Ti capita mai di cercare un biglietto da visita e di averli
tutti insieme, raccolti senza criterio e perdi un sacco di tempo spulciandoli e
cercando di ricordarti chi sono quei nomi e quei loghi?
Oggi voglio parlarti proprio di questo, come fare chiarezza sulle informazioni, quando sono tante.
Raccogliere le idee è fondamentale, e non mi stuferò mai di
dirti che le liste sono utilissime per questo. Ma se si tratta di dati, è
opportuno non solo raccoglierli, ma farli anche in un certo ordine. Ecco quindi
che può esserti davvero utile creare un database.
La definizione vuol dire: “insieme di grandi quantità di informazioni tra loro omogenee, organizzato in modo da permettere una rapida ricerca al suo interno.”
Di fatto sono un insieme di informazioni ordinate e suddivise con criteri precisi. Ovviamente se ho solo due o tre elementi casca il palco, ma allo stesso tempo sarà facile ritrovare le informazioni in questo caso. Non lo sarà quando i dati sono tanti, pensa ai numeri di telefono giusto per fare un esempio semplice e veloce.
Ma quali sono i criteri utili per creare un database?
I database funzionano se sono:
Chiari
Non devi avere dubbi su cosa inserire nei vari campi e possibilmente devi scriverli tutti nello stesso modo (es. numeri di telefono con o senza spazi) così da facilitare le ricerche e il ritrovamento dei dati che ti interessano.
Facili da usare
Mi capita di vedere raccolte di dati su fogli di scrittura che rendono il tutto illeggibile e poco adattabile. Ogni cosa vuole il suo strumento e se stai facendo una raccolta di idee vanno benissimo le lista, ma se stai facendo una raccolta di dati, meglio una tabella. Anche l’ordine grafico aiuta la lettura e la ricerca dei dati!
Più completi possibile
Come sempre all’inizio non dettagliare tutto al massimo, e non appena arriva l’esigenza di aggiungere un dato importante, mettilo da parte, potrebbe tornare utile. E qui sta il segreto dei database, più sono completi, più li potrai usare anche per scopi differenti da quelli per i quali sono nati. Se ad esempio nel tuo database clienti hai aggiunto la voce di quanti incontri hai fatto per ogni cliente, poi potrai fare dei calcoli di quanti incontri ti servono in media per svolgere quel servizio.
Queste sono tre delle tante caratteristiche che devono avere i database, ma per che tipo di raccolte possono esserti utili? Beh tantissime!
- Clienti
- Ristoranti, alberghi e simili
- Newsletter e post del tuo blog
- Ricette
- Persone interessanti che vuoi contattare per
sviluppare nuovi progetti
- Luoghi dove puoi fare un evento
Devo andare avanti? Ce ne sono davvero tantissimi!
E tu per cosa inizierai il tuo nuovo database?
Un po’ di tempo fa ti avevo parlato di come gestire le fotografie e di come archiviarle. Quella per me è diventata un’abitudine, ho sempre trovato comodo questo metodo e per questo l’ho condiviso in questo post.
In breve, ti consigliavo di:
- scaricare le foto;
- eliminare quelle venute male, i doppioni, quelle utili solo al momento, etc.;
- raddrizzare quelle storte;
- creare una selezione in una cartella ad hoc da mostrare agli amici,
- fare un back up.
Poi un giorno una cara amica e collega, Anna Scutellari, in arte Zamì, mi ha fatto notare che avevo sempre creato un doppione e che nel dettaglio non era necessario creare una copia delle fotografie per la versione da mostrare, ma che bastava creare una sottocartella.
Con un semplice gesto avrei alleggerito l’archivio ed eliminato doppioni inutili!
Dettagli, manie di perfezionismo?
No, solo… evoluzione di un’abitudine.
E di fatto è proprio così, non ci avevo mai pensato, semplicemente per abitudine procedevo come avevo sempre fatto. A volte, invece, bisogna saper guardare le cose da punti di vista esterni e anche con poco si può migliorare un sacco!
Anche le abitudini possono evolvere 😉
E se te la devo dire tutta, a volte questo cambio inaspettato può derivare anche dall’imprevisto.
