Quando devo preparare un dolce la parte più noiosa è sempre
tirare fuori gli ingredienti e pesarli. Poi quando si tratta di mescolare,
impastare, mi diverto un sacco… è come se il fatto di dover pensare al contorno
e alla preparazione, mi togliesse spazio e tempo alla creatività.
E di fatto è un po’ così per questo… il trucco è semplice:
Pensa ai due momenti per fare qualcosa:
Il primo è quello che ti serve per preparare il tutto, il secondo per eseguirlo
Spesso quando si pianifica un’attività non si considera quest’aspetto e cioè il tempo che ci si mette a preparare il materiale utile, tieni le cose che ti servono a portata di mano. Raramente nelle agende vedo del tempo necessario ad aprire un’attività: prepara materiali per il meeting, raccogliere i documenti utili per scrivere un rapporto, preparare gli strumenti necessari ad un lavoro.
Credimi, una buona pianificazione tiene conto anche dei tempi per preparare un’attività ed essere pronto ad eseguirla. Quindi se stai per metterti a lavorare su un progetto, fai in modo di avere tutto ciò che riguarda quel progetto sulla tua scrivania o nella cartella aperta sul desktop, così da non dover rovinare la tua creatività dovendo interrompere il lavoro per cercare ciò che ti manca.
Secondo aspetto: distribuiscile in modo intelligente
Anche questa è una cosa tanto semplice, quanto sottovalutata. Vedo porta penne a sinistra, archivi in dischi fissi lontani dal pc, idee lasciate in un quaderno dimenticato in una borsa… ebbene cosa non funziona?
Se scrivi con la mano destra, il portapenne sta a destra.
Se l’hard disk contiene i dati che usi tutti i giorni va
vicino al pc.
Se lavori su un progetto, tieni a portata di mano il quaderno con le note.
È la funzione che determina il luogo dell’oggetto, non l’abitudine
Più ti serve più sarà vino a te. Sarà di fronte, a destra o a sinistra a seconda delle tue esigenze.
E a proposito di quest’esigenza… ci hai mai pensato che normalmente noi leggiamo spostando gli occhi da sinistra a destra? Ecco che quando stai lavorando su due file nel pc, e li hai entrambi aperti sul desktop, sarà molto più semplice per la tua mente mettere quello dal quale prendi le informazioni sulla sinistra (o in alto) e quello dove lavori sulla destra (o in basso).
Così se fai una cosa ripetitiva su un tavolo, una
superficie, sarà più semplice partire da sinistra e poi andare a destra.
Pensaci la prossima volta che devi sistemare dei documenti, imbustare
materiale, preparare una valigia.
Ecco quindi i due trucchi di oggi:
- Prepara gli strumenti
- Procedi da sinistra a destra
Non c’è due senza tre? Beh, ovvio!
- Fai una cosa alla volta e falla fino in fondo, quindi quando hai finito sistema, e cioè riordina, elimina e archivia!
E tu su cosa vuoi applicare questi tre semplici passi?
Photo by Tucker Good – Unsplash
Mi sono svegliata alle 7.00, ho pensato un minuto solo… mi sono alzata e in cucina l’orologio segnava già le 7.15, caspita sono in ritardo, devo muovermi! Corro in bagno e per fortuna quando esco l’orologio è confortante 7.30, due minuti, mi vesto ed esco, prendo il cellulare… e… mio Dio! Sono le 8, ecco sono in ritardo, ma com’è possibile? Avevo messo tutti gli orologi avanti apposta!
Ecco in sintesi un trucco che non funziona.
Capita anche a te? Se ti succede, stai leggendo il post che fa per te.
Il problema è in verità molto semplice, puoi cercare di ingannarti quanto vuoi ma il tempo è una risorsa finita, e quindi non se ne creerà mai di nuovo dal nulla, anche se sposti in avanti un orologio per ingannare la tua mente.
E per farmi capire meglio ora di do qualche ragione sul perché questo trucco non funziona.
Perdi più tempo a fare i conti che a sapere semplicemente che ore sono
Ci hai mai pensato? Se hai un orologio avanti e hai messo tu 4 minuti in più, sai di averlo fatto e quindi ogni volta guardandolo farai comunque il conto dei minuti esatti, per capire se sei in tempo o meno. Ogni tanto, sovrappensiero, il conto può essere sbagliato e quindi ti fai un doppio danno, tanto vale tenere l’ora giusta e piuttosto controllare una volta in più.
