La pianificazione serve per avere una maggiore flessibilità. Ti pare un controsenso vero? Ora cerco di farti capire ciò che intendo.
Se ti chiedessi se puoi permetterti un giorno di ferie o no, sapresti rispondermi? Probabilmente di getto mi diresti no. E, infatti, uscire dalla routine della giornata di lavoro “classica” è più difficile di quello che sembra.
Spesso siamo rassicurati dal fatto di avere davanti un tempo di lavoro definito e chiaro, magari anche lungo, tipo otto ore, nel quale possiamo portare a termine una serie di compiti di lavoro senza necessariamente organizzarli. Non pensiamo, infatti, che quello è un tempo che possiamo gestire a monte e riorganizzare anche in base anche alle esigenze dell’ultimo minuto.
Se capitasse che un caro amico venisse a trovarti e ti chiedesse passare il pomeriggio con lui, saresti in grado di dirgli di sì, senza però pensare “oddio, poi sarò indietro con tutte le cose che devo fare entro domani”?
Bene, la pianificazione ti serve proprio a questo.
Perché se è correttamente pensata a monte, può definire un numero corretto di momenti necessari a portare a termine quel compito, e quindi ti permette di spostarli, rivederli, riorganizzarli, portando comunque a casa il risultato.
Per questo è importante che nella tua pianificazione ci siano tutte le parti che portano a creare un progetto e non solo una voce generica.
Mi spiego meglio, facciamo l’esempio che tu debba preparare un intervento per un convegno. Per fare questo ci saranno tante cose da fare: pensare alla struttura, fare le ricerche del caso, preparare il discorso, fare le slide, rivederle, provare l’intervento e via dicendo.
Se nella tua agenda non hai chiaramente indicato tutte queste attività, ma solo il generico “convegno” è molto probabile che, quando ti metti a lavorare, tu non sappia cosa fare di preciso in quel momento e che ogni volta tu ti chieda a che punto eri arrivato e che cosa c’è da fare.
Inoltre, se le tue attività non sono anche definite nel tempo necessario a farle, se cioè non hai pensato a quanto tempo ci metti per farle, è altrettanto facile che rimangano a metà o vengano procrastinate perché ti ritrovi ad affrontarle quando non hai sufficiente tempo per farle dall’inizio alla fine.
Quindi, una volta che hai identificato le parti del tuo progetto, pianificale quanto più realisticamente possibile, in termini di tempo e momento del giorno ottimale, ricordi vero che le cose più difficili vanno messe quando hai più energia? 😉
E in più puoi definire cosa puoi fare prima e dopo in base al tempo che avanza, e, nel caso ti venga a trovare un amico o capiti un’urgenza, sarai in grado di adattare la tua pianificazione più facilmente, perché è sposterai in blocco la tua pianificazione.
Questa è quella che io chiamo la pianificazione a blocchi,
che, molto in sintesi, ti consente di spostare come dei mattoncini lego, la
struttura della tua costruzione.
Ti permette quindi di ottenere lo stesso risultato, spostando le parti, quindi ti consente di essere flessibile.
Ti permette di avere il quadro della situazione più chiaro ed essere consapevole di cosa hai da fare e di come vada disposto nel tuo tempo, e, quindi, ti permette di spostarlo e affrontarlo con più elasticità.
Non è forse meglio dedicare a un caro amico un pomeriggio rilassante senza distrarsi pensando a cosa c’è da fare in ufficio, non credi?
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Quante cancellature ha la tua agenda?
Lo ammetto, io ho diverse settimane nelle quali ce ne sono parecchie… sono quelle nelle quali mi sento Wonder Woman o forse sono un po’ super Pippo e cioè un po’ distratta.
In ogni caso, la radice del problema è sempre la stessa… e cioè significa:
pianificare senza fare i conti con il tempo.
Sembra un gioco di parole, ma questa è la pura e semplice
verità.
Nell’arco della giornata vuol dire non considerare che c’è un tempo dell’imprevisto, di una telefonata in più, di un momento in cui non hai proprio voglia di fare ciò che devi fare.
Oppure potresti scordare i tempi necessari a iniziare e finire qualcosa, ad esempio quelli necessari a preparare una riunione, quando in agenda hai fissato solo quello della riunione stessa. Questo vuol dire fare il Super Pippo della questione.
