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“Oddio, la scadenza è fra tre giorni, dovrò lavorare notte e giorno per arrivare in tempo!”

Ti è mai successo qualcosa di simile? Come mai succede?

Diciamo che è molto frequente pianificare il tempo nell’immediato, a livello di settima o di mese con il tempo contato, quando sarebbe meglio imbrogliarci un po’.
Cosa intendo per imbroglio? Intendo il fatto di lavorare d’anticipo e soprattutto, pianificare a gambero.

Ora ti spiego cosa intendo e lo faccio attraverso tre semplici, quanto importanti, regole.

anticipa la scadenza

Non occorre esagerare e anticipare tutto di un mese, ma di qualche giorno sì. Può sempre capitare che non funzioni il server dove caricare il progetto europeo, non poter firmare in digitale il documento da consegnare, avere un imprevisto e non poter portare un prodotto.
Quindi, regolati di conseguenza, e anticipa un po’ la scadenza. Dormirai sonni più tranquilli.

considera le parti e vai all’indietro

Di solito quando si pensa che si deve fare una cosa fra tre mesi, la considerazione che segue è “manca un sacco di tempo, quindi non occorre pensarci oggi” e invece quello che vorrei facessi è l’esatto contrario e cioè che pensassi a pianificare gli step che sono necessari per raggiungere l’obiettivo e calcolare i tempi a ritroso, così saprai quando dovrai iniziare a pensarci.

Non fare il viceversa e cioè se la scadenza è fra tre mesi, dire “beh, posso iniziare a pensarci il prossimo mese”. Pensa piuttosto “partendo dalla scadenza, quanto tempo ci metto a fare tutti i passi che mi porteranno dive voglio arrivare?” Quella sarà la data per cominciare a pensarci.

tieniti largo con i tempi

Soprattutto se è la prima volta, pensa a quanto tempo ti serve per fare le cose… e abbonda. Poi man mano che conosci le cose la stima sarà migliore e la tua pianificazione più realistica.

Ora sai come pianificare a gambero, ma come mai non è altrettanto utile pianificare in avanti? Perché se lo fai in avanti, è facile che le cose slittino oltre la scadenza o, se parti troppo in anticipo. E’ altrettanto facile che tu scelga di dedicare oggi del tempo ad attività che non sono così urgenti e importanti, quindi che non vale la pena fare ora.

Anche questo è un po’ uno spreco di tempo ed è un aspetto che non si considera moltissimo: c’è un tempo per ogni cosa e non è detto che quello più corretto sia ora. Nel senso che lavorare in prossimità della scadenza (e non sotto scadenza mi raccomando) fa sì che poi la mente sia più fresca quando poi dovrai fare delle correzioni, delle revisioni e via dicendo. Se ci hai lavorato troppo tempo prima, è facile che per fare una piccola modifica o riprendere in mano la cosa ti ci voglia molto più tempo e quindi anche molta energia.

Quindi ok, in sintesi:

“a ritroso, ma non troppo”

Questa è un’ulteriore ragione per provare la pianificazione a gambero. E tu, vuoi provarci? Raccontami come va!

Photo by Helle Gade – Unsplah