I 3 passi della scelta organizzativa

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Organizzativamente parlando questa è una piccola grande verità che mi sta spesso scomoda.

Sì, fatico ad accettarla proprio perché scegliere appunto impegna, richiede energia. Ci hai mai pensato?

Certo, scegliere cosa vuoi mangiare, cosa vuoi indossare, se hai voglia di accettare un lavoro o no possono essere scelte semplici se sai già i tuoi gusti e ciò che puoi o vuoi fare. Ma in momenti di difficoltà anche queste cose possono essere fonte di stress.

E se questi punti si possono comunque risolvere velocemente, non pensare di considerare l’energia e il tempo che richiedono certe decisioni è controproducente.

Lo diventa da tanti punti di vista. Dal punto vista organizzativo tenere le cose in sospeso porta a non poter pianificare bene le cose, a mantenere i cerchi aperti e a sprecare le energie.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.

Vedo spessissimo progetti dove i tempi sono serrati al punto che non ci si può permettere una riflessione a mente fredda o un cambio di rotta, dove non c’è rispetto per la natura umana che per decidere ha bisogno di tempo ed energia e paradossalmente questo significa proprio poterci non pensare per un po’ di tempo.

Facciamo un esempio concreto per chiarire il concetto.

Hai fatto un nuovo progetto fantastico e ora devi creare il sito web. Hai chiesto tre preventivi e ora hai tutti i dati alla mano. Come scegliere? Beh, dovrai fare le comparazioni del caso prima di passare all’azione, alla scelta appunto.

Magari uno ti propone un tot di pagine, un altro ti dice che ti appoggerà nelle revisioni e il terzo che si occuperà lui anche della parte grafica.

Ma ognuna di queste informazioni implica delle decisioni: hai già definito quanto contenuto metterai nel sito? I testi? Questo ti permette di capire se le pagine sono in numero adeguato.

Hai delle capacità informatiche tali da poter seguire il sito per conto tuo? Lo vuoi fare? Quanto è importante per te poterlo seguire in autonomia o preferisci esternalizzare le revisioni?

Hai già un progetto grafico? Per farlo c’è bisogno di tempo e anche di fare un percorso per identificare appieno il proprio brand, ma di questi aspetti… hai tenuto conto nel tuo Gantt?

Come vedi ogni scelta ha i suoi risvolti e se tu non hai messo in programma del tempo per lasciare che la tua mente ci pensi su e valuti… sarai inevitabilmente in ritardo e probabilmente avrai anche la sensazione di aver scelto male, sentendo di non aver considerato appieno tutti gli aspetti.

Come vedi è fondamentale considerare anche il tempo della scelta e soprattutto il tempo per non pensarci più e lasciar sedimentare il tutto. Quando poi riprenderai in mando le cose, sentirai le tue scelte più chiare e definitive.

Ma non è finita qui… il rovescio della medaglia è che per avere una buon calendario e una buona agenda, come abbiamo visto in questo mese… qualcosa va scelto.

Quindi sì al tempo della scelta, ma anche no alla continua procrastinazione: dopo aver fatto tutti i ragionamenti di cui sopra, scatta il timer e si chiudono le cose.

Basta ai “ci penserò”, o “lo farò quando ho tempo” i passi della “scelta organizzativa” sono semplici:

  1. se ci metti meno di due minuti a decidere qualcosa, fallo e chiudi l’azione;
  2. se ci metti di più, alloca del tempo per scegliere, rispetta i tempi di riflessione e di cova, quelli di cui ti ho raccontato prima;
  3. quando il tempo è passato, l’azione va fatta, è tempo di scegliere.

  

Prova ad applicare questo processo e a tenerne conto quando pianifichi il tuo tempo e i tuoi progetti, vedrai che avrai molti meno inghippi organizzativi e sentirai le tue scelte più consapevoli e serene.

