Parlando di archivi digitali non si può non parlare dei cloud, non credi? Li usi? Io sì e li trovo davvero comodi.
Ne uso tre: Onedrive, Dropbox e Drive.
Tutti mi piacciono per alcune cose e non mi piacciono per altre, in base alle loro caratteristiche li uso in modo diverso, sfruttandone le caratteristiche che mi possono essere più d’aiuto.
Vediamo quali sono per me le più rilevanti.
La sincronizzazione con le cartelle del pc
Questa è una cosa che adoro e che ti facilita la vita. Se usi un cloud, usalo appieno. Ecco che poterlo usare come se fosse una cartella del pc, identica in tutto e per tutto alle altre, semplifica davvero la vita.
Questo è valido per tutti e tre, ma lo apprezzo di più per Drive e Onedrive. Preferisco questa soluzione rispetto all’App scaricata nel pc, non amo infatti la nuova visualizzazione della cartella di Dropbox da pc che a mio avviso rende l’uso dei file macchinoso.
In più, sincronizzando i cloud con le cartelle a livello di comandi visualizzazione è come lavorare dal pc, quindi non cambio l’ordine dei click necessari ad arrivare alle cartelle… e questa non è cosa da poco!
Per questa ragione consiglio di utilizzare questi cloud per il proprio archivio corrente, così lavorerai come da pc, ma avrete la certezza di avere tutti i dati indispensabili con voi.
E se proprio capita di lavorare da un pc che non è il tuo potrai sempre accedere dal web.
Poter usare i propri software
Questo è il punto forte di Dropbox e ovviamente Onedrive, essendo di Microsoft. Il bello è poter usare on line i software nella versione originale, ecco quindi che i power point, i fogli di word eccetera non perderanno le impostazioni e non dovrai imparare nuove scorciatoie da tastiera e non ti perderai a cercare l’impostazione tra le voci del menu. Ancora una volta sarà come se stessi lavorando sul tuo pc.
Inoltre, trovo che per entrambi, quando si lavora in team, sia molto facile capire le modifiche e le revisioni, quindi un punto in più anche per il lavoro di gruppo.
Condivisione
Uno dei punti forti di Drive è sicuramente la possibilità di poter lavorare tutti sullo stesso piano. Il fatto di poter usare dei fogli di calcolo, dei documenti di scrittura praticamente universali rende Drive molto versatile e comodo e quindi merita di essere usato in tutti quei casi abbiate un gruppo di lavoro che usa programmi diversi dai vostri o che non ha grande dimestichezza con i cloud.
In più, è molto comodo anche per condividere file che altrimenti diventerebbero allegati pesanti e non aggiornabili, basta un link e le giuste impostazione (e cioè che tutti siano editor) ed ecco che si risolverà anche il problema del file più aggiornato e della catena di mail con l’ultima versione del file.
Un altro aspetto interessante della condivisione è che, lavorando on line, se qualcuno fa un errore e cancella dei file, è facile recuperare le versioni precedenti o i file inavvertitamente cancellati e, allo stesso modo, mentre lavori, lui salva, così nessuna delle modifiche andrà persa.
Ultimo aspetto da valutare per i vari cloud è l’effettivo utilizzo: considera quanti dei tuoi partner di lavoro usano un cloud piuttosto che un altro. E’ paradossalmente meglio essere versatili e avere diversi cloud e scegliere quali dati mettere dove piuttosto che arroccarsi sull’uso di un solo sistema.
Scegli quello a cui puoi avere accesso solo tu, come può essere One Drive o iCloud o uno dei tanti cloud che le aziende danno gratuitamente in cambio dell’abbonamento, per i tuoi dati personali e lascia agli altri sistemi lo spazio per la condivisione con i vari gruppi di lavoro.
E i tuoi pro e contro quali sono? Raccontameli nei commenti!
Photo by Adam Birkett – Unsplash
Un archivio è vivo e deve rimanere funzionale, quindi va curato.
Lo so, è una piccola grande scocciatura, anche perché si tratta proprio di fare ordine ed essere ordinati. Ma ecco qualche consiglio per rendere il tutto meno gravoso.
Vai per step
Non aspettare di aver accumulato tutti i dati dell’anno, fai un controllo una tantum, e piuttosto frequentemente, ad esempio quando usi una cartella, sistemala e lasciala in ordine, così poi sarà tutto più semplice.
Non incorrere nell’idea: “beh, intanto lo metto qui e poi lo sistemo”. L’energia e lo sforzo sono gli stessi, quindi tanto vale fare subito le cose fatte bene 😉
Per la stessa ragione se trovi qualcosa di vecchio che non è utile ed è superato, procedi con l’eliminazione.
Se poi è un sacco che non ti dedichi a sistemare l’archivio la soluzione più semplice è non farsi spaventare dall’intera mole, ma procedere per piccoli passi e questo significa farne un pezzettino al giorno, anche solo una cartella, ma senza perdere in costanza: “don’t break the chain” e cioè tieni duro e vai fino in fondo!
Applica la tecnica che per te funziona
Se ti sei trovato bene con una catalogazione di un determinato tipo, ripetila. Sarà più semplice archiviare i file perché saprai già come nominarli e ordinarli. Diciamo che imparato un metodo e reso efficace, tanto vale mantenerlo, no?
