una vera azienda, con tanto di pianificazione, organizzazione e budget.

Ops, ecco svelata la parola magica: budget!

Già, i soldi, la grana, i quattrini…. Quest’aspetto che si fatica a mettere in chiaro e soprattutto a definirne la struttura.

Cosa intendo?

Che, in termini di organizzazione, se hai chiara la differenza tra le tue tre aziende, hai chiaro anche che ognuna deve avere i suoi strumenti.

Il budget è uno strumento di gestione dei soldi.

Quindi, ne consegue, che ogni azienda avrà il suo budget.

Questo ragionamento è fondamentale per organizzare la tua risorsa, per definizione limitata, quali sono i soldi.

 

Spesso accade invece il contrario: i ricavi entrano in un calderone dal quale escono poi le spese, fisse e non, previste e impreviste, necessarie e di piacere.

Ma così facendo diventa davvero faticoso riuscire a gestire realmente i guadagni, si perde inoltre la consapevolezza di quando si possa effettivamente spendere e di quanto si possa reinvestire.

In parole povere si arriva “cicco cicco” a pagare le tasse e non si capisce se ci si può permettere quel bel viaggio tanto sognato.

Il budget è un tema delicato e ampio, ma a livello organizzativo è bene ricordare che:

  • È utile tenere separati i budget di lavoro e personali, meglio ancora se se ne fanno tre: lavoro, famiglia e personale.
  • Fare in modo che il budget di lavoro gestisca solo ricavi e spese di lavoro, fisse e variabili.
  • Preventivare, in base agli anni precedenti, gli oneri delle tasse e valutare che sia il conto di lavoro a pagarle.
  • Per questa ragione è utile che la differenza tra ricavo e spese, quindi il guadagno, sia il gruzzolo del conto di lavoro che poi paga le spese di casa, ancora una volta sia quelle fisse che quelle variabili.
  • E solo ora il rimanente diventi il ricavo per il la tua azienda personale.

 

Dirai che forse non rimane poi molto, ma ti posso assicurare che questo è un gruzzolo sicuro e, anche se è poco, potrai godertelo fino in fondo!

Come ti dicevo il discorso è ampio, perché per crescere, sia personalmente, sia lavorativamente, un po’ bisogna reinvestire, ma ciò che è importante capire… è che tutti gli aspetti della tua persona sono importanti: famiglia, lavoro e personale.
Ognuno merita il suo tempo, la sua energia e le sue risorse.

Per questo, sì al simile con simile per organizzare il tuo tempo e la tua produttività.
Ma per le tue risorse economiche… a ogni azienda il suo budget!

E tu come te la cavi su questo argomento? Vuoi approfondire la questione? Sono qui anche per questo!
Nel frattempo… inizia a separare l’economia delle tue aziende!

 

 

Photo by Katie Harp – Unsplash
Agenda o agende?

Agenda o agende?

Nella newsletter del mese scorso raccontavo di quanto sia importante iniziare a pensare che in noi convivono tante cose: lavoro, aspetti personali, aspetti famigliari e di come tutte le parti debbano stare in equilibrio per gestire al meglio tempo ed energia, con qualche consiglio pratico e concreto.

– Non hai ricevuto Q.B., la newsletter o non sei iscritto? Rimedia subito! Ecco il link –

Appena dopo aver mandato la newsletter ho pensato che ciò che raccontavo meritasse un po’ di più spazio e ho deciso di cambiare la mia programmazione del blog per parlarti di un errore frequente, ma facilmente rimediabile che per molti diventa un pesante cruccio.

Quanti calendari o agende possiedi?

Mi capita spesso di lavorare con clienti che hanno molti telefoni, molti calendari e molte agende.

Ora sui “molti telefoni” non aggiungo nulla, non è di mia competenza, ma su agende e calendari vorrei farti fare una riflessione.

Questi sono strumenti di pianificazione del tempo. Come sai non occorre usali entrambi necessariamente, ma il punto è: pensi davvero sia necessario avere più agende? O più calendari?

