Quante cancellature ha la tua agenda?
Lo ammetto, io ho diverse settimane nelle quali ce ne sono parecchie… sono quelle nelle quali mi sento Wonder Woman o forse sono un po’ super Pippo e cioè un po’ distratta.
In ogni caso, la radice del problema è sempre la stessa… e cioè significa:
pianificare senza fare i conti con il tempo.
Sembra un gioco di parole, ma questa è la pura e semplice
verità.
Nell’arco della giornata vuol dire non considerare che c’è un tempo dell’imprevisto, di una telefonata in più, di un momento in cui non hai proprio voglia di fare ciò che devi fare.
Oppure potresti scordare i tempi necessari a iniziare e finire qualcosa, ad esempio quelli necessari a preparare una riunione, quando in agenda hai fissato solo quello della riunione stessa. Questo vuol dire fare il Super Pippo della questione.
Infine, in piena sindrome da supereroe, Superman o Wonder Woman che sia, pensi di riuscire a fare tutto in metà del tempo che normalmente impieghi a fare quella cosa.
Come vedi per distrazione o per aver perso i super poteri… poi fai i conti con la brutta sensazione di non essere stato in grado di fare ciò che desideravi e magari pensi anche di non aver fatto nulla, quando hai solo fatto un errore di strategia!
Quello che vorrei farti capire è che se succede un giorno
ogni tanto, beh, pazienza… siamo tutti umani, ma se succede a livello di
pianificazione annuale o mensile… beh, questo è un bel problema!
Cosa intendo? Che se fai le dovute proporzioni significa
pianificare pensando di avere sempre il 100% del tempo libero.
E non è così.
Una buona pianificazione toglie:
- il tempo del riposo (vacanze e simili, perché le hai segnate in calendario, vero?)
- il tempo dell’imprevisto (quello di cui ti ho raccontato prima)
- il tempo della routine
Cosa intendo con quest’ultima voce? Che l’errore che vedo fare più di frequente è proprio questo: pianificare il mese o l’anno come se si potesse partire a mille, da subito, senza considerare che comunque ci sono una serie di attività che vanno avanti, come i progetti già in corso ad esempio, o che fai abitualmente, e cioè tutte le attività di routine che comunque potano via tempo ed energie.
Quindi quando pensi ai tuoi grandi progetti
prima di tutto considera cosa stai già facendo e quanto tempo “ti avanza”
per ogni giorno, settimana o mese che sia e sul quel tempo stila la reale pianificazione del tuo progetto. Solo così facendo potrai di fatto rendere la tua pianificazione a medio e lungo termine (cioè mensile e annuale) realistica e fattibile.
Altrimenti penserai… “Eh questo progetto lo dovevo finire un anno fa!”
Vuoi iniziare a pensare alla tua pianificazione? Ecco il corso che fa per te!
Photo by Dakota Corbin – Unsplash
Mi sono svegliata alle 7.00, ho pensato un minuto solo… mi sono alzata e in cucina l’orologio segnava già le 7.15, caspita sono in ritardo, devo muovermi! Corro in bagno e per fortuna quando esco l’orologio è confortante 7.30, due minuti, mi vesto ed esco, prendo il cellulare… e… mio Dio! Sono le 8, ecco sono in ritardo, ma com’è possibile? Avevo messo tutti gli orologi avanti apposta!
Ecco in sintesi un trucco che non funziona.
Capita anche a te? Se ti succede, stai leggendo il post che fa per te.
Il problema è in verità molto semplice, puoi cercare di ingannarti quanto vuoi ma il tempo è una risorsa finita, e quindi non se ne creerà mai di nuovo dal nulla, anche se sposti in avanti un orologio per ingannare la tua mente.
E per farmi capire meglio ora di do qualche ragione sul perché questo trucco non funziona.
