Ogni buon professional organizer ti ricorda che è bene per concertarsi togliere le notifiche.
E non posso che essere d’accordo.
Così anch’io ho tolto tutti i suoni, disinstallato le App dei social, in modo da non avere la curiosità di andare di volta in volta a vedere se mi aspettava una bella sorpresa o una scocciatura…
Bene, ecco il risultato: ha funzionato talmente bene che ho smesso realmente di controllarli e alla fine mi sono persa i messaggi.
Anche questa soluzione, dunque ho capito, non funzionava per me.
Per questa ragione ho trovato una via di mezzo che va bene per me e che condivido con te.
Quando ho voglia, mi prendo veramente dei momenti di detox totale
Se sono in montagna o sono in giro con qualcuno, che sia una gita, una cena o un aperitivo, dimentico il cellulare, lo spengo proprio, se me lo posso permettere. Si fa un po’ fatica, ma ogni tanto ci sta, ci sta davvero.
Se sto lavorando il cellulare non si guarda
Non lo zittisco, ma non lo considero, per questo ho scelto delle notifiche poco invasive e per molte App le ho tolte. Lascio il cellulare “pancia in giù” così non si accende.
Se però ne arrivano troppe ecco che arriva la “modalità non disturbare” e cioè filtro gli input e lascio entrare solo le chiamate e i messaggi della mia “lista preferiti” e cioè di quelle due o tre persone che possono sempre disturbarmi, la mia famiglia e poco più, perché so che se mi chiamano è urgente.
Così sono serena di non perdere una cosa importante e so che tutto il resto può aspettare.
Nella mia agenda ci sono slot precisi di tempo per controllare social e messaggi, così non è un ciclo continuo, non devo ogni volta interrompere il mio lavoro e perdere poi quasi un minuto a riprendere la concentrazione.
L’uso della “modalità non disturbare” in questo modo mi ha aiutata molto e ti consiglio di provare, ma prima di tutto sii onesto con te stesso e fai una selezione delle App che vuoi sentir suonare e con che suono.
Nonostante tutto il mio consiglio è:
regalati una giornata senza telefono, ma attenzione… crea dipendenza!
Photo by Sarah Gualtieri – Unsplash
Oggi voglio raccontarti di un altro strumento di Google che ho scoperto di recente e che mi è piaciuto molto: Google Jamboard
Perché mi è piaciuto? Perché è semplice e facile da usare. Ma anche perché è uno di quegli strumenti per avere una scrivania virtuale dove puoi scrivere, condividere e fare brainstorming.
Puoi invitare chi vuoi e lavorare in tempo reale, ma puoi creare anche un jam solo per te.
Puoi infatti disegnare delle tabelle, anche solo delle strutture generali con un pennarello grosso, e poi puoi iniziare a lavorare con i post-it, proprio come in un flusso di pensieri. Se lo usi da un tablet puoi provare a scrivere con un dito assottigliando la penna. Inoltre, puoi importare immagini o cercarne di utili al momento.
I post-it hanno diversi colori, così ognuno può usarne uno di diverso o le idee possono essere divide per tema. Mi piace anche perché i post-it possono essere spostati e modificati velocemente, così effettivamente si può lavorare in modo veloce e snello.
Allo stesso tempo puoi cancellare e riscrivere, insomma hai pochi strumenti, chiave, ma che ti permettono di essere veloce ed efficace.
Per cosa lo puoi usare?
- Per una progettazione veloce
- Per una lista di pro e di contro
- Per valutare un problema e trovare una soluzione
- Per fare un recap di tutte le cose emerse in una
discussione
- Per creare una linea del tempo e progettare
delle scadenze
- Per fare un brainstorming per il nome di un
nuovo servizio
- Per disegnare un grafico veloce
- Per fare uno schizzo
- Per creare una nuvola di parole
- Per trovare correlazioni tra le parti di un
progetto
- Per dare ordine e logica a delle immagini in
modo visuale
Insomma, hai capito che è di fatto un strumento molto versatile, soprattutto perché poi salvi e condividi, come con tutti gli altri strumenti Google e se ti serve torni a rivedere tutto.
No, non mi hanno pagata, anzi, ma riuscire a trovare strumenti semplici, versatili per far comunicare le persone a distanza è sempre una grande soddisfazione e penso che sia proprio il caso di condividerla!
E tu per cosa vuoi provarla? Aiutami ad allungare la lista sopra, aggiungi i tuoi punti nei commenti!
Photo by Kat Stokes – Unsplash
Prendere note è un’arte, ma poterle riutilizzare è una necessità!
Per questo è giusto che trovi la cosa giusta, che fa per te.
Prima notizia: la carta in questo senso non è inutile, anzi, quindi in prima battuta ti consiglio di avere sempre a portata di mano un posto per scrivere e uno strumento che funzioni, carta e penna in breve.
