Archivio | SempliceMente

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Organizzativamente parlando questa è una piccola grande verità che mi sta spesso scomoda.

Sì, fatico ad accettarla proprio perché scegliere appunto impegna, richiede energia. Ci hai mai pensato?

Certo, scegliere cosa vuoi mangiare, cosa vuoi indossare, se hai voglia di accettare un lavoro o no possono essere scelte semplici se sai già i tuoi gusti e ciò che puoi o vuoi fare. Ma in momenti di difficoltà anche queste cose possono essere fonte di stress.

E se questi punti si possono comunque risolvere velocemente, non pensare di considerare l’energia e il tempo che richiedono certe decisioni è controproducente.

Lo diventa da tanti punti di vista. Dal punto vista organizzativo tenere le cose in sospeso porta a non poter pianificare bene le cose, a mantenere i cerchi aperti e a sprecare le energie.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.

Vedo spessissimo progetti dove i tempi sono serrati al punto che non ci si può permettere una riflessione a mente fredda o un cambio di rotta, dove non c’è rispetto per la natura umana che per decidere ha bisogno di tempo ed energia e paradossalmente questo significa proprio poterci non pensare per un po’ di tempo.

Facciamo un esempio concreto per chiarire il concetto.

Hai fatto un nuovo progetto fantastico e ora devi creare il sito web. Hai chiesto tre preventivi e ora hai tutti i dati alla mano. Come scegliere? Beh, dovrai fare le comparazioni del caso prima di passare all’azione, alla scelta appunto.

Magari uno ti propone un tot di pagine, un altro ti dice che ti appoggerà nelle revisioni e il terzo che si occuperà lui anche della parte grafica.

Ma ognuna di queste informazioni implica delle decisioni: hai già definito quanto contenuto metterai nel sito? I testi? Questo ti permette di capire se le pagine sono in numero adeguato.

Hai delle capacità informatiche tali da poter seguire il sito per conto tuo? Lo vuoi fare? Quanto è importante per te poterlo seguire in autonomia o preferisci esternalizzare le revisioni?

Hai già un progetto grafico? Per farlo c’è bisogno di tempo e anche di fare un percorso per identificare appieno il proprio brand, ma di questi aspetti… hai tenuto conto nel tuo Gantt?

Come vedi ogni scelta ha i suoi risvolti e se tu non hai messo in programma del tempo per lasciare che la tua mente ci pensi su e valuti… sarai inevitabilmente in ritardo e probabilmente avrai anche la sensazione di aver scelto male, sentendo di non aver considerato appieno tutti gli aspetti.

Come vedi è fondamentale considerare anche il tempo della scelta e soprattutto il tempo per non pensarci più e lasciar sedimentare il tutto. Quando poi riprenderai in mando le cose, sentirai le tue scelte più chiare e definitive.

Ma non è finita qui… il rovescio della medaglia è che per avere una buon calendario e una buona agenda, come abbiamo visto in questo mese… qualcosa va scelto.

Quindi sì al tempo della scelta, ma anche no alla continua procrastinazione: dopo aver fatto tutti i ragionamenti di cui sopra, scatta il timer e si chiudono le cose.

Basta ai “ci penserò”, o “lo farò quando ho tempo” i passi della “scelta organizzativa” sono semplici:

se ci metti meno di due minuti a decidere qualcosa, fallo e chiudi l’azione;
se ci metti di più, alloca del tempo per scegliere, rispetta i tempi di riflessione e di cova, quelli di cui ti ho raccontato prima;
quando il tempo è passato, l’azione va fatta, è tempo di scegliere.

Prova ad applicare questo processo e a tenerne conto quando pianifichi il tuo tempo e i tuoi progetti, vedrai che avrai molti meno inghippi organizzativi e sentirai le tue scelte più consapevoli e serene.

Sì, ti sembrerà stano, ma mi occupo anche di questo. Organizzare il tempo, i progetti significa anche lavorare sulle proprie priorità e sulla gestione dei tempi legati a questi aspetti, quindi, a meno che non si tratti di scelte di vita, ambito che non mi compete, ti offro il mio aiuto anche per questo, perché se impari a considerare tutti i tempi della pianificazione, compresi quelli della scelta, le tue giornate fileranno un po’ più lisce e saranno un po’ meno stressanti.

