Sei in auto e devi assolutamente comunicare che non arrivi in tempo. Che fai? Scrivi un Whats App? No, assolutamente, non si può!
Sei in ufficio e non ti ricordi più a che ora devi andare a prendere i bambini, cosa fai, chiami? No, non è il caso, non puoi parlare.
Può essere il caso di usare un messaggio audio? Ma questi messaggi rapidi che non sono scritti e non sono chiamate, come possono essere usati? Ci sono delle regole? O si tratta solo di una moda del momento?
Ormai vedere le persone che registrano messaggi vocali camminando o solo per gioco è una cosa di routine… ma sono davvero sempre utili? In particolare, quando è un sì e quando un no?
Vediamo un po’ di sistemi per organizzare meglio la nostra comunicazione.
Audio messaggi sì
- Quando hai le mani impegnate per scrivere e devi comunicare qualcosa urgentemente. Ma ricorda che quando registri un messaggio devi aver già chiaro quello che vuoi dire, quindi via i “mmmm…” “ehmmm” “un attimo, cosa volevo dire?” chiaro, conciso, dritto al punto!
- Quando devi comunicare qualcosa di complesso e scrivere richiederebbe troppo tempo e magari anche troppa energia. A volte il modo in cui qualcosa viene detto è parte integrante del contenuto, non credi? In tal caso scriverlo o dirlo, non è la stessa cosa.
- Quando racconti qualcosa a qualcuno e hai piacere di far sentire la tua voce. Ad esempio, se sei in viaggio e hai piacere di farti sentire un po’ più vicino, un audio messaggio può essere un po’ di più di un messaggino e il fatto di lasciarlo lì permette, a chi lo riceve, di ascoltarlo nel momento migliore, e se lo desidera… di riascoltarlo.
Audio messaggi no
- Quando sai che la persona che li riceverà non li può ascoltare. Ci hai mai pensato? Se mandi un messaggio audio a qualcuno che è in ufficio potrebbe non ascoltarlo fino a che non esce, perché non sa quanto è lungo, perché teme di far sentire l’audio e via dicendo.
- Quando basta una risposta sintetica che può essere scritta. Anche qui… dritto al punto!
- Quando vale la pena fare proprio una telefonata e scambiare due chicchere piuttosto che fare uno scambio di registrazioni vocali.
E tu che ne pensi? Ti piacciono i messaggi audio? Li usi? Raccontamelo nei commenti!
Ti è mai capitato di essere preoccupato al solo pensiero di affrontare una giornata pensante? Di temere di non riuscire a fare tutto e di arrivare all’ultimo con l’acqua alla gola?
Oggi voglio parlarti proprio di questo, di come gestire meglio una giornata pensate al lavoro. Ecco dei consigli pratici che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo e la tua energia… e per farlo, si parte dai giorni prima.
Fai in modo di preparare tutto ciò che ti serve, tutto il materiale di lavoro utile, il giorno prima, non pensare lo farò all’ultimo domani, perché domani avrai sicuramente un’altra cosa dell’ultimo minuto da fare.
Se pensi che ci siano dei punti particolarmente critici, cerca di pensare già da ora come potresti risolvere un possibile imprevisto. Non fasciarti la testa a pensare tutti i mille possibili imprevisti che potrebbero succedere, ma prevedi comunque qualche scappatoia. Ad esempio, se stai per presentare un progetto, pensa alle possibili domande che potrebbero farti e prepara un po’ di materiale in più. Se devi discutere un progetto, pensa a come valutare le possibili obiezioni. Se devi fare un viaggio, prenditi in anticipo, così anche un imprevisto nel traffico non sarà un problema. In breve, pianifica i tempi e i contenuti valutando anche gli imprevisti.
Se hai delle cose personali in sospeso che devi finire in quel giorno di lavoro cerca di anticiparle e se non possibile, scrivile. Così la tua mente non dovrà pensarci durante la giornata di lavoro impegnativa e non appena sarà finita, le avrai di nuovo tutte sottomano.
