Nel lontano 1971 Raymond Samuel Tomlinson, impegnato nello sviluppo della rete interna del dipartimento della difesa statunitense, mise in contatto le diverse unità tramite… una mail. “QWERTYUIOP” la prima riga della tastiera come messaggio e @ come simbolo tra usernamen e indirizzo.
Chissà se era consapevole del grande cambiamento epocale che stava generando, chissà se si sarebbe aspettato che nel 2018 la mail per molte persone non fosse solo un modo di comunicare, ma anche una fonte di stress. Oggi infatti la mail è ancora uno strumento di comunicazione, ma non solo….
Se il tuo in box è contiene un centinaio di mail, miste tra lette e non lette.
Se nelle ultime dieci c’è almeno un appunto su qualcosa da fare
Se la prossima settimana hai fossato un incontro, ma non l’hai appuntato sul calendario e per ritrovare la mail ne scorri almeno una dozzina.
Se nella seconda pagina del tuo in box c’è un link ad un bando che volevi leggere e che ormai è scaduto,
Se conosci almeno una di queste situazioni… continua a leggere!
Ci sono almeno 4 cose per la quali ci sono strumenti migliori della mail.
La mail non è una rubrica.
Ogni gestore di posta elettronica fornisce una rubrica dei contatti, che può essere via via sviluppata. Spesso per pigrizia non viene usata, così come non si usano i gruppi per l’invio ricorrente agli stessi destinatari. Non dico di farlo per tutti gli indirizzi e sempre, ma per quelli più frequenti sì. E poi in certi casi può essere davvero comodo, uno tra tutti? Il gruppo dei colleghi o degli iscritti ad un corso!
Molti gestori ricordano gli indirizzi, Gmail ad esempio, e li suggeriscono mentre si inizia a digitare il campo dei destinatari. Quello che non devi proprio fare è non archiviare una mail perché vuoi avere a portata di mano un indirizzo. Copia e archivia l’indirizzo e di seguito la mail. Se poi hai memorizzato l’indirizzo, nulla ti vieta di cancellare la mail 😉
La mail non è il tuo calendario e la tua lista delle cose da fare.
Se hai fissato un appuntamento, segnalo nel calendario. Molte volte puoi farlo automaticamente per viaggi, prenotazioni e incontri. Sfrutta questa funzione e non tenere nel tuo in box una mail che ti ricorda l’ora della riunione. Segna l’impegno con data e ora e archivia (o cancella) la mail.
Allo stesso modo l’in box non è la tua to do list: copia i punti nella lista delle cose da fare, non importa che sia cartacea sulla tua scrivania o sia una bacheca di Trello o di Asana, basta che non sia nel tuo in box.
La mail non è una raccolta di idee “forse un giorno”.
Ti è mai capitato di avere in mente un’idea, voler ricordare un contatto, il nome di un posto dove hai mangiato e per non perderle l’informazione ti invii una mail o fai una bozza? Ora, visto che la fatica è fatta… perché non annotarlo direttamente in un taccuino di Evernote? O anche su Keep di Gmail? Così non dovrai scorrere le mail per ritrovare l’idea. Ad ogni cosa il suo posto 😉
La mail non è la raccolta di articoli interessanti che hai trovato in internet.
Ci sono tante applicazioni dove si possono raccogliere articoli e notizie che troviamo nel web. A me piace molto per la sua semplicità Pocket. E poi puoi spedire lì l’articolo senza lasciarlo nella mail? Così anche se non lavori dal tuo pc tutto andrà nel suo posto senza fatica e poi quando avrai un po’ di tempo potrai leggere direttamente tutti gli articoli che hai messo da parte.
E tu usi la mail anche per altre cose? Raccontamelo nei commenti.
Carnevale, la festa dei colori è passato da poco, ma anche con Pasqua e le sue uova i colori tornano preziosi.
Amo i colori, le loro sfumature, la loro intensità. I colori sono pieni di messaggi e parlano per noi.
Credo anche che siano molto utili. E ho deciso di parlartene per farti pensare a come potresti usarli in tante circostanze.
Per il nostro lavoro
Senza esagerare i colori sono molto utili per creare delle categorie che possono aiutarci negli archivi, nella divisione dei compiti e nella definizione delle cose da fare e fatte. Quindi scegli i colori che più fanno per te (o le sfumature del “tuo colore”) e utilizzali!
- Negli archivi ad esempio puoi scegliere un colore per ogni tema, o un colore per ogni anno.
- In merito alla divisione dei compiti, crea organigrammi o dei kamba con i colori divisi per team di lavoro o per compito o per persona.
- E non scordare le cartelline colorate e le etichette: un colore diverso per ogni progetto o un colore per tipologie di cose da fare: telefonate, posta in entrata/posta in uscita, todolist e via dicendo.