Infine, in piena sindrome da supereroe, Superman o Wonder Woman che sia, pensi di riuscire a fare tutto in metà del tempo che normalmente impieghi a fare quella cosa.
Come vedi per distrazione o per aver perso i super poteri… poi fai i conti con la brutta sensazione di non essere stato in grado di fare ciò che desideravi e magari pensi anche di non aver fatto nulla, quando hai solo fatto un errore di strategia!
Quello che vorrei farti capire è che se succede un giorno
ogni tanto, beh, pazienza… siamo tutti umani, ma se succede a livello di
pianificazione annuale o mensile… beh, questo è un bel problema!
Cosa intendo? Che se fai le dovute proporzioni significa
pianificare pensando di avere sempre il 100% del tempo libero.
E non è così.
Una buona pianificazione toglie:
- il tempo del riposo (vacanze e simili, perché le hai segnate in calendario, vero?)
- il tempo dell’imprevisto (quello di cui ti ho raccontato prima)
- il tempo della routine
Cosa intendo con quest’ultima voce? Che l’errore che vedo fare più di frequente è proprio questo: pianificare il mese o l’anno come se si potesse partire a mille, da subito, senza considerare che comunque ci sono una serie di attività che vanno avanti, come i progetti già in corso ad esempio, o che fai abitualmente, e cioè tutte le attività di routine che comunque potano via tempo ed energie.
Quindi quando pensi ai tuoi grandi progetti
prima di tutto considera cosa stai già facendo e quanto tempo “ti avanza”
per ogni giorno, settimana o mese che sia e sul quel tempo stila la reale pianificazione del tuo progetto. Solo così facendo potrai di fatto rendere la tua pianificazione a medio e lungo termine (cioè mensile e annuale) realistica e fattibile.
Altrimenti penserai… “Eh questo progetto lo dovevo finire un anno fa!”
Vuoi iniziare a pensare alla tua pianificazione? Ecco il corso che fa per te!
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Ci sono delle giornate nelle quali non hai voglia di fare nulla, momenti in cui ti ritrovi di fronte a un errore che non pensavi avresti mai fatto, mattine nelle quali capita di dover fare qualcosa che proprio fai fatica a fare.
Come convivere tutto questo?
Semplice: struccati, sii te stesso!
Cosa intendo e cosa c’entra con la tua organizzazione? È più importante di quanto sembra ed ecco in che cosa una buona conoscenza di te ti può aiutare.
Mattutino o nottambulo?
La prima cosa sulla quale voglio farti riflettere è la tua organizzazione giornaliera. Questa dipende in prima analisi da come sei: sei una persona che ama svegliarsi la mattina presto o che preferisce fare le cose la sera? Ovviamente la sto facendo un po’ facile e leggera, ma già rispondendo a questa domanda sai se puoi mettere l’attività core del tuo business all’inizio o alla fine della giornata.
Se non ne tieni conto è come se dicessi ci voglio impiegare più tempo e lo voglio fare male. Esci dall’idea che le giornate siano uguali per tutti e, per quanto ti è possibile, sfrutta la conoscenza dei tuoi ritmi per pianificare al meglio le tue giornate, per renderle su misura alla tua energia, al tuo ciclo circadiano. Ovviamente ci saranno dei momenti in comune con gli altri che dovranno rispettare le regole generali, ma per il resto, il tempo è in mano tua, ricordalo 😉
Studio o delega
Un’alta cosa che dobbiamo sapere bene di noi è ciò che non sappiamo fare. Se sei un libero professionista sai che devi essere un po’ tuttologo, sapere un po’ di tutto e imparare quanto meno ad arrangiarti. Questo non significa che tu debba saper far tutto in maniera eccezionale. Ma sapere che non sai fare qualcosa… beh, significa che due sono le soluzioni: la prima è impararla, la seconda è delegarla.
Quindi nel primo caso nella tua pianificazione ci dovrà essere un tempo e un modo necessario per dedicarti a questo nuovo apprendimento.
Nel secondo caso devi imparare l’arte della delega: se esternalizzi qualcosa significa poi non occuparsene, quindi poi non dovrai continuare ad andarci sopra e a lavorarci, basta… è andata. Questo però non significa non occuparsene, essere aggiornati è un obbligo e va fatto a scadenze regolari, mi raccomando!
