Ciao! Oggi voglio condividere con te una piccola tecnica di organizzazione.
Mi rendo conto che il tema può non sembrare accattivante, ma siccome ce ne dobbiamo occupare tutti, tanto vale trovare un modo per allegerirci e, come sempre, rendere le cose più semplici ed intuitive possibili.
Veniamo al dunque, il tema sono le visite mediche ed il relativo materiale. Spesso quando facciamo i controlli ci chiedono i referti delle visite prima o le date delle varie visite ed in effetti può essere un problema ricordarsi tutto. E poi è sempre utile tenere traccia della nostra “storia clinica” anche in caso di ottima salute!
Ecco dunque come faccio io.
Innanzitutto ho una cartellina dedicata solo alle questioni mediche. Una di quelle grandi un po’ spesse. A me piace approfittare per averla colorate e un po’ carina, giusto per alleggerire la questione, ma.. questo è a gusto personale.
All’interno raccolgo le diverse cartelline di cartone, ognuna dedicata ad un tipo di medico diverso o di analisi specifica: una per il dentista, una per le analisi del sangue, una per le radiografie.. etc, a seconda delle nostre esigenze.
Nella parte davanti della cartellina metto un foglio di carta, attaccato solo nella parte alta, a mo’ di block notes. In alto ci sono due dati importanti: il titolo che indica l’uso della cartellina, quindi l’indicazione del tipo del medico o di analisi, ed i dati di contatto del medico, del laboratorio o del centro di medicina.
Sotto segue una tabella con 3 colonne. Nella prima riporto la data della visita, nella seconda una breve descrizione sintetica della visita (es. controllo, tipologia di visita o analisi) e nella terza la data presunta della prossima visita, ad esempio mese e anno se non è ancora fissata, oppure la data precisa se è già prenotata. Se può esserti utile ecco un format di questo foglio che puoi scaricare ed usare!
Quando il foglio finisce ne aggiungo uno nuovo sopra, così appena prendo in mano la cartellina ho davanti il riassunto di tutte le visite fatte, da quella più recente (più utile) alla più vecchia (utile solo per memoria storica), con le informazioni principali.
Ovviamente all’interno della cartellina raccolgo tutti i materiali relativi a quell’aspetto medico. Anche sta volta sono ordinati con i più recenti in alto e quelli più vecchi in fondo. Non sempre i referti sono datati, quindi ricorda di aggiungere la data in tutti i fogli se non c’è già e magari tieni uniti (pinza, graffetta.. come preferisci) i fogli relativi alla stessa visita o analisi.
Bene… ultimo passo, ricorda di aggiungere anche nel calendario le date dei prossimi controlli!
Eccoci agli ultimi giorni di lavoro.. non vedi l’ora di andare un po’ in vacanza e staccare la spina, vero? Hai perfettamente ragione!
Dopo tanto e intenso lavoro è naturale non avere molta voglia di fare e desiderare solo di ricaricare le batterie. Ma non complicare il tutto, fai un ultimo sforzo in modo che il tuo rientro al lavoro sia meno faticoso possibile 🙂 Ecco qualche idea che ti può tornare utile.
Primo: fai più che puoi, ora è più semplice. Sì, perchè anche se ora sei stanco.. la motivazione di una vacanza è la cosa migliore per tirare fuori le ultime energie e chiudere i lavori ed i progetti in sospeso. Quindi, bando alle ciance, non c’è molta soluzione se non rimboccarsi le maniche e lavorare il tempo che ci resta in modo efficace e produttivo. Credimi, lo sforzo che fai ora è comunque minore di quello che faresti al rientro, perchè il ritmo di lavoro è ancora buono, quindi sfrutta appieno quest’aspetto e temina più cose possibili.
Poi, per ogni lavoro terminato, elimina ciò che non serve, archivia il necessario e riodina il resto. Fallo subito, sarà più semplice e soprattutto ora ti è tutto chiaro, al rientro delle vacanze.. lo sarà meno e quindi sarà solo fatica in più.
Bene, pensiamo adesso a quello che rimane. Per rendere il rientro più semplice possibile scrivi una lista di tutte le cose che non hai avuto modo di terminare, una lista di tutti i lavori ed i progetti sui quali stai lavorando. Magari per ogniuno scrivi qualche riga per ricordarti ciò che hai fatto e a che punto sei.
Allo stesso modo fai altre due liste: una delle cose che devi fare ed una delle cose che aspetti da qualcuno o che non dipendono da te, quindi di tutto ciò che quindi hai delegato. Se i punti fossero tanti, magari dividili per lavoro o per progetto.
