“Non posso non leggere le mail”
“E’ la prima cosa che faccio, già sulla via dell’ufficio, leggo le mail”
“Non posso non rispondere anche una volta finito il lavoro”
Quante volte ho sentito dire queste frasi. Per questo oggi ti voglio parlare di una tecnica che ti aiuterà a lavorare utilizzando le tue mail e non a farti utilizzare da loro. E’ tempo che le mail non abbiano loro il sopravvento sul tuo lavoro.
Il primo passo è proprio questo: capire che le mail sono uno strumento di lavoro, e che quindi va gestito, proprio come tutti gli altri strumenti.
Conosci la definizione fisica di inerzia?
In fisica, la tendenza di un corpo a conservare il suo stato di quiete, di moto rettilineo uniforme o di rotazione uniforme attorno a un asse, se la risultante delle forze agenti sul corpo e la risultante dei loro momenti sono nulle ( principio di i. ).
Bene è quella che abbiamo tutti noi quando dobbiamo iniziare qualcosa, sia fisico che mentale.
È un momento iniziale nel quale dobbiamo metterci a fare qualcosa, nel quale iniziamo a porre l’attenzione su qualcosa e ci concentriamo. Proprio per questa ragione serve un po’ di tempo e di energia, ci vuole un po’ a mettere la testa su qualcosa. Studi scientifici dimostrano che impieghiamo ben 6 secondi per porre concentrazione su qualcosa.
Cosa significa tutto questo? Che ora hai due ottime ragioni per fare le cose simili tutte insieme!
Ed ecco il batching: quando dedichi tempo alle mail, fallo per tutte le mail insieme, lavora sul tuo in box!
Ti elenco delle idee perché tu possa gestire al meglio il tempo dedicato a quest’attività:
- Se una mail non ti interessa o è spam, eliminala subito.
- Se una mail ti richiede un’azione che ti occupa meno di due minuti, falla subito e archivia (o elimina) la mail.
- Archiviare la mail è importante tanto quanto eliminare. Se puoi elimina, se non puoi, archivia, ma non lasciare una mail fatta nel tuo inbox, altrimenti ogni volta che lo aprirai, scorrerai le mail e farai tornare la tua mente lì, su una questione chiusa, inutile no?
- Sposta tutte le mail che richiedono più di 2 minuti nella cartella o sotto l’ettichetta @todo
- Se un compito richiede ben più di un’azione o se ti viene chiesto qualcosa del quale non sai già la risposta, rispondi facendo sapere che hai ricevuto la comunicazione e comunica che te ne occuperai e per quando. Non scordate poi di segnare in calendario la scadenza e il compito da fare nella tua “todolist”.
- Bene, ora hai smistato il tuo inbox, puoi fare la tua sessione di batching anche sull’ettichetta @todo. Inizia, mail per mail, a fare tutto ciò che devi fare, una volta esaurito il compito, archivia (o cancella) la mail.
Questa tecnica è utile perché ti mantiene concentrato, ti permette di lavorare efficacemente sulle mail in arrivo senza essere distratto da nuove mail in arrivo.
Per sfruttare al meglio la tecnica di batching mail ti do ancora qualche idea
- Non farlo come prima cosa al mattino, altrimenti non farai che scorrere le mail, cancellando qua e là le cose che non vuoi tenere e rispondendo alle mail, ma senza archiviarle e lasciandole quindi nell’in box.
- Decidi un tempo al lavoro che dedicherai alle mail, ad esempio 20 minuti ogni ora e mezza, o 15 minuti ogni ora, a seconda di quante ne ricevi. Ricorda che rispondere velocemente alle mail va bene, ma troppo velocemente può essere sinonimo di trascuratezza e poca analisi. Quindi, meglio una sessione di batching ben programmata che una mail ogni tre minuti “al volo”.
- Alleggerisci il tuo in box, come abbiamo visto qui!
Sei pronto per la prossima sessione? Dimmi quando la programmerai!