Sì, ti sembrerà stano, ma mi occupo anche di questo. Organizzare il tempo, i progetti significa anche lavorare sulle proprie priorità e sulla gestione dei tempi legati a questi aspetti, quindi, a meno che non si tratti di scelte di vita, ambito che non mi compete, ti offro il mio aiuto anche per questo, perché se impari a considerare tutti i tempi della pianificazione, compresi quelli della scelta, le tue giornate fileranno un po’ più lisce e saranno un po’ meno stressanti.

E tu, come te la cavi con la pianificazione della scelta?
Applica i tre passi e fammi sapere come va, ti leggo nei commenti!

 

 

Photo by Shumilov Ludmila – Unsplash
Storia di una mail

Storia di una mail

“Plin, è arrivata una mail, ok, la leggo. Ah, ecco, devo scendere dal bus.

Finalmente in ufficio, che traffico oggi… Aspetta che accendo il pc e leggo le mail. Ah, sì questa è quella che ho letto prima, ma cosa mi chiedevano? Aspetta che la riapro.

Giusto, la riunione, manca il file dell’odg. L’ho fatto… ok, va bene dopo lo mando. Ma mi chiedono anche se posso presentare il nuovo progetto. Non so… ci penso, intanto rispondo alle altre mail.

Così inizia la giornata di lavoro e poi, presi da una telefonata e un impegno, ecco che a mezzogiorno si torna alla casella di posta.

Una mail già letta, sì quella della riunione. Cosa dovevo mandare? Aspetta che la riapro e la rileggo…. Sì l’odg, ok ora lo faccio. Ma non so se ho voglia di parlare del nuovo progetto… ci penso.”

 

La mail attende, le ore passano.

E in chiusura di giornata ecco che le mail sono diventate 10, cinque non lette, la prima quella della riunione… e le atre? Chi si ricorda? Bisognerà rileggerle…

Cosa ne pensi di questa storia? Quante volte capita di lasciare una mail nell’inbox che non è stata risolta in toto?

Capita con una certa frequenza, non credi?

 

Molto spesso la casella di posta in entrata diventa un piccolo buco nero di richieste inevase.

Ma questo buco nero è un vero mangia energia e una grande fonte di stress, andrebbe evitato fin dalla partenza.
Come? Scegliendo.

La non-azione porta, in questo caso, a un vero e proprio stress in più.

Il motivo è semplice: ogni volta il nostro cervello si fa la stessa domanda e cerca di rispondere e di chiudere il cerchio, ma questo rimane aperto e si ripropone ogni qual volta i tuoi occhi scorrono le mail e rivedono le stesse cose.

Lavorare in questo modo è molto impegnativo dal punto di vista energetico ed è decisamente anti produttivo, perché ciclicamente fa rifare le stesse azioni: ti domandi la ragione della mail, se non la ricordi riapri la mail, se la ricordi cerchi la soluzione e se non decidi, di ricomincia da capo.

In più, è molto facile che tornando e tornando sulla questione tu ne ricordi solo una parte e quindi ti esponi all’errore di non considerare tutti gli aspetti (magari decidi di presentare il progetto, ma non mandi l’odg).

Come dice il guri della produttività “se richiede meno di due minuti, fallo e basta”, queste le parole di Devid Allen.

 

E, aggiungo io, impara a considerare dei momenti di lavoro sulle mail che siano delle vere sessioni di lavoro.
In particolare:

  • non leggere le mail mentre stai facendo cose personali;
  • non leggerle fuori dall’orario di lavoro;
  • quando le leggi, prendi una decisione: se non ti interessano eliminale. Sì, anche lo spam può farti sprecare energia;
  • se ti interessano e le puoi evadere in meno di due minuti, fallo e basta.

La non-scelta è una forma di procrastinazione che mangia energia, oltre a rubare produttività.

E se non consideri quest’aspetto nelle piccole cose, diventeranno montagne.

