Come promesso ce la sto mettendo tutta per farti vedere le liste da un altro punto di vista e oggi, in pieno carnevale, chiudiamo con un po’ di botti. Vediamo subito qualche modo alternativo per fare delle liste senza ricorrere a elenchi, puntini e trattini.
Uno e’ quello che ti ho scritto il primo venerdì’ del mese: usa la lista per eliminare qualcosa che vuoi che non sia più’ parte di te, fai un aereoplanino.. e fallo volare via!
Un’altra idea può’ essere quella di una lista per i nostri bambini. Dai loro dei piccoli compiti giornalieri e per rendere tutto più chiaro e divertente, disegnali con loro: fare il letto, portare il piatto in cucina e via dicendo. Crea poi una tabella divisa in due parti: compiti da fare e compiti fatti. Quindi, attacca, magari con il pongo i disegni da un lato. Poi sara’ compito del bimbo spostare tutti i suoi segalini una volta compiuto il proprio dovere. Lo aiuterà a sentirsi responsabile e si sentirà’ di aiuto in casa.
E per i più’ grandi? Chi ha detto che non possiamo disegnare anche noi? Proprio nessuno, quindi se vuoi prendere appunti di cio’ che devi comprare con dei disegni ben venga. Anche i tuoi desideri possono essere annotati con disegni e collage, non porre limite alla tua fantasia.
Allo stesso modo la tua lista della spessa può’ essere un insieme di fotografie, perché’ no? Fotografare le cose può essere davvero utile. Puoi farlo per ricordare i contenuti delle scatole ad esempio, o per prendere nota di qualcosa per strada, o dei libri che vogliamo acquistare. Ci sono un sacco di app che permettono di fare delle note con le fotografie e creare poi delle liste, quindi semplifichiamoci la vita e registriamo lì i nostri scatti.. e non nel rullino, dove nel tempo si perderanno. Se non ti vengono in mente le app alle quali mi riferisco eccone alcune: “Evernote”, “Wunderlist”, “Keep”, “Trello” e chi piu’ ne ha ne metta!
Io poi amo ricordare i cibi e i vini che ho mangiato, e visto che non ho grande memoria per i nomi mi annoto tutto e faccio delle belle liste con i nomi, i contatti e con qualche nota per ricordare qualche particolare interessante. Puoi raccogliere le etichette, i sottobicchieri, i biglietti da visita o ancora una volta, raccogliere tutte le informazioni con degli scatti ad hoc! Se poi, come me, preferisci avere le informazioni a portata di dito, ecco che ci sono un sacco di app utili anche per questo. Giusto per darti qualche spunto, prova “Vivino” e “Evernote Food”.
Come vedi le liste non sono solo punti e trattini, ma sono insiemi di cose e di concetti che possono proprio essere utili. Utili a ricordare le cose, a dividere il lavoro nel tempo, a gestire le nostre energie. Le liste pero’ sono anche utili a chiarire le nostre idee, a supportarci nei momenti difficili. Te la ricordi la lista dei nostri lati positivi? Perché’ non metterla da parte per le giornate no?
E se sei davvero ispirato ed il tuo quaderno degli appunti e’ sufficientemente bianco.. Voglio concludere condividendo con te un progetto che mi ha suggerito una cara amica. Raccontandolo a te, lo comincerò’ anch’io. Hai mai pensato a ciò che vuoi fare nella vita? Cosa desideri? Ora libera la mente e scrivi i tuoi desideri: io voglio, io faro’.. Sii positivo e attivo, devi arrivare a 101 e poi.. Segui le regole.
Come sai il tema del mese sono le liste e oggi voglio unirle a quello del lavoro. Come non riconoscerne l’importanza? Sì, proprio cosi’, perché’, se ogni giorni ci definiamo una lista delle cose da fare, la famigerata “to do list” sarà tutto più’ semplice. Questo, a patto che nel farla tu abbia tenuto conto anche del tempo che hai a disposizione, della tua energia, e del luogo dove ti trovi a lavorare. Inutile fare una “to do list” di telefonate se stiamo prendendo l’aereo o segnare attività di una giornata intera, quando a pranzo dobbiamo smettere di lavorare. C’e’ poco da fare, le liste funzionano se sono fatte consapevolmente e se poi ne esegui tutti i punti, uno per uno, fino in fondo. Ma oggi non voglio parlarti di questo, ma di una lista particolare e cioè’ della lista delle deleghe.