Se uno dei tuoi orologi è il cellulare, si aggiorna da solo
Quindi, stai attento, perché quando esci di casa potresti scoprire di essere veramente in ritardo. L’ora sincronizzata non mente, quindi se anche in casa ti metti gli orologi in avanti, poi dovrai comunque fare la resa dei conti… e se sei un ritardatario, motivo per il quale metti in avanti l’ora, beh… il cellulare non sarà certo un alleato.
È difficile usare un solo strumento per tenere il tempo
Quindi se ne metti avanti uno, lo dovrai fare per tutti e della stessa quantità di tempo. Diciamocelo… non è forse una perdita di tempo?
Quindi come vedi il trucco dell’orologio avanti funziona poco per evitare il ritardo.
Ecco quindi qualche suggerimento concreto per ottenere lo stesso risultato, cioè per tenere d’occhio il tempo, senza perdere tempo (scusa il gioco di parole ma ci stava proprio):
- Svegliati cinque minuti prima. Lo so, non è quello che volevi sentirti dire, ma è l’amara verità. Prima cominci prima finisci… e poi al massimo hai cinque minuti in più per riposare, meglio di doverne recuperare cinque, no?
- Considera di dover uscire almeno 5/10 minuti prima dell’orario stabilito, così anche se dimentichi una cosa (sì la colpa è sempre dell’ultima cosa da fare prima di uscire) hai comunque una piccola riserva di tempo.
- Sovrastima il tempo per raggiungere un luogo, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.
- Fatti trovare preparato: non lasciare le cose all’ultimo, soprattutto se richiedono 5 minuti. Perché 5+5+5… ecco dove nasce il ritardo!
A cosa mi riferisco? Al fatto di preparare la borsa la sera, la merenda per i figli per la giornata di domani, le cose per la cena, lo scrivere l’ordine del giorno per la riunione di domani… potrei andare avanti con altre mille cose, sono tutte quelle piccole cose che nell’accumularsi creano il ritardo. - Utilizza più orologi, così sarà più facile controllare il passare del tempo e non lasciarsi sfuggire i 5 minuti. A casa aggiungine uno in bagno e in ufficio uno anche nella stanza dove fai le riunioni o le telefonate, se non hai il pc a portata di “vista”.
Prova a trovare quello che fa per te o applicali tutti, e fammi sapere come va.
Raccontami anche quali sono i tuoi trucchi per tenere d’occhio il tempo, allunghiamo insieme questa lista!
Foto by Bruno Figueiredo – Unsplash
Oggi voglio raccontarti una cosa leggera, visto che è una giornata di festa, e cioè un trucco per aumentare la tua produttività in un piano di lavoro.
Funziona davvero bene se si tratta di studio o di lavoro ed è nato da un errore.
Quando ero all’università dividevo le mie giornate di studio in due parti. La mattina, quando ero più attiva studiavo cose nuove, il pomeriggio, quando ero più stanca, riprendevo gli appunti già studiati e ripetevo le cose che avevo già schematizzato. Questo sistema mi permetteva di portare avanti due esami allo stesso tempo: la mattina studiavo per quello più lontano temporalmente e il pomeriggio per quello più vicino, per il quale avevo già letto e schematizzato il materiale e per il quale, quindi, dovevo solo fissare nella memoria il tutto.
Per portare avanti questo sistema era necessaria una buona pianificazione per essere certa di leggere e studiare tutto il materiale necessario. Il primo passo consisteva nella divisione del carico di materiale da studiare giorno per giorno, da fare freddamente, a tavolino, stando attenta a pianificare un carico realisticamente affrontabile.
Ebbene una volta ho sbagliato il calendario, ho contato un giorno in meno e questo ha avuto dei grandi effetti benefici sul mio studio, perché ho comunque iniziato il giorno prefissato e con il carico di lavoro studiato a tavolino, ma, suddiviso in un numero inferiore di giornate rispetto a quelle effettivamente a disposizione e, come per magia, mi sono trovata in anticipo.
L’errore è diventato una tecnica vera e propria e nei miei piani di studio successivi il primo giorno aveva sempre un carico minore, se non un giorno vero e proprio di buco, a ricreare quell’anticipo che avevo inavvertitamente creato la prima volta. Così facendo mi sentivo che, se qualcosa fosse andato storto, avrei comunque avuto modo di recuperare. Sentivo anche di non avere il tempo contato, non mi sentivo il fiato sul collo, e questo mi permetteva di dedicarmi meglio a quello che stavo facendo.
