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Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre, o meglio non serve se non è usato come calendario.

Come mi hai sentito dire tante volte nel calendario vanno scritti gli appuntamenti che hanno una scadenza, quindi sono informazioni che hanno una data, possibilmente un’ora di inizio e una di fine, un luogo e che sono definiti tra più persone, sono cioè concordati e non si modificano. O per lo meno per cambiarlo è necessario interfacciarsi con una o più persone.

E in questa “mezza definizione” trovi tutti i criteri per capire ciò che va segnato in calendario e ciò che è giusto trovi posto altrove.

IL CALENDARIO NON È UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE

Cosa significa? Che non devi segnare le cose che hai pensato di fare, ma che tutto sommato che siano alle nove o alle dieci non cambia.

Perché non lo puoi fare?

Perché se qualcuno ti chiede se hai la possibilità di impegnarti in uno slot di tempo, è importante che tu sappia rispondere con certezza se sei impegnato o no, e una possibile cosa da fare non è un impegno.

In sintesi, quando decidi cosa fare e quando stai pianificando il tempo, quando hai già deciso cosa fare e occupi uno slot nel tempo stai agendo sul tuo calendario.

Vero è che se vuoi proprio “bloccare” del tempo puoi segnare un appuntamento con te stesso in calendario, ma è anche vero che se fai così con tutto perdi la flessibilità che caratterizza una pianificazione ben fatta e che ti permette di modificare le parti senza però perdere il risultato finale.

Quindi usa il calendario come luogo di raccolta degli impegni e non come strumento di pianificazione del tuo tempo.

IL CALNDARIO NON È IL LUOGO DELLE COSE DA FARE

Per questo esistono le liste, non trovi?

Inutile segnare appunti, note e affiancare il tutto da remainder. Meglio mantenere il calendario agile e leggero e affiancarlo con una buona to do list.

Per questo dico spesso che non è necessario avere un’agenda, l’agenda è uno strumento di pianificazione del tempo e segue il calendario e la to di list. Sono questi i due strumenti imprescindibili della pianificazione del tempo e che non possono essere confusi e mescolati.

Nel calendario vanno gli appuntamenti e nella to do list le cose da fare. Non mischiare le cose e avere liste di appuntamenti o un calendario con, appunto, note e appunti.

NON ESAGERARE

Ultimo consiglio, non esagerare, non sovraccaricare questo strumento.

Se usi bene gli strumenti organizzativi e quindi note, agenda, liste, archivi, il calendario rimane snello e utile.

Contiene veramente solo gli appuntamenti e quindi diventa facile da consultare e utile: in un momento hai la visione di insieme di tempo occupato e di tempo libero.

Certo, se usi calendari condivisi, potresti vedere anche appuntamenti non tuoi. Ma proprio per questo ti consiglio di non sovraccaricarlo di informazioni inutili, ad esempio appuntamenti ripetitivi quotidiani: pranzo e cena. Certo se c’è un’eccezione di un pranzo o una cena particolare segna l’impegno, ma non occorre segnarli entrambi ogni giorno.

Allo stesso modo non è il caso di dettagliarlo troppo: mettere tutte le voci della tua routine mattutina. Fai piuttosto un unico slot “routine mattutina”.

Tutto questo per facilitare la lettura visiva e il colpo d’occhio.

Così aiuterai la tua mente, non perderai tempo ed energia, e inevitabilmente ti ritroverai più leggero e produttivo.

E tu che ne pensi? Ci sono altre cose che secondo te meritano un posto in calendario?
Scrivimi nei commenti i tuoi suggerimenti!

Photo by Tanya pro – Unsplash

Calendario on line, non ti temo!

Per molti la scelta del calendario on line è naturale, per molti altri è un punto d’arrivo.

Io trovo che sia la soluzione migliore per la maggior parte delle persone. Certo, ci sono sempre le eccezioni, ma usando bene un qualsiasi calendario on line si risolvono molte incomprensioni, si alleggerisce realmente la mente, ma soprattutto essendo sempre consultabile, il calendario diventa uno strumento di reale supporto!

