La non produttività

La non produttività

“Oggi non mi sono mai fermato eppure sento che non è stata una giornata produttiva. Ma del resto così dovevo fare.”

Mai detto o pensato qualcosa di simile?

Ci sta, o per lo meno, a mio avviso è molto umano e comune. Il lavoro è fatto anche di abitudini e di voglia di fare le cose ben fatte, quindi capita di sprecare del tempo nell’idea di fare le cose fatte bene o di non lavorare sulla produttività perché è molto più semplice fare come si è sempre fatto.

Andiamo a vedere cosa significano questo due importanti concetti.

 

VUOI ESSERE PIÙ PRODUTTIVO?
SMETTI DI FARE I FIOCCHETTI

 

Sono stata un po’ brutale, ma di questo si tratta. Tutti vogliamo che il nostro lavoro sia impeccabile e ben fatto, ma non riflettiamo che a volte cercare di raggiungere la fantomatica perfezione significa semplicemente perdere tempo facendo i fiocchi su un pacchetto già perfetto.

Questo per diverse ragioni. La prima è che il nostro concetto di perfezione potrebbe non essere lo stesso di quello del nostro cliente, molto spesso il nostro è più alto perché vediamo sempre miglioramenti possibili e imperfezioni. La seconda è che comunque è impensabile raggiungere la perfezione, ci sarà sempre qualcosa da migliorare. La terza che nell’ottica lavorativa dobbiamo produrre un risultato nei tempi stabiliti e con le risorse che abbiamo a disposizione, per fare lo step successo, quello ideale con tutte le migliori di cui sopra, in verità, è la versione due dello stesso progetto.

Ricorda la legge di Pareto: è il 20% dei nostri sforzi a dare l’80% dei risultati, non viceversa.
Quindi punta ad un risultato buono per l’80% e poi fermati, quel 20% è lavoro sprecato, sono i fiocchetti.

Cosa sono in pratica?

  • le eterne revisioni;
  • gli incontri a questioni già definite;
  • il riordino ossessivo che va oltre alla normale funzionalità;
  • la creazione di copie delle copie delle copie per evitare il blackout ipotizzato (e sottolineo mai avvenuto) per millennial bug;
  • l’ennesima prova di una presentazione giusto per impararla a memoria.

Potrei andare aventi e sono certa che anche tu puoi aggiungere qualche punto all’elenco.

 

DEVE ESSERE FATTO PER IERI

 

Percepire il tempo come stringente agisce spesso contro la stessa produttività: diventa un fattore di stress e a volte di vero e proprio blocco all’azione. Ma anche se sei una persona che lavora bene sotto pressione, lavorare sempre sotto scadenza ha dei grossi limiti in termini di produttività.

Quando fai qualcosa perché deve essere fatto subito è molto facile tu utilizzi dei metodi consolidati per lavorare velocemente per ottenere il risultato. Questa è sicuramente un’abitudine utile e che salva il lavoro nel caso di una reale urgenza. Ma se questa diventa un metodo, non sarà mai migliorabile.

Il fatto di avere tempo in più permette di analizzare il processo, valutare miglioramenti, perdite di tempo, di sistemare al meglio format di partenza, gli archivi. In breve, permette di farsi trovare pronti alla reale situazione di emergenza.

Al contrario, se sei in urgenza, probabilmente ti limiti a produrre il risultato e basta, non pensi al processo, né a sistemare il tutto… ci sarà tempo, peccato che poi arrivi un’altra scadenza.

 

Come vedi la gestione del tempo e la produttività sono legate. Che tu ami i fichetti o le scadenze, non importa, capita a tutti.

 L’importante è riconoscere quando succede e invertire la tendenza la volta successiva.

 

Pronto a cambiare rotta?

 

 

Photo by Tetiana Shadrina – Unsplash
Il contorno della produttività

Il contorno della produttività

Non ci si pensa a mio avviso sufficientemente spesso, ma…

 

il contorno al nostro lavoro è ugualmente importante rispetto al lavoro stesso.

 

Cosa vuol dire?

Beh, hai mai provato a telefonare in un bar affollato? Direi che la cosa è chiaramente poco fattibile, ti troverai ad alzare la voce, a chiedere di ripetere le frasi e via dicendo.

