Il bello dell’organizzazione che se ti cala a pennello, viene talmente naturale, che te ne dimentichi. Ecco allora che vorrei darti dei veloci suggerimenti per rendere le cose ancora più leggere.
Questo mese voglio parlarti in modo semplice e poco teorico, per questo ho scelto di dedicare questi post ai “trucchi” la cui definizione è:
“espediente, artificio, inganno che altera l’aspetto delle cose”.
Quindi non si tratta di qualcosa di non vero, anzi, ma solo un modo diverso di vedere o fare qualcosa. Un po’ come girare la frittata, cioè aiutarsi con dei piccoli e pratici consigli che se applichi tutti i giorni diventano buone abitudini.
Vediamone insieme tre.
Pensa a te stresso come alla versione sciocca di te
Per capirne la necessità ti faccio pensare a quando metti via un oggetto o un file e poi dopo cinque anni ti serve e lo devi cercare: come lo trovi? Quando lo metti via, lo archivi, definisci un percorso quanto più semplice, lineare e veloce possibile. Trovare un oggetto o un file non deve diventare una caccia al tesoro, fatta di indizi e scoperte, quanto un insieme di scelte, come se dovessi affrontare tanti bivi e decidere se andare a destra o sinistra. Il modo per risparmiare tempo ed essere efficace è entrare nella modalità “pilota automatico” quindi rendere il tutto semplice e logico.
Preparati la “pappa pronta”
Hai fissato la riunione on line e non ricordi più se il link era arrivato via mail, via Whats App o altro? Fai un semplice copia e incolla, appena arriva, e inseriscilo in calendario, se non hai già l’opzione per farlo in automatico, così sarà tutto in un unico posto e lo troverai in un baleno.
Vale per gli incontri on line, ma anche per quelli in presenza. Se devi andare in un posto nuovo, segna l’indirizzo nelle proprietà del calendario, così sarà un attimo trovarlo e impostare il navigatore.
Perdi un minuto prima per guadagnarne molti dopo, evitare ritardi e stress. Come vedi basta un’informazione in più per semplificare l’organizzazione.
Lontano dagli occhi, lontano dal cuore
Ti esorto a chiudere la giornata lavorativa riordinando il tavolo, archiviando il necessario ed eliminando l’inutile.
Ma… quando vedi che c’è qualcosa che devi assolutamente portare con te l’indomani… lascialo sopra la scrivania, o, se sei a casa, mettilo vicino alla porta di uscita, anche alla maniglia se necessario!
Ancora una volta aiuta te stesso un po’ come se perdessi le tue brillanti facoltà mentali, vedrai che il tuo cervello ne sarà solo che felice.
Penserai, sono banalità! Ma credimi, non è un modo per sminuirsi, ma solo per aiutarsi, per alleggerire la mente.
Perché, ricorda, meno cose devi tenere a mente, che sia l’informazione di dove tieni le cose, dove hai scritto un appunto, di ciò che devi portare con te o del il luogo dove ti devi incontrare… più organizzi tutte questi dati in modo semplice e chiaro, più avrai tempo per tutto il resto: per i dettagli ad esempio!
Ecco che avrai tempo per fare mente locale su tutto il resto, per goderti il tuo tempo, per non avere la sensazione di reggere il mondo sulle spalle. Datti la possibilità di vivere le cose con leggerezza e semplicità!
Jess Bailey – Unsplash
Quando devo preparare un dolce la parte più noiosa è sempre
tirare fuori gli ingredienti e pesarli. Poi quando si tratta di mescolare,
impastare, mi diverto un sacco… è come se il fatto di dover pensare al contorno
e alla preparazione, mi togliesse spazio e tempo alla creatività.
E di fatto è un po’ così per questo… il trucco è semplice:
Pensa ai due momenti per fare qualcosa:
Il primo è quello che ti serve per preparare il tutto, il secondo per eseguirlo
Spesso quando si pianifica un’attività non si considera quest’aspetto e cioè il tempo che ci si mette a preparare il materiale utile, tieni le cose che ti servono a portata di mano. Raramente nelle agende vedo del tempo necessario ad aprire un’attività: prepara materiali per il meeting, raccogliere i documenti utili per scrivere un rapporto, preparare gli strumenti necessari ad un lavoro.