 

Quindi, per le cose semplici, quelle da meno di due minuti, impara a scegliere e a chiudere i cerchi, non lasciare nulla in sospeso.

Guadagnerai in leggerezza e produttività!

 

 

Photo by Razvan Dumitrasconiu – Unsplash
L’organizzazione dà benessere

L’organizzazione dà benessere

C’è poco da fare, l’organizzazione dà benessere.

Ci credo profondamente e vorrei che anche tu la pensassi come me, quindi ecco delle buone ragioni per rivedere la propria organizzazione personale.

 

TI PERMETTE DI AVERE LE COSE GIUSTE

 

Avere ciò che serve ti permette di affrontare meglio le sfide della vita. Allo stesso tempo non sentire il peso di ciò che invece è lì per caso o per una decisione procrastinata permette di affrontare le sfide con maggiore agilità.

È una spirale in continua evoluzione, il contrario di un circolo vizioso: avere ciò che serve offre i mezzi, avere ciò che piace dà sicurezza, essere sicuri e sentirsi capaci fa andare dove si desidera, sentirsi sulla strada giusta incoraggia a scegliere cosa lasciare andare… e via, si ricomincia!

Quindi non aver paura di lasciar andare, pensa che stai solo andando dove desideri con una marcia in più: le tue abilità e la giusta leggerezza.

 

TI PERMETTE DI NON SCEGLIERE OGNI VOLTA

 

Scegliere costa energia, a tutti e sempre. Saper organizzare le piccole cose permette di non scegliere sempre tutto: cosa indossare, cosa portare con sé, come muoversi, come organizzare la scrivania, come organizzare un archivio.

Sapersi organizzare dà modo di riflettere sulle proprie priorità e quindi aiuta la scelta sul cosa fare oggi e cosa domani. Pianificare le cose permette, infatti, di non scegliere cosa fare ogni mattina e ogni volta che si è concluso un compito e dà anche la serenità di arrivare in fondo alla giornata o settimana con una buona quantità di cose fatte.

 

TI DÀ IL TEMPO PER LE TUE PRIORITÀ

 

La consapevolezza di andare dove desideri e di pianificare questo percorso ti fa anche capire che le cose per te importanti (le famose cose non urgenti ma importanti) meritano il giusto spazio, senza sensi di colpa e la sensazione di acqua alla gola.

Non ha importanza se queste priorità siano andare in palestra, stare con i figli, leggere un libro sul divano o frequentare una seconda laurea… l’importante è che siano cose per te di valore.

 

Io credo sinceramente che l’organizzazione dia benessere, credo anche sia un percorso non sempre lineare e facile, ed è per questo che ci sono dei professionisti ad accompagnare le persone in questo cammino, e io questo voglio per te: che tu sia felice e rispetti le tue priorità.

Penso anche che, nel rispetto delle proprie esigenze e con la giusta consapevolezza, sia un percorso continuo, non solo perché ci si può sempre migliorare, ma perché le esigenze, i progetti cambiano nel tempo. E per la stessa ragione posso dirti di aver sperimentato sulla mia pelle momenti di poca o cattiva organizzazione e, dulcis in fundo, lasciami aggiungere che non devi sentirti in difficoltà se ciò che a sempre funzionato ora non funziona più.

Io sono qui per te anche in questo caso, io sono l’occhio esterno che vede ciò a cui tu hai fatto l’abitudine, sono l’occhio esperto che ha studiato e ha diverse soluzioni da mettere in campo e, per te, sceglie solo quella che ti calza su misura.

Tu devi solo fare tuo il concetto che nulla vale di più della tua sostenibilità e che l’organizzazione è il mezzo che ti farà percorrere la strada verso il tuo personale benessere.

E sarò felice di accompagnarti in questo percorso.

 

 

Photo by Goutham Krishna – Unsplash
Bilanci di tempo ed energia

Bilanci di tempo ed energia

Come dicevo parlando di bilancio di sostenibilità personale due sono le voci che vanno considerate con attenzione: energia e tempo.

