Da bambina anch’io per un certo periodo ho fatto collezione di francobolli.
Mi piaceva moltissimo guardare i disegni, le righe dei timbri, mi pareva che quel bollo raccontasse una storia: dove era partito, che strada aveva fatto, e finalmente aveva portato a me i suoi colori e le sue scritte, magari in una lingua diversa dalla mia, magari a ricordare qualcosa di tipico del suo paese come dei bellissimi fiori sgargianti, o un evento importante per quelle terre lontane.
Ebbene, tutto questo nelle mail non c’è più, ma non è detto che anche le mail non abbiano una storia. Anche una mail è stata pensata, scritta, riletta, inviata. Anche se non abbiamo più i passaggi fisici di scrivere un foglio, piegarlo, imbustarlo e compilare con attenzione mittente e destinatario, comunque è stato necessario del tempo. E di questo dobbiamo avere rispetto.
Un tempo di pensiero, del testo della mail, di quando quella mail è stata scritta. Un tempo di correzione, in cui qualcuno ha curato parole, spazi e formattazione. E poi l’invio… in un click.
Anche se l’arrivo è pressoché istantaneo non vuol dire che non sia necessario del tempo, quello che una volta era quello del postino, che raccoglieva, ridistribuiva e consegnava. Sì, perché in questo sta proprio la differenza di una mail rispetto, ad esempio, ad un messaggio chat: non è istantanea.
Permette di dare il tempo di pensare e anche di digerire.
Quindi, ad esempio, se una mail ci infastidisce, possiamo aspettare prima di rispondere. Se una mail richiedere del lavoro, possiamo darci il tempo di farlo.
Non trovi che questo sia un gran vantaggio?
Permette di fare le cose come si deve, basta uscire dal loop “tutto e subito”. Sì perché ormai siamo abituati all’istantaneità dei messaggi e alla costante lettura. Ma ha veramente senso iniziare una mail dicendo “scusa se ti rispondo solo ora”? Dobbiamo scusarci per non essere sempre on line? E se è una cosa urgente? La mail forse non è il sistema di comunicazione adatto… Ti piace il concetto? Allora leggi anche quest’interessante articolo del Post.
Ricorda che la mail è uno dei tanti mezzi di comunicazione e proprio perché permette di mandare messaggi complessi, costruiti, non può essere istantaneo.
Usiamolo per i suoi vantaggi e non per gli svantaggi, anche per il tempo in cui… non leggiamo le mail. Come possiamo dunque sfruttare il tempo di viaggio delle mail?
La funzione leggi dopo, se non possiamo leggerle ora e vogliamo che torni dopo un tot di ore.
La funzione posticipa, se vogliamo che arrivino in un momento determinato del giorno.
La funzione off line, per lavorare con le mail senza essere disturbato da nuovi arrivi.
Ma ricordati che una volta che hai fatto click, poi la mail è in viaggio e, come tu hai avuto i tuoi tempi per scriverla, chi la legge avrà i suoi per rispondere, quindi…. rispetta il viaggio delle mail!
Amo i dettagli, credo rivelino tanto di chi scrive. Una parola al posto giusto e non un’emoticon, uno spazio o un elenco….
E nelle mail mi piacciono 3 dettagli:
L’INTESTAZIONE
Non mi riferisco all’incipit della mail, ma a quello che compare quando guardi l’elenco della mail.
Nel “muro” dei nuovi arrivi come viene visualizzata la tua mail? C’è l’indirizzo generico o il tuo nome e cognome?
Pensa a chi la riceve e a quante mail riceve. Deve poter capire subito chi sei e che quella non è una mail di spam, ma una mail interessante. Quindi fai in modo che ci sia il tuo nome e magari che faccia capire anche la tua professione… titoli in vista!
LA FIRMA
Sì lo so, lo avrai sentito mille volte, ma vorrei aggiungere un paio di idee. Ovviamente alla fine della tua mail avrai messo nome cognome, contatti, logo.
E poi? E poi facciamo un po’ di decluttering!
E’ davvero necessario ricordare che una mail non va stampata? Non pensiamo che ormai sia una conoscenza assodata e che quell’elemento, così come il disclamer sulla privacy, diventa in realtà un inutile rumore di fondo ogni volta che si risponde creando un muro di righe compatte da dover scavalcare?
Se proprio ci tieni, metti un link ad una pagina che spighi perché non stampare o alla tua privacy o, tanto meglio, alla tua politica ambientale
LA RISPOSTA
Fai attenzione quando usi una mail vecchia a ciò che è contenuto, alle informazioni che la mail porta con sé: vecchie frasi, dati obsoleti o magari informazioni che non vanno inoltrate…
So che è più semplice usare le mail vecchie, ma un tocco di attenzione in più ci sta. Fai in modo che i contenuti siano collegati e che non si tratti solo di non aver messo l’indirizzo in rubrica e che sia più veloce fare così.
