Dove ci vediamo?

Dove ci vediamo?

Mi sono resa conto che da quanto si lavora a distanza gli incontri si sono moltiplicati. Se prima era sufficiente un momento di pochi minuti in ufficio ora le persone si arrabattano in una sequenza di Call su Zoom, GotoMeeting, Skype, Googlemeet, Microsoft Teams, Jitsi… e qui mi fermo anche se potrei andare avanti ancora un po’.

È anche il tuo caso?

Ma come mai si è ricorsi tanto alle riunioni on line e cosa cambia rispetto agli incontri tradizionali?

OFFLINE

Vedersi di persona, faccia a faccia, è certamente il modo più semplice per cominciare, ma le riunioni sono spesso un’arma a doppio taglio perché se non sono ben pianificate e lasciate al caso possono diventare una perdita di tempo.

Sono comunque momenti di lavoro che vanno curati e studiati, a partire dal luogo dove ci si incontra. Ci hai mai pensato? Intanto non è il caso di disturbare altre persone, quindi dico no alle riunioni negli openspace dove lavorano altre persone. Ma dico no anche a usare sempre la “sala riunioni”, se ad esempio vuoi far conoscere le persone, vuoi farle partecipare attivamente ad un brainstorming, allora scegli dei posti più accattivanti.

Delle riunioni e di come devono essere organizzate se ne può parlare per ore (se ti va curiosa qui e qui), ma quello che voglio sottolineare è che credo che incontrarsi di persona quando si inizia un progetto sia molto bello e utile, proprio per ricordarci che tutti abbiamo bisogno del lato umano e personale.

Ma è sempre indispensabile?

ONLINE


Oggi praticamente tutti gli incontri si fanno online, ma questo ha creato molte criticità:

  • Per fare bene una riunione, bisogna saper gestire la piattaforma e valutare tutti i tempi tecnici di risoluzione di eventuali inghippi, non mancano mai. Quindi, tempi morbidi in entrata.
  • Le persone saltano da un incontro ad un altro, senza staccare con la testa e senza chiudere il cerchi aperti, questo lascia spesso incomplete le cose, non si fanno cioè le cose fino alla fine. Quindi il mio suggerimento è quello di lasciare sempre un tempo di chiusura in riunione per ricapitolare quanto detto e fare in modo che tutti i partecipanti si prendano quel po’ di tempo subito dopo per riordinare le idee e non lasciare nulla in sospeso.
  • Gli incontri on line sono totalizzanti, quasi più di quelli in presenza. Guardare il video e stare fermi richiede più energia, quindi ancora di più, valuta accuratamente se vale la pena incontrarsi on line. Ci sono tanti modi per lavorare a distanza non occorre per forza lavorare insieme, come ti racconto dopo.
  • Si pensa che molte cose on line non si possano fare, che si perda sempre di interattività. Credo che sfruttando al meglio la tecnologia siano tutte cose che possono essere superate. Ad esempio, per un buon brainstorming c’è Padlet, Google Jamboard, per un sondaggio on line c’è Mentimeeter e per una bella tabella “chi fa che cosa”, perché non usare Trello?

Credo che una buona riunione online possa essere altrettanto produttiva di una offline, che non sostituisca il bello di vedersi e di stare insieme, ma che con delle buone regole di condivisione permetta lavori con persone altrimenti distanti, quindi di sicuro è uno strumento che va studiato e utilizzato al meglio.

E con il meglio intendo che bisogna ricordarsi che oltre lo schermo c’è sempre una persona in carne ed ossa, e anche se non la vedi tutta, è lì con le sue emozioni e la sua attenzione.

Che sia on line o offline ci sono però delle regole comuni, le principali sicuramente sono:


• definisci un orario di inizio e di fine;
• fai partecipare solo chi serve;
• fai in modo che ci sia un moderatore che gestisca tempi e temi dell’incontro;
• concludi definendo chi fa che cosa e quando ci si incontrerà di nuovo;
• e per finire concludere… sfrutta al meglio le potenzialità dell’incontro, dai spazio alla creatività virtuale o analogica che sia!