Quello su cui ho insistito tanto la scorsa settimana è che la mail è uno strumento di comunicazione, non la “to do list”, il calendario, il luogo per gli appunti. L’in box è la cassetta della posta, è il luogo nel quale arrivano le mail.
Seconda cosa, per poter lavorare bene e concentrati c’è una regola: evita le distrazioni. E le distrazioni sono anche il nostro in box, con il continuo arrivo di mail e di notifiche.
Come fare dunque? Utilizzare l’in box come raccoglitore di informazioni e non come dashboard.
Ti consiglio, per questa ragione, tre etichette molto utili. Non sono certo esaustive, magari tu avrai piacere di identificarne altre, ma voglio farti capire cosa significa utilizzare la mail come strumento di lavoro.
@to do & to remeber
Questa etichetta raccoglie tutte le mail che racchiudono un’azione che sia più lunga di due minuti e che non hai ancora avuto modo di portare a termine.
È buona prassi infatti, se una mail richiede poco tempo ed impegno per essere conclusa, che venga fatta e archiviata (o eliminata).
Se invece richiede un lavoro che implica un tempo maggiore, ecco che torna utile la categoria @to do. Quest’etichetta non sostituisce la lista delle cose da fare, dove tra le varie azioni ci sarà “rispondi alle mail”, ma fa in modo che poi tu possa lavorare su questa categoria di mail senza essere interrotto dall’arrivo di nuove mail, cosa che invece succederebbe se le avessi lasciate nell’in box.
@deleghe
Tutte le cose delle quali non ti occupi direttamente e che attendono una risposta o che implicano un’azione da altri andranno temporaneamente raccolte qui. Anche in questo caso l’etichetta non sarà sostitutiva della lista deleghe, perché ci saranno questioni che si sono delegate a voce, ma se devo riprendere una mail al volo, così sarà più veloce.
@cc
Tutte le cose sulle quali devi essere informato, ma delle quali non ti devi preoccupare in prima persona vanno qui, applica un filtro e raccoglierle. Sarà più semplice leggere tutte insieme, senza ogni volta pensare se è compito nostro o meno fare qualcosa.
Le tre etichette sono finite, ma te ne aggiungo una che non è utile per il lavoro, ma che può essere utile copiare.
@acquisti e buoni
Io ho creato quest’etichetta per archiviare temporaneamente tutte le mail riguardo agli acquisti che faccio on line. Finché non li ricevo e non è tutto in ordine, so che posso trovare rapidamente tutte le informazioni qui. Poi, di volta in volta, cancellerò quelle che non mi servono più. Tengo anche i buoni sconti o le promozioni che mi arrivano. Così facendo alleggerisco il mio in box e il mio occhio non cade ogni volta su un’informazione che non è così determinante, ma che mi è ancora utile.
Ricorda che una volta concluso qualcosa, la mail va archiviata, quindi oltre alle etichette sarà bene prevedere una buona struttura di archivio, agile e funzionale alle tue esigenze.
Prova anche tu e vedrai che utilizzando bene l’archivio e anche solo le prime tre etichette, lavorerai efficacemente e il tuo in box sarà un vero raccoglitore di… nuove informazioni!
E tu, hai qualche altra etichetta che ritieni utile?
Nel lontano 1971 Raymond Samuel Tomlinson, impegnato nello sviluppo della rete interna del dipartimento della difesa statunitense, mise in contatto le diverse unità tramite… una mail. “QWERTYUIOP” la prima riga della tastiera come messaggio e @ come simbolo tra usernamen e indirizzo.
Chissà se era consapevole del grande cambiamento epocale che stava generando, chissà se si sarebbe aspettato che nel 2018 la mail per molte persone non fosse solo un modo di comunicare, ma anche una fonte di stress. Oggi infatti la mail è ancora uno strumento di comunicazione, ma non solo….
Se il tuo in box è contiene un centinaio di mail, miste tra lette e non lette.
Se nelle ultime dieci c’è almeno un appunto su qualcosa da fare
Se la prossima settimana hai fossato un incontro, ma non l’hai appuntato sul calendario e per ritrovare la mail ne scorri almeno una dozzina.