E se hai bisogno di qualche consiglio su come scegliere i tuoi criteri, l’articolo della scorsa settimana è quello giusto.
Sfrutta il lavoro fatto
Tante cose posso essere eliminate semplicemente grazie a una buona archiviazione fatta in precedenza.
Quindi ti consiglio di lavorare bene prima per semplificarti la vita dopo.
Ad esempio, se sai che i documenti più vecchi di tot anni posso essere eliminati, fai un archiviazione per anno e allo scoccare della scadenza procedi semplicemente a cancellare l’intera cartella, senza ripassare tutti i file, sarai già sicuro di non perdere cose importanti.
Così, per tutte le versioni di passaggio di un file, sfrutta la cartella old, e cioè fai in modo di tenere le versioni intermedie mentre lavori, ma poi, a lavoro concluso, tieni solo i file definitivi.
Tenere in ordine i propri archivi non è facile, ma se ti stai un po’ demoralizzando, pensa che se lo fai bene ti sarà d’aiuto e questa è la cosa più importante.
E se hai ancora qualche dubbio, perché non farti aiutare? Sono qui apposta!
Photo by – Unsplash
Oggi vediamo come archiviare i dati nel tuo sistema elettronico senza incorrere nel famoso problema: ritrovare un ago nel pagliaio e quindi essere nella confusione più grande.
Due sono le regole base di un archivio.
Non farlo subito troppo complesso
Non iniziare a creare cartelle e sottocartelle come se non ci fosse un domani. Inizia solo con quelle indispensabili, e poi, a seconda delle necessità, crea una struttura più complessa. Se fai il viceversa ti perderai nella tua stessa struttura.
N.B. Quando dico che poi lo adatterai alle tue esigenze vuol dire che l’archivio non è statico e fisso, ma al contrario si evolve, è vivo, e quindi bisogna lasciarlo cresce nella direzione corretta e mantenerlo quanto più funzionale e ordinato possibile.
Non lasciare troppi elementi fuori dalle categorie
È inutile creare una cartella “varie” con l’universomondo, sforzati di capire quali sono le caratteristiche comuni dei dati e suddividili da subito con logica, la tua. Va bene se fuori dalle cartelle ci sono tre o quattro file, ma già una decina sono già troppi.
Ottimo, ora che sono chiare queste due indicazioni di base vediamo alcune tipologie di archiviazione.
PER ANNO
Questo significa creare delle cartelle semplici per l’anno e poi all’interno mettere tutte le cose relative a quell’arco temporale. Puoi lasciare fuori quelle dell’anno corrente per rendere più veloce la consultazione.
Per cosa posso essere utili:
- documenti della banca
- bollette
- fatture
- ricevute
- assicurazioni
Cosa hanno in comune queste categorie? Che se hai bisogno di questi dati, molto probabilmente li cercherai secondo un criterio temporale. Vorrai sapere le spese di casa per l’anno in corso, il bollo dell’auto di due anni fa… quindi per tutti questi elementi, una volta creata la macrocategoria, e cioè una delle voci dell’elenco di esempio, procedi usando l’anno per le tue sotto categorie e cioè le cartelle secondarie.
PER PAROLA CHIAVE
Usa questa soluzione per tutto ciò che non ha valenza temporale, l’archivio ad esempio di informazioni di interesse. Se vuoi tenere copia dei tuoi e-book, di certo non li cercherai poi per anno nel quale li hai scaricati, ma piuttosto per tema o per autore, ecco che uno di questi due elementi è una buona chiave per creare le cartelle.
MISTI
E cioè NOME_DATA o DATA_NOME.
Questi sono molto utili per i file per i quali hai bisogno di riconoscere per due informazioni importanti, in tal caso il primo dato deve essere il più importante.
Quindi se stai riordinando una rassegna stampa e vuoi sapere il nome del giornate e la data, nominerai i tuoi file nomegiornale_data o viceversa se ti interessa solo sapere gli articoli di maggio la cartella sarà data_nomegiornale.
Un piccolo trucco. Se il criterio principale è la data, scrivi anno, mese, giorno, così saranno più facili da ordinare.
E se arriva il dubbio e ti chiedi… ma questo dove lo metto? La tentazione di lasciarlo fuori è forte, lo so. Ma ormai la risposta la sai già 😉
Chiediti, quando lo andrai a cercare, come lo cercherai? Quali sono i criteri? Ecco che avrai trovato il bandolo della matassa!
Ora hai tutti gli strumenti per iniziare a mettere mano ai tuoi dati, fammi sapere come va! I commenti sono aperti per tutti i dubbi del caso!
Photo by the matter of food – Unsplash
Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.
Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!
Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?
Facciamo subito una prima riflessione.
Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.
In che senso?
Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉
Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.
Questo è il punto chiave:
che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.
Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.
Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.
Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.
ARCHIVIO CARTACEO
- Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
- Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
- Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
- Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
- Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
- Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.
ARCHIVIO DIGITALE
Tutto il resto!
- Bollette
- Scansioni dei documenti
- Documenti della banca
- Referti medici
- Contratti
- Fotografie
- Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
- Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale
COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?
- Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
- Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
- Dati fuori posto
Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.
Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?
Photo by Sigmund Quusek – Unsplash