E come ti dicevo prima non c’è solo la riunione per lavorare insieme. Un buon sistema di archiviazione condivisa, delle corrette procedure e definizione di ruoli aiuta a gestire la propria todolist a distanza. Ma questo è sicuramente un argomento che merita un post tutto suo!

E se pensi di aver bisogno di capirci di più, perché non contattarmi? Scrivimi!

Photo by Drew Beamer – Unsplash

Formazione on line vs off line

Formazione on line vs off line

Uno dei cardini della nostra crescita personale è sicuramente la formazione e se un tempo era quasi tutta in presenza, oggi le offerte online si sono moltiplicate.

Come scegliere tra quella analogica e quella digitale? O meglio: ci sono delle ragioni per scegliere l’una o l’altra? Certo! E non dipendono solo dalle nostre preferenze personali, ma anche dall’argomento.

Ora ti spiego cosa intendo.

ANALOGICA

Per i percorsi formativi che richiedono un grande confronto ed esperienza pratica sul campo, esercitazioni, casi studio e via dicendo, sicuramente la scelta della formazione analogica è da preferire. Certo, se i docenti sono bravi nell’interazione non sentirai molto la differenza, ma c’è anche una seconda ragione per la quale puoi preferire i corsi in presenza.

Ti consiglio, infatti, questo tipo di formazione se vuoi avere mente e corpo dedicati pienamente a questa attività.
Il fatto di essere in un ambiente diverso dal proprio ufficio o dalla propria casa permette una concentrazione diversa, un approccio mentale focalizzato al momento del corso.

Inoltre, se il corso è su più giornate permette anche di esserci al 100% anche nei tempi morti e questo è un bel valore aggiunto per prendersi del tempo per sé, anche oltre al momento formativo vero e proprio. I momenti tra una docenza all’altra sono infatti molto utili per conoscere altri colleghi e anche per “covare” adeguatamente le idee. Quindi per tutti i corsi dove c’è un momento di riflessione, dei compiti da fare, l’offline è perfetto.

E come postilla aggiungo che può essere utile che tu sia legato ad un luogo e un orario. La presenza ti obbliga a staccare dalla quotidianità e a spostarti per essere presente, come dire che già il fatto di andare ti impegna e quindi il primo passo per raggiungere risultato è stato implicitamente fatto.

DIGITALE

I corsi online hanno degli indubbi vantaggi dal punto di vista pratico: non chiedono spostamenti, non chiedono impegno oltre le ore formative vere e proprie, permettono di essere svolti nel proprio luogo preferito. Sono però più impegnativi da seguire da un punto di vista di attenzione e quindi chiedono una buona dose di convinzione.

Tieni però conto che, visti i vantaggi che ti ho elencato, puoi anche farne di più, ma sempre senza esagerare. Molte volte i corsi online finiscono nella cartella download e lì giacciono per un bel po’, perché non ci si prende un vero e proprio impegno al momento dell’acquisto.

Se è questo il tuo problema ti consiglio di preferire quelli in streaming, che in un certo senso si equivalgono a quelli in presenza.

Scegli invece quelli on demand se i tuoi tempi per la formazione sono solo tuoi, se ad esempio ti piace ascoltarli negli orari che non sono quelli di lavoro canonici, o nel fine settimana. Sceglili anche se pensi di aver bisogno di ascoltarli e riascoltarli o se pensi di avere dei tempi di rielaborazione più lunghi della maggior parte delle persone.

Di contro sappi che dovrai mettere in atto un vero e proprio piano di azione con degli appuntamenti precisi, altrimenti finirai per fare solo la prima lezione del corso e lasciare tutto lì per un “momento migliore” che non arriverà mai.