La risposta che mi viene data più spesso è che è una copia è per gli impegni di lavoro e un’altra per quelli personali.

Ora, la cosa funziona se sei molto diligente con le tue aziende, lavoro e personale, e rispetti gli orari. Così quando chiudi una apri l’altra. Ma, mi permetto di aggiungere, questo è piuttosto raro, accade molto più frequentemente che l’una sconfini nell’altra in termini di impegni fuori orario: il dentista, l’aperitivo di lavoro, il colloquio a scuola.

In questi casi che succede? Che bisogna cambiare agenda, o, come capita molto più spesso, ed è una cosa davvero impegnativa per la tua mente, ricordare che tra i tuoi appuntamenti di lavoro non puoi prendere impegni giovedì prossimo alle 11, perché appunto c’è il dentista.

Finché l’impegno è uno puoi anche farcela, ma ti ricordo che venerdì, giorno in cui di solito ti trovi con gli amici, non puoi andare, perché un collega ti ha chiesto di vedersi una mezz’ora per un aperitivo.

E infine, lunedì prossimo, alle 8 devi essere a scuola per parlare con l’insegnante di matematica di tuo figlio.

Non ti pare che alla fine del tuo calendario e della tua agenda tu te ne faccia proprio poco?

Se tutto poi deve stare nella tua mente, che senso ha usare altro?

Il senso di questi strumenti di pianificazione (agenda) e di gestione (calendario) del tempo sono proprio quello di sgravare la tua mente dal compito di ricordare tutto.

La chiave di tutto è che tu, di fatto, sei una persona unica!
Sì, hai più ruoli, ma il tempo è uno per la tua persona.

È quindi molto più semplice, e soprattutto, più efficace usare un unico strumento: un’agenda per la pianificazione delle tue attività e un calendario per tenere traccia dei tuoi appuntamenti.

Poi puoi usare degli accorgimenti per tenere divise le cose tra personale e lavoro:

  • colori diversi nell’agenda cartacea per i diversi appuntamenti;
  • calendari diversi, ma sovrapposti, con colori diversi nella versione digitale.

Ecco risolto il grande problema di tenere unito il tempo e i tuoi tanti ruoli, basta ricordare che sì sei tante cose, ma che il tempo è sempre uno e come tale va gestito, quindi con un unico strumento.

 

Piccole eccezioni sono i calendari tematici: quello dei compleanni, ad esempio, che può essere a sé stante.

Oppure un calendario particolare per vedere un lancio di un prodotto, o le scadenze di un progetto. Ma attenzione che se poi non integri le informazioni… rischi di dover tenere tutto a mente. Quindi, in caso, fai una copia che ti servirà solo per un brevissimo periodo, quando sei focalizzato sul lancio o sul valutare le scadenze.

L’eccezione per l’agenda? Beh, sai che l’agenda non è un obbligo, io la consiglio per pianificare il tempo, ma non è un “must” per tutti, quindi nessuna eccezione!

Ecco… ora che ti sei ripreso il tuo tempo, non mollarlo, organizzalo!

 

 

Photo by Syh – Unsplash
Oddio è successo

Oddio è successo

Ecco che si è concretizzato il peggiore degli scenari possibili e tutto sta andando per il verso peggiore!
Se hai un piano B è ora di tirarlo fuori, ma se non è così?

….

Stop!

Niente panico e vediamo come gestire l’imprevisto in cinque passi.

 

Fermati e respira

Quando capita l’imprevisto, quando si sbaglia la mente va in loop e si perde un po’ la visione delle cose. Per questa ragione è importante, non appena si capisce che si sta creando una situazione spiacevole e difficile da gestire, fermarsi mentalmente un attimo e respirare. Questo ti aiuterà a passare dalla visione locale dell’imprevisto a quella generale della situazione nel suo complesso e ti dà modo di gestire meglio il tutto.

Sì capita a tutti di sbagliare e anche gli imprevisti capitano, quindi, ammesso che può succedere ed è successo, è ora di agire, ma lasciando da parte l’emozione che ti fa rimuginare sulla cattiva sorte e sull’errore e dando spazio alla razionalità, fermarsi e respirare aiuta a fare questo.