Ti è mai capitato? Ad esempio in macchina, quando a causa di lavori lungo la strada di sempre, “esci dall’abitudine” e scopri nuovi luoghi, posti che poi torni a frequentare.
Anche le abitudini si evolvono e seguono le nostre necessità, le fasi della nostra vita. E questa è una cosa bellissima, perché vuol dire che se qualcosa che abbiamo sempre fatto non va più bene si sta aprendo una nuova fase della nostra vita, abbiamo la possibilità di cambiare e di evolverci.
Impariamo a capire quando le nostre abitudini ci vanno strette, quando possono essere migliorate e, se torna utile, ad assecondare anche gli imprevisti!
Raccontami la tua evoluzione!
Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e
scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa
cinque anni fa?
E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione
sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella
versione?
Beh, non ti preoccupare, succede!
Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.
Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!
valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.
organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!
Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.
Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di
cose! Ecco qualche idea:
Archivio in casa
- Bollette
- Esami medici
- Contatti per le riparazioni di casa e i servizi
(pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
- Fotografie
- Documenti dell’auto
- Documenti fiscali
- Iscrizioni, tessere, abbonamenti
Archivio in ufficio
- Fatture
- Preventivi
- Lavori chiusi
- Rassegna stampa
- Dati clienti
- Dati partner
- Dati fornitori
- Cataloghi
Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti
di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti,
idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per
questo sempre aggiornate e quindi… utili!
E tu, da quale cominci?
Una delle cose che mi piaceva tanto quando andavo a scuola era scegliere tutti i quaderni nuovi, le penne e magari, se era l’anno giusto, anche l’astuccio o la cartella.
Quello che non mi piaceva invece era che la maestra sceglieva per noi le copertine: rosso per matematica e blu per italiano. Ebbene, per me le cose che hanno a che fare con la matematica vanno ancora nella cartellina rossa, e cioè la contabilità.
La cosa che però ho cambiato è la struttura e la tipologia della cartellina. E questo te lo racconto perché spesso quando mi occupo di riordinare gli spazi di lavoro e gli archivi, vedo che tendenzialmente si utilizzano le cose più per abitudine che per scelta.
Mi spiego: le cartelline grandi vanno benissimo, ma non esistono solo quelle, ci sono misure e formati diversi, con gli anelli o senza. Esistono scatole, portadocumenti, raccoglitori, quaderni… insomma, c’è l’imbarazzo della scelta, ma quando si sceglie di usarne uno, va scelto in base al suo contenuto e non perché è il più semplice da prendere.
Quindi quando hai poche cose non prevedere subito una cartellina enorme, magari però pensa che, quando quella che hai scelto sarà piena, dovrai avere posto per una seconda.
Così quando hai tante cose non pensare di stipare tutto spingendo un po’ di più, è ora di prendere un contenitore più grande o di affiancarne uno nuovo.
Quello che voglio farti capire è che gli strumenti che usiamo per archiviare e trasportare le nostre informazioni, soprattutto i documenti cartacei, non sono di un tipo solo e non è necessario adattarsi. Scegli il contenitore in base al contenuto e mantieni un po’ di elasticità nella gestione degli spazi, così sarà tutto più funzionale! Già un archivio che funziona è un archivio utile, altrimenti.. è come non averlo!
Questo vale per l’archivio, ma anche per le tue note personali. Il formato dei quaderni delle note, dell’agenda e del calendario dipende solo da ciò che vuoi far stare dentro e da come lo scrivi tu.
Quindi non prendere il quaderno A4 solo perché è più semplice, se preferisci qualcosa di più piccolo, va bene lo stesso. Idem, non occorre avere sempre quaderni, se preferisci spostare i fogli, prendi i blocchi o gli anelli. Questo piccolo sforzo in più nella scelta renderà poi le tue note molto più ordinate e funzionali. Anche lo strumento ha la sua importanza!
Pensaci, il tuo formato qual è?
p.s. oggi ti racconto una cosa in più sul titolo del post. Mi è venuto spontaneo, un po’ per gioco e poi ho capito che è successo perché è uno dei miei hashtag (#adognunoilsuospazio) su Instagram. Già perché mi piace vedere come la natura trova il suo spazio e di come ogni forma di vita abbia il suo spazio! Se ti va, vieni a curiosare.