Come vedi la formazione è di tanti tipi e non pensare che leggere articoli, ascoltare podcast, vedere video non sia parte della formazione, anzi! Questi fanno parte della formazione digitale e come tali devono essere trattati, porta con te tutto ciò che ti incuriosisce e ti ispira: te ne parlavo proprio qui.

Dopo averti fatto riflettere su quale formazione scegliere per che cosa, un’ultima precisazione: quando pensi alla tua pianificazione a lungo termine, scegli cosa mettere in agenda, ricordati che la prima cosa da segnare è il momento di pausa, ma la la seconda è sempre la formazione!

Quale sarà dunque il tuo prossimo tema da approfondire?

Photo by Annie Spratt

Note a mano e appunti digitali

Note a mano e appunti digitali

Nota. Partiamo dalla definizione.

Breve appunto, per lo più provvisorio, nel quale si concreta un’osservazione o una informazione.
Segno grafico che serve a ricordare o distinguere qualcosa.

Bene, ora una nota dunque è temporanea e contiene un’informazione. Quindi ha un valore, ma non per sempre… deve essere utile, quindi deve essere ritrovata quando serve, quando cioè si ha bisogno dell’informazione in essa contenuta.

Ma, in tutto questo… è meglio la carta o il digitale? Ed ecco che torna l’eterno dilemma!

E se andassero bene entrambe?

Io direi che è così 😉 Ci sono pro e contro e soprattutto sono utili per cose diverse.
Vediamo le differenze:

CARTA

Amata carta, amati diari, amate agende. Un piccolo pro di avere un luogo dove annotare le idee è il fatto stesso di avere il supporto per farlo. Mi spiego: se, come me, sei un amante della cancelleria e ti piacciono i quaderni, beh, questa è un’ottima scusa per avere un buon motivo per possederne uno. E qui non posso che consigliarti quelli di Nuove Abitudini.

Come per l’agenda, prendere le note in formato cartaceo ti permette di metterci realmente la testa e quindi è come prendere un impegno un po’ con te stesso nel momento in cui lo si scrivi. Una semplice lista delle cose che vuoi rifare il prossimo anno o che non vuoi più fare non è un banale elenco, è piuttosto una presa di consapevolezza.

Per questa ragione non potrò mai smettere di consigliarti la carta per tutte le liste concettuali, per annotare le tue grandi idee, per quello che si chiama flusso di pensieri, tendo traccia dei tuoi pensieri 5 minuti al giorno o per il diario della gratitudine che ti impegna a segnare le cose belle della giornata.

DIGITALE

Senza ombra di dubbio le note digitali hanno molti pregi: sono facilmente aggiornabili, sono sempre disponibili e condivisibili.

Secondo questo principio ti consiglio si usare le note digitai per tutto ciò che vuoi avere sempre sott’occhio, dalla lista della spesa, al tuo piano editoriale, dagli articoli da leggere, al numero di telefono che hai visto su quella vetrina.

Se ti chiedi come usarle, ho scritto un post a riguardo.

Come ti racconto per l’agenda, non c’è un giusto uno sbagliato, ogni nota ha il suo supporto, l’importante è che tu

metta subito la nota al posto giusto e che le raccolga tutte nello stesso posto

non vale avere la lista della spesa sul frigo e poi la foto in Keep 😉 non vale avere un post-it in agenda di un libro da comprare e poi una lista su Trello sulle prossime letture.

Così perdi i pezzi: a ogni nota la sua App! E per tutto il resto c’è la carta!
E tu dove annoti le tue grandi idee?

Agenda cartacea o webcalendar?

Agenda cartacea o webcalendar?

Una delle cose che mi piace di più fare nel mio lavoro è aiutare le persone a trovare il modo per gestire il proprio tempo e una delle sfide che mi si ripropongono ogni volta è se scegliere il mezzo cartaceo o digitale.