Nella nostra vita
I colori hanno una loro storia e dobbiamo usarli al meglio. Quindi se un giorno abbiamo bisogno di energia usa un tocco di giallo, di arancio o di rosso. Allo stesso modo ognuno di noi ha un suo colore preferito, quindi, se ci sono giornate difficili, facciamo in modo di usare al meglio tutte le nostre armi, quindi… facciamoci forza anche con il nostro colore!
Ed infine, per la nostra casa
Se dobbiamo rilassarci, quindi nella nostra camera da letto, usiamo delle tinte che ci rilassino, come il blu e il verde. Così nella stanza dei bambini facciamo in modo che ci siano tanti colori, stimolano la vivacità e l’apprendimento.
Impara a guardare la tua casa con occhi diversi e cerca di capire come anche un tocco di colore possa farti sentire la casa ancora più tua e come ogni stanza possa rivelare la sua natura proprio con il giusto equilibrio di colori.
E tu, hai qualche altra idea? Scrivila nei commenti!
C’è uno strumento molto utile nella gestione e programmazione delle cose da fare che secondo me per un paio di cose funziona benissimo e così oggi parliamo di Kanban! Come vedi è formato da tre aree: la prima con le cose da fare, la seconda con le cose in corso e la terza con le cose fatte. Si usa quindi facendo la lista delle cose fare nella prima colonna, spostandole mentre si eseguono e poi segnalandole come completate quando si mettono nel terzo spazio. Voglio ora farti notare come può essere molto utile in campi molto diversi tra loro e per questo ti propongo tre esempi. I bambini. Per far svolgere piccoli compiti ai tuoi figli può essere simpatico creare delle tessere che rappresentino i compiti fa svolgere: fare il letto, sparecchiare, lavarsi i denti… magari anche dei disegni fatti dai bambini stessi. Queste tessere verranno attaccate in una lavagnetta o in un foglio appeso che rappresenti il Kanban. Sarà quindi compito del bambino spostare il disegno/compito in questione, quando lo sta eseguendo e poi metterlo nell’ultima colonna quando è fatto. Questo strumento sarà utile per ricordare a tutti i componenti della famiglia i propri compiti, e quindi darà le giuste responsabilità. Al tempo stesso, sarà una presa di coscienza per il bambino di ciò che deve fare dargli la responsabilità nell’eseguirlo. Potrà poi dimostrare ciò che ha fatto e quindi la sua capacità di rispettare le regole e saper fare il proprio dovere mostrando ai grandi.. l’ultima colonna. Per noi grandi può essere utile per tutte quelle mansioni che dobbiamo fare in modo ripetitivo, come le faccende di casa. Così non perdiamo il conto di ciò dobbiamo ancora fare e cosa invece è già fatto. Infine credo sia uno strumento molto utile per il lavoro di gruppo. Pensaci.. spesso quando lavoriamo in tanti sulla stessa cosa, non sarebbe bello ricordare chi deve fare che cosa, e sapere a che punto sono le cose? Perché dunque non usare un Kanban, grande e in bella vista su una parete dell’ufficio? Basta usare tanti post-it colorati, un colore per ogni membro del gruppo e segnalare a tutti cosa si deve fare, su cosa si sta lavorando e quali compiti sono stati già portati a temine? Questa forma di comunicazione e di aggiornamento può rendere il lavoro di gruppo efficace e soprattutto motivante! Provare per credere 🙂 Se ti piace e vuoi usarlo come sfondo del desktop ti segnalo quelli di Paroladordine, della mia carissima collega Alessandra Noseda, che ogni mese ne fa di bellissimi! Ecco quello di ottobre.
La mia mattina è spesso molto intensa, mi sveglio piena di buoni proposti e vorrei fare un sacco di cose prima di mettermi a lavorare. Ahimè però il tempo a disposizione non è infinito.. e quindi se voglio portare a temine tutti i miei compiti, è necessario che mi regoli e cioè che tenga il tempo.
Cosa intendo?
Intendo che per concentrarmi pienamente su quello che faccio ho bisogno di non pensare al tempo che ho a disposizione, ma al contrario, a quello che faccio.
Delego quindi il compito di tenere il tempo e mi concentro su ciò che voglio fare. Ma a chi lo delego? Al mio amico “Timer”! Non pensare che sia una costrizione, vedilo al contrario come una liberazione da un controllo.
Ora ti spiego un po’ come mai funziona.
Io amo fare un po’ di stretching la mattina. Siccome sono pigra e non riesco a svegliarmi prestissimo, riesco a dedicarci 20, 25 minuti e non di più. Perché quel breve periodo di tempo possa essere utile e fruttuoso, la mia mente deve essere libera da altri pensieri. Voglio, cioè, essere presente a ciò che faccio e concentrarmi sul mio respiro e sulla mia energia, quindi controllare se mancano ancora 5 o 10 minuti.. è piuttosto controproducente.
Per questo motivo uso un timer (silenzioso) che al termine del tempo mi avvisa che è ora che io passi a qualcos’altro. Di solito imposto un tempo inferiore, così lo spengo e so che ho ancora 2 o 3 minuti per chiudere l’attività in maniera più dolce e completa.
