Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.
Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!
Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?
Facciamo subito una prima riflessione.
Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.
In che senso?
Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉
Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.
Questo è il punto chiave:
che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.
Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.
Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.
Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.
ARCHIVIO CARTACEO
- Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
- Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
- Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
- Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
- Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
- Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.
ARCHIVIO DIGITALE
Tutto il resto!
- Bollette
- Scansioni dei documenti
- Documenti della banca
- Referti medici
- Contratti
- Fotografie
- Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
- Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale
COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?
- Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
- Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
- Dati fuori posto
Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.
Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?
Photo by Sigmund Quusek – Unsplash
Un po’ di tempo fa stavo leggendo quest’articolo sul Sole 24 ore e riflettevo sull’accesso a internet nelle varie parti del mondo.
Ormai è perfettamente normale pensare di a un ristorante e cercare il numero di Google e poi chiamare direttamente. Così come non avere idea di come svolgere una riparazione e cercare un tutorial su Youtube.
Non sono una nativa digitale, sono cresciuta senza cellulari, con la tv in bianco e nero senza telecomando e con i video in superotto. Aggiungo che non sono poi così vecchia e di tante cose ho solo sentito parlare, ma il concetto è che la tecnologia cambia e lo fa in fretta.
Sembra un po’ un luogo comune, ma in effetti questi cambiamenti li viviamo sulla nostra pelle ma non necessariamente li accettiamo tutti allo stesso modo e negli stessi tempi: c’è chi ha un forte spirito innovatore e si lancia sull’ultimo prodotto lanciato nel mercato e chi resiste fino ad andare oltre all’obsolescenza programmata in modo stoico e indiscriminato.
Non ha importanza che tu sia del primo o del secondo tipo, il punto è che tanto… il tempo va avanti e bisogna considerare alcuni aspetti.
Per gli amanti dei retrò, ci vuole un po’ di flessibilità
I supporti, ad esempio, non dureranno per sempre, quindi di tanto in tanto è meglio pensare di fare un back up con una nuova tecnologia. Così non ti capiterà di comprare un nuovo pc che non ha più il lettore cd e tutte le tue foto di famiglia sono nel tuo archivio… in cd.
Un pizzico di organizzazione ti consente quel minimo di resilienza che, come ti raccontavo qui, prevede un’archiviazione su supporti differenti.
Ma non dipende sempre tutto da te, capita ad esempio che determinati software e gestori di App non aggiornino più il proprio prodotto. È successo ad esempio lo scorso anno con Wunderlist, che ha chiuso i battenti. Anche in questo caso, la parola d’ordine è flessibilità: si cambia sistema, possibilmente per tempo.
Ci vuole anche un po’ di spazio per la modernità
Non è detto che tutto venga per nuocere e si può anche prendere le novità un po’ alla volta, con ciò che ti serve di più. L’importante è farlo con consapevolezza, senza affidarsi in tutto alla tecnologia. Hai comprato il cellulare nuovo? Vuole sincronizzare tutto in uno spazio sconosciuto? Un attimo di pazienza, cerca di capire prima di agire, altrimenti sarà facile che tu ti ritrovi con i dati doppi, tripli e tu non sappia più a quale strumento affidarti.
Ma, d’altro canto, se ben fatta, una sincronizzazione con il web salva.
Quindi scegli e prendi ciò che per te è utile e vantaggioso.
Per gli amanti dell’innovazione, ricordati che finché funziona è un successo, ma devi saper fare senza.
Saper trovare un posto senza Google Maps, consultare un orario dei mezzi pubblici, avere un archivio cartaceo dei propri dati più importante è fondamentale. Per molte persone queste cose sembrano ovvie, ma per tante altre sono delle vere abilità.
Quando si pianifica un progetto, saper fare il piano B dei punti cruciali è importante e a volte il piano B è proprio non poter fare affidamento sulla batteria del cellulare o su una buona connessione.
Non ci pensiamo, la tecnologia cambia con noi, non è un mutamento improvviso, è un cambiamento lento, ma anche su questo un po’ di organizzazione non guasta, soprattutto per non farti perdere ricordi o dati importanti o non farti vivere appieno un’esperienza come un viaggio, eppure non ci si pensa.
Di tanto in tanto… fai un check della tua tecnologia: ti supporta?
È ancora la scelta giusta per te? C’è qualcosa di meglio? E se all’improvviso mancasse, sapresti farne a meno?
Pianifica il tuo piano di resilienza contro l’obsolescenza!
Photo by Fredy Jacob – Unsplash
Un post il primo giorno dell’anno e pure il primo post del
blog per il 2021! Che responsabilità!
Il primo giorno dell’anno è un giorno di festa, spesso ricco di aspettative e di cambiamento, come se nella notte tutte le cose che non ci sono piaciute dello scorso anno potessero svanire in un attimo e da oggi avessimo di fronte un intonso foglio bianco. Forse sarebbe bello, ma sarebbe davvero utile?