Ti potrà sembrare una cosa noiosa.. ma come si diceva ora ti è tutto chiaro, poi, se avrai fatto le vacanze come si deve, e avrai proprio staccato la spina.. non ti ricorderai tutto alla perfezione.. e avere una scaletta con cui partire, sarà utilissimo: non dovrai rifare il punto della situazione e saprai già da cosa iniziare.
Fai anche mente locale delle scadenze e degli appuntamenti e controlla che tutto sia segnato sul calendario correttamente.
Bene.. non resta che fare un po’ di pulizia. Ciò che è chiuso è già sistemato, quindi non rimane molto.. giusto? Per i progetti in corso, raggruppa le carte, elimina l’inutile, archivia il necessario e riordina le ultime carte. Se sono troppe dividi anche le carte per progetti, magari con qualche cartellina colorata e qualche bella ettichetta.
Fallo per la tua scrivania.. e anche per anche le mail. Elimina, archivia ed ettichetta. 🙂
Non stai scordando nulla? Il desk del tuo pc! Pulisci e riordiana anche lì, alrimenti…quale sarà l’ultima versione del file sul quale hai lavorato tanto? Tieni sempre i file e le cartelle aggiornate e fai spesso un buon back up! Magari può essere un buon momento per farne un’ultima versione.
Non resta che sitemare le ultime cose sul tavolo.. penne nel porta penne, graffette con graffette (magari integra ciò che manca o segnati gli acquisti da fare) .. un po’ d’acqua alla pianta che ti fa compagnia.. e spegni pc, aria condizionata, luce… led compresi! L’ambiente ringrazierà ed anche la bolletta.
E ora, due giri di chiave per chiudere la porta ed anche la testa.. ciò che è lavoro rimane lì, è tutto pronto per il rientro, ma tu.. stacca la spina! E… Buona vacanza!
Spesso le giornate prima della vacanze sono molto stressanti.. ci si ritrova a fare mille commissioni e acquisti dell’ultimo minuto e poi all’ultimo, di corsa, la valigia. Oggi voglio parlare proprio di questo. Cioè di come aiutarti a pianificare “la vacanza per la tua casa”. La ragione è semplice: se lasci un po’ di ordine e la casa a posto, il tuo rientro sarà più leggero e piacevole: ci saranno meno cose da sistemare, e dovrai occuparti solo di dover disfare le valige.. quindi meno strees.
Io di solito inizio un paio di settimane prima. Con questo anticipo le vacanze sono pianificate, quindi informazioni come luogo, durata, tipo di viaggio, sono ormai note e così posso fare una lista per la mia valigia. Una volta fatta la lista, controllo subito cosa ho già e cosa mi manca, così posso pianificare le ultime compere: bagnoschiuma, guida turistica e perché no, i pantaloncini che mi mancano! Queste le faccio subito, perché libero la mente e perché l’ultima settimana mi serve per preparare la casa. Io non ho molto tempo, lavorando durante il giorno, ho un po’ di tempo la mattina ed un po’ la sera, per questo i tempi di preparazione si allungano un po’. La mattina faccio faccio qualcosa a casa e la sera faccio le spese e le commissioni varie.
Altro punto importante: pianificare il menù degli ultimi giorni, pare banale, ma è molto importante perché mi permette di finire tutte le cose che ho in frigo e magari posso approfittare per “dare un po’ il giro” alle cose in dispensa e soprattutto in freezer. In primavera cerco di svuotare il più possibile il freezer, così anche prima delle vacanze estive potrò usare le ultime cose e andare via senza il pensiero di un possibile disastro se salta la luce.. e quando si torna a fine estate sarà un piacere preparare le provviste per l’inverno! Passata di pomodoro, sacchettini di verdure in freezer, conserve 🙂 Ad ogni modo l’importante è ricordarsi di smettere di comprare cose nuove e finire ciò che già c’è in frigo, vedrai che non avrai problemi ad organizzare pranzi e cene per gli ultimi giorni e non butterai via nulla prima di partire.
Altra questione.. le lavatrici, anche qui, cerca di non accumulare le cose, ce ne saranno già un bel po’ al rientro, meglio cercare di svuotare il cesto nelle due settimane prima. E per l’ultima settimana? Beh, metti ciò che non porterai via, così non avrai sporche le cose da mettere in valigia, eviterai lavaggi last minute ed approfitterai di tutto il guardaroba.
Bene.. siamo arrivati all’ultima settimana, è ora di fare la valigia. Io cerco di farla qualche giorno prima, metto tutto fuori, su un tavolo o su un letto che non uso, così avendo tutto sott’occhio mi è più facile controllare ciò che c’è e ciò che manca. Nei giorni successivi butto l’occhio e così viene fuori anche quello che inizialmente avevo dimenticato.