Se questo esempio è facile da capire, non lo è spesso il suo parallelo nelle attività lavorative.

Spesso ci lasciamo interrompere da telefonate, notifiche o richieste di persone che entrano improvvisamente nel nostro luogo di lavoro.

 

Il punto è che spesso è la persona che si adatta al contesto lavorativo e non viceversa.

Se invece vuoi lavorare sulla produttività a partire dal contorno, devi fare il contrario.

 

Ecco alcuni esempi.

Se devi concentrarti, fai in modo che l’ambiente intorno a te sia tranquillo e non troppo stimolante. Oltre a togliere le notifiche e impedire che ti interrompano, nessuno è mai morto se aspetta mezz’ora in più, e fai in modo di avere anche un tavolo libero da ulteriori stimoli: ad esempio i materiali di un altro lavoro del quale ti dovrai occupare dopo, il volantino della palestra che dovrai andare a vedere finito di lavorare.

Semplifica il tuo spazio, fai lavorare la mente in modo focalizzato.

Se poi ti aiuta aggiungi un tocco di profumo di menta, o una candela, piccole cose che ti facciano predisporre al meglio verso il lavoro che devi fare.

Un’altra astuzia è pensare al tipo di lavoro che devi fare in base al luogo dove ti trovi. Mi spiego, se sai che dovrai aspettare a lungo un incontro o che hai di fronte a te un viaggio in treno e hai deciso che questo è ancora tempo di lavoro, non pensare le cose che devi fare in termini di urgenza, pensa piuttosto le attività che puoi fare in base al contesto: quindi potrai leggere delle mail nelle quali sei stato messo in conoscenza, scrivere le bozze di alcuni lavori, leggere gli articoli che hai messo da parte, tutte cose che non richiedono altissima concertazione e che puoi permetterti di svolgere in quel contesto.

Infine, se hai bisogno di stimolare la tua creatività e il tuo pensiero laterale, considera di cambiare proprio posto di lavoro e qui, dai spazio alla fantasia. Cambiare aria, avere nuovi stimoli è spesso la soluzione più produttiva.

Quindi pensa a dei luoghi di lavoro alternativi, come la panchina al parco, la biblioteca o semplicemente un nuovo coworking.

 

Come vedi non sei tu a dover soffrire il tuo posto di lavoro e faticare per fare alcune cose, piuttosto cambia prospettiva e adatta le attività lavorative ai luoghi e fai in modo che i tuoi posti di lavoro siano un supporto e non una barriera.

Perché ti dico tutto questo? Perché probabilmente riuscirai a lavorare lo stesso, ma farai molta più fatica, ti sentirai stressato e potrai sbagliare più facilmente.

Quindi… gira la frittata!

E per te, quale è stato il posto più strano dove hai lavorato?

 

 

Photo by Farrel Nobel – Unsplash

 

 

La produttività in piccole azioni

La produttività in piccole azioni

Nelle scorse settimane ti ho parlato di tecniche di produttività, ma spesso prima di scegliere la più adatta ai miei clienti, affronto con loro delle questioni molto più basilari e che hanno a che fare con le abitudini.

Si tratta di quelli che io chiamo elementi di produttività, cioè le piccole azioni quotidiane che aiutano tanto quanto una vera a propria tecnica.

Sono diverse e tutte utili, oggi te ne racconto cinque.

 

MAGIA LA RANA

Questo è uno dei detti più frequenti e famosi di tutti i P.O.. Cosa vuol dire? Da dove vengo io si mangiano le rane, ma di solito sono cotte. Il principio vuole che tu mangi, invece, una rana viva. Mai fatto? Beh, deve essere disgustoso. E in effetti l’idea è proprio questa: affrontata la rana, poi qualsiasi altra cosa sarà certamente meglio.

L’idea non è quella di fare una cosa necessariamente enorme, ma semplicemente cominciare da ciò che ti scoccia di più, quello che non hai proprio voglia di fare e che ti pesa di più da un punto di vista energetico. Già, questo è il trucco, può essere anche solo una semplice telefonata, ma se ti pesa, fai quella in primis!

Poi io aggiungo, magari mangia una ranetta, riscaldati, e poi affronta la rana e via!