Vediamo come usarlo per renderlo ancora più efficace.

La sincronizzazione è d’obbligo

Prima regola: il tuo calendario deve essere sincronizzato.

Questo significa che puoi usare il calendario che vuoi sul cellulare o sul tuo desktop, ma ti consiglio di fare in modo che tutto ciò che segni si veda poi su tutti i tuoi devices e soprattutto che venga fatto un back up costante delle modifiche che fai.

Per questa ragione io ho scelto di andare direttamente alla fonte e usare Google Calendar, ma se non ti piace esteticamente o per come è fatto, ti consiglio comunque di usarlo come luogo di back up.

Per me sincronizzato significa anche condiviso.

So che può sembrare strano condividere le informazioni riguardo ai propri impegni, ma è l’unico modo per far saper che il tuo tempo non è libero, che non sei disponibile. Quindi se un calendario condiviso in famiglia può essere semplice, magari sul lavoro fa strano. Ma ecco che consiglio di farlo ugualmente e magari prestare attenzione a come si scrivono gli appuntamenti: avrò un doppione con “dentista” nel mio personale e “Selina impegnata” in quello di lavoro, ma non dovrò faticare a rispondere se posso esserci per una riunione proprio in quello slot di tempo.

Usa i colori

I colori sono utilissimi per fare delle divisioni a monte. Ad esempio, tutti gli appuntamenti di lavoro con un colore e tutti quelli di famiglia in altro, i personali con un terzo.

Nella pratica è molto più semplice usare i calendari tematici e quindi andare a inserire l’appuntamento su un calendario specifico che ha già impostato un suo colore di default.

Se utilizzi questa tecnica è poi possibile togliere temporaneamente la visualizzazione di un calendario tematico e avere l’idea dell’impatto degli altri impegni, e questo torna utile di tanto in tanto.

Non pensare che alcuni dettagli non siano utili

Ad esempio, l’ora di inizio e fine di un appuntamento. Molto spesso “per fare prima” si mette un appuntamento generico lasciando che occupi tutto il giorno. Questo però lascia un gran carico alla mente, perché ogni volta che scorri il calendario ti devi ricordare che non è un giorno totalmente occupato, ma solo che c’è già un impegno del quale mancano i confini.

Inoltre, se gli impegni sono tanti creano un muro di barre orizzontali che rendono difficile gestire le ore libere, perché non è chiaro quali e quando siano.

Un secondo dettaglio molto utile è segnare anche il luogo. Che sia un luogo fisico o virtuale, segna nelle informazioni i dettagli come l’indirizzo o il link per il collegamento. Si tratta di una cosa di meno di un minuto ora, che poi, quando devi ritrovare l’informazione ne richiede più di cinque (“ma dove mi aveva mandato il link?, via mail, via chat…”) o a settare il navigatore.

Usa bene i remainder

Non occorre che ci sia un remainder per tutto, è molto più semplice avere l’abitudine di guardare il calendario prima di confermare un appuntamento o prima di pianificare le giornate della settimana. Tieni i remainder come dettagli in più per ricordare le cose che sono davvero importanti.

Ora che hai tra le mani un bel po’ di suggerimenti, ti lascio con un’ultima idea:

fai in modo di poter vedere sempre il tuo calendario, proprio come se fosse appeso a un muro.

Lo so i widget appesantiscono il cellulare, ma se vuoi che il tuo calendario sia davvero utile, tienilo a portata di occhio, quindi fai in modo di avere una schermata dedicata che a colpo d’occhio ti faccia vedere nel mese quanti impegni hai, e di che tipo.

Ora il calendario on line non ti fa più paura, vero?

È ora di usarlo per le sue potenzialità e per farti dare una mano: scarica la mente, segna tutto come abbiamo visto e abituati a guardarlo, avrai una marcia in più!

Photo by Gaining Visuals – Unsplash

Calendario, uno o tanti?

I calendari sono tanti e servono per tante cose, vediamo insieme alcuni.

