Quello su cui ho insistito tanto la scorsa settimana è che la mail è uno strumento di comunicazione, non la “to do list”, il calendario, il luogo per gli appunti. L’in box è la cassetta della posta, è il luogo nel quale arrivano le mail.
Seconda cosa, per poter lavorare bene e concentrati c’è una regola: evita le distrazioni. E le distrazioni sono anche il nostro in box, con il continuo arrivo di mail e di notifiche.
Come fare dunque? Utilizzare l’in box come raccoglitore di informazioni e non come dashboard.
Ti consiglio, per questa ragione, tre etichette molto utili. Non sono certo esaustive, magari tu avrai piacere di identificarne altre, ma voglio farti capire cosa significa utilizzare la mail come strumento di lavoro.
@to do & to remeber
Questa etichetta raccoglie tutte le mail che racchiudono un’azione che sia più lunga di due minuti e che non hai ancora avuto modo di portare a termine.
È buona prassi infatti, se una mail richiede poco tempo ed impegno per essere conclusa, che venga fatta e archiviata (o eliminata).
Se invece richiede un lavoro che implica un tempo maggiore, ecco che torna utile la categoria @to do. Quest’etichetta non sostituisce la lista delle cose da fare, dove tra le varie azioni ci sarà “rispondi alle mail”, ma fa in modo che poi tu possa lavorare su questa categoria di mail senza essere interrotto dall’arrivo di nuove mail, cosa che invece succederebbe se le avessi lasciate nell’in box.
@deleghe
Tutte le cose delle quali non ti occupi direttamente e che attendono una risposta o che implicano un’azione da altri andranno temporaneamente raccolte qui. Anche in questo caso l’etichetta non sarà sostitutiva della lista deleghe, perché ci saranno questioni che si sono delegate a voce, ma se devo riprendere una mail al volo, così sarà più veloce.
@cc
Tutte le cose sulle quali devi essere informato, ma delle quali non ti devi preoccupare in prima persona vanno qui, applica un filtro e raccoglierle. Sarà più semplice leggere tutte insieme, senza ogni volta pensare se è compito nostro o meno fare qualcosa.
Le tre etichette sono finite, ma te ne aggiungo una che non è utile per il lavoro, ma che può essere utile copiare.
@acquisti e buoni
Io ho creato quest’etichetta per archiviare temporaneamente tutte le mail riguardo agli acquisti che faccio on line. Finché non li ricevo e non è tutto in ordine, so che posso trovare rapidamente tutte le informazioni qui. Poi, di volta in volta, cancellerò quelle che non mi servono più. Tengo anche i buoni sconti o le promozioni che mi arrivano. Così facendo alleggerisco il mio in box e il mio occhio non cade ogni volta su un’informazione che non è così determinante, ma che mi è ancora utile.
Ricorda che una volta concluso qualcosa, la mail va archiviata, quindi oltre alle etichette sarà bene prevedere una buona struttura di archivio, agile e funzionale alle tue esigenze.
Prova anche tu e vedrai che utilizzando bene l’archivio e anche solo le prime tre etichette, lavorerai efficacemente e il tuo in box sarà un vero raccoglitore di… nuove informazioni!
E tu, hai qualche altra etichetta che ritieni utile?
Quand’ero bambina mi piaceva un sacco travestirmi… avevo un cesto di vecchi vestiti che combinavo a seconda di quello che volevo essere in quel momento realizzando combinazioni improbabili. Ti dirò, che anche da grande non mi sono mai tirata indietro in fatto di maschere.
Poi crescendo la maschera è diventata più una divisa, un modo per aiutarmi ad affrontare i miei compiti e le mie passioni. Come sai oltre al lavoro sono un’appassionata di montagna e faccio parte anche di qualche associazione di volontariato. E per ogni occasione ci vuole una divisa diversa 😉
Per divisa intendo sia un abito sia un lato del carattere o un modo di comportarsi. Ma perché sono tanto importanti queste “divise” e queste occupazioni diverse del nostro tempo?
Perché ci permettono di esplorare tutti i lati del nostro carattere, tutte le sfumature del nostro essere.
Siamo figli, genitori, compagni, lavoratori, sportivi e chi più ne ha più ne metta. E tutti questi aspetti convivono nello stesso involucro. Sono tanti aspetti del nostro essere che hanno uguale importanza e che meritano spazio e passione.
Quindi impariamo a dare il giusto peso alle nostre sfumature: se ci piace ballare e non siamo capaci, facciamolo comunque! Se ci vogliamo dedicare il nostro tempo libero ad un’attività che è agli antipodi del nostro lavoro quotidiano, cosa importa? Coltiviamo tutti i nostri aspetti!
La nostra passione il nostro tempo libero, è importante tanto quanto il nostro lavoro, perché solo dando il giusto peso alle nostre sfumature possiamo goderci l’arcobaleno che siamo!
Sarò diretta e andrò dritta al punto: ma tu con te stesso, scherzi mai?