Per andare sul pratico: 30 pagine al giorno, ma il primo giorno ne mettevo 10 ma con il tempo stimato per farne 30.
Quindi il trucco è semplice, ma funziona:
pianifica con lo sconto
Cioè fai in modo che il primo step del tuo lavoro sia leggero, agile e semplice… e allo stesso tempo sii consapevole di quello che sarebbe il carico normale del primo step e fai un po’ in più di ciò che hai messo in programma.
Così, avendo allocato più tempo per quel compito e avendo già fatto lo sforzo del primo passo, e cioè la parte difficile che richiede più energia, basterà fare anche solo un po’ di più e risulterai in anticipo rispetto alla pianificazione fatta.
Inoltre, se avrai qualche imprevisto o se hai pianificato male le cose, avrai comunque tempo per mettere mano al programma e rimanere in tempo.
Come vedi con poco ti aiuterai sia dal punto di vista pratico che da quello energetico, per questo funziona.
E tu, con che progetto lo vuoi provare?
Foto by Debby Hudson – Unsplash
Il tempo è un bene prezioso e capita di pensare di perderlo,
di averne poco, di sprecarlo. Ma sei davvero sicuro sia così?
La settimana scorsa ti ho parlato di perfezionismo e di come questo sia un grande mangia tempo, ma c’è anche un altro fattore che ci porta a sprecane un po’ e si chiama incertezza, indecisione.
Credo che in questo periodo particolare tu te ne stia
rendendo conto molto bene. Non tutte le persone stanno reagendo a questo
periodo di quarantena nello stesso modo, ma sicuramente la sospensione genera
incertezza e l’incertezza può portare all’immobilità.
Se ci pensi questo momento può essere anche un periodo molto utile per fare il punto della situazione e programmare ciò che sarà, per essere pronti ad agire quando sarà possibile farlo.
Ma ciò di cui voglio parlarti oggi è proprio il fatto di agire, e lo condivido con te in totale sincerità, può non essere semplice e immediato, a volte è capita anche a me. Vorrei fosse sempre tutto come dico io, senza errori, fatto bene, eccetera eccetera, non dico perfetto, ma quasi, quindi spreco parte del mio tempo per cercare di fare in modo che sia così.
Il punto è che il detto “si può sempre migliorare” è proprio vero, quindi tanto vale accettarlo e imparare a mettere la parola “fine”.
Quindi utilizzare molto del nostro tempo per correggere, rifinire, sistemare… è di fatto una perdita di tempo.
Lo è, intendiamoci, oltre al normale tempo necessario per svolgere il compito stesso. Come si diceva è come rimanere nell’immobilità delle mille possibilità, perché ce ne sarà sempre una migliore, si potrà sempre fare un’ulteriore aggiunta, chiudere con un tocco in più… così facendo però ci si sospende senza agire.
E qui penso alla revisione bozze, alla pubblicazione di un progetto, alla stesura di un documento, alla finitura di un prodotto, alla ricerca di un contatto esterno o di un nuovo software…
Credo sia più importante ammettere che si fanno comunque errori, che si potrà sempre migliorare e che quindi è bene imparare scegliere e ad agire in base al momento nel quale siamo, alle informazioni che possediamo. Ci sarà poi un altro tempo per modificare, riverdere e agire diversamente.
Passiamo al dunque e cioè a capire come far perdere meno tempo agli eterni indecisi:
Non cadere nelle scelte infinite.
E cioè impara a valutare un buon numero di alternative, ma non tutte quelle possibili. Come scegliere un nuovo pc tra mille? Inizia a considerarne dieci, sarà già un numero sufficiente. Come passare da cento a dieci? Prima di iniziare la ricerca definisci i criteri della tua scelta. Te ne parlavo nei confini dei progetti, il punto è sempre lo stesso: pensa prima a ciò che vuoi e poi cerca.
Datti un tempo.