 

FAI UNA COSA ALLA VOLTA E FALLA FINO IN FONDO

Il mito del multitasking, te lo dico, è una fesseria. Siamo tutti capaci di fare più cose insieme, ma lo siamo per un breve periodo a scapito della nostra concentrazione, della nostra energia e della nostra capacità di non sbagliare.

Vuoi fare le cose fatte bene e ne vuoi fare tante? Mettile in fila, non tutte insieme. Così risparmierai energia, tempo (sì, lo so è paradossale ma è così) e soprattutto ridurrai la possibilità di fare errori.

 

CHIUDI I CERCHI APERTI

Quando si chiude un lavoro, o una giornata di lavoro è giusto dedicare del tempo a chiudere i cerchi aperti, cioè a sistemare le cose in sospeso. Ad esempio, dopo una riunione riordinare gli appunti, mettere in calendario il prossimo incontro. Dopo una giornata di lavoro, sistemare l’agenda, le note dell’ultimo minuto e fare un controllo della giornata successiva.

Ti sembreranno azioni semplici, ma aiutano a non lasciare nulla in sospeso, a chiudere i cerchi, soprattutto perché, se le fai a mente fresca, saranno semplici e veloci, al contrario poi ti faranno perdere tempo e sarai meno efficiente. Hai presente quando scartabelli gli appunti per ritrovare il numero di telefono di qualcuno o l’ora del prossimo incontro? Ecco… chiudi i cerchi e non ti capiterà più.

 

CREA LA TUA ROUTINE

La produttività si scontra spesso con la poca voglia di fare. Ecco che può essere molto utile aiutarsi a entrare nel giusto mood lavorativo. Per questo è importante la routine di inizio lavoro.

Cosa significa? Riscaldati! Questo è ciò che io consiglio prima di affrontare la rana.

Fai qualcosa che ti piace, caricati, fai mente locale e poi parti!

Quindi puoi iniziare leggendo un articolo del tuo sito preferito, ascoltare un podcast di qualche minuto, ripetere poi il tuo mantra o fare una piccola meditazione e poi via! Non ci sono più scuse, ora hai l’energia per iniziare a lavorare!

 

RISPETTA IL BILANCIO DI ENERGIA

Siamo in una società stacanovista, ma io non mi stancherò mai di ripetere che in verità il lavoro vale tanto quanto il non lavoro. Non si può sperare di essere efficienti ed efficaci per tutto il tempo di lavoro. Quindi è molto meglio rispettare la nostra produttività e prenderci delle sacrosante pause degne di valore.

Allo stesso modo alternare attività molto faticose a cose poco faticose, del resto… chi può fare sempre e solo cose difficili?

 

E tu, quale di queste piccole azioni vuoi fare tua fin da ora?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Ibrahim Ozdemir – Unsplash
Easy GTD

Easy GTD

Il GTD è una delle tecniche di produttività che preferisco, trovo sia completa e davvero utile se applicata nella sua completezza. Va molto di moda e quindi ci sono molte App e software che ti aiutano a schematizzare le cose che devi fare nei vari step. A mio avviso, sono molto belle, ma poco costruttive, nel senso che richiedono molto tempo nell’organizzazione, che poi risulta perfetta e magari graficamente impeccabile, ma che non necessariamente porta al risultato sperato.

 

Applicare interamente il GTD è complesso e richiede tempo, ma dà anche molto soddisfazione.

 

Vediamo oggi una versione semplificata che ti può essere d’aiuto in tante piccole azioni quotidiane.

Partiamo dalle fasi.

 

1. RACCOGLI

Questa è la fase più difficile da fare perché richiede molta autodisciplina. È infatti molto difficile essere certi di raccogliere proprio tutti gli input in un unico inbox. Si tende a dimenticare qualcosa, o a creare più punti di raccolta: non fare quest’errore e porta pazienza, fidati, metti tutto insieme. E quando dico tutto, intendo tutto: sia in ambito personale sia in ambito lavorativo, perché come sempre tu sei un’unica persona. Se pensi sia troppo grande per starci fisicamente, metti un foglietto con la scritta equivalente.