Accettati e fai un check
Essere se stessi significa accettarsi a 360°, anche quando si commette un errore. Sì, proprio quella volta che capita di vedere di fronte agli occhi una cosa che mai avresti detto di fare… eppure è lì a ricordarti il fatto che non sei capace, non sei abbastanza bravo, etc. etc. Ok, capisci che anche per me non è facile accettarlo quando capita, ma allo stesso tempo ti fa sentire, umano, normale, trasparente… te stesso.
Unica postilla, quando capita chiedi perché. Il feedback ti sarà utile per capire come non rifarlo. Quindi, accetta lo scivolone, sorridi e pensa a come non rifarlo.
Sincerità e semplicità pagano sempre e a livello organizzativo sono la base per vivere leggero e sereno, ma anche per lavorare sull’organizzazione delle tue giornate e sulla tua crescita personale!
E tu, oggi, con cosa cominci?
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Oggi voglio raccontarti una cosa leggera, visto che è una giornata di festa, e cioè un trucco per aumentare la tua produttività in un piano di lavoro.
Funziona davvero bene se si tratta di studio o di lavoro ed è nato da un errore.
Quando ero all’università dividevo le mie giornate di studio in due parti. La mattina, quando ero più attiva studiavo cose nuove, il pomeriggio, quando ero più stanca, riprendevo gli appunti già studiati e ripetevo le cose che avevo già schematizzato. Questo sistema mi permetteva di portare avanti due esami allo stesso tempo: la mattina studiavo per quello più lontano temporalmente e il pomeriggio per quello più vicino, per il quale avevo già letto e schematizzato il materiale e per il quale, quindi, dovevo solo fissare nella memoria il tutto.
Per portare avanti questo sistema era necessaria una buona pianificazione per essere certa di leggere e studiare tutto il materiale necessario. Il primo passo consisteva nella divisione del carico di materiale da studiare giorno per giorno, da fare freddamente, a tavolino, stando attenta a pianificare un carico realisticamente affrontabile.
Ebbene una volta ho sbagliato il calendario, ho contato un giorno in meno e questo ha avuto dei grandi effetti benefici sul mio studio, perché ho comunque iniziato il giorno prefissato e con il carico di lavoro studiato a tavolino, ma, suddiviso in un numero inferiore di giornate rispetto a quelle effettivamente a disposizione e, come per magia, mi sono trovata in anticipo.
L’errore è diventato una tecnica vera e propria e nei miei piani di studio successivi il primo giorno aveva sempre un carico minore, se non un giorno vero e proprio di buco, a ricreare quell’anticipo che avevo inavvertitamente creato la prima volta. Così facendo mi sentivo che, se qualcosa fosse andato storto, avrei comunque avuto modo di recuperare. Sentivo anche di non avere il tempo contato, non mi sentivo il fiato sul collo, e questo mi permetteva di dedicarmi meglio a quello che stavo facendo.
Per andare sul pratico: 30 pagine al giorno, ma il primo giorno ne mettevo 10 ma con il tempo stimato per farne 30.
Quindi il trucco è semplice, ma funziona:
pianifica con lo sconto
Cioè fai in modo che il primo step del tuo lavoro sia leggero, agile e semplice… e allo stesso tempo sii consapevole di quello che sarebbe il carico normale del primo step e fai un po’ in più di ciò che hai messo in programma.
Così, avendo allocato più tempo per quel compito e avendo già fatto lo sforzo del primo passo, e cioè la parte difficile che richiede più energia, basterà fare anche solo un po’ di più e risulterai in anticipo rispetto alla pianificazione fatta.
Inoltre, se avrai qualche imprevisto o se hai pianificato male le cose, avrai comunque tempo per mettere mano al programma e rimanere in tempo.
Come vedi con poco ti aiuterai sia dal punto di vista pratico che da quello energetico, per questo funziona.
E tu, con che progetto lo vuoi provare?
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Il tempo è un bene prezioso e capita di pensare di perderlo,
di averne poco, di sprecarlo. Ma sei davvero sicuro sia così?
La settimana scorsa ti ho parlato di perfezionismo e di come questo sia un grande mangia tempo, ma c’è anche un altro fattore che ci porta a sprecane un po’ e si chiama incertezza, indecisione.