Cosa sarebbe? Beh, non tutto il lavoro che facciamo è realmente nelle nostre mani, molti dei nostri compiti ad esempio, si interrompono perché’ non dipendono da noi, ma da altri, siano questi nostri superiori, colleghi o persone esterne.
Quante volte capita di mandare una mail e di attendere una risposta? Spesso aspettiamo input per concludere una relazione, un rapporto o anche solo una conferma che pero’ ci blocca e ci lascia in sospeso un compito. Quindi per non scordarlo ecco che lasciamo la mail che ne parla nell’in box, facciamo una nota nella nostra lista delle cose da fare, ci facciamo un appunto su foglietto volante.. Tutti sistemi poco efficienti e soprattutto che ci obbligano a riconsiderare il cerchio aperto ogni qual volta ci capita sott’occhio la mail, la nota o l’appunto.
La soluzione e’ più semplice ed efficace è raccogliere tutte queste informazioni in una lista a se stante, cioè’ nella lista delle deleghe. Qui un esempio che puoi scaricare ed utilizzare.
Ora ti spiego come funziona. Innanzitutto segna la cosa che stai delegando, poi per ricordarti il perché’, segna il progetto di riferimento ed eventuali altre informazioni utili. Quindi segna la data in cui hai delegato il compito ed il modo (telefonando, via mail, a voce..). Segna poi la scadenza che hai dato per ricevere la riposta o il compito delegato. E’ infatti molto importante ricordare che quando si delega un compito e’ bene essere chiari nel farlo e anche nel definire una scadenza, cosi’ poi potrai avere un riferimento preciso per organizzare il tuo lavoro e ahime’ un giorno per fare un sollecito nel caso si tardi.
E ora.. Buon lavoro!
Per me la sostenibilità in ufficio significa trovare un giusto equilibrio tra lavoro e pausa. Queste due parti hanno entrambe molta importanza e devono essere il più efficaci possibili, solo così il tuo lavoro sarà produttivo e di valore.
Per rendere la pausa degna di tale nome è necessario che i nostri momenti di lavoro siano alternati a momenti in cui il nostro cervello smette di funzionare e si rilassa. Questo momento è importante tanto quanto il lavoro, perché è il momento in cui le idee si sedimentano, si riordinano, senza che noi ci prestiamo attenzione. E’ quindi fondamentale tanto quando lavorarci su. Fare una pausa non significa guardare le mail, non significa fare una telefonata, significa piuttosto alzarsi dalla scrivania, bere un caffè, prendere una boccata d’aria. Culturalmente la pausa viene identificata come uno spreco e non le viene dato il corretto valore in termini di efficacia del lavoro che poi ne dipende. Quindi, io ti invito invece a dare importanza e valore anche alla tua pausa, ad imparare a guardare fuori dalla finestra, ad aprirla di tanto in tanto per cambiare aria e perché no.. a fare due passi.
La pausa ha valore però se ha valore anche il nostro lavoro. Quindi c’è poco da fare per rendere efficace il nostro lavoro, non c’è che mettersi all’opera e darci dentro. Dunque bando alle ciance.. quando si lavora, si lavora, non c’è molto altro da dire. Datti un tempo e rendi quell’intervallo di tempo il più fruttuoso possibile. Alternando pause e lavoro, vedrai che anche lo spazio di lavoro sarà migliore. Se poi ti distrai a causa delle mail e delle telefonate, prevedi nell’arco della giornata delle sessioni specifiche per questi compiti. Quindi scegli tu quando controllare la mail, non farlo in continuazione, ma fallo ogni tot tempo e con coscienza. Idem le telefonate, così facendo lascerai anche del tempo al tuo lavoro di puro intelletto, senza interruzioni. E se non l’avessi già intuito.. togli tutte le notifiche, quando si lavora, si lavora.. inutile sapere che è in arrivo una nuova mail, la mail sarà il compito della successiva sessione di lavoro e non di quella che stai svolgendo, altrimenti la tua mente non sarà libera di lavorare veramente e impiegherai molto più tempo a fare la stessa cosa o, ancora peggio, perderai concentrazione e lavorerai male.