Prevedi anche nella giornata pesante e impegnativa dei momenti di pausa, non saltare la pausa pranzo e non farcirla di cose che puoi pianificare in altri momenti. Meglio meno cose, ma fatte bene, che tante e fatte male.
Dedica un po’ di tempo a te stesso la sera prima, questo ti aiuterà a ritrovare un po’ di energia e di concentrazione.
Vai a letto presto, la mente riposata e fresca aiuta a vedere tutto con la giusta luce e il giusto peso!
In breve, gioca d’anticipo e fai un carico di energie!
E se non sai da che parte prendere… chiamami, gestione del tempo e dell’energia, sono pane per i miei denti!
Le interruzioni al lavoro sono una cosa molto fastidiosa e soprattutto possono essere molto frequenti e gestirle non è sempre semplice. Ma lavorare in modo spezzettato e discontinuo, può essere davvero un’impresa ardua e soprattutto può portare a non concludere nulla di buono.
Se questo è anche un tuo problema, ecco tre cose sulle quali puoi riflettere.
Le notifiche
Quante volte fai interrompere il tuo lavoro dal suono di WhatsApp o di una mail? La curiosità è sempre tanta e non è facile riuscire a non farsi distrarre. Il mio consiglio spassionato è quello che se stai facendo un lavoro, lavora su quello e togli le notifiche. Poi toccherà il momento delle mail e dei messaggi. Ma sai perché ti dico questo? Perché anche se non te ne rendi conto passare dal leggere un documento al leggere una mail e poi tornare di nuovo al documento ti porta a consumare molta energia e tempo perché devi rifare il punto, rimetterci la testa. Quindi… non sprecare tempo ed energia, fai una cosa alla volta.
Chiudi la porta
Aprire la porta del tuo ufficio quando puoi essere interrotto e chiuderla quando devi lavorare può essere un buon modo per dare un segnale a chi lavora con te di quando puoi o non puoi rispondere. Soprattutto se quest’idea è condivisa anche con gli altri, così da non sembrare maleducata. Del resto stare concentrati è l’unico modo per lavorare bene, quindi non si tratta di escludere qualcuno, quanto piuttosto di darsi una regola.
Aree per i messaggi
Se hai ascoltato i due punti precedenti avrai anche capito che può succedere che quando tu stai lavorando e hai la porta chiusa e hai silenziato le notifiche, non vuoi essere disturbato. Allo stesso modo, quando ne avrai bisogno tu, magari i tuoi colleghi non saranno disponibili e non dovrai creare a tua volta le stesse interruzioni, quindi… come fare?
È sufficiente trovare un modo per comunicare lasciando dei messaggi. Ci sono tanti programmi di messaggistica istantanea o delle applicazioni per i gestionali che permettono di lasciare dei messaggi. Così non appena una persona sarà disponibile potrà controllarli e rispondere, senza interrompere sé e nemmeno gli altri.
Un’ultima interruzione della quale ti vorrei parlare è il famoso pensiero “è finito il latte, devo metterlo sulla lista della spesa”. Ebbene, la nostra mente è fantastica e ricorda molte cose, non sempre però le ricorda nei momenti migliori… ed è per questo che ci crea delle interruzioni anche quando siamo concentrati e stiamo lavorando e si tratta pur sempre di un’interruzione. Come uscire dall’inghippo? E’ semplice: annotandolo.
Quindi, scarica la mente e fai in modo che sia libera di lavorare, senza interruzioni e senza pesi!
E se vuoi qualche altro consiglio… scrivimi, sono qui per te!
Ti è mai capitato di iniziare un lavoro e avere il terrore di dimenticare qualcosa e passare un sacco di tempo a controllare e ricontrollare se avevi fatto tutto e se era tutto giusto?
Questo è un vero cruccio e può creare molto stress oltre a far perdere un sacco di tempo.
Ma non ti preoccupare, c’è una soluzione! Tanto semplice quanto utile: si tratta di una lista. Sai quanto ci tengo alle liste e quanto penso siano importanti per scaricare la mente.
Ma questa è una lista speciale, è una check list!
