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Tutto è utile in un’agenda?

Segliere un’agenda non è una cosa da poco. È uno strumento che ti segue per un anno intero e che rende il tuo lavoro e il tuo tempo più o meno efficace.

Spesso sottovalutata, l’agenda è una vera bussola tra gli impegni e giusto per complicare le cose ognuno ha la sua.

Non siamo tutti uguali, non facciamo le stesse cose nel tempo e quindi non possiamo lavorare tutti allo stesso modo.

Per questa ragione ho deciso di aiutarti a scegliere l’agenda del prossimo anno con i post di questo mese.

E per partire con il piede giusto ti dico tre cose che ci sono nella maggior parte delle agende che trovo decisamente poco utili, o meglio… inutili.

LA RUBRICA

Molte agende riportano nelle pagine finali la rubrica per segnare i contatti, magari raggruppate in tre lettere per pagina. Ora… questa parte è per me un lavoro inutile, o meglio, un doppio lavoro! Segnare qualcosa lì significa che, a fine anno, quando dovrai eliminare la rubrica, dovrai trascriverla… non la trovi una perdita di tempo? Io sì, molto meglio annotare subito i contatti in una rubrica che ti segue sempre, Google Contacts, ad esempio. E se puoi scrivi tutte le informazioni possibili nel contatto.

Inutile aggiungere di non usare queste pagine per le password vero? 😉

LA DATE IMPORTANTI

Una pagina in cui segnare le date da ricordare. Ora, se sono da ricordare, lo sono sempre, quindi, anche in questo caso, meglio non fare il doppio lavoro e segnarle subito nel posto giusto per te. Anche qui io ti consiglio uno strumento sempre disponibile e sempre aggiornato: Google Calendar. E mi raccomando, imposta l’opzione secondo la quale la data venga ricordata ogni anno!

LA PAGINA DELLE NOTE

Per anni ho usato l’agenda settimanale con la pagina delle note a fianco. Mi è sempre piaciuto scrivere, annotare, fare qualche lista, fino a quando ho capito che anche qui alla fine creavo un doppio lavoro di riscrittura: ciò che non si esauriva in quella settimana doveva essere riportato alla settimana dopo. Inoltre, se avevo preso un appunto che mi interessava, poi passavo molto tempo a ritrovare la settimana nella quale l’avevo annotato… anche qui tanto vale scrivere le cose subito al posto giusto!

Il mio consiglio, infatti, è quello di usare un foglio di lavoro durante il giorno che poi elimini a fine orario di lavoro, così tutte le note vanno già dove devono andare giorno per giorno.

Che ne pensi? La tua agenda ha queste sezioni? Le usi in modo diverso?
Sono curiosa di saperlo, quindi raccontamelo nei commenti!

Ma prima di lasciarti, ecco anche tre cose che invece mi piace avere nella mia agenda.

UNA PAGINA PER RICAPITOLARE

La pagina iniziale con i miei dati, in caso l’agenda venga persa, mai sottovalutare le distrazioni!

Mi piace in particolare quando questa pagina ha qualche informazione in più di carattere personale, due secondo me sono le cose importanti: i dati sanitari importanti e i numeri dei documenti di uso frequente.

Il primo perché repetita iuvant, se ci sono informazioni salvavita (allergie, gruppi sanguigni particolari) meglio annotarle in tutti i posti possibili, così, in caso di necessità, le informazioni saranno accessibili, proprio come ti raccontavo qui per il contatto di emergenza (ICE: In Case of Emergency).

Il secondo perché andare ogni volta a prendere il documento è noioso e quindi, visto che l’agenda è sempre a portata di mano, avere anche il numero della carta d’identità segnato o la tessera sanitaria, aiuta a velocizzare tutte le prenotazioni.

UNA PAGINA PER GLI OBIETTIVI

Amo molto tutte le agende che mi costringono a pensare cosa voglio fare o non fare per l’anno in corso. Credo fortemente nel potere della scrittura e quindi, mettersi a scriverle nero su bianco mi aiuta molto a impostare il lavoro dell’anno. Quindi sì a tutti gli spazi per la pianificazione per obiettivi, ma no alle pagine che poi mi chiedono di fare il punto settimana per settimana, giorno per giorno. Se hai voglia di farlo ti consiglio un’agenda dedicata, non dare anche quest’onere al tuo strumento di gestione del tempo settimanale, perché funzioni è bene che rimanga leggero e agile!