Ancora una volta la sostenibilità è anche sociale.. quindi un saluto ai colleghi alla mattina, una chicchera ogni tanto ed una frase di saluto nella mail ci fanno ricordare che siamo tutte persone con un mondo al di fuori del lavoro. Ritaglia quindi un po’ di tempo per coltivare i tuoi rapporti anche al lavoro.
E poi.. come non ricordare l’ambiente intorno a noi? Rendi la tua scrivania il più efficace possibile: liberala quindi da tutto ciò che non serve, da tutto ciò che può essere archiviato, da tutto ciò che non usi solo tu.. e lascia vicino a te solo le cose sulle quali stai lavorando, tutto il resto può trovare posto nei cassetti e negli scaffali vicino a te. Attorno alle tue mani.. solo la lista delle cose da fare; anche la pinzatrice, il telefono e le penne possono essere a distanza di quaranta centimetri. Allo stesso modo i faldoni e l’archivio possono essere ordinati un po’ più lontano e non sulla scrivania. Se poi la stampante è in comune, si può approfittare e fare due passi di tanto in tanto per sgranchirsi le gambe. La tua scrivania non deve essere la raccolta dei ninnoli.. ne basta uno, il resto.. fuori dall’ufficio.. qui stai lavorando!
Sempre in tema di ambiente, ricorda, l’ufficio richiede una buona illuminazione, pochi riflessi ed aria fresca. Regola poi la sedia all’altezza giusta per il tavolo e se puoi, aggiungi una pianta, aiuterà ad eliminare le radiazioni del computer.
E sempre in tema di sostenibilità ambientale: quando esci, spegni le luci, i led ed i riscaldamenti.
Scegliere come si diceva non è mai semplice.. come aiutarci dunque in questo passo?
Io faccio così. Se la decisione è veramente importante, inizio con un vero brainstorming. Cioè? Carta, penna e mente libera.. butto giù tutto quello che mi viene in mente, scrivendo perché vorrei o non vorrei fare quella cosa, insomma faccio decidere alla mia pancia quello che penso.
E’ importante lasciar uscire tutto quello che si pensa: scrivi tutto, senza pensare, senza valutare se va bene o meno, senza giudicare. Crea l’atmosfera giusta: prendi la tua penna preferita, fatti un the caldo o scegli un po’ di musica adatta e via!
Una volta che hai scritto i pensieri della tua pancia, ordina le idee dividendole nei punti a favore e contro la scelta. Io non lo faccio da subito, ma in un secondo momento, perché a volte quando butto giù le idee “grezze” mi verrebbe da metterle in una delle due colonne e poi, riflettendo, noto che se vedo la cosa da un altro punto di vista lo devo invece mettere nell’altra colonna.
Se poi posso do anche un peso ai vari punti, magari associo un valore da 1 a 5, perché non sempre tutti i punti hanno la stessa importanza per me. Non lo faccio sempre, ma può essere utile anche questo.
Credo che sia davvero importante scrivere tutto questo, e non lasciar fare solo ai pensieri, perché è solo apparentemente una cosa in più. Scriverlo ci aiuta ad esaminarlo, a vedere lati diversi. A volte aiuta anche a prendere coscienza dei vari aspetti ed anche a liberarli di un po’ del carico di emozioni che portano con sè. Di questo avevamo già parlato un po’, ecco il link all’altro articolo del blog.
Per me è molto utile, completato il brainstorming e ordinati punti, lasciare tutto lì e andare a farmi un giro. Una bella passeggiata, dell’aria fresca e magari una chiacchierata con un amico. Sono tutte cose che mi aiutano molto a far sedimentare le idee e allo stesso tempo a dare il tempo alla mia mente di far suoi tutti i punti che la mia pancia ha fatto emergere per lei.
Dopo qualche tempo riprendo in mano la lista, vedo se aggiungerei e modificherei qualcosa e poi si arriva al dunque: analizzo i punti e, con più sincerità possibile verso me stessa, soppeso i pro ed i contro.. e finalmente decido.
Anche una volta presa la decisione mi lascio il tempo di farla mia, ma ancora una volta è solo il tempo necessario a prenderne coscienza, perché tutto questo processo serve solo a far emergere ciò che spesso abbiamo già scelto fin dall’inizio, ma che fatichiamo ad ammettere a noi stessi.
