Semplici come bimbi

Semplici come bimbi

Questo è un periodo dell’anno controverso: magico per molte creature, di solito quelle piccole, sotto il metro o giù di lì, pressante e demotivante per quelle sopra il metro e mezzo, che si sentono piene di doveri, corse ai regali e chiusure di fine anno.

Quello che vorrei fare con te in questi ultimi post dell’anno è assaporare la bellezza del tornare con la mente a essere alti meno di un metro.

“Tutti i grandi sono stati bambini una volta. Ma pochi di essi se ne ricordano”
Antoine De Saint-Exupery

La tua memoria come va? Si tratta di una cosa tutt’altro che scontata, ma nel mondo degli adulti, essere bambini è una cosa davvero importante.

I bambini non si fanno poi tanti problemi: esprimono i propri sentimenti, li vivono e li lasciano andare con semplice genuinità.

Parliamo proprio di questi sentimenti e iniziamo con la cosa più semplice e genuina: la meraviglia.

Hai presente la faccia di un bambino mentre scarta un regalo? Mentre ascolta storie intrise di personaggi magici? Mentre assapora il sapore dei fiocchi di neve? Occhi spalancati, bocca aperta e attenzione totale.

E tu quando ti sei sentito così l’ultima volta? Probabilmente non lo ricordi. Probabilmente il mondo degli adulti non ci dà la possibilità di essere così genuini e semplici.

Ma questo non significa che non possiamo fare uno sforzo in più per approcciare le nostre giornate e il nostro lavoro con un sincero desiderio di meraviglia, portando nel cuore quella semplicità di vivere e quel sano “lasciar andare le cose”. Certo, non sempre, non tutti i giorni, ma credimi, vale veramente la pena tentare.

Come fare dunque? Come sentirsi un po’ bambini in questo mondo di adulti?

Dedicando del tempo a ciò che ti piace, perché questo è ciò che ti dà energia e voglia di fare.

E così puoi fare tua la semplicità di quell’essere bambini. Hai presente cosa succede dopo che un bimbo smette di piangere? Torna il sorriso e si ricomincia da zero. Sembra incredibile, ma è proprio così.

Questa è una cosa che gli adulti non fanno, costa fatica, molta più di quanta ci si aspetti, e spesso il rancore, la paura di uno sbaglio, la frustrazione di un fallimento rimangono appiccicati come piattole e si torna a essere sereni dopo un sacco di tempo, troppo.

Bene… impara a ricordare e fai come un tempo: lascia andare, sperimenta, vai oltre.

Lascia stare ciò che non va bene e ricomincia daccapo, e, se puoi, con la giusta dose di meraviglia.

Questo è l’atteggiamento giusto, con il quale lavoro con i miei clienti. Si lavora sulle priorità, sulla scelta di cosa portare con sé e cosa no, e quindi anche lasciando andare ciò che non va più bene, ciò che non serve. Questo, molto in sintesi, è un corretto percorso di decluttering.

Ci avevi mai pensato?

Non è egoismo, ma piuttosto significa vivere nel presente e nell’onestà verso sé stessi, consapevoli di sapere ciò che piace, ciò che è utile, e ciò che non piace, ma che è comunque importante fare (sì anche i bimbi fanno cose che non piacciono, ma solo se è importante farle).

Quindi, come ci ricorda il piccolo principe, ricorda, anche tu sei stato bambino, hai vissuto di meraviglia e di leggerezza.
Perché non rifarlo anche ora?

 

 

Photo by Henley – Unsplash
Le chiavi di ricerca

Le chiavi di ricerca

“Ma era sotto articoli o in rassegna stampa?”

“La contabilità era la cartellina rossa o quella blu?”

 

 

Ti capita di non avere la più pallida idea di dove andare a cercare qualcosa di importante nei tuoi archivi e non sapere come ritrovare quella foto o quel file?

Succede, ma è una cosa che si può prevenire, a mio avviso, con due semplici pensieri.