E tu, come te la cavi con la pianificazione della scelta?
Applica i tre passi e fammi sapere come va, ti leggo nei commenti!

Photo by Shumilov Ludmila – Unsplash

Storia di una mail

“Plin, è arrivata una mail, ok, la leggo. Ah, ecco, devo scendere dal bus.

Finalmente in ufficio, che traffico oggi… Aspetta che accendo il pc e leggo le mail. Ah, sì questa è quella che ho letto prima, ma cosa mi chiedevano? Aspetta che la riapro.

Giusto, la riunione, manca il file dell’odg. L’ho fatto… ok, va bene dopo lo mando. Ma mi chiedono anche se posso presentare il nuovo progetto. Non so… ci penso, intanto rispondo alle altre mail.

Così inizia la giornata di lavoro e poi, presi da una telefonata e un impegno, ecco che a mezzogiorno si torna alla casella di posta.

Una mail già letta, sì quella della riunione. Cosa dovevo mandare? Aspetta che la riapro e la rileggo…. Sì l’odg, ok ora lo faccio. Ma non so se ho voglia di parlare del nuovo progetto… ci penso.”

La mail attende, le ore passano.

E in chiusura di giornata ecco che le mail sono diventate 10, cinque non lette, la prima quella della riunione… e le atre? Chi si ricorda? Bisognerà rileggerle…

Cosa ne pensi di questa storia? Quante volte capita di lasciare una mail nell’inbox che non è stata risolta in toto?

Capita con una certa frequenza, non credi?

Molto spesso la casella di posta in entrata diventa un piccolo buco nero di richieste inevase.

Ma questo buco nero è un vero mangia energia e una grande fonte di stress, andrebbe evitato fin dalla partenza.
Come? Scegliendo.

La non-azione porta, in questo caso, a un vero e proprio stress in più.

Il motivo è semplice: ogni volta il nostro cervello si fa la stessa domanda e cerca di rispondere e di chiudere il cerchio, ma questo rimane aperto e si ripropone ogni qual volta i tuoi occhi scorrono le mail e rivedono le stesse cose.

Lavorare in questo modo è molto impegnativo dal punto di vista energetico ed è decisamente anti produttivo, perché ciclicamente fa rifare le stesse azioni: ti domandi la ragione della mail, se non la ricordi riapri la mail, se la ricordi cerchi la soluzione e se non decidi, di ricomincia da capo.

In più, è molto facile che tornando e tornando sulla questione tu ne ricordi solo una parte e quindi ti esponi all’errore di non considerare tutti gli aspetti (magari decidi di presentare il progetto, ma non mandi l’odg).

Come dice il guri della produttività “se richiede meno di due minuti, fallo e basta”, queste le parole di Devid Allen.

E, aggiungo io, impara a considerare dei momenti di lavoro sulle mail che siano delle vere sessioni di lavoro.
In particolare:

non leggere le mail mentre stai facendo cose personali;
non leggerle fuori dall’orario di lavoro;
quando le leggi, prendi una decisione: se non ti interessano eliminale. Sì, anche lo spam può farti sprecare energia;
se ti interessano e le puoi evadere in meno di due minuti, fallo e basta.

La non-scelta è una forma di procrastinazione che mangia energia, oltre a rubare produttività.

E se non consideri quest’aspetto nelle piccole cose, diventeranno montagne.

Quindi, per le cose semplici, quelle da meno di due minuti, impara a scegliere e a chiudere i cerchi, non lasciare nulla in sospeso.

Guadagnerai in leggerezza e produttività!

Photo by Razvan Dumitrasconiu – Unsplash

Lo farò… forse un giorno

“Vorrei proprio vedere quella mostra, appena ho un momento libero ci vado”

“Sì, vediamoci presto”

“Mi piacerebbe leggere questo libro, magari una sera inizio”

Ti capita di dire frasi come queste? Capita a tutti di fantasticare, desiderare di occupare un po’ di tempo con un’attività piacevole come una mostra, una passeggiata, un caffè con una persona amica e poi concludere, un po’ di tempo dopo, dicendo che non c’è tempo o che la mostra è finita.

Come mai diciamo che vorremmo fare qualcosa e poi ci lasciamo sfuggire la cosa stessa? Non la riteniamo importante?
Direi proprio di no, un momento per sé è sempre fonte di energia e gratitudine, eppure spesso rimane in fondo alla lista delle cose da fare.

