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Ti capita mai di cercare un biglietto da visita e di averli tutti insieme, raccolti senza criterio e perdi un sacco di tempo spulciandoli e cercando di ricordarti chi sono quei nomi e quei loghi?

Oggi voglio parlarti proprio di questo, come fare chiarezza sulle informazioni, quando sono tante.

Raccogliere le idee è fondamentale, e non mi stuferò mai di dirti che le liste sono utilissime per questo. Ma se si tratta di dati, è opportuno non solo raccoglierli, ma farli anche in un certo ordine. Ecco quindi che può esserti davvero utile creare un database.

La definizione vuol dire: “insieme di grandi quantità di informazioni tra loro omogenee, organizzato in modo da permettere una rapida ricerca al suo interno.”

Di fatto sono un insieme di informazioni ordinate e suddivise con criteri precisi. Ovviamente se ho solo due o tre elementi casca il palco, ma allo stesso tempo sarà facile ritrovare le informazioni in questo caso. Non lo sarà quando i dati sono tanti, pensa ai numeri di telefono giusto per fare un esempio semplice e veloce.

Ma quali sono i criteri utili per creare un database?
I database funzionano se sono:

Chiari

Non devi avere dubbi su cosa inserire nei vari campi e possibilmente devi scriverli tutti nello stesso modo (es. numeri di telefono con o senza spazi) così da facilitare le ricerche e il ritrovamento dei dati che ti interessano.

Facili da usare

Mi capita di vedere raccolte di dati su fogli di scrittura che rendono il tutto illeggibile e poco adattabile. Ogni cosa vuole il suo strumento e se stai facendo una raccolta di idee vanno benissimo le lista, ma se stai facendo una raccolta di dati, meglio una tabella. Anche l’ordine grafico aiuta la lettura e la ricerca dei dati!

Più completi possibile

Come sempre all’inizio non dettagliare tutto al massimo, e non appena arriva l’esigenza di aggiungere un dato importante, mettilo da parte, potrebbe tornare utile. E qui sta il segreto dei database, più sono completi, più li potrai usare anche per scopi differenti da quelli per i quali sono nati. Se ad esempio nel tuo database clienti hai aggiunto la voce di quanti incontri hai fatto per ogni cliente, poi potrai fare dei calcoli di quanti incontri ti servono in media per svolgere quel servizio.

Queste sono tre delle tante caratteristiche che devono avere i database, ma per che tipo di raccolte possono esserti utili? Beh tantissime!

  • Clienti
  • Ristoranti, alberghi e simili
  • Newsletter e post del tuo blog
  • Ricette
  • Persone interessanti che vuoi contattare per sviluppare nuovi progetti
  • Luoghi dove puoi fare un evento

Devo andare avanti? Ce ne sono davvero tantissimi!

E tu per cosa inizierai il tuo nuovo database?