Se nella seconda pagina del tuo in box c’è un link ad un bando che volevi leggere e che ormai è scaduto,
Se conosci almeno una di queste situazioni… continua a leggere!
Ci sono almeno 4 cose per la quali ci sono strumenti migliori della mail.
La mail non è una rubrica.
Ogni gestore di posta elettronica fornisce una rubrica dei contatti, che può essere via via sviluppata. Spesso per pigrizia non viene usata, così come non si usano i gruppi per l’invio ricorrente agli stessi destinatari. Non dico di farlo per tutti gli indirizzi e sempre, ma per quelli più frequenti sì. E poi in certi casi può essere davvero comodo, uno tra tutti? Il gruppo dei colleghi o degli iscritti ad un corso!
Molti gestori ricordano gli indirizzi, Gmail ad esempio, e li suggeriscono mentre si inizia a digitare il campo dei destinatari. Quello che non devi proprio fare è non archiviare una mail perché vuoi avere a portata di mano un indirizzo. Copia e archivia l’indirizzo e di seguito la mail. Se poi hai memorizzato l’indirizzo, nulla ti vieta di cancellare la mail 😉
La mail non è il tuo calendario e la tua lista delle cose da fare.
Se hai fissato un appuntamento, segnalo nel calendario. Molte volte puoi farlo automaticamente per viaggi, prenotazioni e incontri. Sfrutta questa funzione e non tenere nel tuo in box una mail che ti ricorda l’ora della riunione. Segna l’impegno con data e ora e archivia (o cancella) la mail.
Allo stesso modo l’in box non è la tua to do list: copia i punti nella lista delle cose da fare, non importa che sia cartacea sulla tua scrivania o sia una bacheca di Trello o di Asana, basta che non sia nel tuo in box.
La mail non è una raccolta di idee “forse un giorno”.
Ti è mai capitato di avere in mente un’idea, voler ricordare un contatto, il nome di un posto dove hai mangiato e per non perderle l’informazione ti invii una mail o fai una bozza? Ora, visto che la fatica è fatta… perché non annotarlo direttamente in un taccuino di Evernote? O anche su Keep di Gmail? Così non dovrai scorrere le mail per ritrovare l’idea. Ad ogni cosa il suo posto 😉
La mail non è la raccolta di articoli interessanti che hai trovato in internet.
Ci sono tante applicazioni dove si possono raccogliere articoli e notizie che troviamo nel web. A me piace molto per la sua semplicità Pocket. E poi puoi spedire lì l’articolo senza lasciarlo nella mail? Così anche se non lavori dal tuo pc tutto andrà nel suo posto senza fatica e poi quando avrai un po’ di tempo potrai leggere direttamente tutti gli articoli che hai messo da parte.
E tu usi la mail anche per altre cose? Raccontamelo nei commenti.
Stai facendo una cena piacevole con una coppia di amici. È tutta l’estate che non vi vedete e c’è tanto da raccontare. Siete ormai al dolce e… avete reciprocamente raccontato della vostra vacanza in Islanda e della loro traversata degli States. In verità ti è sempre piaciuta l’idea di vedere la “Route 66” e così fai molte domande… ed ecco che scatta l’idea: “vuoi vedere le fotografie della vacanza?
In effetti le vorresti anche vedere, ma in breve ti viene propinata una sequenza di immagini storte – “eh, sì in effetti perdona, ma le devo girare” “beh, basta fare click qui… ehm, scusa il pc è un po’ lento” – doppie – “sì in effetti volevo essere sicuro che almeno una venisse”, alcune di indirizzi “ah scusa questa l’ho fatta solo per ricordare il posto dove tornare a cena…” Insomma è passata la mezzanotte e tu onestamente non vedi l’ora di tornare a casa.
Il punto è che tu ci tenevi proprio a condividere la vacanza e a vedere un po’ di foto, ma ci vuole anche un po’ di bon ton!
Ecco quindi il vademecum per le tue fotografie
- Scaricale velocemente dalla scheda SD al tuo PC.