Non scrivere le note sull’agenda, altrimenti dovrai riscriverle quando giri la pagina o ricordarti se l’hai scritto una settimana fa o un mese fa, meglio scrivere direttamente la nota dove serve. Su questo avevo scritto questo post che può esserti d’aiuto.
Oggi invece voglio parlarti delle App digitali per prendere appunti. Tutte le App che ti consiglio sono visibili da pc, telefono e tablet, si aggiornano in automatico e sono gratuite con la possibilità di passare al livello pro a pagamento (tranne Keep).
Le App per fare le liste
Te ne consiglio due: Todo e Todoist, la prima di Microsoft e la seconda per tutti.
Perché mi piacciono: perché sono semplici, essenziali e con pochi fronzoli. Ognuna può essere utilizzata in modo più approfondito utilizzando scadenze, aggiungendo allegati, dando il compito ad altre persone nel gruppo, ma di fatto mi piace usarle per tutto ciò che è lista semplice: lista della spesa, lista dei libri che voglio leggere, lista delle persone alle quali voglio telefonare.
Il fatto che proponga una sola lista alla volta mi aiuta a pensare solo a quella e a focalizzare la mia attenzione sui punti della lista e a non distrarmi con altro.
Le App per gli appunti veloci
Keep di Google.
Questa App mi piace molto perché è semplice, è visuale e permette di usare i colori.
La semplicità è il punto di forza di ogni strumento a mio avviso. Per visuale intendo che è come se avessi una lavagna nella quale vedi tutte le note contemporaneamente e quindi hai una visione di insieme. Puoi scrivere note a mano, come testo, come elenco o come audio (che poi traduce in testo). Puoi allegare immagini e condividere con altri la nota. Questo mi permette quindi di usare questa App per tutte le note veloci: un numero che trovo in un volantino, un’idea che mi viene mentre sono in macchina…
Il fatto di poter usare i colori mi permette poi di classificarle per tipologia: personale, lavoro, associazioni di volontariato… etc…
Le App per tenere traccia dei progetti
Qui ci si può sbizzarrire, ce ne sono tantissime, ma te ne consiglio tre per tre tipologie di progetti diversi.
Trello
Ottimo per gestire progetti in gruppo, semplice, lineare, visuale.
Le informazioni vengono organizzate in verticale, per colonne, e le schede possono essere spostate e personalizzate con etichette colorate. La semplicità sta nel fatto che per ogni scheda si vedono titolo, etichetta, immagine e per leggere il resto si entra, quindi approfondimenti, note e check list sono all’interno. Questo mantiene una visione di insieme e permette poi di lavorare nelle singole schede.
È molto utile per la programmazione e per la condivisione.
Non la consiglio come raccolta di idee o come semplice lista per le ragioni che
ti ho spiegato sopra.
Milanote
Dashboard, visuale e totalmente personalizzabile, che permette di raccogliere idee, pensieri in una struttura semplice o complessa a seconda delle tue necessità, nel senso che sei tu a scegliere quando creare una struttura complessa. E questo per me è l’ideale per definire il mio lavoro e raccogliere le idee.
Evernote
Per lungo tempo ho utilizzato Evernote come raccolta di idee e link. Quindi ho scelto di includerlo in questa lista, ma sappi che non è tra i miei preferiti perché trovo macchinoso il modo nel quale gestisce taccuini e note. Se però non hai necessità visuali e soprattutto non hai tanti argomenti in cui dividere le note e vuoi raccogliere, ad esempio, bozze scritte e lunghi elaborati, allora questo è ciò che fa per te.
Ecco, hai due, più una, più tre App da provare. Scegli quelle che fanno per te, ma soprattutto, sceglile per ciò che ti servono, privilegia la semplicità, la funzionalità e la sincronizzazione! Non esagerare, scegline poche e impara a usarle al meglio!
Vuoi aggiungerne una alla lista? Raccontami la tua nei commenti!
Photo Ben Kolde – Unsplash
Nei corsi sulla pianificazione arrivo a proporre una struttura ideale della settimana, con una generica suddivisione delle attività e credo che sia molto importante, oggi ti racconto perché.
Se ti chiedo qual è il prossimo posto dove vuoi andare in vacanza, probabilmente, se è un po’ che ci pensi o hai delle preferenze definite, mi risponderai subito, ma se non ci hai mai pensato, potresti metterci un po’ per rispondermi, potresti poi darmi diverse opzioni e alla fine fare la tua scelta.
Pianificare è un po’ così, all’inizio c’è un foglio bianco
con un mese, un anno, una settimana e sta a te decidere cosa va dove.
Questo è un momento speciale, pieno di infinite potenzialità, con tante possibilità!
Talmente tante che all’inizio è difficile scegliere come iniziare, cosa metterete come primo punto fisso. Perché da quello poi andranno a cascata tutti gli altri.