Vuoi capire se la tua firma è ben organizzata? Scrivimi, ti risponderò volentieri.
Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti. Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.
Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…
A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.
Come mail le mail?
Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.
Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe,
che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?
Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.
Usa lo spazio
E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.
Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere
Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.
Fai tua la formattazione
NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.
Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.
Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.
Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte. Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.
Quindi…. niente mail con
il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una
mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!
E il pensiero arriva limpido nella mente “ma perché ricevo
questa mail?” “cosa centro?” E poi il nervoso sale allo scorrere della mail,
già perché fatichi a seguire il filo nel lungo botta e risposta che leggi al
contrario (le mail più recenti sono sopra e le più vecchie sotto).
E alla fine… rimane la domanda: “ma io, cosa devo fare con
questa mail se non sono nemmeno parte di questa conversazione?”
Ti è mai capitato di sentirti frustrato da una situazione di
questo tipo?
Si tratta del gioco della patata bollente
Ci hai mai giocato? Tutti i bambini stanno in cerchio a
passarsi la palla quanto più velocemente possibile, la patata bollente appunto,
finché chi è al centro apre gli occhi e fa perdere il malcapitato che non è
riuscito a sbarazzarsi della palla in tempo.
Le mail a volte funzionano nello stesso modo: si vuole
scaricare la responsabilità della risposta o si vuole condividere la
responsabilità del contenuto, ma il problema che farlo così è un po’ come
lanciare una patata bollente.
Ancora una volta quante mail ricevi ogni giorno? Tante.
Quindi cerca di facilitare la vita a chi le riceve, se
proprio devi inoltrare una mail i cui contenuti sono una novità per il
destinatario o vuoi condividere una conversazione tra due persone diverse da
chi riceve la mail… aggiungi all’inizio di tutto una riga per spiegare perché
lo stai facendo e che cosa ti aspetti dalla persona che riceve la mail.
Sintetizza con il FYI il nocciolo della questione e l’obiettivo della mail
Così non dovrà impazzire a cercare il bandolo della matassa
e a leggere tutta la conversazione prima di capirci qualcosa.
Sì, perché l’inoltro è diverso dal “cc”, in questo caso si dà
per implicito che chi riceve debba solo leggere, ma l’inoltro invece può essere
fatto per tante ragioni.
Vedrai che così facendo la tua comunicazione sarà più
efficace ed eviterai di generare un botta e risposta di spiegazioni o ancora
peggio il silenzio stampa per disinteresse.
Un pizzico di organizzazione nelle mail ne riduce la
quantità e ti fa lavorare meglio. Perché non provi anche tu?
Una ricerca di MagNews – E mail Marketing Experience Report – sostiene che “ogni giorno in Italia vengono spedite circa 940 milioni di email. Secondo una stima della ricerca ogni italiano riceve, in media, più di 30 e-mail al giorno.”
Dalla mia esperienza c’è chi ne riceve molte di più e molte
persone controllano diversi account e-mail.
Questo ci fa capire che spesso l’attenzione che mettiamo nella lettura delle mail non è alta, o meglio, cerchiamo di svicolare l’obbligo della lettura, provando a capire subito di cosa si tratta, così da risolvere, e possibilmente eliminare alla svelta, questo nuovo e fastidioso input nella casella di posta.
Per questa ragione vorrei che per un attimo riflettessi sull’importanza
dell’oggetto della mail.
Esistono diverse soluzioni:
C’è chi usa una vecchia mail e fa un semplice rispondi, così in caso di ricerca… la mail diventerà inutile e comunque si genereranno delle catene senza mai fine di botta e risposta.
C’è non si cura minimamente dell’oggetto e finisce per spedire una lunga lista di lettere F e W.
C’è chi è particolarmente sintetico… e nell’oggetto scrive il testo della mail, così lo sfortunato destinatario dovrà essere costretto a trovare il bandolo della matassa di una mail apparentemente vuota.
Infine, c’è chi è ancor più semplicista… e non mette proprio l’oggetto della mail, così incorrerà nel dubbio: “che sia spam?”
Dunque, come forse avrai sospettato, questo post vuole essere un piccolo appello. A cosa?
Alla semplicità!
Semplifica la vita, o meglio la lettura di chi legge: usa l’oggetto!
Scrivi, in sintesi, la ragione della mail. Non sprecare l’occasione di far comprendere e leggere il tuo messaggio. Così come tu ricevi tante, forse troppe, mail al giorno, così chi la riceve ne riceve tante… quindi semplificagli la vista… usa l’oggetto!
E se puoi, dai un po’ di dignità a quest’oggetto, non è un testo di una mail, é un campo inutile.
Semmai dovrai fare uno sforzo in più e giocare a trovare la parola chiave, spremi le meningi e sintetizza il concetto, l’oggetto per l’appunto… e se non riesci a farlo, beh… forse la tua mail non ha un messaggio chiave e non necessita di essere spedita.