Perdi più tempo a fare i conti che a sapere semplicemente che ore sono
Ci hai mai pensato? Se hai un orologio avanti e hai messo tu 4 minuti in più, sai di averlo fatto e quindi ogni volta guardandolo farai comunque il conto dei minuti esatti, per capire se sei in tempo o meno. Ogni tanto, sovrappensiero, il conto può essere sbagliato e quindi ti fai un doppio danno, tanto vale tenere l’ora giusta e piuttosto controllare una volta in più.
Se uno dei tuoi orologi è il cellulare, si aggiorna da solo
Quindi, stai attento, perché quando esci di casa potresti scoprire di essere veramente in ritardo. L’ora sincronizzata non mente, quindi se anche in casa ti metti gli orologi in avanti, poi dovrai comunque fare la resa dei conti… e se sei un ritardatario, motivo per il quale metti in avanti l’ora, beh… il cellulare non sarà certo un alleato.
È difficile usare un solo strumento per tenere il tempo
Quindi se ne metti avanti uno, lo dovrai fare per tutti e della stessa quantità di tempo. Diciamocelo… non è forse una perdita di tempo?
Quindi come vedi il trucco dell’orologio avanti funziona poco per evitare il ritardo.
Ecco quindi qualche suggerimento concreto per ottenere lo stesso risultato, cioè per tenere d’occhio il tempo, senza perdere tempo (scusa il gioco di parole ma ci stava proprio):
- Svegliati cinque minuti prima. Lo so, non è quello che volevi sentirti dire, ma è l’amara verità. Prima cominci prima finisci… e poi al massimo hai cinque minuti in più per riposare, meglio di doverne recuperare cinque, no?
- Considera di dover uscire almeno 5/10 minuti prima dell’orario stabilito, così anche se dimentichi una cosa (sì la colpa è sempre dell’ultima cosa da fare prima di uscire) hai comunque una piccola riserva di tempo.
- Sovrastima il tempo per raggiungere un luogo, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.
- Fatti trovare preparato: non lasciare le cose all’ultimo, soprattutto se richiedono 5 minuti. Perché 5+5+5… ecco dove nasce il ritardo!
A cosa mi riferisco? Al fatto di preparare la borsa la sera, la merenda per i figli per la giornata di domani, le cose per la cena, lo scrivere l’ordine del giorno per la riunione di domani… potrei andare avanti con altre mille cose, sono tutte quelle piccole cose che nell’accumularsi creano il ritardo. - Utilizza più orologi, così sarà più facile controllare il passare del tempo e non lasciarsi sfuggire i 5 minuti. A casa aggiungine uno in bagno e in ufficio uno anche nella stanza dove fai le riunioni o le telefonate, se non hai il pc a portata di “vista”.
Prova a trovare quello che fa per te o applicali tutti, e fammi sapere come va.
Raccontami anche quali sono i tuoi trucchi per tenere d’occhio il tempo, allunghiamo insieme questa lista!
Foto by Bruno Figueiredo – Unsplash
Oggi voglio raccontarti una cosa leggera, visto che è una giornata di festa, e cioè un trucco per aumentare la tua produttività in un piano di lavoro.
Funziona davvero bene se si tratta di studio o di lavoro ed è nato da un errore.
Quando ero all’università dividevo le mie giornate di studio in due parti. La mattina, quando ero più attiva studiavo cose nuove, il pomeriggio, quando ero più stanca, riprendevo gli appunti già studiati e ripetevo le cose che avevo già schematizzato. Questo sistema mi permetteva di portare avanti due esami allo stesso tempo: la mattina studiavo per quello più lontano temporalmente e il pomeriggio per quello più vicino, per il quale avevo già letto e schematizzato il materiale e per il quale, quindi, dovevo solo fissare nella memoria il tutto.
Per portare avanti questo sistema era necessaria una buona pianificazione per essere certa di leggere e studiare tutto il materiale necessario. Il primo passo consisteva nella divisione del carico di materiale da studiare giorno per giorno, da fare freddamente, a tavolino, stando attenta a pianificare un carico realisticamente affrontabile.