 

2. ANALIZZA

Cosa significa analizzare? Significa valutare tutti gli input, uno alla volta e decidere il da farsi. Anche qui la tentazione di mettere da parte un compito difficile e passare al successivo è forte, ma credimi, il trucco è proprio questo, prendere un elemento per volta e scegliere, senza procrastinare la decisione.

 

Qui hai varie opzioni, e la prima è chiedersi: “mi interessa, mi serve?” Se la risposta è no, si elimina direttamente e si passa al successivo.

Se la risposta è sì, ecco la seconda domanda che devi farti: “ci devo fare qualcosa?” Se la risposta è no, l’elemento si archivia, e qui si apre un mondo del GTD, che magari sarà argomento di un altro post, intanto tu curiosa tra quelli con il tag “archivio”.

Se la risposta alla domanda “ci devo fare qualcosa?” è “sì” ecco che arriva l’ultima domanda: “ci metto meno di due minuti a farla?” Se sì, falla e basta e poi archivia o elimina l’elemento.
Se la risposta è no, mettila nella lista delle cose da fare e passa all’elemento successivo.

Fai quest’analisi per tutti gli elementi, uno alla volta, fino alla fine.

Di fatto non hai ancora agito, ma ti sei liberato di un sacco di cose che non ti interessano e sulle quali non devi fare nulla, oltre a tutte quelle da meno di due minuti… e vedrai quante sono!

 

La “regola dei due minuti” è una piccola grande regola, che ti rende molto efficiente e ti permette di chiudere un sacco di cose in sospeso, falla tua!

 

3. VERIFICA

Ora puoi prendere in mano la lista delle cose da fare che è nata dal punto precedente, e cioè ti tutte quelle cose che ti interessano, sulle quali devi fare qualcosa e che ti richiedono più di due minuti.

Non ti resta che verificare il tempo e l’energia che hai a disposizione e decidere quali fare al momento. Anche qui il GTD prevede un’analisi più approfondita, ma per ora, già fare quanto ti dico è utile per passare all’azione in modo produttivo ed efficace.

 

4. AGISCI

Finalmente è il momento di passare all’azione! Fai le cose della “short list” del punto tre!

 

Il GTD, come ti dicevo, è in realtà una tecnica complessa che richiede metodo, revisione e un buon supporto di archivi, ma già facendo questa semplice sequenza potrai aiutarti in tante situazioni.

 

Ad esempio?

 

  • nello smistare la posta cartacea;
  • nel leggere le mail;
  • nel decidere le tue priorità lavorative quotidiane;
  • nel valutare una serie di proposte lavorative.

E perché no anche a casa:

  • nel gestire le faccende domestiche;
  • nel gestire l’archivio di casa.

 

Come vedi è un piccolo grande evergreen, tutto sta nel fare propria la procedura e applicarla passo passo!

E tu cosa aspetti?

Inutile dire che per il livello più approfondito, ci sono io ad aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Paico Oficial – Unsplash
Pomodoro per tutti?

Pomodoro per tutti?

25 minuti di attività e 5 di pausa, ripeti il tutto per 4 volte e poi fai un pomodoro intero di pausa.

 

Questa, molto in sintesi, la ricetta della tecnica del Pomodoro.

È una delle tante tecniche di produttività personale che insegno e condivido con i miei clienti. In cosa consiste? Nel breve, consiste nel considerare il proprio tempo come se fosse fatto di sessioni, ogni sessione è un pomodoro. Il pomodoro è però composto di un tempo di lavoro e un tempo di pausa, il primo della durata di 25 minuti e il secondo di 5 minuti.

La bontà della tecnica sta nel rispettare entrami i tempi, quello di lavoro e quello di pausa, e soprattutto, nel dedicare le giuste attività di tempo in entrambe le parti.

Quindi, nella sessione di lavoro si dovranno pianificare delle attività consone a un tempo di 25 minuti, unendone di simili se più brevi (es. telefonate o mail), o spezzettandole se più lunghe (es. lettura di un libro, ricerca, scrittura di un report).
Allo stesso modo nei momenti di pausa bisognerà fare delle vere attività da pausa: una passeggiata, mangiare un frutto, prendere una boccata d’aria… quindi niente mail personali o mestieri di casa.