Vado subito al punto, e ti dico senza troppi scrupoli che non c’è un giusto o uno sbagliato, che ognuno deve trovare ciò che è più adatto e per questo oggi vorrei aiutarti a capire quale può essere la tua strada.

Parliamo nel particolare di agende e calendari, che assolvono funzioni ben diverse, mi raccomando:

CARTACEO

L’agenda cartacea è molto funzionale per pianificare: permette infatti di dedicare a questo importante momento di gestione del tempo tutta l’attenzione e il tempo necessari. Più che con un App o un software scrivere nero su bianco gli impegni, deciderne la lunghezza in termini di impegno e la collocazione precisa permette di fare un’assunzione di impegno verso sé stessi.

Quindi è molto utile per tutti coloro che nell’agenda vogliono metterci la testa e che hanno bisogno di lavorare sull’equilibrio delle proprie attività nella gestione dell’agenda. In più, il fatto di averlo fatto a mano, permette anche di cancellarlo una volta portato a termine, e questo dà una bellissima sensazione di compiutezza e di soddisfazione.

Di contro, ogni qual volta non si rispetta il compito, va riscritto o spuntato in modo particolare per dire che è stato rimandato. Inoltre, se i programmi cambiano spesso, può essere troppo il tempo impiegato nei vari cambi, ma qui allora c’è qualcosa che non va nella pianificazione a monte 😉

Il vantaggio o svantaggio è anche che… è solo tua, il cartaceo lo vede solo chi lo possiede e deve averlo sempre con sé.

Per questa stessa ragione anche il calendario cartaceo è molto utile per chi lo può tenere sempre sott’occhio, in caso contrario averlo sulla carta è controproducente. Può essere utile averlo per la gestione di famiglia e introdurre nella routine mattutina il fatto di guardarlo.
Il vantaggio del calendario cartaceo è utile però per avere un colpo d’occhio sull’anno, a che punto siamo, quante settimane ha questo mese e via dicendo.

Per l’agenda caracea non posso che consigliarti MAKE IT HAPPEN di Brand Clearing perché è semplice, chiara e soprattutto ha tutti gli strumenti della pianificazione del tempo per far riflettere sulla giusta pianificazione dell’anno. È un’agenda da tavolo, utile alla pianificazione e alla gestione da tempo, quindi non ti aspettare la versione da borsetta!

DIGITALE

L’agenda digitale è utile per chi ha il pc sempre di fronte e per chi cambia spesso gli impegni o chi delega la gestione dei propri impegni ad altri. In questo caso sicuramente è la scelta migliore. E’ inoltre molto utile per tutti coloro che vogliono avere molti remainder degli impegni o che aggiungono i collegamenti creati da altre App.

La condivisione è sicuramente il pregio del calendario digitale e quindi il fatto di poter condividere impegni e eventi in gruppi di lavoro. Inoltre, permette anche di poter vedere solo gli impegni di lavoro, solo quelli personali o entrambi a seconda dell’impostazione del momento. Ma ancora meglio permette di salvare delle date in modo ricorrente: compleanni, scadenze, visite mediche ricorrenti senza doverle di volta in volta copiare o aggiornare.

Il contro è sicuramente il non poter spuntare le cose fatte e il dover avere sempre un device per poterlo vedere, ma può essere poca cosa rispetto a una fruttuosa condivisione.

I calendari e le agende digitali sono tantissimi, ma io punto sempre alla semplicità e quindi non posso che consigliarti Google Calendar, facile da usare e visibile ovunque.

E tu che tipo sei? Ami cancellare o vuoi tutto perfetto? Vuoi condividere con altri i tuoi impegni o li preferisci solo visibili a te?
Non scegliere calendario e agenda perché ti piacciono o te li regalano,

usali per ciò che sono: veri e propri strumenti di gestione del tempo.

E se ancora non hai capito cosa fa al caso tuo… perché non chiamarmi?

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