Ebbene una volta ho sbagliato il calendario, ho contato un giorno in meno e questo ha avuto dei grandi effetti benefici sul mio studio, perché ho comunque iniziato il giorno prefissato e con il carico di lavoro studiato a tavolino, ma, suddiviso in un numero inferiore di giornate rispetto a quelle effettivamente a disposizione e, come per magia, mi sono trovata in anticipo.
L’errore è diventato una tecnica vera e propria e nei miei piani di studio successivi il primo giorno aveva sempre un carico minore, se non un giorno vero e proprio di buco, a ricreare quell’anticipo che avevo inavvertitamente creato la prima volta. Così facendo mi sentivo che, se qualcosa fosse andato storto, avrei comunque avuto modo di recuperare. Sentivo anche di non avere il tempo contato, non mi sentivo il fiato sul collo, e questo mi permetteva di dedicarmi meglio a quello che stavo facendo.
Per andare sul pratico: 30 pagine al giorno, ma il primo giorno ne mettevo 10 ma con il tempo stimato per farne 30.
Quindi il trucco è semplice, ma funziona:
pianifica con lo sconto
Cioè fai in modo che il primo step del tuo lavoro sia leggero, agile e semplice… e allo stesso tempo sii consapevole di quello che sarebbe il carico normale del primo step e fai un po’ in più di ciò che hai messo in programma.
Così, avendo allocato più tempo per quel compito e avendo già fatto lo sforzo del primo passo, e cioè la parte difficile che richiede più energia, basterà fare anche solo un po’ di più e risulterai in anticipo rispetto alla pianificazione fatta.
Inoltre, se avrai qualche imprevisto o se hai pianificato male le cose, avrai comunque tempo per mettere mano al programma e rimanere in tempo.
Come vedi con poco ti aiuterai sia dal punto di vista pratico che da quello energetico, per questo funziona.
E tu, con che progetto lo vuoi provare?
Foto by Debby Hudson – Unsplash
Ti capita mai di essere con le mani in pasta, letteralmente
intendo, ad amalgamare farina uova e tutti gli ingredienti perfetti della torta
preferita e realizzare che hai dimenticato il lievito e che ora per prenderlo o
dovrai fermarti, staccare l’impasto dalle mani e lavarle o sporcherai tutto nel
tentativo di aprire lo stipetto e prendere il barattolo giusto?
Beh… capita a tutti, ma sicuramente la prossima volta
tirerai fuori il lievito per tempo e sarà tutto disposto alla perfezione sul
piano di lavoro.
Questo è quello che capita quando non pianifichiamo bene la sequenza degli eventi e lungo la via ci accorgiamo che dovevamo fare prima qualcosa che non abbiamo ancora fatto e questo è un bell’inconveniente, perché porta a sprecare tempo ed energie.
Ho deciso di scrivere questo post perché molto spesso quando lavoro con i progetti dei miei clienti mi accorgo che non hanno prestato la giusta attenzione all’ordine temporale, a ciò che viene prima e ciò che viene dopo. E spesso questo è causa di ritardi e di incomprensioni.
Ancora una volta un po’ di pianificazione aiuta.
Il problema non è solo nell’ordine temporale delle cose, ma anche nella loro durata: una buona pianificazione tiene conto anche del criterio temporale sia nel senso di prima e dopo, sia nel tempo di attesa necessario per compiere alcuni passaggi. Ad esempio, alla richiesta di leggere un documento devo lasciare il tempo al destinatario di leggerlo. Ci pensi dopo il click di invio di una mail?
La pianificazione aiuta anche nel verso contrario e cioè a capire quando due cose possono essere fatte insieme e quindi a non sprecare tempo facendole una dopo l’altra. Non avevi forse acceso il forno mentre impastavi così, ora che è tutto pronto, puoi informare lo stampo senza aspettare che arrivi alla giusta temperatura?