I NUMERI

Sì, li odio anch’io e quindi essere costretta a fare i conti mi aiuta. Avere una piccola sezione dedicata a ricapitolare entrate e uscite o le crescite e decrescite della mia attività lavorativa è sempre utile, prima di tutto la consapevolezza!

Anche qui, lo chiedo anche a te, la tua agenda ha queste sezioni? Io te le consiglio e nelle prossime settimane ti racconterò anche come scegliere la sezione delle giornate, il cuore dell’agenda e magari come usarla perché faccia proprio al caso tuo.

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Photo by Barbara Maron – Unsplash

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash

Importante e urgente

Come è andata la scorsa settimana? Hai fatto i compiti a casa? Se te li fossi persi, ti consiglio di andare qui e recuperare.

Oggi iniziamo con le cose importanti e urgenti.

“Cioè tutte” dirai.

Eh, eh, e invece qui viene il bello. Le cose importanti e urgenti sono le cose che maggiormente riempiono le agende e le to do list, proprio perché ci interessano e non sono più rimandabili, quindi vanno fatte.

Ma in lista di solito non ci sono solo queste, ma anche quelle urgenti e meno importanti, che comunque dobbiamo fare perché appunto in scadenza. Queste per il momento le lasciamo da parte, per ora pensiamo al primo riquadro della Matrice di Eisenhower, quello in alto a destra.

Come ti dicevo la scorsa settimana urgenza e importanza sono criteri tra loro molto differenti, uno è oggettivo, l’urgenza, e uno soggettivo, l’importanza.

E’ molto probabile che istintivamente tu collochi qui la maggior parte delle tue attività.

Se così ti è capitato, devo dire che non è una brutta situazione, perché, oltre a essere cose urgenti, sono anche importanti, e quindi di tuo interesse e ci tieni a farle, forse però sono tante, troppe.

Come mai? Perché sono diventate tutte urgenti!

Ecco che questo è il riquadro della pianificazione, questo è il segreto per lavorare meglio e non sotto scadenza.

Qui si apre un mondo, perché come sai la pianificazione non è una cosa da sottovalutare, ma senza andare nel cuore delle tecniche di pianificazione e di gestione del tempo, ecco qualche consiglio veloce:

Rifletti sulle tue reali priorità e fai ciò che è davvero importante.
Anticipa le scadenze quando le fissi per te.
Non rimandare, prima si inizia, prima si finisce.
Non perdere tempo con i fiocchetti, e cioè la ricerca della perfezione: come correggere all’infinito un testo, ripetere un milione di volte la stessa presentazione, ricontrollare allo stremo un lavoro.
Utilizza metodi consolidati ed efficaci, sarai più veloce e farai meno errori.
Utilizza la tecnica di batching, fai cioè cose simili insieme, ridurrai i tempi di preparazione e anche di attivazione della tua concentrazione.
Fai una cosa alla volta, anche se le cose da fare sono tante, ridurrai gli errori e diminuirai la possibilità di sbagliare.
Fai chiarezza nella distribuzione dei compiti e dei ruoli, non occorre sia tu a fare tutto.
Considera attività adatte ai luoghi dove stai lavorando e al momento della giornata, non sei sempre al massimo delle tue energie.
Di tanto in tanto prendi una pausa.

Questo è anche il quadrante degli imprevisti e delle urgenze.

Per gestire questi due fattori è molto importante seguire questi passi:

Fai tua regola dei ¾, pianifica cioè solo i ¾ del tempo, così hai ¼ per l’imprevisto e l’urgenza.
Flessibilità deve essere la tua parola d’ordine, crea attività a moduli, così da poter modificare l’ordine delle cose fa fare, mantenendo però il risultato finale.
Per ciò che è davvero importante, tieni pronto il piano B, cioè pensaci in anticipo, così da non farti trovare impreparato in caso di bisogno.

E se capita, o meglio quando capita, perché gli imprevisti succedono, non puntare alla perfezione ricorda «fatto è meglio di perfetto» e gestisci l’imprevisto «una cosa alla volta», come ti raccontavo qui.

Come vedi questo è un quadrante davvero importante, un po’ il cuore del lavoro, ma non il vero cuore… per questo ti chiedo un po’ di pazienza, ma vedrai che ci arriviamo presto.

Quello che ti chiedo ora è di imparare a ascoltarti per gestire il tuo tempo come desideri.

Inizia a soppesare bene i criteri di importanza e urgenza e prova a mettere in pratica anche uno solo dei consigli che ti ho appuntato prima.