Poi penso alle immondizie, già perché io ho la raccolta differenziata a giorni alterni, quindi i riciclabili hanno i loro giorni. Quindi smaltisco il grosso qualche giorno prima di partire, così al massimo in casa rimarranno poche cose. Ovviamente il residuo lo elimino l’ultimo giorno.
Ultimo tasto dolente.. le piante. Io utilizzo i sistemi con i beccucci di terracotta che aiutano a dosare l’acqua per più giorni. Se poi tu avessi piante delicate predisponi un sistema con i vasi comunicanti o sistemale in una zona ombreggiata.
Ecco.. fatto! Ricapitolando… due settimane prima: lista della valigia, acquisti, lavatrici, pianificazione dei pasti e spesa contata. Settimana prima: valigia, piante immondizie.
E’ quasi ora di partire. Ecco, è tempo di preparare la valigia! E poi, finalmente.. il giorno della partenza.. controlla: immondizie, gas, acqua e chiudi porte e finestre! Saluta casa e… buona vacanza!
Ebbene sì.. alcune cose vanno fatte e basta, c’è poco fa fare. Ma come convincerci a farle anche se non abbiamo nessuna voglia? Intanto voglio tranquillizzarti, capita a tutti di non avere voglia, succede a tutti di doversi proprio imporre una certa cosa.
Come fare dunque? Cambiare approccio può semplificarci molto il problema. Per questo oggi voglio condividere con te qualche idea che mi aiuta tutte le volte che devo portare a termine cose che non ho voglia di fare o che ritengo difficili, impegnative.
Prima di tutto cerco di capire perché devo fare una cosa, ricordandomi quindi il motivo per il quale lo faccio. Già, perché spesso non si da la giusta importanza alla motivazione: c’è sempre una ragione per la quale ci troviamo a fare qualcosa.. che sia imposta come quando ci troviamo a preparare i documenti per le tasse o che provenga da un nostro desiderio come allenarci per raggiungere un nostro traguardo sportivo o di salute. Non ha importanza.. l’importante è essere sinceri con noi stessi e capirne la ragione e l’importanza.
Il secondo passo è quello di capire cosa devo fare concretamente per raggiungere il mio obiettivo. Bisogna cioè tradurre un’idea, un desiderio nei suoi aspetti pratici.. e questa a mio avviso è proprio la chiave del successo. Non si scala una montagna con un balzo, sono necessari tanti piccoli passi, uno dopo l’altro. Quindi, tornando ai nostri esempi, per quanto riguarda le tasse, dovrò capire: che documenti preparare, dove posso reperire tutte le informazioni di cui ho bisogno, come le devo sistemare, quali sono le scadenze.. Allo stesso modo per il mio impegno sportivo o di salute devo vedere come posso arrivare a quel traguardo, quali azioni mi aiuteranno a concretizzarlo, e quindi: quali esercizi, quale frequenza.. e via dicendo. Per aiutarmi in questa fase prendo spesso carta e penna e scrivo, disegno, scarabocchio.. butto giù a mente libera tutto ciò che mi viene in mete.. in questa fase è importante non porsi limiti, ma lasciarci liberi di far emergere tutte le idee che ci vengono in mente così come vengono.
Una volta raccolte tutte queste informazioni.. le devo selezionare e ordinare. Quindi riprenderò il foglio pieno di idee e cercherò di vedere quali mi sono davvero utili per il mio obiettivo, come e cercherò di dare loro una logica e di sistemarle in una scaletta. Per ordinarle dovrò rispettare: le scadenze temporali (quando devo consegnare i documenti per le tasse, quando voglio raggiungere il mio obiettivo sportivo), le priorità (certe tasse si pagano prima, certi esercizi vanno fatti prima di altri), e la durata di ogni attività (telefonare al commercialista, 5 minuti, passare all’ufficio del comune, 2 ore, riscaldamento sportivo, mezzora..) siamo più realistici possibile, non imbrogliamoci, altrimenti falliremo.
Dopo aver capito il perché lo facciamo, aver delineato i singoli passi per concretizzarlo e averne capito durata, priorità e scadenza è il momento di pianificare il nostro progetto, dobbiamo cioè di metterlo nero su bianco nel nostro calendario.. Per farlo dovrò considerare correttamente il contorno: è inutile che mi metta in testa di fare tutto in un giorno quando so che quel giorno sarò al lavoro 8 ore e sarà impossibile portare a temine il tutto, idem inutile fissare la palestra il giorno del compleanno della mamma, serata nella quale non potrò mancare da casa. Non fissiamo tutto nella lista delle cose da fare per l’indomani, nell’impeto della nuova energia e motivazione.. pianifichiamo tutti i singoli passi che dobbiamo fare giorno per giorno. La quarta fase, quindi, consiste nel fare un programma ragionato e realistico.