Quante volte ti viene in mente qualcosa di importante e poi sei alla ricerca sfrenata di pezzetto di carta dove annotarlo per non dimenticare nessun dettaglio?
Ma, dimmi la verità, una volta fatta quella nota… dove finisce?
Eh.. già perché i problemi sono due: dove annotare un pensiero e come annotarlo. Mi spiego un po’ meglio: il come dipende molto dalla tua inclinazione personale, può essere un quaderno o comunque qualcosa fatto di carta, ma può essere anche una nota digitale, un’immagine, un testo o un file audio.
Il dove però vuol dire il tipo di archivio che hai scelto: il quaderno delle idee, il quaderno delle note, le liste “forse un giorno”. Non c’è che l’imbarazzo della scelta! E in effetti sono io la prima a dire che il quaderno delle idee va sempre tenuto a portata di mano per poter scrivere ciò che abbiamo in testa e scaricare la mente.
Ma il punto è: quella nota… poi che fine fa? La rileggerai
mai?
Il motivo per il qualche spesso sentiamo di perdere le idee per strada è non sono state collocate subito nel posto giusto e quindi non le rileggiamo più dimenticandole. Come può succedere? Perché non pensiamo fin da subito dove metterle per non dimenticarle o perché abbiamo troppi posti dove conservare le note.
Ecco quindi che vale la pena valutare dove scrivere qualcosa quando ci viene in mente. Il più delle volte, seguendo il principio “fai una cosa fino in fondo” la soluzione è più semplice del previsto: quando ti viene in mente una cosa tanto vale scriverla direttamente nel posto giusto e non a casaccio per poi trascriverla in un secondo momento o, peggio, dimenticala.
Ecco quindi che ti suggerisco i posti dove finiscono le mie note.
Liste personali
Io uso Wunderlist, perché una volta era l’unica che condivideva le liste tra Android ed Apple, così storicamente è nata lì perchè avevo bisogno di condividere con altri le mie liste e poi è rimasta. In Wunderlist ho le liste dei libri da leggere, dei miei desiderata, dei regali che voglio fare, dei posti che voglio vedere. Qui c’è anche la lisa della spesa e delle commissioni, le liste condivise per l’appunto.
Liste di lavoro
Mi piace molto Trello, perché è semplice e pulito. Qui raccolgo tutte le mie idee per i post, dei lavori che sto facendo e dei progetti che ho per la testa. C’è tutta la mia pianificazione di lavoro.
Appunti e avvisi
Le mie commissioni veloci che si devono esaurire in giornata e che voglio collegare agli allarmi stanno su Google Keep. La visualizzazione per colori mi permette di dividere per genere e allo stesso tempo di vedere il tutto velocemente. A volte faccio anche delle note vocali, se sono in macchina, o a mano, se è una cosa veloce.
E la carta? Ho comunque il mio quadernino delle idee, ma si
tratta di un punto di scarico di qualcosa che merita più di una nota, qualcosa
che poi verrà elaborato e troverà posto in un contenitore cartaceo di tutte le
cose che mi frullano per la testa. Si lo ammetto, così ho due punti di raccolta
di idee da sviluppare, ma spesso ho bisogno di scrivere a mano, di visualizzare
e schematizzare e sono più veloce sulla carta, ecco quindi che ho il mio
raccoglitore. Mentre se devo tenere a mente un link di un progetto o un post è
molto più semplice la raccolta su Trello.
Sempre in formato cartaceo ho altri tre quaderni per gli appunti: uno per la formazione mia personale, uno per gli appunti di lavoro (riunioni e progetti specifici) e uno per i clienti.
E con questo ho raccolto tutte le note, le idee e le cose che voglio ricordate. In tutto sono 7 raccolte di note, i miei 7 magici aiutanti, che mi fanno scaricare la mente e lavorare meglio. Sì perché creando delle buone raccolte di note poi è più semplice ritrovarle!
Perché non provi anche tu a diversificare le note in questo
modo? E da quale vuoi cominciare?