Questa è una tecnica che mi capita di suggerire a tutti coloro che lavorano nel mondo della ricerca, dello studio, della creatività. Quando una cosa ti piace, dedicheresti a questa tutto il tuo tempo, ma purtroppo qui si parla di lavoro e quindi bisogna mette la parola “fine” e passare dal dire al fare, dall’idea al progetto finito, che sia un oggetto vero e proprio o un progetto di ricerca. Quindi, stabilisci a monte dei tempi utili alla ricerca, alla libera creazione, ma non fare in modo che totalizzino il tuo tempo di lavoro. In questo senso un “pomodoro di tempo” è un buon sistema per iniziare a lavoraci su.
Pianifica i tempi necessari.
Spesso le revisioni e i ritocchi che si fanno sono necessari ad avere un buon prodotto finito, ma se rispetti i tempi di maturazione del progetto stesso le revisioni diventano più efficaci e minori. Mi spiego meglio. Quando scrivi un progetto e lo correggi subito dopo, farai una correzione di massima, ma probabilmente non sarà ottimale, ne servirà una seconda, a mente fredda. Per questo pianifica un tempo di lavoro e uno di revisione, tra loro distanti, ma non troppo.
Inoltre, non lavorare troppo sotto data, perché “buona la prima” funziona, ma spesso ti lascia il sospetto che sarebbe stata necessaria una revisione in più. E allo stesso tempo, non lavorarci troppo tempo prima, le revisioni diventeranno infinite e ogni volta sarà come cominciare daccapo. Riassumendo, pianifica i tempi con consapevolezza sia della creazione, sia della revisione.
Ecco tre utili tecniche per non perdersi nell’immobilità, nel perfezionismo e per passare dal dire al fare.
E tu, quale metterai in pratica?
Foto Kirill Pershin – Unsplash
E poi, devo cavarmela da me? No, tranquillo, le cose saranno un po’ diverse.
Per prima cosa, proprio perché lavorando con me hai compiuto un percorso, ti lascerò il tuo “libretto di istruzioni” e cioè ciò che ci siamo detti e che ho messo in pratica con te durante i nostri incontri. Non sarà tutto sulle tue spalle, non dovrai ricordare tutto e temere poi di non essere poi capace di far da te.
Lavoreremo insieme e poi avrai modo di fare il punto di quanto ci siamo detto e quanto abbiamo fatto con il materiale che avrò creato di volta in volta per te, così da procedere secondo i tempi che per te sono necessari ad assimilare il tutto.
E quando arriviamo alla fine del lavoro potrai dirmi come è andata! Questo è un momento molto importante per me. Ti chiederò un po’ del tuo prezioso tempo per farmi sapere cosa ne pensi e come è stato lavorare con me. Abbiamo fatto un percorso insieme e, così come tu avrai imparato ad affrontare i tuoi problemi in tema di organizzazione personale, io avrò imparato qualcosa con te, e quindi per me è importante il tuo punto di vista.
Mi è utile per migliorarmi e per capire come esserti ancor più utile e per questo ti chiederò di compilare un feedback, ma io ne farò poi un secondo su di me e sul nostro percorso. Come vedi il miglioramento è continuo e su tanti fronti!
Il lavoro non si chiuderà dall’oggi al domani, ci sentiremo dopo un po’ di tempo per capire come procedono le cose e se sei riuscito a mettere in atto quanto abbiamo deciso durante le nostre ore di lavoro.
Anche questo è un momento importante per me, perché ritengo sia giusto che tu abbia un tempo tutto tuo per rendere quotidiano il cambiamento, per far sì che ciò che ti ho suggerito come azioni, strumenti e strategie, possa trovare un’applicazione concreta nella tua giornata e nel tuo lavoro.
Per questo mi piace, e penso sia utile anche per te, fare il punto dopo un po’, e in caso rivedere o sistemare le parti che non senti ancora cucite su misura per te.
E comunque le porte non si chiudono! Potremmo continuare a sentirci, a fare dei check periodici o lavorare su nuovi fronti, sì perché, vedrai, poi ci si prende gusto e quando una cosa viene bene, vale la pena continuare fino a che non ci si sente sereni e soddisfatti, fino a che non ti sentirai di gestire al meglio il tuo tempo, le tue energie.
Ciò che più mi dà soddisfazione è saperti gratificato dalle tue giornate e sapere che hai ritrovato il giusto equilibrio tra lavoro, produttivo ed efficace, e ciò che più ami, qualunque cosa essa sia!
E così potrai rilassarti, come disteso in mezzo ad un prato, e assaporare le nuvole che corrono nel cielo 😉