Lo so, è un concetto apparentemente molto semplice, ma che nella gestione del tempo si traduce in tanti piccoli inghippi. “Sono bloccato, finché non mi manda la versione finale non posso andare avanti”, “sto perdendo tempo, perché ha fatto un sacco di modifiche e ora mi tocca riprendere tutto da capo” Ti suona famigliare? Ecco cosa vuol dire non aver correttamente considerato tempi e durate.
La soluzione è sempre una buona pianificazione, che richiede un momento di analisi del prima del dopo e del tempo necessario in fase di elaborazione del progetto.
Anche questo tipo di ordine serve e renderà i tuoi progetti efficaci e precisi.
Non sai come fare questo passo? Parti dal passato. Vai a vedere un progetto passato, e valuta se hai considerato l’ordine di questi fattori o se al contrario non ci siano stati momenti di ritardo dovuti a una pianificazione imprecisa. C’è qualcosa che poteva essere fatto prima di qualcos’altro e che ha bloccato il progetto? Si poteva risparmiare tempo facendo insieme delle parti? Hai valutato male delle parti che poi si sono rivelate molto più lunghe?
Questo tipo di analisi è molto importante, aumenta la consapevolezza e la capacità di pianificazione, così facendo, il prossimo progetto sarà migliore del precedente e le cose fileranno molto più lisce.
Perché non provi anche tu? Fai l’analisi di un progetto e
condividi con me i tuoi risultati, troveremmo insieme l’inghippo!
Quest’estate ho letto diversi libri sulla gestione del tempo
e un concetto veniva ripetuto in tanti modi diversi: chi ha tempo non aspetti
tempo.
In verità possiamo girarci intorno quante volte vogliamo, ma se qualcosa ci interessa e lo vogliamo fare, lo facciamo subito e diamo a quest’attività la priorità. Quindi quando si dice “sì, vorrei farlo, ma non ho tempo” la versione giusta sarebbe: “vorrei farlo, ma non è una mia priorità”.
Come puoi dunque iniziare a fare qualcosa che pensi veramente di fare, ma che non metti in cima alla lista delle cose da fare?
Non ti nego che il discorso è ben più lungo e complesso, perché richiede una visione più ad ampio spettro sulla gestione del tuo tempo, ma oggi voglio comunque darti alcuni consigli che potrebbero tornarti utili.
Prendi appuntamento con te stesso
Mi è capitato spesso di usare questa tecnica con i miei clienti. E’ un modo per obbligarti a dare un tempo preciso e uno spazio concreto nell’agenda a qualcosa che vuoi proprio fare.
Inizia con una piccola azione
Non sottovalutare il potere del primo passo. Il primo passo toglie l’inerzia del non fare e ti apre la porta al cammino che passo dopo passo ti porterà all’obiettivo.
Il segreto è quello di non puntare a scalare la montagna e darsi da subito enormi compiti onerosi, quanto veramente pensare a un piccolo e concreto passo, facile da affrontare, ma efficace.
Chiediti se per te è veramente importante
Questa è una domanda che non si fa. Ma se qualcosa non è ancora stato fatto, è anche molto probabile che tutto sommato non ti interessi così tanto.
Quindi è molto più onesto chiedersi “ma non lo faccio mai perché non mi interessa?” E se la risposta è sì, senza indugi eliminalo dalla lista di cose da fare.
Se invece ti interessa, ma comunque non lo hai ancora messo in lista, vuol dire che probabilmente riesci a fare ugualmente, e cioè a organizzare la tua giornata senza fare quella cosa. Vuol dire cioè che puoi trovare una soluzione differente, a volte più semplice e veloce per ottenere lo stesso risultato, proprio perché fino ad ora hai sempre e comunque fatto ugualmente.
Se invece ti interessa e non sei soddisfatto della giornata, beh, è giunto il momento di metterlo in cima alla lista delle priorità e farlo. Ciò che mancava era solo la consapevolezza di quest’aspetto.
E tu quale di queste idee applicherai e per fare che cosa?
Raccontami cosa sei riuscito a fare e come.