Mi sento ora di dire, con profonda tranquillità, che questo tipo di procrastinazione capita a tutti.

Sì, di fatto è una procrastinazione e può dipendere da diverse ragioni.

NON È IMPORTANTE

Ci sono molte frasi che si dicono per educazione, ma se in cuor tuo pensi che non hai voglia di passare del tempo con qualcuno o fare una determinata cosa, cambia le tue parole per rispetto verso di te.

Non occorre dire “vediamoci presto per un caffè” se non ti va, va benissimo, un “sono felice di averti incontrato e di aver fatto due chiacchiere insieme” è più che sufficiente.

Se si tratta di un’attività… beh, ti rimando alla gestione delle cose non importanti e non urgenti per spronarti una volta in più a rendere il tuo tempo prezioso solo con ciò che ti dà gioia e ti serve.

CI SONO MOLTE ALTRE COSE PRIMA

Questa spesso è una scusa, ma se non lo è, non resta che lavorare sulle proprie priorità.

Il semplice motivo per il quale certe cose comunque vengono fatte è che sono ritenute oggettivamente importanti e non possono essere rimandate.

Questo è il famoso lato destro della Matrice di Eisenhower e per lavorarci occorre lavorare sull’organizzazione del proprio tempo, ma per oggi posso sinteticamente dirti che dipende strettamente dalle tue priorità.

Il fatto di trovare tempo per qualcosa sta nel considerarlo per il suo valore, e quindi importante per te, e da fare, quindi non più rimandabile, proprio come se fosse una bolletta che scade oggi, non perché oggettivamente in scadenza, ma perché tu hai deciso internamente che lo è.

NON VUOI SCEGLIERE

Questa è la vera procrastinazione, le cose rimangono lì perché non hanno un posto. Si tratta di azioni che non hanno trovato un posto nella tua agenda, cioè non sono state pianificate.

Vuoi vedere una mostra e pensi che lo farai? Facciamo il passo successivo: quando? Raccogli informazioni per decidere. Sono certa che in meno di due minuti con una ricerca in Google potrai scoprire orari e termini e valutare, in base alle tue giornate libere, un programma di massima per andare. Ora, se ti va, fissa l’appuntamento in calendario.

Ecco la vera ragione delle cose eternamente sospese: non hanno posto nella tua pianificazione.

Se una cosa ti va, prendine nota, e quando metti mano alla tua pianificazione del tempo (cioè quando fai l’agenda per il mese, la settimana o la giornata) valuta se è il momento di farla, oppure no, o anche più semplicemente, di iniziare ad affrontarla e, in questo caso, definisci se è ora di fare il primo passo e qual è, metti questo in agenda.

Ecco il caso delle vacanze, magari non è il momento di prenotare voli o hotel, ma quello di togliere le giornate dal tempo di lavoro e iniziare a cercare informazioni su dove e cosa fare, sì.

Vale per le cose grandi, ma anche per le piccole: cucire un bottone, contattare un collega per un nuovo progetto, andare a comprare un libro.

Se è una cosa per te importante, e quindi hai deciso di farla, definisci anche quando farla, dalle uno spazio definito nel tuo tempo.

Delle tre ragioni, quest’ultima è la più ostica da affrontare, perché richiede consapevolezza e soprattutto il giusto approccio. Ma una volta che hai fatto tuo questo passaggio, sarà molto più semplice da risolvere da un punto di vista organizzativo: la scelta sarà più semplice e veloce e, a seconda dell’idea, basterà annotarla in una lista, in un calendario o in un’agenda… o ancora più semplicemente… farla!

E tu, cosa hai deciso di fare? E quando?

Photo by Oleksandra Bardash – Unsplash

Il giusto spazio di lavoro

Cosa hanno in comune decisioni e organizzazione? Molto e oggi vediamo perché.

La disorganizzazione è spesso frutto di una decisione rimandata. Non sono parole mie, ma le condivido in pieno, e in questo caso la parola disorganizzazione fa rima con disordine.

Quel disordine che però non è creativo, utile, ma al contrario fa sprecare energie, tempo e non ti da modo di mettere mano alle nuove idee.