E’ molto utile scrivere tutti i passi del programma, sia su carta, su computer, a parole, a disegni, non importa, l’importante è visualizzare il programma. Scegli il metodo che più ti piace: scrivilo in un foglio bianco, usa degli adesivi, post-it… secondo il tuo gusto. L’importante è che il risultato ti piaccia e che tu sia invogliato a guardare e riguardare il tuo programma senza perderlo di vista.
Penultimo punto… mettere in pratica. Già ora bisogna fare, e lo dobbiamo proprio fare. E’ importantissimo non imbrogliarci con scuse inutili, non procrastinare. Se il nostro programma è fatto bene, ogni punto sarà una cosa realistica.. e fattibile. Io mi aiuto mettendo il primo giorno cose molto veloci e leggere, così sono sicura che riuscirò a portarle a termine, imponendomi anche di fare sempre lo stesso tot al giorno e così inizio a fare qualcosa di previsto per il giorno dopo. Rispettare la scadenza o addirittura essere in anticipo è molto utile, te lo assicuro, aumenta la nostra motivazione. Ogni volta che abbiamo portato a temine il compito della giornata, aggiorniamo il programma e cancelliamo ciò che è stato fatto, giorno per giorno, senza mai interrompere il processo.
Credimi, suddividere un obiettivo importante nelle sue azioni, rispettare un programma ben fatto e ben distribuito nel tempo.. ci porta a realizzare di tutto. Ed ecco che crocetta dopo crocetta, l’obiettivo sara tuo!
E ora? Beh, ora manca l’ultimo punto, che è sì molto importante, ma che è giusto arrivi solo alla fine: la ricompensa. Sì perché è altrettanto fondamentale dopo la fatica e l’impegno, riconoscersi lo sforzo fatto per raggiungere l’obiettivo. Magari poniti fin dall’inizio la meta della tua ricompensa, ti aiuterò nei momenti in cui vorrai non fare o procrastinare. Ma ricorda, il premio è alla fine 😉 Regalati qualcosa che desideri, vuoi bene a te stesso.. e goditi l’obiettivo raggiunto e la sua ricompensa.
Ultimamente si sente molto il termine detox: al lavoro, nel tempo libero ed anche con immagini bucoliche di vacanze fantastiche. Ma cosa significa? E soprattutto ne abbiamo davvero bisogno?
Avete mai valutato il tempo che dedicate ogni giorno a controllare mail, notizie e social? Se ci prestate attenzione scoprirete che in verità siamo praticamente sempre connessi e attivi. Se poi non prestiamo attenzione e non scegliamo quando e ciò che guardiamo.. beh è proprio il caso di dirlo ci vuole un po’ di detox.
Credo ci sia un tempo per ogni cosa, e che anche in questo ambito dobbiamo scegliere come e quando essere presenti. Non lasciamoci innodare da notizie e notifiche, scegliamo quando leggere i messaggi, scegliamo cosa leggere.
Questo è un tema a me molto caro e potrei parlarne a lungo, ora però vorrei proprio mettere un po’ di attenzione sul “quando” ed in particolare pensando al nostro tempo libero. Siamo vicini al week end e forse c’è anche qualcuno che grazie alla festa nazionale ha potuto anche prendere qualche giorno di vacanza.. bene! Cogliamo la palla al balzo per il nostro personal detox!
Spegnamo le connessioni.. niente mail, niente messaggi.. e niente social. Credete sia impossibile? Beh, l’importante è iniziare.. magari per qualche ora lasciate a casa il cellulare e dedicatevi ai vostri cari, ad una passeggiata.. o a qualunque cosa vi piaccia. Potrà essere difficile all’inizio.. ma vi assicuro è più il guadagno che la perdita! E dopo qualche ora.. provate a farlo per un giorno! Se proprio la vedete difficile controllate internet per mezz’ora, un’ora soltanto e solo in un momento specifico della giornata.
Questo è il mio modo per dare importanza al mio tempo e alle mie passioni. Per me è il vero modo di ricaricare la mia batteria per riprendere energia. Quando sono in vacanza, quando ho scelto di essere in pausa.. beh, lo sono con tutto! E vi assicuro.. funziona. Provare per credere 😉