Facciamo un passo indietro. Forse lo hai scoperto, forse no, il primo post dell’anno è sempre dedicato ad un principio ecologico. E quest’anno vorrei parlarti di mutazione. Proprio quella che tante volte vorremmo nella notte di San Silvestro.
Se ne sente parlare in termini negativi in questi giorni per l’ennesima variante del virus, sempre più pericolosa e soprattutto sconosciuta. Diciamo che l’aspetto del poco noto fa sempre paura e in questo caso a giusta ragione.
Ma cos’è la mutazione per la natura? È un errore. Per un caso strano, totalmente imprevisto, nella riproduzione di una coppia di individui qualcosa va storto e nasce un nuovo organismo diverso, non uguale ai genitori.
Ora questo elemento di discontinuità può voler dire la fine
dell’individuo stesso. Pensa al primo animale albino: non più mimetico,
incapace di proteggersi dal sole e probabilmente non riconosciuto dai suoi
simili. Lui sì che deve aver avuto vita dura…
Pensa ora alla prima giraffa dal collo un po’ più lungo
della precedente, capace di arrivare un po’ più in alto, verso delle foglie più
tenere, che nessuno poteva rubare…
Come vedi c’è sempre un rovescio della medaglia. Un evento apparentemente negativo, un errore, in verità può portare ad una novità fruttuosa e positiva. Quando la mutazione porta a un migliore successo di vita e capiterà sempre più spesso allora ci sarà un evoluzione nella specie.
Così succede anche nella nostra vita. Quello che ti capita oggi, o che ti è successo nell’anno appena terminato o che accadrà nel prossimo può essere considerato come una mutazione.
E questo implica che l’inizio non sarà facile e probabilmente vedrai solo barriere e impedimenti, ma, come dire… sentiti un po’ giraffa!
Quello che vorrei dirti oggi è che quando si parla di organizzazione si pensa sempre che le cose poi debbano essere perfette e ordinate. Invece non è assolutamente così, l’organizzazione è tutt’altra cosa, è ciò che ti mantiene la mente aperta quando arriva l’errore, l’imprevisto, che ti fa rientrare nell’equilibrio anche quando arriva qualcosa che per un momento lo cambia… la mutazione per l’appunto.
L’anno passato mi ha riservato un sacco di mutazioni: cambio
di stile di lavoro e un po’ di stile di vita a causa della pandemia. Ma ci sono
stati anche piccoli cambi operativi che mi hanno fatto fare un passo in più.
Non pensare sempre ai “grandi concetti nella vita”, i cambi sono anche le piccole cose:
- un errore nell’archiviazione che ti fa capire che le tue categorie sono migliori se diverse;
- un modo diverso di utilizzare il programma che hai sempre usato che ti fa scoprire qualcosa di nuovo;
- un appuntamento segnato in modo diverso che ti aiuta a capirne il carico di lavoro;
- un modo diverso di organizzare la scrivania che ti permette di vedere più cose contemporaneamente.
Datti la libertà di sbagliare, di cambiare, di mutare.
E questo è ciò che vorrei condividere con te… perché la mutazione, nel lungo periodo porta all’evoluzione.
E tanto più hai organizzato il tuo lavoro e i tuoi spazi, tanto più potrai dare spazio a possibili cambiamenti, perché avrai la serenità di arrivare comunque dove ti sei prefissato, avrai dei buoni momenti di revisione e dei tempi adatti a valutare le novità. Questo è lo scopo dei miei percorsi di organizzazione, darti modo di vivere il tuo tempo e, se lo desideri, di cambiare, di mutare.
E quale migliore periodo dell’anno per mutare se non quando c’è aria di nuovo?
E’ il primo giorno dell’anno, che dici, non è forse il momento giusto per cominciare? Ti aspetto! Contattami!
Photo by Pieter
van Noorden – Unsplash
Oggi voglio raccontarti un po’ come lavoro perché penso ti possa aiutare nella tua organizzazione quotidiana.
Quando faccio delle consulenze sul tema gestione del tempo e agenda, mi capita spesso di utilizzare degli strumenti particolari, che sono più giochi che veri strumenti di lavoro. Uso le carte, il domino, il memory, i post-it e i colori.
Perché te ne parlo?
Perché a volte per poter trattare dei temi astratti abbiamo bisogno di visualizzarli
Ecco che poter toccare con mano il tuo tempo, anche se simboleggiato da una carta da gioco più o meno ingombrante, ti fa rendere conto di come debba essere gestito in maniera consapevole.
Ti sembrerà una cosa semplice, ma spesso è la chiave di volta, il punto di vista diverso per approcciare un problema.
Ecco perché, quando organizzi una giornata nella tua agenda, ti consiglio di segnare l’impegno come se fosse uno spazio occupato.
Puoi disegnarlo con un rettangolo con una linea dall’ora di inizio a quella di fine, non importa, l’importante è che visivamente renda l’idea dell’impegno, sia in termini di tempo che di energia.
Se usi Google Calendar lo fa in automatico ma se lo fai tu a mano prestaci attenzione.