Credo che in questo periodo particolare tu te ne stia
rendendo conto molto bene. Non tutte le persone stanno reagendo a questo
periodo di quarantena nello stesso modo, ma sicuramente la sospensione genera
incertezza e l’incertezza può portare all’immobilità.
Se ci pensi questo momento può essere anche un periodo molto utile per fare il punto della situazione e programmare ciò che sarà, per essere pronti ad agire quando sarà possibile farlo.
Ma ciò di cui voglio parlarti oggi è proprio il fatto di agire, e lo condivido con te in totale sincerità, può non essere semplice e immediato, a volte è capita anche a me. Vorrei fosse sempre tutto come dico io, senza errori, fatto bene, eccetera eccetera, non dico perfetto, ma quasi, quindi spreco parte del mio tempo per cercare di fare in modo che sia così.
Il punto è che il detto “si può sempre migliorare” è proprio vero, quindi tanto vale accettarlo e imparare a mettere la parola “fine”.
Quindi utilizzare molto del nostro tempo per correggere, rifinire, sistemare… è di fatto una perdita di tempo.
Lo è, intendiamoci, oltre al normale tempo necessario per svolgere il compito stesso. Come si diceva è come rimanere nell’immobilità delle mille possibilità, perché ce ne sarà sempre una migliore, si potrà sempre fare un’ulteriore aggiunta, chiudere con un tocco in più… così facendo però ci si sospende senza agire.
E qui penso alla revisione bozze, alla pubblicazione di un progetto, alla stesura di un documento, alla finitura di un prodotto, alla ricerca di un contatto esterno o di un nuovo software…
Credo sia più importante ammettere che si fanno comunque errori, che si potrà sempre migliorare e che quindi è bene imparare scegliere e ad agire in base al momento nel quale siamo, alle informazioni che possediamo. Ci sarà poi un altro tempo per modificare, riverdere e agire diversamente.
Passiamo al dunque e cioè a capire come far perdere meno tempo agli eterni indecisi:
Non cadere nelle scelte infinite.
E cioè impara a valutare un buon numero di alternative, ma non tutte quelle possibili. Come scegliere un nuovo pc tra mille? Inizia a considerarne dieci, sarà già un numero sufficiente. Come passare da cento a dieci? Prima di iniziare la ricerca definisci i criteri della tua scelta. Te ne parlavo nei confini dei progetti, il punto è sempre lo stesso: pensa prima a ciò che vuoi e poi cerca.
Datti un tempo.
Questa è una tecnica che mi capita di suggerire a tutti coloro che lavorano nel mondo della ricerca, dello studio, della creatività. Quando una cosa ti piace, dedicheresti a questa tutto il tuo tempo, ma purtroppo qui si parla di lavoro e quindi bisogna mette la parola “fine” e passare dal dire al fare, dall’idea al progetto finito, che sia un oggetto vero e proprio o un progetto di ricerca. Quindi, stabilisci a monte dei tempi utili alla ricerca, alla libera creazione, ma non fare in modo che totalizzino il tuo tempo di lavoro. In questo senso un “pomodoro di tempo” è un buon sistema per iniziare a lavoraci su.
Pianifica i tempi necessari.
Spesso le revisioni e i ritocchi che si fanno sono necessari ad avere un buon prodotto finito, ma se rispetti i tempi di maturazione del progetto stesso le revisioni diventano più efficaci e minori. Mi spiego meglio. Quando scrivi un progetto e lo correggi subito dopo, farai una correzione di massima, ma probabilmente non sarà ottimale, ne servirà una seconda, a mente fredda. Per questo pianifica un tempo di lavoro e uno di revisione, tra loro distanti, ma non troppo.
Inoltre, non lavorare troppo sotto data, perché “buona la prima” funziona, ma spesso ti lascia il sospetto che sarebbe stata necessaria una revisione in più. E allo stesso tempo, non lavorarci troppo tempo prima, le revisioni diventeranno infinite e ogni volta sarà come cominciare daccapo. Riassumendo, pianifica i tempi con consapevolezza sia della creazione, sia della revisione.
Ecco tre utili tecniche per non perdersi nell’immobilità, nel perfezionismo e per passare dal dire al fare.
E tu, quale metterai in pratica?
Foto Kirill Pershin – Unsplash
