“Sì, mi aveva detto che mi avrebbe mandato la versione finale, e poi… Sai com’è deve essersene dimenticato, dovrò proprio chiamarlo e ricordarglielo. “
Ti è mai capitato di pensarlo o di essere la persona alla quale viene chiesto qualcosa di questo tipo?
Innanzitutto, permettimi di rincuorarti, ogni tanto è normale. Ma ogni tanto, non deve essere la regola!
Ma come mai tante cose finiscono nel famoso “dimenticatoio”, quella pila che l’Orlando Furioso tanto cerca sulla luna?
Io credo che molto dipenda dal fatto che spesso non si definisca una scadenza chiara e precisa. Il problema è che questo tipo di dimenticanze spesso genera malintesi, attriti, e, a volte, brutte figure.
Ma come può una deadline aiutare l’educazione? Ora ti spiego il nocciolo della questione.
Se ti prendi in carico di vedere qualcuno, di spedire un documento e via dicendo, senza darti una scadenza temporale, beh…diciamocelo: non succederà mai.
Quindi, come sempre, fai venire l’organizzazione dalla tua parte e aggiungi il pezzetto che manca.
“Manderò il file per la prossima settimana” “Perché non ci vediamo prima dell’estate?” “Lunedì ti chiamo” Certo, più definita è la deadline più semplice sarà procedere, ma anche delle scadenze un po’ più generiche aiutano.
Provaci e vedrai che diventerai una persona affidabile, alla quale non occorre rompere le scatole chiedendo tante volte le stesse cose.
Attenzione non vuol dire che tutto deve essere fatto qui e ora, ma al contrario va data una linea temporale realistica e possibile: definisci una scadenza che tenga conto delle tue urgenze e di ciò che ti sta succedendo in tutti gli aspetti della tua vita.
Eh, sì… le scadenze vanno considerate a tutto tondo, solo così non arriverai ad esaurire del tutto la tua energia.
Come sempre il gioco vale anche al contrario e cioè quando sei tu a chiedere le cose. Le scadenze possono essere di grande aiuto.
Una volta correttamente concordate, ti sentirai legittimato a reclamare ciò che chiedi dopo tale data, senza essere maleducato.
Un esempio? Concordi un lavoro con qualcuno e decidi che entrambi farete la propria parte in due settimane. Ottimo, per due settimane nessuno disturberà l’altro, ognuno potrà organizzarsi il lavoro e procedere come crede, ma allo scadere del tempo sarà lecito chiedere, perché così era stato deciso, non sarà maleducato o invadente chiedere di rifare il punto della situazione.
Come vedi, l’organizzazione è spesso sinonimo di piccole attenzioni che però mettono in ordine il tuo tempo e il tuo lavoro.
E tu, da quando vuoi cominciare?
Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e
scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa
cinque anni fa?
E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione
sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella
versione?
Beh, non ti preoccupare, succede!
Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.
Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!
valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.
organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!
Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.
Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di
cose! Ecco qualche idea:
Archivio in casa
- Bollette
- Esami medici
- Contatti per le riparazioni di casa e i servizi
(pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
- Fotografie
- Documenti dell’auto
- Documenti fiscali
- Iscrizioni, tessere, abbonamenti
Archivio in ufficio
- Fatture
- Preventivi
- Lavori chiusi
- Rassegna stampa
- Dati clienti
- Dati partner
- Dati fornitori
- Cataloghi
Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti
di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti,
idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per
questo sempre aggiornate e quindi… utili!
E tu, da quale cominci?
Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.
Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno
male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui
pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.
Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano
la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel
tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che
purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.
Quali? Ora te lo racconto:
i tempi di cortesia
I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.
I tempi di sedimentazione
Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.
I tempi del lavoro
Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.
Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?
Raccontamelo nei commenti!
Probabilmente pensi di no, eppure a volte può succedere che lo sia. E oggi voglio proprio darti dei suggerimenti per provare a far diventare divertenti anche gli incontri tra colleghi.
- Porta dei dolcetti, della frutta, del caffè, rendi la tua riunione più conviviale.
- Crea un ordine del giorno che non sia una scaletta, ma qualcosa di più divertente: un disegno, un insieme visuale di punti, un diagramma a torta!
- Cambia luogo: fai una riunione in un posto insolito e più piacevole. Non vale la pena farlo sempre, ma se è una bella giornata perché non uscire in giardino o per una volta trovarsi per un caffè? Se si tratta di discutere qualcosa, di far venire fuori idee, può essere molto utile. Ovviamente non è il caso di farlo se c’è bisogno di grafici, pc, materiali ingombranti o di un ambiente silenzioso.