Il calendario appeso in cucina

Può essere un calendario cartaceo regalato da qualche negozio o magari un calendario con una foto di famiglia, serve per lo più a guardare i giorni del mese, se c’è spazio raccoglie qualche nota generica e qualche data che proprio non va persa.

Il calendario di famiglia

A volte sostituisce quello appeso in cucina, magari è davanti alla porta d’ingresso, è diviso per colonne e raccoglie gli impegni di tutti i componenti della famiglia, nella speranza di poter poi dividere la responsabilità degli impegni o per lo meno fare in modo che siano ricordati da qualcuno!

Il calendario a piena parte in ufficio

Grande, enorme, con più mesi possibili dove vengo annotate, in momenti di emergenza, scadenze, impegni improrogabili e dove con evidenziatori colorati si cerca di stimare i carichi di lavoro per i vari progetti.

Il calendario dei compleanni

Senza date, solo con i numeri per ricordare i vari compleanni. Adatto solo ai più estremisti della cancelleria, la maggior parte delle persone non ne conosce l’esistenza.

Il calendario dell’agenda

Posto a inizio agenda e utilizzato strenuamente a gennaio, ma spesso incompleto o dimenticato alla volta di febbraio.

Potrei continuare a lungo… non credi?

La questione è che di calendari ce ne sono tanti e spesso creano solo confusione perché risultano incompleti o dimenticati.

Se vuoi prendere un appuntamento dal dentista e non sai subito gli impegni della famiglia perché non sei a casa e non puoi vedere il frigorifero… cosa fai rimani in sospeso e rimandi?

E se stai fissando la seconda data di una riunione di lavoro e non sei in ufficio e non vedi la parete con tutte le date dei progetti… come fai? Lanci una data a caso facendo appello alla memoria?

E, ancora peggio, se qualcuno della tua famiglia prende un appuntamento quando tu sei già impegnato?

La questione del calendario è dunque questa:

ne esistono di tanti tipi, ma la funzione è una: ricordare gli impegni.

E per impegni intendo date fisse con un’ora e possibilmente un luogo, ovviamente riferiti a una o più persone.

È vero che ognuno di noi ha tanti ruoli, un lavoro, una famiglia, delle attività nel tempo libero, ma è anche vero che il tempo è uno solo e non solo per noi, ma per noi e per le persone con cui condividiamo il nostro tempo.

Ecco il motivo per cui nel tuo calendario devono comparire tutte le informazioni che ti servono per gestire il tuo tempo, cioè farti capire quando sei impegnato, per quanto tempo e per cosa.

La conclusione del tutto è che… il calendario deve essere unico!

Unico per te, con il tuo tempo che può essere per certe ore dedicate al lavoro, per altre alla famiglia o agli affetti e per altre ancora a te.

Per poterne disporre appieno infatti devi poter controllare e ricordare tutti gli impegni, non per mania di controllo, ma, al contrario, per rendere ancora più tuo il tempo.

Il problema pare complesso, ma la soluzione è semplice: fare in modo che il tuo calendario abbia alcune caratteristiche.

Il calendario deve essere accessibile

Non è detto che il calendario debba essere necessariamente on line, può essere anche cartaceo, l’importante è che sia sempre con te. Quindi la scelta dipende proprio dal tuo stile di vita e da quante persone fanno parte della tua quotidianità: se gestisci tempo personale e di lavoro magari il cartaceo è sufficiente, ma se c’è di mezzo la famiglia, molto più semplice passare on line.

Il calendario deve essere aggiornato

Tanto ovvio, quanto difficile. La regola d’oro è di chiudere l’azione. Quindi… quando fissi un appuntamento, segnalo subito nel calendario. E se è condiviso con altri, chiedi di fare lo stesso.

Il calendario deve essere completo

Fai in modo che nel calendario ci sia tutto il tuo tempo: lavoro, personale, di famiglia.

E ricorda: il calendario è solo un calendario, non sovraccaricarlo di note e finti appuntamenti, cioè quella cosa che devi assolutamente fare e che quindi lo fissi in agenda.