Questa è una tecnica che ormai è molto nota e della quale si legge tanto e per la quale ci sono molte App che aiutano… ma come sempre la cosa non finisce qui, nel senso che, se si studia la tecnica a fondo si scopre che è ben più complessa di quello che ti ho detto qui.

In effetti, molto del lavoro sta nella pianificazione delle attività dei pomodori, nel registro delle distrazioni, cioè quel foglio che devi avere a fianco ogni volta che “attacchi” un pomodoro e dove scrivi, scaricando la mente, ciò che ti viene in mente e che è al momento fuori posto, e, infine, nella parte di verifica dei pomodori fatti.

Non voglio addentrarmi nella tecnica, ci vorrebbe molto più tempo di quello che si può dedicare a un post, ma vorrei farti capire per cosa questa tecnica può esserti utile, anche applicata nella “versione semplice” che ti ho descritto fin qui.

 

 

A COSA SERVE

 

Per le cose noiose

È molto utile, a mio avviso, per tutte le cose molto noiose. Sì, perché uno dei punti forti di questa tecnica è che al tempo di lavoro segue quello di pausa. Quindi ti impegni al massimo per fare qualcosa, ma solo per 25 minuti, dopo basta, ci sono i 5 di pausa. Nota bene, potresti anche decidere di avere un tempo di pomodoro diverso, ad esempio 10 o 15 minuti se si tratta di riordinare uno spazio.

Il fatto di sapere che c’è un inizio e una fine, che il tempo è contato e che quindi fai sì una cosa noiosa, ma la fai solo per quell’arco di tempo, ti porta ad essere più efficace e motivato.

 

A iniziare

Questa è una tecnica molto utile per cominciare a gestire il tempo e la propria produttività. Quindi se il tuo tallone d’Achille è proprio quello di fare una cosa per un tempo continuato, questa è la tua tecnica. Se ad esempio ti distrai, cominci una cosa e poi ne fai un’altra, se ti annoi facilmente, ecco, prova a impostarti un pomodoro, anche breve, e rispettalo. Non verrà la prima volta, magari nemmeno la seconda, ma secondo me la terza sì!

 

A finire

Consiglio molto spesso questa tecnica a chi continua per un tempo molto lungo un’attività. Mi spiego meglio: la differenza tra uno studente e un lavoratore è che il primo può potenzialmente non finire mai di studiare, c’è sempre qualcosa in più da studiare e imparare, il secondo, al contrario, deve portare a termine i propri compiti in un tempo definito e non “perdere” tempo in lavori inutili o non pagati. Detto che si può comunque sempre migliorare un lavoro, un prodotto, c’è un tempo in cui è necessario fermarsi, quindi anche in questi casi il pomodoro è un buon aiuto. Io consiglio quindi questa tecnica per i lavori di ricerca, per le revisioni e via dicendo.

 

A non pensarci

Il fatto che ci sia un timer a tenere il tempo e non stia a te controllare continuamente l’orologio aiuta molto a dedicarsi pienamente a quello che stai facendo. Questo è molto utile, ad esempio, per dei momenti di lettura o scrittura focalizzati, per delle sessioni di meditazione o di brainstorming.

 

 

A COSA NON SERVE

 

  • per tutte le persone che riescono a lavorare concentrare per tempi lunghi;
  • per chi ha un lavoro molto dinamico, con molti spostamenti, ad esempio un lavoro in negozio o un servizio clienti;
  • per chi fa attività molto diverse nel proprio lavoro con tempi tra loro molto diversi, ad esempio un medico, un commerciale.

In questo caso vanno meglio altre tecniche di produttività, ma questo non significa che la tecnica del pomodoro non possa essere applicata in modo alternativo per altre cose, ad esempio:

  • il riordino della scrivania o dell’ufficio;
  • il tempo di ginnastica;
  • il tempo sui social;
  • imparare i termini di una nuova lingua;
  • la lettura delle mail;
  • l’archiviazione dei documenti;
  • le faccende domestiche;

e l’elenco potrebbe essere molto lungo…

 

 

Come vedi è una tecnica che aiuta molto la percezione del tempo e che insegna a gestire la produttività, ma non necessariamente si adatta a tutti e a tutte la situazione, il bello sta nel trovare il modo di renderla utile per te.

E tu, per cosa la vuoi usare?

 

 

Photo by Ioan – Unsplash