 

Non cadere nell’errore di essere Superman

La reazione più frequente è quella di voler fare tutto subito, velocemente, per riparare all’errore o alla cattiva situazione. Ricordati però che non sei Superman e questo, per tutti noi, significa esporsi all’errore. Sì, ironia della sorte, facendo più cose insieme, aumenti le possibilità di fare errori, quindi anziché riparare un danno, aggravi la situazione, e ciciliegina sulla torta, consumi ancora più energie.

Quindi, accendi la razionalità e, visto che ti sei fermato e stai respirando, evita di iniziare a fare tutte le cose insieme, al contrario la tua regola d’oro sarà: “fai una cosa alla volta”.

Analizza la situazione e valuta le priorità

Per gestire un imprevisto è fondamentale fare le cose con calma e quanta più serenità possibile, in modo da non cadere nel panico e soprattutto non sbagliare aggiungere difficoltà alla difficoltà.

Per questo è necessario calibrare bene le azioni da fare, quelle da mettere in fila e fare una alla volta e questo significa lavorare sulle priorità.

Nel momento di imprevisto o nell’errore, agisci in modo focalizzato, fai solo le ciò che ti porta all’obiettivo, senza fronzoli e senza perdite di tempo.

Tutto il resto, per una volta, verrà tagliato fuori.

 

Quindi:

  • Concentrati sull’obiettivo.
  • Valuta quali azioni portano al suo raggiungimento. Ricordi il 20% delle nostre azioni porta l’80% dei risultati, quelle sono dunque le azioni da svolgere.
  • Lavora per metodi consolidati. È il momento di mettere in campo le tue abilità e fare le cose come le sai fare, questo è il modo più veloce, semplice e corretto per ottenere un risultato, senza sbagliare e senza perdere tempo.
  • No ai fiocchetti e controfiocchetti, per sta volta non si bada alla forma, è meglio andare al risultato e basta.

 

Una volta passata l’emergenza fai tesoro di quanto successo e vedi come non far ricapitare l’errore

Una volta affrontato l’imprevisto è ora di riprendere la normalità, ma senza dimenticare quanto appena successo. Prima di riprendere la routine e le cose da fare, dedica cinque minuti a ciò che è successo e chiediti perché è successo, cosa poteva essere previsto, cosa si poteva pianificare meglio, se c’era un piano B da tenere di scorta. E, non ultimo, chiediti come hai reagito durante l’imprevisto, se, anche qui, non ci siano cose da migliorare e… comunque, fatti i complimenti: hai affrontato la cosa al meglio delle tue possibilità!

 

Riposa

L’imprevisto è passato, gli errori sono stati riparati, il feedback è completo, ti sei dato una pacca sulla spalla e ora?

Ora si riposa, perché anche questo è importante, anzi, importantissimo!

Come sempre dopo un momento che chiede energia ce ne vuole uno che ne dà, quindi goditi il tuo meritato riposo!

 

 

Photo by Etienne Girardet – Unsplash
A ognuno le sue scarpre

A ognuno le sue scarpre

Quando ho scoperto che nella versione originale le sorellastre si tagliavano i piedi pur di provare la scarpetta di Cenerentola, sono rimasta inorridita e ho ringraziato che la Walt Disney avesse edulcorato la storia per i più piccini, me compresa.

Le fiabe, si sa, sono spesso truculente, e le ragioni sono storiche, ma quando si cresce fa un po’ strano pensare che per entrare in un paio di scarpe di debba rinunciare a una parte di piede, non trovi?

Sì, è davvero una cosa ovvia, ognuno ha la sua misura e non si può prescindere da questo. Ok, c’è chi sceglie di indossare un paio di scarpe più grandi per essere più comodo, ma per altri questa soluzione significa solo ballarci dentro e recuperare qualche vescica in più.

Morale? (Anche se si tratta di una fiaba, la morale sta volta c’è)

 

La morale è che non siamo tutti uguali e non funziona sempre allo stesso modo.