- “Usa” il luogo dove fai la riunione: appendi alle pareti i concetti chiave che stai esprimendo, utilizza il tavolo per raccogliere domande con i Post-it, crea spazi diversi per argomenti diversi. Lo spazio non è solo una stanza che ti accoglie: ogni parete e superficie può avere un ruolo attivo nella discussione.
- Fai in modo che le persone possano spostarsi durante la riunione così da cambiare di volta in volta prospettiva, non chiudersi nella propria nicchia e lavorare in piccoli gruppi con persone che non siano sempre le stesse. Di tanto in tanto scardinare le abitudini porta una ventata di aria fresca!
- Fai pagare un pegno in termini di cioccolatini da offrire, commissioni da fare per chi per primo fa squillare il telefonino in riunione, a chi controlla le proprie mail, a chi arriva in ritardo.
- Utilizza un nuovo modo per far interagire le persone durante le riunioni, ad esempio facendo loro costruire con mano i propri progetti usando delle simboliche costruzioni.
- Fai scattare un timer quando il tempo per ogni argomento è concluso. Usa questa tecnica con moderazione e con un pizzico di gioco, altrimenti può risultare stressante e controproducente.
- Durante le riunioni di brainstorming, fai in modo che ci siano colori, carta e strumenti divertenti, non limitare la fantasia.
- Quando la riunione si chiude e tiri le somme, fai in modo di coinvolgere tutti in modo attivo, magari consegnando una versione alternativa dei punti emersi dalla riunione e dei compiti assegnati a ciascuno e magari prevedi un simbolico premio a chi raggiungerà tutti i compiti assegnati.
Ecco 10 spunti di riflessione su cosa puoi aggiungere a una riunione. Ovviamente non potrai applicarli tutti insieme, funzionano se ne metti uno ogni tanto e soltanto uno, il divertimento sta proprio nell’eccezione e nella novità.
Dovranno poi essere diversi a seconda del tipo di riunione: di certo un timer non funziona in una riunione di braistorming e allo stesso modo un pegno per il ritardo ad un meeting di conoscenza di inizio progetto..
Ma perché non fare lo sforzo di aggiungere un pizzico di divertimento al prossimo incontro?
Organizzazione e tempo, come farli andare a braccetto se non con un timer? Ma è davvero utile?
Oggi ti racconto tre occasioni nelle quali è utile imparare il settaggio dei tuoi allarmi, magari con una musica soft e dedicata, eliminando bip bip e vibrazioni 😉
Per focalizzare la mente
Non vuoi proprio dimenticare di chiamare qualcuno ad un’ora precisa? Vuoi non scordare una commissione? Hai il timore di dimenticare una ricorrenza?
Aiuta la tua mente a porre l’attenzione su ciò che è importante nel momento nel quale lo diventa: imposta un timer o un promemoria quando vuoi eseguire il tuo compito importante.
Così facendo sarai libero di pensare ad altro finché non suona e non avrai lo stress di tenere tutto a mente.
Per sollevare la mente
Tutte le volte che non vuoi pensare a quanto tempo hai ancora a disposizione, ma vuoi pensare solo a ciò che stai facendo, ecco che un timer torna in aiuto.
È sicuramente lo strumento principale per la tecnica del Pomodoro, che aiuta a mantenere focalizzata la nostra attenzione per ben 25 minuti, per poi regalarci 5 minuti di pausa.
A me però piace declinarlo anche in altre circostanze, ad esempio nella mia routine mattutina quando faccio un po’ di esercizi. Per potermi dedicare mente e corpo allo stretching faccio partire il timer, così ci pensa lui a farmi sapere quando il mio tempo è finito. È un modo per rilassarmi che mi permette di non continuare a controllare se c’è ancora spazio per un altro esercizio o meno.
Per risvegliare la mente
Gira e rigira comunque la sveglia è un timer.. che controlla per noi il tempo del sonno.
E gira e rigira per non essere sempre all’ultimo minuto non resta che alzarsi prima.
Quindi non devi fare altro che anticipare la tua sveglia mattutina. Non dico di dormire ore o mezz’ore in meno, ma già dieci o quindici minuti possono fare la differenza. Puoi, ad esempio, alzarti con più calma e non uscire di corsa.
Se vuoi più tempo, inizia prima 😉
E tu, per cosa userai il tuo timer?