 

Quando archivi qualcosa pensa a te stesso come se avessi perso la memoria, come se fossi la versione sciocca di te.

Me lo avrai sentito dire tante volte, ma il percorso più logico e semplice si trova proprio pensando a noi stessi senza memoria, un po’ più stupidi, come a dire “estranei a se stessi”.

Se poi vuoi proprio fare la prova del nove, prova proprio a far trovare qualcosa a un estraneo e vedi se funziona 😉

 

L’altro pensiero, che non consideriamo spesso, sono le nostre caratteristiche specifiche per la ricerca, quelli che sono i metadati in un archivio vero e proprio e che per te possono essere le chiavi di ricerca, le famose etichette. In breve, queste devono rispondere alla domanda “come cercherai questo dato in futuro?”

Questo ragionamento è valido per gli archivi di dati, quindi i database, ma anche per le mail.

 

Ti consiglio in primis di non metterne una soltanto a meno che non siano proprio cose che cercherai solo con un criterio, ad esempio anche le fatture potrebbero avere due chiavi: per cliente e per anno.

Allo stesso modo non ti consiglio di abusarne, perché se ne metti troppe le ricerche saranno pressoché inutili. Hai mai provato a cercare qualcosa di specifico in Amazon per poi vedere che viene fuori di tutto? Non ti viene un po’ di fastidio? Ecco, evita di far succedere la stessa cosa alle tue ricerche. Sii specifico nell’assegnazione.

L’ultima indicazione che ti vorrei dare è quella di mettere parole che per te hanno significato e non necessariamente per il mondo esterno.
Se ad esempio per te le parole geografia e paesaggio hanno due accezioni diverse, usale secondo la tua personale classificazione. L’importante è che per te sia sufficientemente chiara ed esaustiva per andare a colpo sicuro nell’assegnazione.

Questo è un importante aspetto poco considerato che ti permette di essere ordinato da un lato, ma anche esaustivo e cioè evitare di lasciar fori qualcosa.

Ricorda qualche elemento può essere estraneo alla catalogazione, ma se sono già una decina, vuol dire che manca una categoria 😉

 

Questa è la bellezza degli archivi:

 

devono sì essere logici, ma anche su misura per te, perché le chiavi di ricerca devono essere utili a te (o al tuo gruppo di lavoro) ed è per questo che ti consiglio di usare le tue parole, il tuo linguaggio, ma con semplicità e precisione.

 

E per finire… non scordare le etichette. Sì, oggi è tutto chiaro: contabilità rosso, bollette blu, ma, ancora una volta, perché far fare fatica alla nostra mente? Semplifica!

E tu fatichi con le tue parole chiave? Se la risposta è sì, sono qui per aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Marjan Blan Marjanblan – Unsplesh

Sussidiari ed enciclopedie

Sussidiari ed enciclopedie

Finalmente in terza elementare ho potuto avere il sussidiario. Mi piaceva tantissimo, in un solo libretto era contenuto tutto ciò che dovevo sapere: le letture, gli esercizi, le pagine di storia.

All’università, allo stesso modo, mi piaceva fare il contrario: poter prendere un po’ da un testo e un po’ da un alto e costruire la mia conoscenza sommando i vari input, i tanti libri.

Perché ti racconto questo?

Perché nel tempo le nostre esigenze cambiano, e soprattutto per quanto riguarda la nostra conoscenza, le nostre esigenze aumentano e via via si fanno più specifiche e complesse.

 

Questo ragionamento si adatta a pennello anche ai nostri archivi: nascono semplici e crescono diventando via via più articolati.

 

Per questa ragione ti consiglio di iniziare con la versione più semplice e base possibile. Una cartellina e via. Se cartacea nemmeno troppo spessa.

Poi all’aumentare dei dati, aumenta lo spazio e inizia la prima suddivisione. Come? Secondo il criterio maggiore, più importante.

Ancora una volta, non cadere nell’errore, non dettagliare, non fare troppi fronzoli: in maniera semplice delinea le cose più importanti.