Nei prossimi post vedremo come gestirlo al meglio, cosa annotare e come farlo.
Per ora non ti resta che scegliere il calendario che fa per te, e se non sai quale… chiamami!

Photo by Claudio Schwarz – Unsplash

Calendario in vista

Ho sempre adorato i calendari da tavolo, mi piace il formato, mi piace il fatto che stiano in piedi da soli, mi piacciono le immagini che ci sono dietro, anzi meglio se l’immagine è davanti e il calendario è piccolo sotto.

Sì quello con le foto delle Dolomiti, lo ammetto, è il mio preferito!

Poi però mi sono accorta che sono tanto belli, quanto… scomodi.

Ogni volta che devi vedere il mese successivo o precedente, devi prenderlo in mano e girare pagina.

Se ci devi scrivere qualcosa devi fare dei piccoli geroglifici e se invece hai spazio, beh, ti perdi l’immagine dietro.

E poi a forza di prenderlo in mano e spostarlo, il mio piccolo amico sulla scrivania si perdeva e io con l’occhio perdevo pure tempo a ritrovarlo!

In breve… il calendario da tavolo non è cioè che fa per me, e probabilmente nemmeno ciò che fa per te.

Il calendario è uno strumento importantissimo, e questo mese lo sviscereremo per bene, ma quello a cui mi riferisco io oggi è il calendario dell’anno in formato cartaceo. Sì, non il calendario dove segni tutte le cose che devi fare: gli appuntamenti, le ricorrenze, le scadenze, ma semplicemente quello strumento che ti racconta i mesi dell’anno divisi per settimane, con i giorni di festa colorati come i fine settimana, il tutto in una pagina unica.

“È comunque utile?” ti chiederai “Non basta guardare il calendario del pc? O scorrere i mesi di quello del cellulare dove sono segnati gli impegni?”

Un semplice calendario cartaceo dell’anno è sempre utile!

Ti aiuta a capire a che punto sei, all’inizio, a metà o alla fine.

Sembra una cosa sciocca, lo sai già, penserai, eppure è un modo per orientarti, per sentirti a casa, per sapere a che punto sei.

Ti aiuta ad avere l’idea delle settimane e delle festività.

È un colpo d’occhio che ti fa capire quanto tempo lavorato c’è e quando ne rimane per te.

E poi ti aiuta a fare i conti.

Quanti venerdì ci sono e quanti post devi fare (sì, parlo per me), in che giorni cadono i lunedì, come sono i primi e gli ultimi giorni del mese, quante settimane tra il 15 di un mese e quello successivo. Aiuta, cioè, la visione d’insieme, ma anche l’operatività quotidiana.

E per tutte queste piccole grandi ragioni è molto più utile avere un calendario semplice, semplice, ma che sia di carta, appeso in bella vista dove l’occhio possa fare velocemente tutti queste considerazioni senza andare a pescare la funzione calendario nel pc o nel cellulare, o tanto peggio nell’agenda, quella lasciala sempre aperta sulla settimana, serve ad altro 😉

Ci vogliono però delle piccole regole perché questo calendario funzioni davvero.

Deve essere intonso, senza scritte, evidenziature e simboli, questo perché lo usi di volta in volta con uno scopo diverso e quindi non devi viziare l’occhio con qualcosa di già segnato.
Deve essere sempre nello stesso posto così il tuo occhio saprà dove andarlo a cercare.
Deve essere delle giuste dimensioni. Se è troppo piccolo strabuzzi gli occhi per leggerlo, se è troppo grande diventa ingombrante, e mi raccomando, deve piacerti!

Il mio è un calendario A4, che Francesca Covolan prepara tutti gli anni. È un calendario semplice, pulito ed elegante.
Nemmeno io avrei pensato fosse davvero così utile, l’ho scelto perché mi piaceva e ora non posso più fare a meno.

Ecco uno strumento che serve davvero alla tua produttività: un calendario cartaceo di tutto l’anno!

Non ti resta che sceglierlo e posizionarlo nel posto migliore!