In verità tutte le risorse finite vanno considerate con attenzione, anche lo spazio e le economie, ma di questo ne abbiamo già parlato la scorsa settimana. Finalmente ora è giunto il momento di occuparci di ciò che ti fa sentire in affanno, ti dà la sensazione di non concludere nulla, ti fa sentire la stanchezza a fine giornata.

Queste sensazioni il più delle volte sono date da una gestione delle proprie energie e del proprio tempo che non tengono conto di come si è fatti e di una corretta distribuzione delle cose nell’arco della giornata.

Imparare a gestire il proprio tempo è un percorso di consapevolezza, di conoscenza di sé e delle proprie esigenze, delle proprie debolezze e dei propri punti di forza.

È un percorso che continua nel tempo, perché tu cambi, ti evolvi nel tempo e cambiano le tue esigenze, le tue priorità.

Quindi sì, è una cosa a volte stancante, ma che dà molta serenità.

Come sai, questi percorsi sono il cuore del mio lavoro, ma per iniziare voglio condividere con te due aspetti che a mio avviso è bene conoscere per partire con il piede giusto.

 

IN PRIMIS BISOGNA CONOSCESRSI

 

Sembra una banalità, ma il più delle volte quando vedo gli impegni in un’agenda vedo che sono organizzati in modo classico senza tener conto delle caratteristiche personali.

Ora, è certo che bisogna venire incontro alle esigenze di tutti in un team di lavoro o in una riunione, ma è altrettanto vero che non tutte le persone sono produttive negli stessi momenti.

C’è chi adora svegliarsi la mattina presto e andare a correre o meditare, chi non pensa nemmeno di andare a dormire prima dell’una di notte, chi dopo pranzo non può affrontare nulla di impegnativo e chi invece lavora come un treno.

Solo se sai come affronti la giornata, sai dove mettere le cose più impegnative. Solo se sai quanto un compito ti stanca puoi alternare correttamente attività che mangiano energia e che danno energia.

Se non inizi a dare spazio al tuo modo di essere sprecherai molte molte energie inutilmente, farai lo stesso le cose, ma ti stancherai di più e probabilmente ci metterai di più.

 

IL PERFEZIONISMO, LE ABITUDINI, SONO CATTIVI CONSIGLIERI

 

Nel lavoro ci sono due enormi mostri mangia tempo: il perfezionismo e le abitudini, non tutte, ma quelle che fai giusto per fare.

Sì, lo so che stai già pensando che è ovvio che il perfezionismo non sia d’aiuto e che la perfezione non si raggiunge mai. Ma una cosa la voglio aggiungere: tu sai qual è il livello della tua perfezione, non le persone che ti ascoltano, che ricevono i tuoi lavori. Spesso la tua asticella è molto più alta di quella delle altre persone. Non ti sto ovviamente dicendo di lavorare male, ma semplicemente che c’è una differenza tra un lavoro ben fatto e uno quasi perfetto (perché tanto perfetto non lo sarà mai) e la differenza sono tante, troppe ore di lavoro.

Molto meglio fermarsi al ben fatto.

Il secondo mostro magia tempo sono le cose che si fanno tanto per fare, per abitudine, perché le ho sempre fatte e perché mi hanno detto che si fa così.

Fermati! È ora di riprendere il controllo del tempo, se sono cose che servono si fanno e altrimenti… lascia andare! Anche nel rispetto delle tue personali priorità.

È davvero fondamentale valutare l’utilità delle cose e soprattutto trovare la strategia per farlo in meno tempo possibile, o meglio, nel giusto tempo.

Per tutto il resto… c’è il cestino, che equivale a più tempo per te.

 

E tu come te la cavi con questi mostri e con la conoscenza del tuo tempo? Hai voglia di prendere in mano la tua sostenibilità personale, le tue energie e il tuo tempo? Mi auguro la risposta sia sì, perché, ne sono certa, potresti scoprire delle cose che non immagini e trovare un profondo benessere!