Quindi scegliere di occupare un giorno con appuntamenti e non con il tempo dalla tua formazione, ad esempio, ti impediscono poi di partecipare a un corso in quella giornata e viceversa.
Per questa ragione credo che essere consapevoli degli impegni che abbiamo in modo ricorrente nella settimana, delle scadenze imminenti, e soprattutto delle diverse tipologie di lavoro che affrontiamo sia indispensabile per capire come pianificare meglio il nostro tempo.
Quanto tempo ti serve per il lavoro di back office nella tua settimana? E cioè quanto tempo devi dedicare ad esempio alla segreteria, alla fatturazione, all’esecuzione di tutte le faccende pratiche che stanno dietro al tuo lavoro? Questo è quello che chiamo “back office”.
Quanto è il tempo che dedichi al tuo lavoro di concetto o
creativo? E cioè al tempo che è del “vero lavoro” di creazione di contenuti,
prodotti e via dicendo?
Se hai idea di quanto tempo dedicare alle varie attività e crei una settimana tipo, un mese tipo, poi sarà più semplice pianificare la settimana reale partendo da dei capisaldi che ti aiuteranno.
Allo stesso tempo ti permetterà di essere flessibile, modificando l’ordine delle giornate, ma non la somma e quindi il risultato.
Quindi nella tua agenda ideale saprai che ad esempio dovrai dedicare almeno tre giornate al mese alla pianificazione social, poi in quella reale deciderai se saranno i primi tre giorni del mese o un giorno a settimana. Così potrai stabilire come alternare le giornate di appuntamenti e quelle dedicate al lavoro di scrittura, o al tuo tempo libero!
Vuoi provarci anche tu? Ecco il corso che fa per te! Vai a curiosare 😉
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“Oddio, la scadenza è fra tre giorni, dovrò lavorare notte e giorno per arrivare in tempo!”
Ti è mai successo qualcosa di simile? Come mai succede?
Diciamo che è molto frequente pianificare il tempo nell’immediato, a livello di settima o di mese con il tempo contato, quando sarebbe meglio imbrogliarci un po’.
Cosa intendo per imbroglio? Intendo il fatto di lavorare d’anticipo e soprattutto, pianificare a gambero.
Ora ti spiego cosa intendo e lo faccio attraverso tre semplici, quanto importanti, regole.
anticipa la scadenza
Non occorre esagerare e anticipare tutto di un mese, ma di qualche giorno sì. Può sempre capitare che non funzioni il server dove caricare il progetto europeo, non poter firmare in digitale il documento da consegnare, avere un imprevisto e non poter portare un prodotto.
Quindi, regolati di conseguenza, e anticipa un po’ la scadenza. Dormirai sonni più tranquilli.
considera le parti e vai all’indietro
Di solito quando si pensa che si deve fare una cosa fra tre mesi, la considerazione che segue è “manca un sacco di tempo, quindi non occorre pensarci oggi” e invece quello che vorrei facessi è l’esatto contrario e cioè che pensassi a pianificare gli step che sono necessari per raggiungere l’obiettivo e calcolare i tempi a ritroso, così saprai quando dovrai iniziare a pensarci.
Non fare il viceversa e cioè se la scadenza è fra tre mesi, dire “beh, posso iniziare a pensarci il prossimo mese”. Pensa piuttosto “partendo dalla scadenza, quanto tempo ci metto a fare tutti i passi che mi porteranno dive voglio arrivare?” Quella sarà la data per cominciare a pensarci.
tieniti largo con i tempi
Soprattutto se è la prima volta, pensa a quanto tempo ti serve per fare le cose… e abbonda. Poi man mano che conosci le cose la stima sarà migliore e la tua pianificazione più realistica.
Ora sai come pianificare a gambero, ma come mai non è altrettanto utile pianificare in avanti? Perché se lo fai in avanti, è facile che le cose slittino oltre la scadenza o, se parti troppo in anticipo. E’ altrettanto facile che tu scelga di dedicare oggi del tempo ad attività che non sono così urgenti e importanti, quindi che non vale la pena fare ora.
Anche questo è un po’ uno spreco di tempo ed è un aspetto che non si considera moltissimo: c’è un tempo per ogni cosa e non è detto che quello più corretto sia ora. Nel senso che lavorare in prossimità della scadenza (e non sotto scadenza mi raccomando) fa sì che poi la mente sia più fresca quando poi dovrai fare delle correzioni, delle revisioni e via dicendo. Se ci hai lavorato troppo tempo prima, è facile che per fare una piccola modifica o riprendere in mano la cosa ti ci voglia molto più tempo e quindi anche molta energia.
Quindi ok, in sintesi:
“a ritroso, ma non troppo”
Questa è un’ulteriore ragione per provare la pianificazione a gambero. E tu, vuoi provarci? Raccontami come va!
Photo by Helle Gade – Unsplah