Fammi sapere come va, e se poi vuoi capire come gestire al meglio il tuo tempo e creare una pianificazione ad hoc… cosa aspetti a chiamarmi? Eh, già, inutile rimandare 😉

Photo by Mitchell Luo – Unsplash

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
se hai più case, dividi anche per abitazione;
se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
non scordare le etichette!

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
una volta fatta, va seguita.

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

Photo by Lili Popper – Unsplash

Agenda o agende?

Nella newsletter del mese scorso raccontavo di quanto sia importante iniziare a pensare che in noi convivono tante cose: lavoro, aspetti personali, aspetti famigliari e di come tutte le parti debbano stare in equilibrio per gestire al meglio tempo ed energia, con qualche consiglio pratico e concreto.

– Non hai ricevuto Q.B., la newsletter o non sei iscritto? Rimedia subito! Ecco il link –

Appena dopo aver mandato la newsletter ho pensato che ciò che raccontavo meritasse un po’ di più spazio e ho deciso di cambiare la mia programmazione del blog per parlarti di un errore frequente, ma facilmente rimediabile che per molti diventa un pesante cruccio.

Quanti calendari o agende possiedi?

Mi capita spesso di lavorare con clienti che hanno molti telefoni, molti calendari e molte agende.

Ora sui “molti telefoni” non aggiungo nulla, non è di mia competenza, ma su agende e calendari vorrei farti fare una riflessione.

Questi sono strumenti di pianificazione del tempo. Come sai non occorre usali entrambi necessariamente, ma il punto è: pensi davvero sia necessario avere più agende? O più calendari?

La risposta che mi viene data più spesso è che è una copia è per gli impegni di lavoro e un’altra per quelli personali.

Ora, la cosa funziona se sei molto diligente con le tue aziende, lavoro e personale, e rispetti gli orari. Così quando chiudi una apri l’altra. Ma, mi permetto di aggiungere, questo è piuttosto raro, accade molto più frequentemente che l’una sconfini nell’altra in termini di impegni fuori orario: il dentista, l’aperitivo di lavoro, il colloquio a scuola.

In questi casi che succede? Che bisogna cambiare agenda, o, come capita molto più spesso, ed è una cosa davvero impegnativa per la tua mente, ricordare che tra i tuoi appuntamenti di lavoro non puoi prendere impegni giovedì prossimo alle 11, perché appunto c’è il dentista.

Finché l’impegno è uno puoi anche farcela, ma ti ricordo che venerdì, giorno in cui di solito ti trovi con gli amici, non puoi andare, perché un collega ti ha chiesto di vedersi una mezz’ora per un aperitivo.

E infine, lunedì prossimo, alle 8 devi essere a scuola per parlare con l’insegnante di matematica di tuo figlio.

Non ti pare che alla fine del tuo calendario e della tua agenda tu te ne faccia proprio poco?

Se tutto poi deve stare nella tua mente, che senso ha usare altro?

Il senso di questi strumenti di pianificazione (agenda) e di gestione (calendario) del tempo sono proprio quello di sgravare la tua mente dal compito di ricordare tutto.

La chiave di tutto è che tu, di fatto, sei una persona unica!
Sì, hai più ruoli, ma il tempo è uno per la tua persona.

È quindi molto più semplice, e soprattutto, più efficace usare un unico strumento: un’agenda per la pianificazione delle tue attività e un calendario per tenere traccia dei tuoi appuntamenti.

Poi puoi usare degli accorgimenti per tenere divise le cose tra personale e lavoro:

colori diversi nell’agenda cartacea per i diversi appuntamenti;
calendari diversi, ma sovrapposti, con colori diversi nella versione digitale.

Ecco risolto il grande problema di tenere unito il tempo e i tuoi tanti ruoli, basta ricordare che sì sei tante cose, ma che il tempo è sempre uno e come tale va gestito, quindi con un unico strumento.

Piccole eccezioni sono i calendari tematici: quello dei compleanni, ad esempio, che può essere a sé stante.

Oppure un calendario particolare per vedere un lancio di un prodotto, o le scadenze di un progetto. Ma attenzione che se poi non integri le informazioni… rischi di dover tenere tutto a mente. Quindi, in caso, fai una copia che ti servirà solo per un brevissimo periodo, quando sei focalizzato sul lancio o sul valutare le scadenze.

L’eccezione per l’agenda? Beh, sai che l’agenda non è un obbligo, io la consiglio per pianificare il tempo, ma non è un “must” per tutti, quindi nessuna eccezione!

Ecco… ora che ti sei ripreso il tuo tempo, non mollarlo, organizzalo!

Photo by Syh – Unsplash

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