E’ un processo che richiede presenza e un po’ di tempo, ma se si tratta di decisioni impegnative, può proprio essere utile. Provaci e poi raccontami come è andata!
L’ultima volta abbiamo parlato di decluttering digitale e di contatti, quella però era solo la prima parte di ciò che volevo dirti : non sono meno importanti infatti i nostri dati. Infatti spesso abbiamo file di ogni genere con mille versioni e.. poco ordine. Come già si diceva corre una grande differenza tra archivio e insieme di dati.
Ho pensato quindi di condividere un po’ di idee che possono tornarti e utili. Piccole cose che però possono semplificare il nostro modo di lavorare.
- Mentre sto lavorando a qualche progetto mi piace tenere traccia delle varie versioni dei file, soprattutto se il lavoro è condiviso con altre persone, nel caso si perda qualcosa o si voglia riprendere una vecchia idea. Per questo il file sul quale lavoro e che rappresenta le ultima versione lo evidenzio con la data di lavorazione “titolo_data”. Puoi anche scegliere di mettere la versione e ed relativo numero, quindi “titolo_v1”. Ti sconsiglio di mettere parole come definitivo “_def”, finale “_fin” o rivisto “_rev” durante le lavorazioni.. creano molta confusione. Idem il nome dell’ultima persona che ci ha lavorato. Il trucco è lasciare un solo file, il più recente, e raggruppare tutti gli altri in una cartella “vecchi” o “versioni precedenti”, così sai subito su quale lavorare ed in caso ce ne fosse bisogno.. vai a recuperare gli altri.
- Una volta finito il progetto, elimina i file vecchi e fai ordine su quelli che rimangono. Sarà facile al momento e quasi impossibile quando tonerai ad usare quella cartella fra qualche mese. Ricordati che il segreto di un buon archivio è che sia ordinato e chiaro. Quindi perdi un po’ di tempo a scegliere quale può essere il metodo migliore per te, e cioè quante e quali cartelle creare. Tieni a mente che la soluzione migliore è la più semplice: ricorda quindi di mettere nomi chiari e date per esteso che ti aiuteranno in futuro, non scordare l’anno che il tempo passa per tutti!
- Se hai dei file che usi spesso, tipo la carta intestata o “lettere tipo”, crea un file “modello”. Poi ogni volta che lo devi usare, non lavorare sul modello, piuttosto fai una copia, cambia il titolo e lavora sulla nuova versione, così avrai sempre il formato base a disposizione e non rischi di creare confusione.
- Per quanto riguarda le fotografie, ti consiglio di scaricarle regolarmente e archiviarle per data, sempre a mente fresca perché sarà più semplice. Fai anche uno sforzo eliminando quelle che non sono venute bene o che non ti piacciono e sistema le rimanenti. Evita di tenere cartelle di foto alla rifusa e piene anche di immagini che… non riguarderai mai! Tieni quelle significative e belle, il resto via! Ti consiglio anche di eliminarle dalla carta SD e fare invece un backup dei dati, altrimenti ogni volta dovrai scaricare le ultime immagini le dovrai scegliere o scaricare molti dati.. quindi tieni leggera anche la tua memory card.
- Ricordati anche che l’archivio è uno e non tanti, quindi se usi molti dispositivi, chiavette o cartelle condivise nei cloud, è fondamentale che uno solo sia il punto di riferimento. Io di solito uso i cloud per i file di lavoro, così da averli sempre a portata di mano, ma una volta finito il progetto.. si sistema e si archivia, liberando anche il cloud. Idem le varie memorie: sono utili per copiare e spostare i file, ma non possono essere un pezzetto dell’archivio, sono mezzi di lavoro.
- Come per i contatti della rubrica, una volta l’anno riguardo un po’ il mio archivio e vedo se ci sono cose da eliminare. Un po’ su tutto: raccolte di fotografie, libri, film.. e dati, faccio insomma il mio decluttering digitale anche sui dati. Ti consiglio di provare anche tu, tieni aggiornato e chiaro il tuo archivio, rendilo funzionale alle tue esigenze e di questa versione finale, fai un bel back up. Non ne occorrono svariate versioni, ma almeno una è necessaria.
Che dici? Da quale punto vuoi iniziare?