Così eviterai che i tuoi impegni diventino una lista di cose da fare e che quindi tu non abbia consapevolezza dell’impegno che richiede una determinata attività.
Pensa di giocare con le carte del memory e di spostarle sopra e sotto, di fare l’incastro perfetto per la tua giornata.
Vedi come uno strumento che non c’entra con l’organizzazione può, in verità, esserti utile per toccare con mano un concetto intangibile, per farti lavorare con le mani, cosa che aiuta molto la mente a rilassarsi e a fare proprio un concetto, e soprattutto a realizzare i confini materiali del tempo.
Sì, perché il fatto di lavorare con le mani, fa capire proprio che il tempo è quantità finita, limitata e che non può essere riempita oltre la sua stessa quantità. Troppe tessere in fila non ci stanno proprio, cadono tutte, come un domino.
Ultimo suggerimento che ti voglio dare è relativo all’incertezza del tuo impegno
Questo concetto lo prendo a prestito dal mio background scientifico. Dire che quella scatola è larga 9 cm non ha alcun senso. Bisogna sempre dire che è larga 9 ± 0,2 cm. Cosa significa? Vuol dire che prendo le misure con un metro che ha un’incertezza di 2 millimetri e cioè che posso non leggere bene il numero, magari le tacchete non sono chiare o comunque posso confondermi e quindi la scatola potrebbe essere larga 0.98 cm o 9.02 e io misurerei comunque 9 cm.
Cosa c’entra? Beh, nei tuoi impegni in agenda considera anche questo tempo in più prima e dopo, considera l’incertezza. Ti parlavo di incastro perfetto, ma l’incastro perfetto tiene conto proprio di questo!
Se è in più non sarai in ritardo e in affanno, se sarà in meno avrai una piccola pausa in più.
E ora, sei pronto a giocare con i tuoi blocchi? Che carte preferisci? Memory o domino? 😊
Photo by Ryan Quintal – Unsplash
Un anno fa a di quest’epoca ero appena rientrata dal Perù,
un bellissimo viaggio che porto con me in ogni suo dettaglio per i suoi colori,
la vastità dei paesaggi e i sorrisi della gente. Diciassette giorni di viaggio
con un bagaglio a mano.
Quando le persone sentono questo a volte si chiedono come sia possibile. Ho deciso di condividere con te questo ricordo perché penso che in molte situazioni un approccio leggero sia di grande aiuto.
Il viaggiare leggero, il non avere ingombro, mi ha permesso di muovermi con meno fatica, di perdere meno tempo nel fare e disfare i bagagli, di non avere troppo pensiero nell’occuparmi delle mie cose e mi ha concesso di concentrarmi sul viaggio in sé. Non mi è mancato nulla, ma solo perché non era un bagaglio improvvisato, quanto più pianificato. E questo lo aggiungo perché essere leggeri non vuol dire essere sprovveduti, e cioè non avere quella cosa in più o, tanto per dire, le medicine giuste.
L’esempio pratico è per spiegarti quello che io chiamo “approccio foglia”, che è stato il mio leitmotiv quando ho deciso di iniziare questo lavoro. Te ne parlo in questo post perché credo caschi a pennello con tutto ciò che ha a che fare di con gli imprevisti e i piani B, tema di questo mese.
Il fatto di voler avere sempre tante cose con sé spesso dipende dal fatto di pensare di non poterne fare a meno in tante occasioni, come se fossero gli oggetti e le cose che ci circondano a renderci capaci di affrontare ciò che succede. Il punto è che c’è un
magico equilibrio, diverso per ognuno di noi, in cui ciò che abbiamo è solo ciò che serve
il resto non è certo con noi come oggetto, ma dentro di noi, come capacità e giusto approccio.
L’”approccio foglia” ti porta a considerare ciò che per te è importante, ciò su cui tu hai voglia di investire, ti fa planare sulle cose della vita, dando valore alle tue capacità e al tuo lavoro, perché questo è ciò che conta.
Così come in viaggio non ha importanza se ho una maglietta blu o verde, ma di fatto conta solo che io abbia una maglietta pulita, beh, anche nel nostro lavoro importa come lavoriamo, come raggiungiamo gli obiettivi, il resto è, di fatto, una questione in più.
Quindi, soprattutto in un momento di difficoltà, di imprevisto, di cambiamento, sentiti come una foglia e plana sulle cose, ti aiuterà a essere leggero e sentire il tuo vento che ti sostiene, saranno le tue capacità che non ti faranno rovinare a terra e ti permetteranno di compiere il tuo viaggio.
Fai tuo questo approccio, cerca le giuste risorse e lascia andare il resto. Non hai idea di quanto
una mente leggera e fresca sia in grado di trovare nuove soluzioni, nuove idee
che ti permetteranno di raggiungere i tuoi obiettivi in quel magico equilibrio di momenti difficili e momenti fortunati che accadono quotidianamente.
Pronto a planare?
Photo by Zhen Hu – Unsplash
