“Oggi non mi sono mai fermato eppure sento che non è stata una giornata produttiva. Ma del resto così dovevo fare.”

Mai detto o pensato qualcosa di simile?

Ci sta, o per lo meno, a mio avviso è molto umano e comune. Il lavoro è fatto anche di abitudini e di voglia di fare le cose ben fatte, quindi capita di sprecare del tempo nell’idea di fare le cose fatte bene o di non lavorare sulla produttività perché è molto più semplice fare come si è sempre fatto.

Andiamo a vedere cosa significano questo due importanti concetti.

 

VUOI ESSERE PIÙ PRODUTTIVO?
SMETTI DI FARE I FIOCCHETTI

 

Sono stata un po’ brutale, ma di questo si tratta. Tutti vogliamo che il nostro lavoro sia impeccabile e ben fatto, ma non riflettiamo che a volte cercare di raggiungere la fantomatica perfezione significa semplicemente perdere tempo facendo i fiocchi su un pacchetto già perfetto.

Questo per diverse ragioni. La prima è che il nostro concetto di perfezione potrebbe non essere lo stesso di quello del nostro cliente, molto spesso il nostro è più alto perché vediamo sempre miglioramenti possibili e imperfezioni. La seconda è che comunque è impensabile raggiungere la perfezione, ci sarà sempre qualcosa da migliorare. La terza che nell’ottica lavorativa dobbiamo produrre un risultato nei tempi stabiliti e con le risorse che abbiamo a disposizione, per fare lo step successo, quello ideale con tutte le migliori di cui sopra, in verità, è la versione due dello stesso progetto.

Ricorda la legge di Pareto: è il 20% dei nostri sforzi a dare l’80% dei risultati, non viceversa.
Quindi punta ad un risultato buono per l’80% e poi fermati, quel 20% è lavoro sprecato, sono i fiocchetti.

Cosa sono in pratica?

  • le eterne revisioni;
  • gli incontri a questioni già definite;
  • il riordino ossessivo che va oltre alla normale funzionalità;
  • la creazione di copie delle copie delle copie per evitare il blackout ipotizzato (e sottolineo mai avvenuto) per millennial bug;
  • l’ennesima prova di una presentazione giusto per impararla a memoria.

Potrei andare aventi e sono certa che anche tu puoi aggiungere qualche punto all’elenco.

 

DEVE ESSERE FATTO PER IERI

 

Percepire il tempo come stringente agisce spesso contro la stessa produttività: diventa un fattore di stress e a volte di vero e proprio blocco all’azione. Ma anche se sei una persona che lavora bene sotto pressione, lavorare sempre sotto scadenza ha dei grossi limiti in termini di produttività.

Quando fai qualcosa perché deve essere fatto subito è molto facile tu utilizzi dei metodi consolidati per lavorare velocemente per ottenere il risultato. Questa è sicuramente un’abitudine utile e che salva il lavoro nel caso di una reale urgenza. Ma se questa diventa un metodo, non sarà mai migliorabile.

Il fatto di avere tempo in più permette di analizzare il processo, valutare miglioramenti, perdite di tempo, di sistemare al meglio format di partenza, gli archivi. In breve, permette di farsi trovare pronti alla reale situazione di emergenza.

Al contrario, se sei in urgenza, probabilmente ti limiti a produrre il risultato e basta, non pensi al processo, né a sistemare il tutto… ci sarà tempo, peccato che poi arrivi un’altra scadenza.

 

Come vedi la gestione del tempo e la produttività sono legate. Che tu ami i fichetti o le scadenze, non importa, capita a tutti.

 L’importante è riconoscere quando succede e invertire la tendenza la volta successiva.

 

Pronto a cambiare rotta?

 

 

Photo by Tetiana Shadrina – Unsplash