- Fai subito la selezione ed elimina quelle sfuocate, quelle che non ti ricordi perché hai fatto, quelle che mai vorrai rivedere e far vedere. Sì, proprio quella in cui sei venuto malissimo e ti imbarazza anche solo l’idea che qualcuno la possa vedere.
- Elimina anche i doppioni inutili.
- Raddrizza quelle che hai fatto in verticale e che la macchina ha registrato in orizzontale.
- Ora archivia per bene la cartella di fotografie. Nel mio PC c’è una cartella chiamata “fotografie” dentro la quale ci sono diverse sotto cartelle che identificano i grandi temi: foto di viaggi, foto delle feste, foto di montagna e via dicendo. All’interno poi le fotografie sono archiviate per data (anno mese giorno) con l’aggiunta del luogo. Così facendo le posso ritrovare facilmente per tema e poi sono in ordine dalle più recenti alle più vecchie.
- Poi faccio una selezione “da mostrare”. Faccio cioè una copia della cartella dove però lascio solo quelle più significative e soprattutto elimino tutte le foto che ho fatto solo per me e che non ho interesse a far vedere. Con questo metodo, quando le voglio mostrare a qualcuno, ho già la versione ridotta e sistemata.
- Ultima cosa, visto che le foto sono dei ricordi che amo, faccio un back up.
E a te è mai capitata la serata di fotografie infinite? Come è andata? Raccontamelo nei commenti!
C’è uno strumento molto utile nella gestione e programmazione delle cose da fare che secondo me per un paio di cose funziona benissimo e così oggi parliamo di Kanban! Come vedi è formato da tre aree: la prima con le cose da fare, la seconda con le cose in corso e la terza con le cose fatte. Si usa quindi facendo la lista delle cose fare nella prima colonna, spostandole mentre si eseguono e poi segnalandole come completate quando si mettono nel terzo spazio. Voglio ora farti notare come può essere molto utile in campi molto diversi tra loro e per questo ti propongo tre esempi. I bambini. Per far svolgere piccoli compiti ai tuoi figli può essere simpatico creare delle tessere che rappresentino i compiti fa svolgere: fare il letto, sparecchiare, lavarsi i denti… magari anche dei disegni fatti dai bambini stessi. Queste tessere verranno attaccate in una lavagnetta o in un foglio appeso che rappresenti il Kanban. Sarà quindi compito del bambino spostare il disegno/compito in questione, quando lo sta eseguendo e poi metterlo nell’ultima colonna quando è fatto. Questo strumento sarà utile per ricordare a tutti i componenti della famiglia i propri compiti, e quindi darà le giuste responsabilità. Al tempo stesso, sarà una presa di coscienza per il bambino di ciò che deve fare dargli la responsabilità nell’eseguirlo. Potrà poi dimostrare ciò che ha fatto e quindi la sua capacità di rispettare le regole e saper fare il proprio dovere mostrando ai grandi.. l’ultima colonna. Per noi grandi può essere utile per tutte quelle mansioni che dobbiamo fare in modo ripetitivo, come le faccende di casa. Così non perdiamo il conto di ciò dobbiamo ancora fare e cosa invece è già fatto. Infine credo sia uno strumento molto utile per il lavoro di gruppo. Pensaci.. spesso quando lavoriamo in tanti sulla stessa cosa, non sarebbe bello ricordare chi deve fare che cosa, e sapere a che punto sono le cose? Perché dunque non usare un Kanban, grande e in bella vista su una parete dell’ufficio? Basta usare tanti post-it colorati, un colore per ogni membro del gruppo e segnalare a tutti cosa si deve fare, su cosa si sta lavorando e quali compiti sono stati già portati a temine? Questa forma di comunicazione e di aggiornamento può rendere il lavoro di gruppo efficace e soprattutto motivante! Provare per credere 🙂 Se ti piace e vuoi usarlo come sfondo del desktop ti segnalo quelli di Paroladordine, della mia carissima collega Alessandra Noseda, che ogni mese ne fa di bellissimi! Ecco quello di ottobre.