Credimi, una buona pianificazione tiene conto anche dei tempi per preparare un’attività ed essere pronto ad eseguirla. Quindi se stai per metterti a lavorare su un progetto, fai in modo di avere tutto ciò che riguarda quel progetto sulla tua scrivania o nella cartella aperta sul desktop, così da non dover rovinare la tua creatività dovendo interrompere il lavoro per cercare ciò che ti manca.
Secondo aspetto: distribuiscile in modo intelligente
Anche questa è una cosa tanto semplice, quanto sottovalutata. Vedo porta penne a sinistra, archivi in dischi fissi lontani dal pc, idee lasciate in un quaderno dimenticato in una borsa… ebbene cosa non funziona?
Se scrivi con la mano destra, il portapenne sta a destra.
Se l’hard disk contiene i dati che usi tutti i giorni va
vicino al pc.
Se lavori su un progetto, tieni a portata di mano il quaderno con le note.
È la funzione che determina il luogo dell’oggetto, non l’abitudine
Più ti serve più sarà vino a te. Sarà di fronte, a destra o a sinistra a seconda delle tue esigenze.
E a proposito di quest’esigenza… ci hai mai pensato che normalmente noi leggiamo spostando gli occhi da sinistra a destra? Ecco che quando stai lavorando su due file nel pc, e li hai entrambi aperti sul desktop, sarà molto più semplice per la tua mente mettere quello dal quale prendi le informazioni sulla sinistra (o in alto) e quello dove lavori sulla destra (o in basso).
Così se fai una cosa ripetitiva su un tavolo, una
superficie, sarà più semplice partire da sinistra e poi andare a destra.
Pensaci la prossima volta che devi sistemare dei documenti, imbustare
materiale, preparare una valigia.
Ecco quindi i due trucchi di oggi:
- Prepara gli strumenti
- Procedi da sinistra a destra
Non c’è due senza tre? Beh, ovvio!
- Fai una cosa alla volta e falla fino in fondo, quindi quando hai finito sistema, e cioè riordina, elimina e archivia!
E tu su cosa vuoi applicare questi tre semplici passi?
Photo by Tucker Good – Unsplash
Mi sono svegliata alle 7.00, ho pensato un minuto solo… mi sono alzata e in cucina l’orologio segnava già le 7.15, caspita sono in ritardo, devo muovermi! Corro in bagno e per fortuna quando esco l’orologio è confortante 7.30, due minuti, mi vesto ed esco, prendo il cellulare… e… mio Dio! Sono le 8, ecco sono in ritardo, ma com’è possibile? Avevo messo tutti gli orologi avanti apposta!
Ecco in sintesi un trucco che non funziona.
Capita anche a te? Se ti succede, stai leggendo il post che fa per te.
Il problema è in verità molto semplice, puoi cercare di ingannarti quanto vuoi ma il tempo è una risorsa finita, e quindi non se ne creerà mai di nuovo dal nulla, anche se sposti in avanti un orologio per ingannare la tua mente.
E per farmi capire meglio ora di do qualche ragione sul perché questo trucco non funziona.
Perdi più tempo a fare i conti che a sapere semplicemente che ore sono
Ci hai mai pensato? Se hai un orologio avanti e hai messo tu 4 minuti in più, sai di averlo fatto e quindi ogni volta guardandolo farai comunque il conto dei minuti esatti, per capire se sei in tempo o meno. Ogni tanto, sovrappensiero, il conto può essere sbagliato e quindi ti fai un doppio danno, tanto vale tenere l’ora giusta e piuttosto controllare una volta in più.
Se uno dei tuoi orologi è il cellulare, si aggiorna da solo
Quindi, stai attento, perché quando esci di casa potresti scoprire di essere veramente in ritardo. L’ora sincronizzata non mente, quindi se anche in casa ti metti gli orologi in avanti, poi dovrai comunque fare la resa dei conti… e se sei un ritardatario, motivo per il quale metti in avanti l’ora, beh… il cellulare non sarà certo un alleato.