Metto il timer anche per i mestieri di casa. Ma questa volta per un’altra ragione… in casa c’è sempre qualcosa da fare, quindi per evitare di perderci troppo tempo e non averne per il resto dedico un tempo prestabilito alle faccende domestiche. Cerco di fare più che posso in quel tempo e poi.. poi basta 🙂
Il resto del tempo deve essere dedicato alla colazione, alla scelta degli abiti e alla preparazione della borsa prima di uscire. Per questo non occorre timer, non occorre che nella vita tutto sia regolato da sveglie e ticchettii…
ma per liberare la mente o per ottimizzare il tempo, il timer è un vero amico!
E tu per cosa vuoi provare ad usarlo? Raccontalo nei commenti 🙂
Come sai io vivo a Venezia, città dove lo spazio è quanto mai prezioso. Casa mia infatti è piccina ed io ho scelto di non riempirla di mobili e quindi mi sono dovuta accontentare di spazi piccoli anche per i miei ripostigli. Qui ho dato fondo alla mia capacità di occupare al meglio tutti gli spazi.
Io ho sostanzialmente due piccoli spazi in casa dedicati a tutte le cose per la casa.
Uno è un’anta dell’armadio del guardaroba. Essendo l’unico posto grande qui vanno scale, stendino e asse da stiro. E
qui il primo concetto.. per fare stare tutte queste cose ho dovuto fare delle scelte in partenza, quindi gli acquisti sono stati mirati. Ad esempio lo stendino l’ho scelto perché è sottile, anche se magari ne avrei preferito uno più grande, questo era quello che conciliava tutto. Visto che l’anta è alta ho aggiunto dei piani. Ma poiché sono alti e scomodi ci ho messo le cose che uso pochissimo: trapano e prolunghe.
L’altro è un piccolo stipetto in corridoio. La parte bassa è dedicata alla pulizia.. con alcuni piccoli trucchi: hai mai pensato di tenere scope e simili con il manico accorciato? Così li appendi, occupano poco spazio e non si rovinano.
Per la stessa ragione gli stracci in uso sono appesi all’anta dello stipetto e gli altri nel sacchetto a fianco, pronti alluso.
In basso il moccio e la paletta. Attenzione a fare in modo che si prenda tutto velocemente e senza spostamenti di altri oggetti, altrimenti.. non userai più nulla.
Poi ci sono i piani, anche qui, di facile accesso, il ferro da stiro e il piccolo annaffiatoio.
Per tutte le cose della casa ho previsto delle scatole. Per quelle che uso poco delle scatole di plastica impilabili. Qui ci sono i vari ricambi, ad esempio per le tende, i feltrini, le mollette. Tutto trova posto in una scatola così da facilitarne lo spostamento, la ricerca e l’ordine. Sono divisi per funzione e la scatola è di colore diverso per aiutarmi, ad esempio verde per il giardinaggio!
Poi ho delle altre scatole per la pulizia di fondo delle scarpe (le cose di tutti i giorni sono vicino alle scarpe) e dei vestiti. Considerato che sono più in vista ho scelto delle scatole da scarpe che ho rallegrato ricoprendole di carta gialla e poi, visto che sono in alto, ho creato dei manici di spago per aiutarmi a prenderle.
Rimangono fuori da tutto solo le cose che uso di più, come lo spago o il caricatore delle pile, o che sono ingombranti come il cotone o i fazzoletti, o che devo poter trovare al volo, una candela per quando salta la luce.
Come faccio a farci stare tutto? Il segreto in verità è avere poche cose, cioè quelle utili 😉
Ad esempio.. i detersivi in casa sono ridotti all’osso come ti ho raccontato qui e qui. Anche le scorte sono solo quelle necessarie e per il resto mi aiuto con appendini, ripiani e scatole.
Così facendo mi rimane un piano intero per i medicinali. Anche qui con un vecchio cartone di vino ho creato un “cassetto” mobile. Il mio trucco per i medicinali è lasciarli nelle scatole per facilitarne l’ordine e mettere la data di scadenza verso l’alto, così capisco subito se ce ne sono da eliminare. E anche sui medicinali, compriamo solo quelli che servono e quando servono, vedrai che non sono moltissimi. Il resto.. evita di prenderli in partenza o donali alla banca del farmaco.
Una scatola che tengo per affezione anche se in verità potrebbe non esserci è la scatola dei bottoni 😉
Non esiste quindi un unico modo per sfruttare al meglio i ripostigli, ma esistono delle regole utili:
- Meno cose, evita le scorte e liberati delle ciò che è inutile.
- Appendi ciò che puoi.
- Sfrutta anche le ante.
- Crea dei piani intermedi per utilizzare tutto lo spazio a disposizione.
- Usa contenitori impilabili ed etichettabili.
- Dividi le cose per utilizzo e per frequenza d’uso.
- Lascia fuori il minino.