E io questo desidero per te!

 

 

Photo by Aaron Burden – Unsplash
Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre, o meglio non serve se non è usato come calendario.

Come mi hai sentito dire tante volte nel calendario vanno scritti gli appuntamenti che hanno una scadenza, quindi sono informazioni che hanno una data, possibilmente un’ora di inizio e una di fine, un luogo e che sono definiti tra più persone, sono cioè concordati e non si modificano. O per lo meno per cambiarlo è necessario interfacciarsi con una o più persone.

E in questa “mezza definizione” trovi tutti i criteri per capire ciò che va segnato in calendario e ciò che è giusto trovi posto altrove.

 

IL CALENDARIO NON È UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE

 

Cosa significa? Che non devi segnare le cose che hai pensato di fare, ma che tutto sommato che siano alle nove o alle dieci non cambia.

Perché non lo puoi fare?

Perché se qualcuno ti chiede se hai la possibilità di impegnarti in uno slot di tempo, è importante che tu sappia rispondere con certezza se sei impegnato o no, e una possibile cosa da fare non è un impegno.

In sintesi, quando decidi cosa fare e quando stai pianificando il tempo, quando hai già deciso cosa fare e occupi uno slot nel tempo stai agendo sul tuo calendario.

Vero è che se vuoi proprio “bloccare” del tempo puoi segnare un appuntamento con te stesso in calendario, ma è anche vero che se fai così con tutto perdi la flessibilità che caratterizza una pianificazione ben fatta e che ti permette di modificare le parti senza però perdere il risultato finale.

Quindi usa il calendario come luogo di raccolta degli impegni e non come strumento di pianificazione del tuo tempo.

 

IL CALNDARIO NON È IL LUOGO DELLE COSE DA FARE

 

Per questo esistono le liste, non trovi?

Inutile segnare appunti, note e affiancare il tutto da remainder. Meglio mantenere il calendario agile e leggero e affiancarlo con una buona to do list.

Per questo dico spesso che non è necessario avere un’agenda, l’agenda è uno strumento di pianificazione del tempo e segue il calendario e la to di list. Sono questi i due strumenti imprescindibili della pianificazione del tempo e che non possono essere confusi e mescolati.

Nel calendario vanno gli appuntamenti e nella to do list le cose da fare. Non mischiare le cose e avere liste di appuntamenti o un calendario con, appunto, note e appunti.

 

NON ESAGERARE

 

Ultimo consiglio, non esagerare, non sovraccaricare questo strumento.

Se usi bene gli strumenti organizzativi e quindi note, agenda, liste, archivi, il calendario rimane snello e utile.

Contiene veramente solo gli appuntamenti e quindi diventa facile da consultare e utile: in un momento hai la visione di insieme di tempo occupato e di tempo libero.

Certo, se usi calendari condivisi, potresti vedere anche appuntamenti non tuoi. Ma proprio per questo ti consiglio di non sovraccaricarlo di informazioni inutili, ad esempio appuntamenti ripetitivi quotidiani: pranzo e cena. Certo se c’è un’eccezione di un pranzo o una cena particolare segna l’impegno, ma non occorre segnarli entrambi ogni giorno.

Allo stesso modo non è il caso di dettagliarlo troppo: mettere tutte le voci della tua routine mattutina. Fai piuttosto un unico slot “routine mattutina”.

Tutto questo per facilitare la lettura visiva e il colpo d’occhio.

Così aiuterai la tua mente, non perderai tempo ed energia, e inevitabilmente ti ritroverai più leggero e produttivo. 

E tu che ne pensi? Ci sono altre cose che secondo te meritano un posto in calendario?
Scrivimi nei commenti i tuoi suggerimenti!

 

 

Photo by Tanya pro – Unsplash