 

Ti pare banale? Beh, se lo pensi per la tua organizzazione personale forse no.

 

Nella gestione del tempo, delle energie, nella pianificazione si pensa spesso che, per l’appunto, tutti possano indossare le stesse tecniche, far tesoro degli stessi strumenti.

E invece no, c’è chi ama avere un timer rumoroso in sottofondo, chi esige silenzio, chi può stare seduto e lavorare per due ore filate, chi non ci sta più di venti minuti, chi non può prescindere da carta e penna e chi non può fare a meno di creare un foglio Excel.

Anche su questo non siamo tutti uguali, non funzioniamo allo stesso modo e non ci tornano utili le stesse cose.

Ecco perché entro in gioco io, riparo proprio a quest’errore e faccio emergere la tua unicità.

Il mio lavoro nella tua produttività è proprio questo: trovare la tecnica che fa per te, lo strumento giusto e soprattutto adattare il tutto alla tua persona.

Quindi non demoralizzarti se hai provato il GTD o se detesti il timer per fare un pomodoro, ci sta, ma proprio perché non è utile fermarsi alla pura e semplice tecnica, dai un pizzico di fiducia ai miei studi e al mio punto di vista esterno, questo ti farà superare l’errore del pensarci tutti uguali!

Tecniche e strumenti sono il cuore di un intervento di un consulente di organizzazione personale e per questo vanno creati su misura, niente mezzo numero in più o on meno, ci vuole proprio il tuo numero.

Cosa diversa sono gli elementi della produttività, quelli che spesso senti come i detti dei P.O., lì possiamo parlare di principi che vanno bene per tutti e che vale la pena farseli piacere e farli propri.

 

Ne vuoi uno in termini di produttività?

“Se una cosa richiede meno di due minuti, falla e basta.”

Ancora?

“Fai una cosa alla volta e (aggiungo io), falla fino in fondo.”

E per finire…

“Svuota la mente, scrivi la nota, e (aggiungo io) annotala subito nel posto giusto.”

 

Perché i primi non funzionano per tutti e i secondi sì?

Perché i secondi fanno riferimento a un modo di agire, a un’abitudine, i primi invece sono più complessi, sono un insieme di tanti passi, diventano quindi un metodo o una tecnica.

Per questo la produttività deve essere legata alla natura della persona, alle tue peculiarità in termini di modo di lavorare, carattere, tipo e luogo di lavoro, ciclo circadiano, preferenze (es. analogico vs digitale), capacità di concentrazione e… potrei continuare, ma qui mi piacerebbe conoscerti e lavorare con te!

Ora che sai che non è colpa tua, che sono certa tu ci abbia messo tutta la tua buona volontà a eseguire tutti i punti del GTD e che tu abbia pianificato mille pomodori senza rispettarli, che ne dici di rilassarti e ricominciare da capo?

Come? Chiamandomi e raccontandomi come sei, poi, tutto il resto lo fare insieme, un passo alla volta!

 

 

Photo by Wyron – Unsplash
Una corretta to do list

Una corretta to do list

“E anche oggi ho fatto la metà delle cose che dovevo fare”

“No, questo proprio non ce la faccio ad affrontarlo ora…”

“Era una cosa di due minuti, eppure sono ancora qui a lavorarci”

 

Hai mai pensato una di queste frasi? Forse tutte e tre? Non preoccuparti, sei una persona normale, solo non hai fatto tesoro di questi errori.

Lo facciamo oggi insieme, perché tu possa andare oltre, non incastrarti in errori di cattiva gestione di tempo ed energia e fare una fantastica to do list che sia affrontabile e sostenibile per te!

Piccolo disclaimer: non parleremo di priorità e di argomenti della to do list, questi sono aspetti altrettanto fondamentali, ma che riguardano la pianificazione, e per questo ti rimando qui.

Ok, torniamo al nocciolo della questione.

 

Come mai tanto spesso le to do list vengono disattese, riscritte e diventano un’arma a doppio taglio?

Perché non si stima correttamente il tempo delle attività.