A volte non è necessario prendere sempre tutto secondo la parte seria, dobbiamo anche saperci divertire e alleggerire un po’. Quindi…
approfitta del carnevale e gioca un po’ con te stesso 🙂
Prendere le cose con leggerezza significa anche iniziare la giornata di lavoro con un saluto, una battuta con il tuo collega, o semplicemente chiedendogli come sta. Non occorre sempre iniziare sbuffando sulle cose da fare che, detto tra noi, rimangono comunque le stesse.
Così, prendere alcune cose con un po’ di leggerezza durante la nostra quotidianità non guasta. Soprattutto se capitano degli imprevisti, molto dipende dal nostro approccio. Un po’ come ci racconta Davide Cardile in quest’articolo, ognuno ha il lunedì che si merita.
E così leggerezza significa anche prendersi i propri spazi, farsi un regalo ogni tanto, saper guardare anche il lato bello delle cose e saper apprezzare anche la magia delle piccole cose.
Ecco perché il mercoledì faccio un gioco che si chiama #unminutoperte. L’idea è proprio questa: ricordarti l’importanza di saper dare una ventata di freschezza alla giornata anche solo con un minuto di leggerezza e di consapevolezza.
Quindi… Questa settimana ti do ben tre compiti!
- Dedicati un minuto per te!
- Manca poco alla fine del carnevale e approfittiamone fino in fondo. Alleggerisci la tua giornata di ciò che è negativo, che consuma inutilmente il tuo tempo e le tue energie. Provaci: analizza la tua giornata e trova un aspetto che vuoi cambiare, un’abitudine, un modo di fare qualcosa che non ti soddisfa. E’ sufficiente una piccola cosa, anche solo con un gesto e vedrai che sarà un grande cambio!
- E infine, ricorda, non sai mai chi hai di fronte, cosa sta passando la persona che incontri, quindi… rispetta i tuoi ed i suoi spazi, i tuoi ed i suoi tempi e sii educato. Anche un sorriso è un’ottima leggerezza.
Qual è la tua musica preferita? Rock, punk. Classica? Tutte?
Ma tutti amiamo le stesse melodie o a seconda del momento del giorno e di come stiamo ce ne piacciono solo alcune?
A inizio mese ti ho parlato di resilienza versus adattamento passivo. Oggi voglio farti capire cosa significa nella vita di tutti i giorni, a casa e nel nostro tempo libero.
Un esempio tra tutti: il rispetto del nostro ciclo circadiano.
Hai mai pensato se sei una persona mattutina o serale? Qual è il momento del giorno nel quale le cose riescono meglio e con meno fatica?
Fai quest’analisi e cerca pianifica di conseguenza le tue giornate: nei momenti a te più favorevoli pianifica le attività più faticose e lascia le pause negli altri momenti: se la mattina alzarsi è una tragedia, pianifica una lenta routine mattutina e sposta il tuo allenamento di corsa nel pomeriggio. Al contrario, se la sera non vedi l’ora di andare a letto, perché non trovare un modo di leggere il libro che ti piace in treno o in bus mentre vai al lavoro?
Da sempre ci insegnano che certe cose si fanno in certi momenti del giorno, ma in verità nessuno ci insegna che prima di tutto dobbiamo adattare il nostro ritmo alle cose da fare e con questa piccola arguzia… vedrai che avrai molta più energia e farai molte più cose!
La scorsa settimana ti ho parlato di resilienza versus adattamento passivo. Oggi voglio farti capire cosa significa ad esempio sul lavoro. In quest’ambito infatti è molto facile adattarsi alle situazioni senza ricordarci che con poco impegno in più si può lavorare meglio, sprecando meno tempo ed energie.
Sei pronto per il tuo check up? Ecco 3 idee che potranno rivoluzionare il tuo lavoro:
Prova a cambiare punto di vista: quando entri nel tuo ufficio, non sederti al tuo posto, prova a far finta di essere l’ospite, la persona che nel tuo ufficio. Da cosa viene accolta? Come si trova? cosa vede?
Ora cerca di migliorare gli spazi dell’ufficio rendendolo più accogliente, fresco e funzionale.
Prova ad aprire un progetto chiuso e archiviato. Trovi i documenti? Sono di facile consultazione? C’è troppo o troppo poco materiale?
Alla tua analisi fai seguire delle nuove idee per gestire meglio i tuoi documenti.
Terzo ed ultimo punto. Tutti noi facciamo dei lavori ripetitivi che spesso portano via molto tempo. Ma sono davvero indispensabili? E soprattutto, siamo certi che li facciamo nel modo più efficiente e veloce? Analizziamoli da un punto di vista esterno, magari chiediamo aiuto ad un collega che non l’ha mai fatto e vediamo quali sono i miglioramenti possibili.
Queste sono tre idee che possono aiutarti a valutare se nel lavoro ci siamo adattati a comportamenti, abitudini e situazioni per comodità e non perché sia un vero adattamento, quindi… analizza e poi, via al cambiamento!
E se non trovi delle idee soddisfacenti, chiedi l’aiuto di un Professional Organizer, ti aiuterò a trovare le soluzioni ad hoc per te!
