“Oggi non mi sono mai fermato eppure sento che non è stata una giornata produttiva. Ma del resto così dovevo fare.”

Mai detto o pensato qualcosa di simile?

Ci sta, o per lo meno, a mio avviso è molto umano e comune. Il lavoro è fatto anche di abitudini e di voglia di fare le cose ben fatte, quindi capita di sprecare del tempo nell’idea di fare le cose fatte bene o di non lavorare sulla produttività perché è molto più semplice fare come si è sempre fatto.

Andiamo a vedere cosa significano questo due importanti concetti.

VUOI ESSERE PIÙ PRODUTTIVO?
SMETTI DI FARE I FIOCCHETTI

Sono stata un po’ brutale, ma di questo si tratta. Tutti vogliamo che il nostro lavoro sia impeccabile e ben fatto, ma non riflettiamo che a volte cercare di raggiungere la fantomatica perfezione significa semplicemente perdere tempo facendo i fiocchi su un pacchetto già perfetto.

Questo per diverse ragioni. La prima è che il nostro concetto di perfezione potrebbe non essere lo stesso di quello del nostro cliente, molto spesso il nostro è più alto perché vediamo sempre miglioramenti possibili e imperfezioni. La seconda è che comunque è impensabile raggiungere la perfezione, ci sarà sempre qualcosa da migliorare. La terza che nell’ottica lavorativa dobbiamo produrre un risultato nei tempi stabiliti e con le risorse che abbiamo a disposizione, per fare lo step successo, quello ideale con tutte le migliori di cui sopra, in verità, è la versione due dello stesso progetto.

Ricorda la legge di Pareto: è il 20% dei nostri sforzi a dare l’80% dei risultati, non viceversa.
Quindi punta ad un risultato buono per l’80% e poi fermati, quel 20% è lavoro sprecato, sono i fiocchetti.

Cosa sono in pratica?

• le eterne revisioni;
• gli incontri a questioni già definite;
• il riordino ossessivo che va oltre alla normale funzionalità;
• la creazione di copie delle copie delle copie per evitare il blackout ipotizzato (e sottolineo mai avvenuto) per millennial bug;
• l’ennesima prova di una presentazione giusto per impararla a memoria.

Potrei andare aventi e sono certa che anche tu puoi aggiungere qualche punto all’elenco.

DEVE ESSERE FATTO PER IERI

Percepire il tempo come stringente agisce spesso contro la stessa produttività: diventa un fattore di stress e a volte di vero e proprio blocco all’azione. Ma anche se sei una persona che lavora bene sotto pressione, lavorare sempre sotto scadenza ha dei grossi limiti in termini di produttività.

Quando fai qualcosa perché deve essere fatto subito è molto facile tu utilizzi dei metodi consolidati per lavorare velocemente per ottenere il risultato. Questa è sicuramente un’abitudine utile e che salva il lavoro nel caso di una reale urgenza. Ma se questa diventa un metodo, non sarà mai migliorabile.

Il fatto di avere tempo in più permette di analizzare il processo, valutare miglioramenti, perdite di tempo, di sistemare al meglio format di partenza, gli archivi. In breve, permette di farsi trovare pronti alla reale situazione di emergenza.

Al contrario, se sei in urgenza, probabilmente ti limiti a produrre il risultato e basta, non pensi al processo, né a sistemare il tutto… ci sarà tempo, peccato che poi arrivi un’altra scadenza.

Come vedi la gestione del tempo e la produttività sono legate. Che tu ami i fichetti o le scadenze, non importa, capita a tutti.

 L’importante è riconoscere quando succede e invertire la tendenza la volta successiva.

Pronto a cambiare rotta?

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Nelle scorse settimane ti ho parlato di tecniche di produttività, ma spesso prima di scegliere la più adatta ai miei clienti, affronto con loro delle questioni molto più basilari e che hanno a che fare con le abitudini.

Si tratta di quelli che io chiamo elementi di produttività, cioè le piccole azioni quotidiane che aiutano tanto quanto una vera a propria tecnica.

Sono diverse e tutte utili, oggi te ne racconto cinque.

MAGIA LA RANA

Questo è uno dei detti più frequenti e famosi di tutti i P.O.. Cosa vuol dire? Da dove vengo io si mangiano le rane, ma di solito sono cotte. Il principio vuole che tu mangi, invece, una rana viva. Mai fatto? Beh, deve essere disgustoso. E in effetti l’idea è proprio questa: affrontata la rana, poi qualsiasi altra cosa sarà certamente meglio.

L’idea non è quella di fare una cosa necessariamente enorme, ma semplicemente cominciare da ciò che ti scoccia di più, quello che non hai proprio voglia di fare e che ti pesa di più da un punto di vista energetico. Già, questo è il trucco, può essere anche solo una semplice telefonata, ma se ti pesa, fai quella in primis!

Poi io aggiungo, magari mangia una ranetta, riscaldati, e poi affronta la rana e via!

FAI UNA COSA ALLA VOLTA E FALLA FINO IN FONDO

Il mito del multitasking, te lo dico, è una fesseria. Siamo tutti capaci di fare più cose insieme, ma lo siamo per un breve periodo a scapito della nostra concentrazione, della nostra energia e della nostra capacità di non sbagliare.

Vuoi fare le cose fatte bene e ne vuoi fare tante? Mettile in fila, non tutte insieme. Così risparmierai energia, tempo (sì, lo so è paradossale ma è così) e soprattutto ridurrai la possibilità di fare errori.

CHIUDI I CERCHI APERTI

Quando si chiude un lavoro, o una giornata di lavoro è giusto dedicare del tempo a chiudere i cerchi aperti, cioè a sistemare le cose in sospeso. Ad esempio, dopo una riunione riordinare gli appunti, mettere in calendario il prossimo incontro. Dopo una giornata di lavoro, sistemare l’agenda, le note dell’ultimo minuto e fare un controllo della giornata successiva.

Ti sembreranno azioni semplici, ma aiutano a non lasciare nulla in sospeso, a chiudere i cerchi, soprattutto perché, se le fai a mente fresca, saranno semplici e veloci, al contrario poi ti faranno perdere tempo e sarai meno efficiente. Hai presente quando scartabelli gli appunti per ritrovare il numero di telefono di qualcuno o l’ora del prossimo incontro? Ecco… chiudi i cerchi e non ti capiterà più.

CREA LA TUA ROUTINE

La produttività si scontra spesso con la poca voglia di fare. Ecco che può essere molto utile aiutarsi a entrare nel giusto mood lavorativo. Per questo è importante la routine di inizio lavoro.

Cosa significa? Riscaldati! Questo è ciò che io consiglio prima di affrontare la rana.

Fai qualcosa che ti piace, caricati, fai mente locale e poi parti!

Quindi puoi iniziare leggendo un articolo del tuo sito preferito, ascoltare un podcast di qualche minuto, ripetere poi il tuo mantra o fare una piccola meditazione e poi via! Non ci sono più scuse, ora hai l’energia per iniziare a lavorare!

RISPETTA IL BILANCIO DI ENERGIA

Siamo in una società stacanovista, ma io non mi stancherò mai di ripetere che in verità il lavoro vale tanto quanto il non lavoro. Non si può sperare di essere efficienti ed efficaci per tutto il tempo di lavoro. Quindi è molto meglio rispettare la nostra produttività e prenderci delle sacrosante pause degne di valore.

Allo stesso modo alternare attività molto faticose a cose poco faticose, del resto… chi può fare sempre e solo cose difficili?

E tu, quale di queste piccole azioni vuoi fare tua fin da ora?
Raccontamelo nei commenti!

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