È difficile usare un solo strumento per tenere il tempo
Quindi se ne metti avanti uno, lo dovrai fare per tutti e della stessa quantità di tempo. Diciamocelo… non è forse una perdita di tempo?
Quindi come vedi il trucco dell’orologio avanti funziona poco per evitare il ritardo.
Ecco quindi qualche suggerimento concreto per ottenere lo stesso risultato, cioè per tenere d’occhio il tempo, senza perdere tempo (scusa il gioco di parole ma ci stava proprio):
- Svegliati cinque minuti prima. Lo so, non è quello che volevi sentirti dire, ma è l’amara verità. Prima cominci prima finisci… e poi al massimo hai cinque minuti in più per riposare, meglio di doverne recuperare cinque, no?
- Considera di dover uscire almeno 5/10 minuti prima dell’orario stabilito, così anche se dimentichi una cosa (sì la colpa è sempre dell’ultima cosa da fare prima di uscire) hai comunque una piccola riserva di tempo.
- Sovrastima il tempo per raggiungere un luogo, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.
- Fatti trovare preparato: non lasciare le cose all’ultimo, soprattutto se richiedono 5 minuti. Perché 5+5+5… ecco dove nasce il ritardo!
A cosa mi riferisco? Al fatto di preparare la borsa la sera, la merenda per i figli per la giornata di domani, le cose per la cena, lo scrivere l’ordine del giorno per la riunione di domani… potrei andare avanti con altre mille cose, sono tutte quelle piccole cose che nell’accumularsi creano il ritardo. - Utilizza più orologi, così sarà più facile controllare il passare del tempo e non lasciarsi sfuggire i 5 minuti. A casa aggiungine uno in bagno e in ufficio uno anche nella stanza dove fai le riunioni o le telefonate, se non hai il pc a portata di “vista”.
Prova a trovare quello che fa per te o applicali tutti, e fammi sapere come va.
Raccontami anche quali sono i tuoi trucchi per tenere d’occhio il tempo, allunghiamo insieme questa lista!
Foto by Bruno Figueiredo – Unsplash
Oggi voglio raccontarti una cosa leggera, visto che è una giornata di festa, e cioè un trucco per aumentare la tua produttività in un piano di lavoro.
Funziona davvero bene se si tratta di studio o di lavoro ed è nato da un errore.
Quando ero all’università dividevo le mie giornate di studio in due parti. La mattina, quando ero più attiva studiavo cose nuove, il pomeriggio, quando ero più stanca, riprendevo gli appunti già studiati e ripetevo le cose che avevo già schematizzato. Questo sistema mi permetteva di portare avanti due esami allo stesso tempo: la mattina studiavo per quello più lontano temporalmente e il pomeriggio per quello più vicino, per il quale avevo già letto e schematizzato il materiale e per il quale, quindi, dovevo solo fissare nella memoria il tutto.
Per portare avanti questo sistema era necessaria una buona pianificazione per essere certa di leggere e studiare tutto il materiale necessario. Il primo passo consisteva nella divisione del carico di materiale da studiare giorno per giorno, da fare freddamente, a tavolino, stando attenta a pianificare un carico realisticamente affrontabile.
Ebbene una volta ho sbagliato il calendario, ho contato un giorno in meno e questo ha avuto dei grandi effetti benefici sul mio studio, perché ho comunque iniziato il giorno prefissato e con il carico di lavoro studiato a tavolino, ma, suddiviso in un numero inferiore di giornate rispetto a quelle effettivamente a disposizione e, come per magia, mi sono trovata in anticipo.
L’errore è diventato una tecnica vera e propria e nei miei piani di studio successivi il primo giorno aveva sempre un carico minore, se non un giorno vero e proprio di buco, a ricreare quell’anticipo che avevo inavvertitamente creato la prima volta. Così facendo mi sentivo che, se qualcosa fosse andato storto, avrei comunque avuto modo di recuperare. Sentivo anche di non avere il tempo contato, non mi sentivo il fiato sul collo, e questo mi permetteva di dedicarmi meglio a quello che stavo facendo.
Per andare sul pratico: 30 pagine al giorno, ma il primo giorno ne mettevo 10 ma con il tempo stimato per farne 30.