Se poi cresce ancor di più, ecco che saranno necessarie le sottocategorie e le specificazioni. A questo punto sì puoi lavorare di etichette ben fatte, di sotto-cartelline. E ora sì mi permetto di dirti di investire un po’ di tempo e capire come fare al meglio.

Ma fino a questo momento, era tempo perso per due ragioni: non conoscevi ancora in che direzione sarebbe cresciuto il tuo archivio e quindi avresti potuto sbagliarne la direzione e, seconda ragione non meno importante, questo lavoro fa parte dei famosi fiocchetti anti-produttività.

Anche tu, parti dal tuo sussidiario e, quando si presenta la necessità, struttura la tua enciclopedia, non fare il viceversa!

 

Photo by Harald Arlander – Unsplesh

La non produttività

La non produttività

“Oggi non mi sono mai fermato eppure sento che non è stata una giornata produttiva. Ma del resto così dovevo fare.”

Mai detto o pensato qualcosa di simile?

Ci sta, o per lo meno, a mio avviso è molto umano e comune. Il lavoro è fatto anche di abitudini e di voglia di fare le cose ben fatte, quindi capita di sprecare del tempo nell’idea di fare le cose fatte bene o di non lavorare sulla produttività perché è molto più semplice fare come si è sempre fatto.

Andiamo a vedere cosa significano questo due importanti concetti.

 

VUOI ESSERE PIÙ PRODUTTIVO?
SMETTI DI FARE I FIOCCHETTI

 

Sono stata un po’ brutale, ma di questo si tratta. Tutti vogliamo che il nostro lavoro sia impeccabile e ben fatto, ma non riflettiamo che a volte cercare di raggiungere la fantomatica perfezione significa semplicemente perdere tempo facendo i fiocchi su un pacchetto già perfetto.

Questo per diverse ragioni. La prima è che il nostro concetto di perfezione potrebbe non essere lo stesso di quello del nostro cliente, molto spesso il nostro è più alto perché vediamo sempre miglioramenti possibili e imperfezioni. La seconda è che comunque è impensabile raggiungere la perfezione, ci sarà sempre qualcosa da migliorare. La terza che nell’ottica lavorativa dobbiamo produrre un risultato nei tempi stabiliti e con le risorse che abbiamo a disposizione, per fare lo step successo, quello ideale con tutte le migliori di cui sopra, in verità, è la versione due dello stesso progetto.

Ricorda la legge di Pareto: è il 20% dei nostri sforzi a dare l’80% dei risultati, non viceversa.
Quindi punta ad un risultato buono per l’80% e poi fermati, quel 20% è lavoro sprecato, sono i fiocchetti.

Cosa sono in pratica?

  • le eterne revisioni;
  • gli incontri a questioni già definite;
  • il riordino ossessivo che va oltre alla normale funzionalità;
  • la creazione di copie delle copie delle copie per evitare il blackout ipotizzato (e sottolineo mai avvenuto) per millennial bug;
  • l’ennesima prova di una presentazione giusto per impararla a memoria.

Potrei andare aventi e sono certa che anche tu puoi aggiungere qualche punto all’elenco.

 

DEVE ESSERE FATTO PER IERI

 

Percepire il tempo come stringente agisce spesso contro la stessa produttività: diventa un fattore di stress e a volte di vero e proprio blocco all’azione. Ma anche se sei una persona che lavora bene sotto pressione, lavorare sempre sotto scadenza ha dei grossi limiti in termini di produttività.

Quando fai qualcosa perché deve essere fatto subito è molto facile tu utilizzi dei metodi consolidati per lavorare velocemente per ottenere il risultato. Questa è sicuramente un’abitudine utile e che salva il lavoro nel caso di una reale urgenza. Ma se questa diventa un metodo, non sarà mai migliorabile.