 

Stimare il tempo delle attività significa considerare tutti i tempi di attività:

  • Tempi di preparazione: recuperare tutti i materiali per fare quel lavoro e metterli a portata di mano, tempo per avviare una call on line (con possibili problemi tecnici), tempo per raggiungere un luogo.
  • Tempi di studio: tempo per reperire le eventuali informazioni che già non sai e che devono essere inserite nel tuo lavoro. Spesso si considera il lavoro solo come lavoro effettivo, ma non come il lavoro che sta a monte per prepararlo nei suoi contenuti, come se sapessimo già tutto.
  • Tempi di svolgimento: questi sono i più semplici e spesso i più corretti da essere stimati, ma il mio consiglio è comunque quello di tenerli morbidi, per una pausa in più, o un momento di riflessione a mente fredda.
  • Tempi di revisione: che, come sai, non devono essere seguenti a quelli di attività e un po’ staccati.
  • Tempi di chiusura: sistemare gli appunti, sistemare i materiali, segnare qualche nuova informazione, archiviare il necessario, tempo di rientro in ufficio o a casa, tutto ciò che serve a chiudere il cerchio.

Dimmi la verità, anche tu metti in agenda solo il tempo effettivo di svolgimento? Ecco l’inghippo, mancano gli altri.

 

Ma anche su questo tempo ci sono altre tre piccole accortezze da considerare.

La prima riguarda il fatto di sottostimare il tempo necessario, ci voglio sempre due minuti… e poi…

Sii onesto con te stesso e cerca di valutare il tempo da un punto di vista quanto più esterno possibile, e, come detto prima, se puoi allunga, così ci sarà il tempo per una pausa, una correzione in relax.

 

La seconda, non meno importante, riguarda le possibili interruzioni, interne ed esterne.

Già, non sono sempre gli altri ad interromperci, ma anche noi stessi lo facciamo. Le interruzioni interne sono tutte quelle volte che ti viene in mente qualcos’altro che non centra… ad esempio una cosa lasciata a metà. Da qui la necessità di pulire la mente prima di lavorare, scaricarla, annotando tutto il resto e non lasciando nulla in sospeso.

Le interruzioni esterne invece dipendono da come ci organizziamo noi nel lavoro: dove lavoriamo, come comunichiamo ad altri.
Parole chiave: porta chiusa e comunicazione corretta per far capire che per esserci al 100% ci sei quando non sei impegnato, proprio perché c’è un tempo di lavoro per sé e uno con gli altri.

 

La terza accortezza è infine… conscesi!

E fare tesoro degli errori: se hai stimato male il tempo, la prossima volta, raddoppialo!

Se si lavori su una cosa nuova o poco nota, meglio aggiungere che togliere, stima più tempo. E se fai un lavoro che conosci, metti pure il tempo corretto, ma un 10% in più ci sta sempre e comunque, altrimenti lavorerai con l’acqua alla gola, con l’angoscia di chiudere… che dici, vuoi essere sempre di corsa? Anche no!

 

Infine… il tempo non dipende solo da una stima corretta, ma è strettamente correlato all’energia.

E questo è sempre poco considerato. La tua energia non è sempre al top, e questo va messo nel bilancio.

Detto che, se si deve fare, si fa e quindi si stringe i denti, e si lavora a testa bassa, ma poi… eh, sì, perché si può fare, ma poi arriva comunque il conto! Quindi tieni conto del tuo ciclo circadiano, di quando la tua energia è alta e bassa e, se proprio non puoi, considera che dopo un momento in cui chiedi energia, ne devi mettere uno in cui prendi energia. Sì, hai capito giusto, sto parlando di pause e di alternarle con criterio al lavoro.

 

Ecco, quindi, che nella tua to do list devono esserci il corretto numero di attività, definite in base alla pianificazione e alle tue priorità, devono essere saggiamente alternate in più impegnative e meno impegnative e, a ogni attività, deve corrispondere una durata, stimata al meglio delle tue possibilità!

 

 

Photo by Annie Spratt – Unsplash