Cos’ha di tanto diverso? Ti aiuta in tutto ciò che è ripetitivo: ogni lavoro ha dei compiti che si ripetono e per questi ci sono delle sequenze precise. Ma ti aiuta anche quando cominci a fare qualcosa di nuovo, a farlo pezzetto per pezzetto, sempre al meglio e senza perdere il controllo.
Ci hai mai pensato, quando inizi un lavoro nuovo sembra tutto più difficile. Una volta che ci hai preso mano, tutto diventa più fluido, quasi automatico e spesso anche più veloce.
Al contrario, all’inizio anche solo ricordare dove sono i file o in che staffale sono archiviati certi faldoni e qual è la sequenza esatta delle cose da fare può essere complesso. Ecco quindi che una check list ben fatta ti aiuta a non perdere i pezzi e a non fare lavoro inutile.
Vediamo quindi come si fa.
A mente fredda cerca di guardare il compito che devi fare con occhi esterni, come se lo dovesse fare qualcun altro e annota tutti i punti da svolgere. Poi mettili in sequenza temporale, stabilisci cosa viene prima e cosa dopo. Così capirai se hai scordato qualche passaggio. Poi specifica ogni punto in maniera chiara e dettagliata. È un po’ come se dovessi scrivere le istruzioni per l’uso di qualcosa.
Ora prevedi a fianco alle tue voci una spunta, così ogni volta che avrai fatto qualcosa, potrai segnarlo e sarai certo di averlo fatto e di poter andare oltre, senza di fatto andare a ricontrollare. Ultima accortezza, la prima volta che la usi, vedi se funziona: se è meglio dividere alcune voci, o accorparne altre.
Vedrai che le tue giornate diventeranno più fluide, ogni giorno avrai la tua check list per svolgere i compiti assegnati, avrai quindi la tua tabella di marcia e potrai tenere traccia del punto della situazione. Senza accorgertene via via inizierai a memorizzare i vari passaggi. Nel tempo, infatti, per alcuni compiti la check list non sarà più necessaria, i vari passaggi saranno già nella tua mente.
Ma per altri, invece, sarà un utilissimo modo per ricordare tutto. Ad esempio, per preparare il materiale per una trasferta, ecco qui un esempio. Questo metodo di lavoro ti tornerà utile in tutti i casi in cui un compito si ripete. Facile no?
Ora non ti resta che creare la tua! E poi raccontami come è andata!
Ti sei mai trovato a metà giornata che sei già senza energie? E ti chiedi come arriverai a sera? Sei appena rientrato dalle vacanze e di colpo… è come se non ci fossi mai andato?
Come mai?
Si tratta del bilancio delle energie. Non sempre ci si ricorda di tenerne conto, si parte in quarta pensando “ora faccio tutto!” Ed è proprio qui l’errore… bisogna mantenere la visione d’insieme delle cose e, oltre a programmare adeguatamente la giornata, fare anche il conto con le energie che volta per volta mettiamo in campo.
Ecco tre suggerimenti che possono ottimizzare l’uso delle tue energie e preservarti dal bruciare le tue energie come cerini al vento.
Inizia con qualcosa che ti piace fare
Quando inizi a lavorare fai qualcosa che ti introduca al lavoro che dovrai fare nella giornata, fai qualcosa che ti piace, così inizierai senza “bruciare” troppa energia. E’ come se fosse un riscaldamento al lavoro.
Le pause sono importanti
Durante la giornata, non dimenticare le pause. Anche se al momento non ti pare di averne bisogno, poi ne sentirai la mancanza. Quindi scadenza sempre il tuo lavoro con delle pause. Non occorre siano lunghe, ma piuttosto che siano vere pause. Leggere le mail personali, cercare qualcosa in internet, fare un lavoro del proprio hobby non è una pausa. Alzarsi, fare due passi, prendere un caffè, fare due chiacchiere… queste sono pause.
Gratificati per il lavoro che fai
Regalati delle ricompense a lavoro finito. Anche qui, non occorre siano cose grosse o impegnative, è solo un modo per prendersi cura di sé e ricordarti che sei una persona che vale e che merita di gratificarsi per l’impegno dedicato al proprio lavoro!
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