Di cosa sto parlando?

Del tuo tavolo di lavoro ad esempio, o anche della mensola in entrata dove si accumulano posta, volantini, scontrini e… tutto ciò che non ha un posto.

Ecco il punto chiave: ciò che non ha posto.

C’è un buon detto P.O. che recita: “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”.

E di fatto è proprio così, se tu sai già dove mettere qualcosa è molto facile che non crei disordine. Allo stesso tempo farai molto prima a trovarla perché sai già che la troverai nel suo posto dedicato.

Sembra una banalità, ma di fatto risolve molti problemi ed elimina quel disordine da superfluo che crea ingombro non solo sulla scrivania e negli spazi in generale, ma che non ti permette di lavorare al cento per cento sul compito che hai scelto come oggetto del tuo lavoro.

Ecco la ragione per la quale è importante scegliere: poter lavorare in modo focalizzato.

Scegliere a monte come organizzare i propri spazi per fare in modo che ciò che ti serve sia ben conservato e a portata di mano. Ciò che ti piace in vista per motivarti. Ciò che non serve o che, peggio, ti ricorda cose negative, eliminato (leggi donato, riusato, riciclato).

Così sul tuo tavolo di lavoro ci sarà solo ciò che ti serve per portare a termine il tuo lavoro, e, in una visione a più ampio spettro, i tuoi obiettivi.

Questo non significa che non ci saranno delle cose che attendono una decisione per trovare un luogo definitivo, ma se farai tuo il motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”, saranno decisamente meno numerose e quindi potranno essere gestite in una cassetta delle cose da fare, nel rispetto del GTD.

Le decisioni circa cosa vuoi diventi argomento del tuo lavoro sono importanti non solo per sgombrare il tavolo da ciò che non centra, ma anche per occuparlo di ciò che centra.

Mi spiego meglio: per facilitarti il lavoro e invitarti a fare il primo passo e a non procrastinarlo, è molto utile avere sul tavolo ciò che ti serve per quel compito, per poi riordinarlo e rimetterlo via a cose fatte.

Con questo non ti consiglio di crearti il plico di cartelle sul tavolo la sera prima, diventerebbe troppo impattante emotivamente, ma lasciare le cose del primo lavoro sì, potrai di fatto mettere mano alla tua rana con facilità.

Allo stesso modo se vuoi ricordare qualcosa e vuoi lasciarti un post-it sulla scrivania, o sulla tastiera, va benissimo, ma funziona solo se è l’unico in vista, su un tavolo libero da altro, non credi? Ecco, quindi, che l’organizzazione degli spazi diventa fondamentale.

In più, pensaci, se avessi un lampo di genio, un’idea folgorante da sviluppare e il tuo spazio di lavoro fosse ingombro di altro lavoro? Troveresti lo spazio fisico e mentale per dare spazio a questo input?

Probabilmente no, probabilmente finiresti per trovare un altro luogo o lasciarti fagocitare dall’ordinario o da un’urgenza dell’ultimo minuto.

Sì, hai capito benissimo…

Scegliere dove lavorare e come lavorare è importante tanto quando decidere su cosa lavorare.

Quindi è ora di scegliere come gestire il tuo spazio di lavoro.

Per chiudere voglio lasciare alcuni utili principi, anche se ogni spazio e ogni persona merita la sua attenzione e le sue eccezioni.

Ciò che ti serve deve essere vicino a te, tanto più vicino quanto più lo usi. Esci dalle convenzioni che sul tavolo ci sia pc, telefono, cartelline, portapenne… tutto dipende da cosa usi tu.
Fai in modo di poter raggiungere tutto con il numero possibile di gesti.
Ciò che non serve… va eliminato.
Fai in modo che lo spazio di lavoro sia tuo: che non sia anonimo, ma che ti dia la voglia di lavorare, quindi sì a qualcosa che ti piaccia e basta, una cosa soltanto però 😉
Lo spazio di lavoro deve potersi adattare alle esigenze di lavoro, oppure fai in modo di avere più luoghi per diversi lavori.
Lo spazio di lavoro deve essere luminoso e facile da pulire.
Non può mancare un luogo per l’archivio: agile e aggiornato.

E tu, sei pronto a scegliere? Sei pronto a dare il giusto spazio al tuo lavoro?

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.