Quindi il trucco è semplice, ma funziona:
pianifica con lo sconto
Cioè fai in modo che il primo step del tuo lavoro sia leggero, agile e semplice… e allo stesso tempo sii consapevole di quello che sarebbe il carico normale del primo step e fai un po’ in più di ciò che hai messo in programma.
Così, avendo allocato più tempo per quel compito e avendo già fatto lo sforzo del primo passo, e cioè la parte difficile che richiede più energia, basterà fare anche solo un po’ di più e risulterai in anticipo rispetto alla pianificazione fatta.
Inoltre, se avrai qualche imprevisto o se hai pianificato male le cose, avrai comunque tempo per mettere mano al programma e rimanere in tempo.
Come vedi con poco ti aiuterai sia dal punto di vista pratico che da quello energetico, per questo funziona.
E tu, con che progetto lo vuoi provare?
Foto by Debby Hudson – Unsplash
Di tanto in tanto mi permetto un piccolo giro nei dintorni di casa e in questi giorni vedo la laguna perfetta, sì perfetta: piatta, di un blu intenso che segna il confine tra spazio calpestabile e spazio navigabile, tra la mio spazio e quello dei gabbiani. Ma è davvero un confine? È davvero uno spazio perfetto? Cosa significa perfezione?
Ecco cosa dice il dizionario.
Perfetto: Completo, compiuto in tutte le sue parti: un lavoro p.; totale, assoluto: un silenzio p.
Ma io, in verità, vorrei chiederti quale sia la tua personale definizione di perfezione.
Perfetto per me: …
Ci hai pensato?
Ora pensa al tuo lavoro perfetto e alla tua giornata perfetta. Come sono? Sono completi in tutte le loro parti? Compiuti in ogni aspetto?
Lo so, sono volutamente provocatoria, ma vorrei farti riflettere su cosa è perfetto per me e non lo è per te, e viceversa.
Per me, ad esempio, la natura è perfetta. Non è necessariamente giusta o sbagliata, bella o brutta, ma sicuramente perfetta: tutto è compito, ha una ragione e una sua logica. Ti sto facendo riflettere su questo perché in questo periodo particolare devi pensare ciò che fa stare bene te e cosa per te significa la perfezione e agire di conseguenza.
Pensa a ciò che ti circonda
Perché sia perfetto vuol dire che deve contenere solo ciò che ti serve e che ti dà emozione. In questo periodo di quarantena, cosa ti è mancato? Ti serviva davvero quell’oggetto? Cosa di ciò che possiedi in fin dei conti è solo un oggetto in più? Penso questo periodo complesso possa essere molto utile per farci riflettere e porre l’accento su ciò che vogliamo faccia parte del nostro ambiente di vita, personale e lavorativo.
Come sai, credo sia importante saper alleggerire tempo e spazi, ma penso proprio che in questo momento si possa fare dell’ottimo decluttering degli oggetti che ci circondano.
Pensa a come impieghi il tuo tempo
E qui vorrei veramente che riflettessi su ciò che è perfetto per te e ciò che non lo è. Te lo dico perché vorrei che nella tua giornata ci fossero le attività che vanno bene per te e per te solo.
Spesso quando mi occupo di gestione del tempo la prima cosa che faccio è scardinare le abitudini relativamente al fatto di iniziare a lavorare leggendo le mail, alla riunione del lunedì mattina in ufficio. Programma le attività secondo la tua perfezione. Per alcuni vorrà dire pianificare una giornata, per altri vorrà dire quattro ore. Non c’è un giusto e uno sbagliato, c’è piuttosto un perfetto per te.
E’ un principio che spesso ripeto, ma che in questo periodo mi viene ancor più da suggerire, quando tra mille dirette, contenuti gratuiti per ventiquattrore, riunioni on line ci si sente in dovere di non perdere nulla. Quindi quando scegli come pianificare le giornate pensa a questo: punta alla tua perfezione. Che è una cosa solo tua.
Così sei hai lavorato bene a fine giornata ti guarderai attorno ed esclamerai: perfetto!
Perfetto: In funzione di avv., bene, sì, usato come escl. per esprimere soddisfazione, compiacimento: perfetto!
Photo by Scott Webb – Unsplash