Il fatto di avere tempo in più permette di analizzare il processo, valutare miglioramenti, perdite di tempo, di sistemare al meglio format di partenza, gli archivi. In breve, permette di farsi trovare pronti alla reale situazione di emergenza.

Al contrario, se sei in urgenza, probabilmente ti limiti a produrre il risultato e basta, non pensi al processo, né a sistemare il tutto… ci sarà tempo, peccato che poi arrivi un’altra scadenza.

 

Come vedi la gestione del tempo e la produttività sono legate. Che tu ami i fichetti o le scadenze, non importa, capita a tutti.

 L’importante è riconoscere quando succede e invertire la tendenza la volta successiva.

 

Pronto a cambiare rotta?

 

 

Photo by Tetiana Shadrina – Unsplash

Il contorno della produttività

Il contorno della produttività

Non ci si pensa a mio avviso sufficientemente spesso, ma…

 

il contorno al nostro lavoro è ugualmente importante rispetto al lavoro stesso.

 

Cosa vuol dire?

Beh, hai mai provato a telefonare in un bar affollato? Direi che la cosa è chiaramente poco fattibile, ti troverai ad alzare la voce, a chiedere di ripetere le frasi e via dicendo.

Se questo esempio è facile da capire, non lo è spesso il suo parallelo nelle attività lavorative.

Spesso ci lasciamo interrompere da telefonate, notifiche o richieste di persone che entrano improvvisamente nel nostro luogo di lavoro.

 

Il punto è che spesso è la persona che si adatta al contesto lavorativo e non viceversa.

Se invece vuoi lavorare sulla produttività a partire dal contorno, devi fare il contrario.

 

Ecco alcuni esempi.

Se devi concentrarti, fai in modo che l’ambiente intorno a te sia tranquillo e non troppo stimolante. Oltre a togliere le notifiche e impedire che ti interrompano, nessuno è mai morto se aspetta mezz’ora in più, e fai in modo di avere anche un tavolo libero da ulteriori stimoli: ad esempio i materiali di un altro lavoro del quale ti dovrai occupare dopo, il volantino della palestra che dovrai andare a vedere finito di lavorare.

Semplifica il tuo spazio, fai lavorare la mente in modo focalizzato.

Se poi ti aiuta aggiungi un tocco di profumo di menta, o una candela, piccole cose che ti facciano predisporre al meglio verso il lavoro che devi fare.

Un’altra astuzia è pensare al tipo di lavoro che devi fare in base al luogo dove ti trovi. Mi spiego, se sai che dovrai aspettare a lungo un incontro o che hai di fronte a te un viaggio in treno e hai deciso che questo è ancora tempo di lavoro, non pensare le cose che devi fare in termini di urgenza, pensa piuttosto le attività che puoi fare in base al contesto: quindi potrai leggere delle mail nelle quali sei stato messo in conoscenza, scrivere le bozze di alcuni lavori, leggere gli articoli che hai messo da parte, tutte cose che non richiedono altissima concertazione e che puoi permetterti di svolgere in quel contesto.

Infine, se hai bisogno di stimolare la tua creatività e il tuo pensiero laterale, considera di cambiare proprio posto di lavoro e qui, dai spazio alla fantasia. Cambiare aria, avere nuovi stimoli è spesso la soluzione più produttiva.

Quindi pensa a dei luoghi di lavoro alternativi, come la panchina al parco, la biblioteca o semplicemente un nuovo coworking.

 

Come vedi non sei tu a dover soffrire il tuo posto di lavoro e faticare per fare alcune cose, piuttosto cambia prospettiva e adatta le attività lavorative ai luoghi e fai in modo che i tuoi posti di lavoro siano un supporto e non una barriera.

Perché ti dico tutto questo? Perché probabilmente riuscirai a lavorare lo stesso, ma farai molta più fatica, ti sentirai stressato e potrai sbagliare più facilmente.

Quindi… gira la frittata!

E per te, quale è stato il posto più strano dove hai lavorato?

 

 

Photo by Farrel Nobel – Unsplash